Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique pour les élections

des représentants du personnel au Comité Social et Economique

de Plaine Commune Habitat

Le présent accord est conclu :

Entre,

L’OPH PLAINE COMMUNE HABITAT, inscrit au R.C.S. de Bobigny, sous le numéro 48274107100021, dont le siège social est situé 5 bis, rue Danielle Casanova à SAINT- DENIS (93200), représenté par xxx , agissant en qualité de Directeur Général,

d’une part,

Et les organisations syndicales suivantes :

Pour le syndicat CGT :

Xxx

Pour le syndicat FO :

Xxx

Pour le syndicat SUD :

Xxx

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 3

ARTICLE 2 - Modalité d’organisation des opérations 3

2.1 - Protocole d’accord préélectoral 3

2.2 - Respect de la loi « Informatique et Libertés » 4

2.3 - Formation au système de vote électronique 4

2.4 - Vote à bulletin secret et vote électronique 4

2.5 - Recours à un tiers et expertise indépendante 4

2.6 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 4

2.7 - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 3 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 3.I - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 3.II - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 3.III - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 3.IV - Déroulement du vote 6

SECTION 3.V - Programmation du site 7

ARTICLE 4 - Clôture et Résultats 7

SECTION 4.I - Clôture 7

SECTION 4.II - Décompte et attribution des sièges 7

ARTICLE 5 - Sécurité et confidentialité 7

SECTION 5.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 7

SECTION 5.II - Existence et contenu des fichiers 8

SECTION 5.III - Le dispositif de secours 8

ARTICLE 6 - Application de l’accord 8

ARTICLE 7 - Révision 8

ARTICLE 8 - Dénonciation 9

ARTICLE 9 - Publicité de l’accord 9

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Enfin, cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections du Comité Social et Economique, le vote électronique par Internet.

Ce mode de vote n’est pas exclusif d’autres modalités de vote qui seront négociées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Principes généraux

Le système retenu par Plaine Commune Habitat doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, la liberté et le secret du vote

• L’intervention d’un prestataire extérieur chargé d’organiser le vote électronique suite à un appel d’offre de marché afin de mettre en concurrence les prestataires.

Modalité d’organisation des opérations

2.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu..

2.2 - Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Liberté » et de ses textes d’application :

• Le CSE sera consulté sur le système de vote électronique retenu

• Chaque salarié électeur sera informé du système retenu ainsi que des conditions de transmission et d’utilisation des données le concernant.

• Le délégué à la protection des données inscrira les fichiers dans le registre des activités de traitement.

2.3 - Formation au système de vote électronique

Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

2.4 - Vote à bulletin secret et vote électronique

La mise en place du vote électronique n’exclut pas le vote sur place.

Dans l’hypothèse d’un vote mixte, par internet, et sur place, le dépouillement des votes sur place n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique.

Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

2.5 - Recours à un tiers et expertise indépendante

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un prestataire extérieur.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par la règlementation.

6. - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le prestataire assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

2.7 - Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de PCH et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3. Déroulement des opérations de vote

   1. Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de PCH.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection.

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

4. Clôture et Résultats

   6. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les Présidents et deux de leurs assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5. Sécurité et confidentialité

   8. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ; 

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège. 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel

  10. Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Publicité de l’accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera affiché et communiqué à l’ensemble du Personnel et sera déposé, comme le prévoit la législation en vigueur, sur la plateforme en ligne TéléAccords, après anonymisation des signataires.

Fait à Saint-Denis, le 29 septembre 2022 en 5 exemplaires

Pour la Direction Générale de Plaine Commune Habitat :

Xxx

Pour le syndicat CGT :

Xxx

Pour le syndicat SUD :

Xxx

Pour le syndicat FO :

Xx