Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur la mise en place du vote électronique pour l'élection du CSE 2023" chez CRM 02 (N-ALLO FRANCE SAS)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU CSE 2023

Il a été convenu ce qui suit entre :

La société CRM02 dont le siège social est situé 1 Allée des Internautes – Parc GOURAUD – 02 200 SOISSONS représentée par XXXX, XXXXX

Et

Les organisations syndicales présentes :

XXXX représenté par XXXX

XXXX représenté par XXXX

XXX représenté par XXXX

Préambule :

L’employeur et les représentants du personnel, ont souhaités, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relative à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du comité social et économique.

Une négociation a été engagée lors de réunions qui se sont tenues le 09 mars et 30 mars 2023 au sein de la société en présence des organisations syndicales représentatives.

Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord.

Article 1 : Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de CRM02 ayant la qualité d’électeur.

A l’ère du numérique, le vote électronique devant être favorisé, le présent accord est à durée indéterminée et régira l’ensemble des élections à venir, jusqu’à ce qu’une disposition législative vienne en contradiction ou une personne le conteste.

Article 2 : Objet

Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers est définitivement exclu.

Article 3 : Modification éventuelle du présent accord

Le présent document peut être modifié à l’initiative des parties signataires, qui se réuniront dans les meilleurs délais. Toute modification fera l’objet d’un avenant, signé par les parties et soumis aux mêmes formalités de publicité que l’accord initial.

Article 4 : Recours à un prestataire

Au regard des dispositions en vigueur, la société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé à la présente décision.

Le nom du prestataire sera communiqué aux parties signataires du présent accord ainsi qu’à l’ensemble des salariés.

Article 5 : Modalités d’organisation du vote électronique

Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation, prises en accord avec les organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation. Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin.

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est lié aux prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Économique.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Établissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l'élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège d'appartenance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer et faire parvenir à chaque électeur un moyen d'authentification qui lui permettra :

• de s'identifier et de prendre part au vote

• de compléter la liste d'émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, depuis n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter ; le temps passé par ces derniers à voter n'entraînera aucune réduction de salaire et devra être neutralisé afin de ne pas impacter les objectifs de production, sous réserve du respect par l'électeur du temps nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé de l'ouverture à la clôture du scrutin.

Article 6 : Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Article 7 : Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

• La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

• Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation.

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Article 8 : Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du Travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l’accord continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Article 9 : Dépôt et publicité

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera affiché et communiqué à l’ensemble du Personnel et fera l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS, comme le prévoit la législation en vigueur, via la procédure en ligne.

Un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du Conseil des Prud’hommes de Soissons.

Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ces formalités.

Fait à Soissons, le 30 mars 2023

ANNEXE A L’ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU CSE

CAHIER DES CHARGES : MODALITES PRATIQUES DU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Selon les dispositions de l’article R.2314-6 du Code du Travail, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le présent cahier des charges reprendra donc un à un les différents points énoncés dans le Code du Travail afin d’être parfaitement conforme aux attentes réglementaires.

Table des matières

Cahier des charges : Modalités pratiques du recours au vote électronique

Article 1 : Objet ………………………………………………………………………………………………………………………………. p 2

Article 2 : Dates prévisionnelles ……………………………………………………………………………………………….…….. p 2

Article 3 : Missions du prestataire ……………………………………………………………………………………………….…. p 2

Article 4 : Modalités pratiques du vote électronique ……………………………………………………………………… p 3

Article 5 : Expertise indépendante …………………………………………………………………………………………….…… p 5

Article 6 : Confidentialité ……………………………………………………………………………………………………………….. p 5

Article 7 : Formation ………………………………………………………………………………………………………………………. p 5

Article 8 : Procès-verbaux ………………………………………………………………………………………………………………. p 5

Article 9 : Conservation des données …………………………………………………………………………………………….. p 5

Article 1 : Objet

Ce cahier des charges a pour finalité d’établir les modalités pratiques du recours au vote électronique.

Article 2 : Dates prévisionnelles

Le premier tour des élections se tiendra du 19 juin au 20 juin 2023. Dans l’hypothèse d’un second tour, celui-ci se tiendra du 03 juillet au 04 juillet 2023.

Il est précisé que ce sont des dates prévisionnelles, qui seront déterminées dans le protocole pré-électoral.

