PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE AROMES DE CHACE (ADC) SAS

ENTRE LES SOUSSIGNEES

La Société Arômes de Chacé (ADC) SAS,

Société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Angers sous le numéro B 483 282 752, dont le siège social est situé Rue Emile LANDAIS – CHACE, 49 400 BELLEVIGNE-LES-CHATEAUX, IDCC n° 1396

Représentée par XXX, en qualité de Directrice des Opérations RH, et dûment habilitée aux fins des présentes.

Ci-après dénommée « la Société » ou « la Direction »,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au niveau national

L’organisation syndicale CFDT

Représentée par XXX, dûment habilité par un mandat spécial et express en date du 05 septembre 2022.

L’organisation syndicale CGT

Représentée par XXX, dûment habilité par un mandat spécial et express en date du 08 novembre 2022.

L’organisation syndicale FO

Représentée par XXX, dûment habilité par un mandat spécial et express en date du 29 novembre 2022.

L’organisation syndicale CFE-CGC

Représentée par M. XXX, dûment habilité par un mandat spécial et express en date du 24 novembre 2022.

Ci-après dénommées « les organisations syndicales »

D’autre part,

Ensemble dénommées « les Parties »,

Après avoir rappelé que :

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu en application des dispositions des articles L. 2314-4 et suivants du Code du Travail, et a pour objet d’encadrer les modalités d’organisation et de déroulement de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la Société.

Les mandats des représentants du personnel de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS arrivent à échéance le 05 février 2023. Il est donc convenu du renouvellement du Comité Social et Economique de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS.

Dans le cadre de la détermination des effectifs, du nombre de sièges, de la répartition des sièges par collège et de la détermination du volume d’heures de délégation mensuelles pour chaque élu titulaire au Comité Social et Economique, le présent protocole d’accord préélectoral se fonde sur le périmètre de l’entreprise.

Les organisations syndicales représentatives ont été invitées le 09 novembre 2022 par lettre recommandée avec avis de réception, à une réunion pour la conclusion de ce présent accord préélectoral qui s’est tenue le 01 décembre 2022 à Chacé.

A la suite des invitations à la négociation du protocole d’accord préélectoral adressées aux organisations syndicales représentatives, ces dernières ont désigné leur représentant pour la conclusion de ce protocole d’accord préélectoral.

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS, le déroulé des opérations de vote, ainsi que des différents éléments nécessaires aux élections professionnelles.

Conformément à l’accord de Groupe du 23 novembre 2022 relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections des Comités Sociaux et Economiques des Sociétés du Groupe, les parties ont convenu que les élections professionnelles auront lieu par voie électronique, ou par correspondance dans les conditions décrites ci-après.

La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.

Les parties se sont accordées sur le présent protocole d’accord.

ARTICLE LIMINAIRE. FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 5

ARTICLE 1. RENOUVELLEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 5

ARTICLE 2. EFFECTIF, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES 5

Article 2.1 - Appréciation des effectifs 5

Article 2.2 - Effectif de l'entreprise - Nombre de sièges à pourvoir - Collèges électoraux 6

Article 2.3 – Proportion de femmes et d’hommes au sein des collèges électoraux 6

ARTICLE 3. ELECTORAT ET LISTES ELECTORALES 7

Article 3.1 - Salariés électeurs 7

Article 3.2 - Listes électorales 8

ARTICLE 4. ELIGIBILITE ET LISTES DE CANDIDATS 8

Article 4.1 – Salariés éligibles 8

Article 4.2 – Listes de candidats 9

Article 4.2.1 - 1er tour des élections professionnelles 9

Article 4.2.2 – 2ème tour des élections professionnelles 10

Article 4.3 - Campagne électorale - Propagande électorale des candidats 10

ARTICLE 5. ORGANISATION DU SCRUTIN 11

Article 5.1 - Dates et lieux du scrutin 11

Article 5.2 - Date de prise d’effet des mandats 11

Article 5.3 - Calendrier des opérations électorales 11

ARTICLE 6. VOTE ELECTRONIQUE 12

Article 6.1 - Formation 12

Article 6.2 - Authentification sur le système de vote électronique 13

Article 6.3 - Déroulement du vote électronique pour les électeurs 13

6.3.1 – Descriptif du dispositif de vote 13

6.3.2 – Assistance aux électeurs 14

6.3.3 – Rôle du représentant du prestataire durant les opérations de vote 14

Article 6.4 - Déroulement du vote électronique et du dépouillement par les membres du bureau de vote centralisateur 15

