Accord d'entreprise "accord sur le vote électronique" chez ELLISPHERE (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignéEs :

La Société ELLISPHERE

Dont le siège social est situé 55 place Nelson Mandela 92 000 Nanterre

Représentée par XXXX

Agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines et des Moyens Généraux,

Ci-après dénommée « l’entreprise »

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par leurs Délégués Syndicaux :

D’autre part,

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Afin de simplifier et de sécuriser l'organisation des élections professionnelles, de favoriser l'accès au scrutin, d'optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, les partenaires sociaux ont convenu que les opérations électorales en vue du de l’élection des membres du comité social et économique se dérouleront uniquement par vote électronique à l’exception de tout autre mode.

Dans ce cadre, il a été convenu ce qui suit :

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

2. Modalités d’organisation des opérations

Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral sera établi, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

3. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

4. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier à un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le prestataire qui sera retenu se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

5. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

L’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise pour les seules nécessités des opérations électorales et notamment l’établissement des listes électorales. Dès l’accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l’entreprise en seront informées.

6. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

7. Modalités de mise en place

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Authentification des électeurs

• Sécurité et Intégrité du vote

• Anonymat du vote

• Unicité du vote

• Confidentialité et secret du vote

8. Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

9. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier tour comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période l’ouverture du vote électronique, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur chaque site ELLISPHERE, un micro-ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés par mail via Intracom de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

10. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

11. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique en procédant à des tests du système de vote, du système de dépouillement avant que le vote ne soit ouvert et à l’issue des opérations de vote.

Cette cellule d’assistance est composée de représentants de la DRH, du prestataire et de représentants du personnel ou salariés mandatés.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres du bureau de vote et/ou les représentants désignés de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

12. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et son mot de passe (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les organisations syndicales et membres du bureau seront informés régulièrement du taux de participation pendant le vote.

13. Operations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats

14. Respect de la confidentialité et protection des données

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire respectera les principes de confidentialité et de sécurité imposé dans le cadre du RGPD.

Les données relatives aux élections seront conservées pendant une durée de 5 ans correspondant à la durée des mandats à laquelle s’ajouter a une année supplémentaire.

15. Durée de l’accord

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.

16. Formalités

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec avis de réception (ou lettre remise en main propre contre décharge aux délégués syndicaux), le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Le présent accord donnera lieu à dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) dans les conditions prévus aux articles L.2231-6 et D.2231.2 du Code du travail.

Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Une copie sera déposée en version anonyme sur une base de données nationale.

Le présent accord fera l’objet d’une publicité auprès des salariés de l’entreprise selon les modalités de communication d’usage en vigueur dans l’entreprise.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à NANTERRE, le 17 juillet 2018

Pour la Direction XXXX Directeur des Ressources Humaines & de l’Administration
Pour CFDT XXXXXXX Délégué Syndical d’entreprise	Pour FO XXXX Délégué Syndical d’entreprise
Pour CFTC XXXX Délégué Syndical d’entreprise	Pour CFE CGC XXXXX Délégué Syndical d’Entreprise