Article 3 : Mission du prestataire

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société CRM02 souhaite recourir à un système de vote électronique par internet.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s’inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote électronique ainsi qu’aux prescriptions de la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Le prestataire aura pour mission :

• La préparation des élections en tenant compte du protocole d’accord préélectoral

• La formation des membres du bureau

• L’envoi des moyens d’authentification aux électeurs

• La mise en œuvre du système de vote par internet

• D’émettre les listes d’émargement, les procès-verbaux et tous documents justificatifs relatifs au bon déroulement du scrutin

• De procéder au scellement des urnes et au dépouillement des bulletins électroniques

• La mise en place d’une cellule d’assistance téléphonique pendant le vote

• La destruction des données et des fichiers à l’issue des délais de recours

Article 4 : Modalités pratiques du vote électronique

4.1 Matériel de vote

Chaque électeur recevra des identifiants personnels de connexion, dans les jours précédant l’ouverture du vote. Ces identifiants seront strictement personnels et confidentiels, ils ne devront en aucun cas être transmis à un tiers et devront être générés de manière aléatoire. Conformément aux dispositions de la CNIL, le prestataire devra être en mesure de proposer une seconde étape d’authentification intégrant une question non triviale et un second canal de communication.

Les identifiants pourront être transmis sur les mails personnels et professionnels des salariés absents de l’entreprise.

Il est précisé que pour les collaborateurs en absence longue durée, le prestataire enverra un courrier à leur domicile avec leur identifiants personnels de connexion.

L’adresse de la plateforme de vote, les dates et heures d’ouverture seront précisées dans le ce même courriel ainsi que le numéro de la cellule d’assistance en cas de problème de connexion.

Un ordinateur sera mis à disposition sur chaque site pour procéder au vote électronique.

4.2 Protocole en cas de perte ou de non-réception

Dans le cas où un électeur se trouverait dans l’incapacité d’accès au courriel contenant ses identifiants ou dans le cas où il ne l’aurait pas reçu, le prestataire devra être en mesure de fournir de nouveaux accès sécurisés. Après vérification de l’identité de l’électeur, par tout moyen garantissant son effectivité, le prestataire doit pouvoir envoyer à l’adresse déclarée dans le système ou par un autre canal sécurité, un nouveau matériel de vote.

Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demander la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.

4.3 Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place.

4.4 Membres du bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote centralisateur pour l’ensemble des collèges. Les membres du bureau de vote devront être composés de salariés de l’entreprise mais devront ne faire partie d’aucune organisation syndicale ou de la Direction.

Avant ouverture du vote, ils devront procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l’urne électronique est vide avant de sceller le système.

A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, ils devront contrôler le scellement du système.

Durant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote devront avoir accès à une interface leur permettant de suivre les opérations électorales, notamment :

• Suivre la participation

• Avoir accès à la liste électorale et d’émargement

• Pouvoir déclencher manuellement un contrôle de l’intégrité de la plateforme

En complément, les organisations syndicales pourront avoir un accès observateur à la plateforme, leur donnant notamment accès à la participation en temps réel.

4.5 Assistance aux électeurs

Chaque salarié devra disposer d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, fournie par le prestataire sélectionné.

En cas de problème de connexion à la plateforme de vote, chaque électeur devra pouvoir contacter une hotline prévue à cet effet.

4.6 Affichage sur la plateforme de vote

La plateforme de vote sera entièrement disponible en français.

Après avoir suivi les étapes d’authentification, l’électeur aura accès à son espace votant où il pourra prendre connaissance des listes pour lesquelles il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant), en fonction de son collège électoral.

L’étiquette syndicale de la liste sera affichée, idéalement, il en sera de même du logo de l’organisation syndicale. Les logos présenteront les mêmes dimensions par mesure d’égalité de traitement.

Les listes devront être présentées dans un ordre aléatoire, c’est-à-dire que l’ordre pourra être différent entre chaque affichage de la page de présentation des candidatures.

Une fois le choix effectué, l’électeur devra voir clairement à l’écran son bulletin avant de valider définitivement. Plus aucune modification ne sera possible après cela.

4.7 Listes d’émargement

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 5 : Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique devra faire l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l’expert devra par ailleurs être tenu à la disposition des autorités compétentes.

Article 6 : Confidentialité

Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.

Il doit également garantir la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 7 : Formation

Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, par visio-conférence. Une notice d’utilisation leur sera également transmise.

Article 8 : Procès-verbaux

A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux correspondants à leur collège dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.

Article 9 : Conservation des données

Aucune donnée ne devra être conservée par le prestataire de vote après l’expiration des délais de recours.

Les documents ayant servi à constituer les fichiers des électeurs ne devront en aucun cas être utilisés à d’autres fins que l’organisation du scrutin.

Un procès-verbal de destruction des données devra être émis par le prestataire.