6.4.4 – Procès-verbaux 16

Article 6.5. Conservation et destruction des données 16

ARTICLE 7. VOTE PAR CORRESPONDANCE 17

Article 7.1 Cadre du vote par correspondance 17

Article 7.2. Dépouillement des votes par correspondance 18

Article 8. BUREAU DE VOTE ET DELEGUES DE LISTES 18

Article 8.1 – Bureau de vote 18

Article 8.2 – Délégués de listes 19

ARTICLE 9. MATERIEL DE VOTE : BULLETINS DE VOTE ET ENVELOPPES POUR LE VOTE PAR CORRESPONDANCE 19

Article 9.1 – Bulletins de votes et enveloppes 19

Article 9.2 – Caractéristiques des urnes 20

ARTICLE 10. DEPOUILLEMENT DES VOTES, PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS 20

Article 10.1 - Attribution des sièges 20

Article 10.2 – Opérations de dépouillement des votes par correspondance 21

Article 10.3 – Proclamation des résultats 21

Article 11. TELETRANSMISSION DES PROCES VERBAUX 22

ARTICLE 12. DUREE, REVISION 22

Article 12.1 – Durée et entrée en vigueur 22

Article 12.2 – Révision de l’accord 22

ARTICLE 13. NOTIFICATION, PUBLICITE ET DEPOT 22

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE LIMINAIRE. FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Afin de faciliter l’implication des représentants du personnel, les Parties conviennent d’ores et déjà les dispositions suivantes :

- La durée du mandat au CSE est de 4 ans ;

- La première réunion d’installation de la nouvelle mandature sera une réunion plénière (tous les titulaires et suppléants étant conviés). Cette première réunion aura pour objet l’élaboration du règlement intérieur de fonctionnement de l’instance ;

- Les réunions du CSE et de ses commissions sont exclues du décompte des heures de délégation sans limitation ;

- La formation prévue pour les membres du CSE inclura les suppléants au même titre que les titulaires ;

- Les heures de délégation sont mutualisées entre les titulaires et les suppléants, selon les modalités définies par le règlement intérieur propre à chaque instance ;

- Le suivi des heures de délégation se fera à l’année. Les règles de plafonnement mensuel ne sont pas applicables, selon les modalités définies par le règlement intérieur propre à chaque instance.

En outre, afin de favoriser le dialogue social, la Direction a souhaité compléter les dispositions suivantes par :

- Le délégué syndical, s’il respecte les conditions légales de désignation, peut assister aux réunions du Comité Social et Economique alors même qu’il n’est pas élu. A ce titre, il n’aura pas de voix consultative.

- Les suppléants, dans les Sociétés de moins de 300 salariés, seront convoqués à l’ensemble des réunions du Comité Social et Economique.

ARTICLE 1. RENOUVELLEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Les Parties conviennent du renouvellement du Comité Social et Economique de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS.

ARTICLE 2. EFFECTIF, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

Article 2.1 - Appréciation des effectifs

En matière de représentation du personnel, l’effectif de l’entreprise est calculé selon les règles prévues aux articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail.

Les effectifs s’apprécient soient dans le cadre de l’entreprise.

Article 2.2 - Effectif de l'entreprise - Nombre de sièges à pourvoir - Collèges électoraux

Les effectifs sont calculés à la date du premier tour des élections professionnelles. Il est rappelé que, par principe, le personnel est réparti en deux collèges :

- un collège pour les ouvriers et les employés ;

- un collège pour les cadres, techniciens, et agents de maîtrise.

Les sièges à pourvoir, par collège, se répartissent conformément aux dispositions légales prévues à l’article R. 2314-1 du Code du Travail.

En outre, dans les entreprises où le nombre des cadres est au moins égal à vingt-cinq au moment de du renouvellement du comité, ladite catégorie constitue un collège spécial.

Le nombre mensuel d’heures de délégation pour chaque membre titulaire de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sera apprécié conformément aux dispositions légales de l’article R. 2314-1 du Code du travail.

Les parties constatent que l'effectif de l'entreprise est de 27,21 salariés. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

-  18,21 ouvriers et employés,

- 5 techniciens et agents de maîtrise,

- 4 cadres.

Compte tenu de l'effectif (25 salariés + 2,21 ETP), le nombre de sièges à pourvoir est de 2 titulaires et 2 suppléants.

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

• 1^er collège, qui regroupe les ouvriers et employés : 1 titulaire et 1 suppléant

• 2^e collège, qui regroupe les techniciens, agents de maîtrise et cadres : 1 titulaire et 1 suppléant ;

Article 2.3 – Proportion de femmes et d’hommes au sein des collèges électoraux

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :

- 1^er collège :   0,22 % de femmes et 99,78 % d’hommes ;

- 2^e collège : 44,4 % de femmes et 55,6 % d’hommes ;

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

- 1^er collège : 0 femme et 1 homme ;

- 2^e collège : 1 femme ou 1 homme ;

Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants et pour les deux tours des élections professionnelles, le cas échéant.

Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

ARTICLE 3. ELECTORAT ET LISTES ELECTORALES

Article 3.1 - Salariés électeurs

Il est rappelé que les conditions de l’électorat sont appréciées à la date du 1er tour des élections, soit le 20 janvier 2023 et restent valables pour l’éventuel second tour.

Conformément aux dispositions légales, sont électeurs, tout salarié :

• Âgé de 16 ans ;

• Ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 20 janvier 2023 ;

•  N’ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l'entreprise utilisatrice de 12 mois continus. A cet effet, la Direction de chaque Société a contacté par lettre recommandée avec avis de réception les différentes entreprises prestataires afin qu'elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté. Si les salariés mis à disposition remplissent les conditions cumulatives ci-dessus pour voter au sein de leur entreprise où ils sont mis à disposition, ils doivent choisir s'ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d'origine ou dans l'entreprise utilisatrice. Ils feront connaître le choix à la direction avant le 09 décembre 2022.

Article 3.2 - Listes électorales

Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par le service des ressources humaines à la date du premier tour des élections, et seront affichées le 15 décembre 2022 sur les panneaux d’affichage réservés à cet effet dans chaque établissement de la Société et par voie électronique. Elles indiqueront, pour chaque salarié, les mentions suivantes :

• Civilité ;

• Nom et prénom ;

• Date de naissance ;

• Date d’entrée dans l’entreprise.

Pour chaque salarié, il sera mentionné s’il répond ou non aux critères d’électorat et aux critères d’éligibilité.

Toute organisation syndicale représentative au sein de l'entreprise pourra en demander communication.

Si un second tour est organisé, les listes électorales seront actualisées uniquement pour tenir compte des éventuelles arrivées ou des éventuels départs des salariés, entre les deux tours. Les listes électorales seront affichées sur les panneaux d’affichage réservés à cet effet dans chaque établissement de la Société le 26 janvier 2023.

En revanche, il est précisé que cette actualisation entre le premier tour et l’éventuel second tour ne tiendra pas compte de l’évolution de l’ancienneté des salariés pour apprécier les critères d’électorat et d’éligibilité puisque ceux-ci sont appréciés à la date du premier tour des élections professionnelles.

ARTICLE 4. ELIGIBILITE ET LISTES DE CANDIDATS

Article 4.1 – Salariés éligibles

Conformément aux dispositions légales, sont éligibles les salariés électeurs remplissant ces trois conditions cumulatives :

• Être âgé de 18 ans à la date du premier tour du scrutin ;

• Comptabiliser au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 20 janvier 2023, pour se porter candidat au sein du collège auquel il appartient ;

• N’ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice. Le salarié à temps partiel est éligible dans l’entreprise qui l’emploie, et ceux qui travaillent simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une d’entre elles. Ils choisissent celle où ils font acte de candidature.

Les salariés détenant une délégation particulière d'autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l'employeur ou qui représentent effectivement l'employeur devant les institutions représentatives sont exclus de l'électorat. De ce fait, ils se trouvent également exclus de l’éligibilité.

Il est précisé, en application des dispositions légales, que ne sont pas éligibles, les salariés proches parents du chef d'entreprise, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré.

Article 4.2 – Listes de candidats

Article 4.2.1 - 1er tour des élections professionnelles

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges distincts.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants. Les listes devront indiquer les mentions suivantes :

- La dénomination de l’organisation syndicale présentant les candidats ;

- Le collège électoral pour lequel les candidats sont désignés ;

- La nature du siège pour lequel il se présente (titulaire ou suppléant).

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures communiqueront auprès du service des ressources humaines leurs listes du premier tour seront au plus tard le 06 janvier 2023, à 12 heures. Cette communication pourra être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès du service des ressources humaines contre récépissé.

La liste de candidat ne pourra être déposée que par le titulaire d’un mandat écrit de syndicat.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Pour le premier tour des élections professionnelles, les listes de candidats seront affichées le 09 janvier 2023 sur les panneaux d’affichage réservés à cet effet.

Si le quorum n’est pas atteint (c’est-à-dire que le nombre des suffrages valablement exprimés est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits au premier tour) ou s’il reste des sièges à pourvoir, il y aura lieu de procéder à un second tour pouvant alors comprendre des candidatures libres.

Ne sont pas considérés comme des suffrages valablement exprimés :

• Les votes blancs ;

• Les votes nuls.

Doivent être considérés comme bulletins nuls :

• Les bulletins sans enveloppe ou placés dans une enveloppe non réglementaire ;

• Les bulletins différents contenus dans une même enveloppe ;

• Les bulletins portant des signes de reconnaissance ;

• Les bulletins sur lesquels l'ordre de présentation des candidats a été modifié ;

• Les bulletins sur lesquels le nom d'un ou plusieurs candidats a été remplacé par celui de candidats d'une autre liste ou de toute autre personne.

Article 4.2.2 – 2ème tour des élections professionnelles

Si un second tour est nécessaire, le service des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour le jour des élections, ou, au plus tard, le lendemain du premier tour soit le 26 janvier 2023. Concomitamment, un appel à candidatures, indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés, sera affiché dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 26 janvier 2023.

Les listes du second tour devront être communiquées à la direction au plus tard le 27 janvier 2023, à 12 heures. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite précisée ci-dessus.

Les listes de candidats seront affichées par le service des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le 27 janvier 2023 dans l’après-midi.

Article 4.3 - Campagne électorale - Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc. Les organisations syndicales qui présentent des candidats pourront afficher leur profession de foi sur les panneaux d’affichages réservés à cet effet. Si les organisations syndicales le souhaitent, les professions de foi pourront être déposés sur l’intranet de l’entreprise (SymPortal) L’adresse mail pour envoyer les professions de foi sera celle de la Responsable Ressources Humaines de la société soit XXX. Le service des ressources humaines se chargera de communiquer les professions de foi sur SymPortal. Un mail sera envoyé à l’ensemble des électeurs leur précisant que les professions de foi des organisations syndicales ont été publiées sur l’intranet de l’entreprise (SymPortal) avec le lien d’accès.

Les professions de foi devront être remises au service des ressources humaines avant le 06 janvier 2023 pour le premier tour et avant le 27 janvier 2023 pour le second tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées sous la forme d’un fichier PDF de moins de 5 Méga Octets. Elles devront faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Afin d’assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l’écran en respectant le même format minimum suivant : 160 pixels de côté.

Chaque candidat ou organisation syndicale est responsable de la reproduction de sa propagande électorale et devra remettre à la direction un nombre suffisant de professions de foi par liste.

ARTICLE 5. ORGANISATION DU SCRUTIN

Article 5.1 - Dates et lieux du scrutin

Les dates retenues pour les élections sont les suivantes :

- 1er tour des élections : du 20 janvier 2023 (09h00) au 25 janvier 2023 (16h00).

- 2e tour des élections : du 01 février (09h00) au 06 février 2023 (16h00).

Article 5.2 - Date de prise d’effet des mandats

Les mandats prendront effet au moment de la proclamation des résultats.

Article 5.3 - Calendrier des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• Affichage des listes électorales par le service des ressources humaines : le 15 décembre 2022.

• Date limite des dépôts des listes de candidats et des professions de foi pour le premier tour auprès du service des ressources humaines : le 06 janvier 2023 à 12 heures.

• Date butoir pour informer le service des ressources humaines du souhait de voter par correspondance : le 06 janvier 2023.

• Date butoir pour la constitution des bureaux de vote : le 06 janvier 2023

• Affichage des listes de candidats sur les panneaux d’affichage de l'entreprise réservés à cet effet : le 09 janvier 2023.

• Date d'envoi du matériel de vote aux salariés devant voter par correspondance : le 10 janvier 2023.

• Dates du premier tour de scrutin : du 20 janvier 2023 au 25 janvier 2023

• Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour : le 25 janvier 2023

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• Date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour et des professions de foi : le 27 janvier 2023 à 12 heures.

• Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le 27 janvier 2023

• Date limite d'envoi du matériel de vote aux salariés devant voter par correspondance : le 30 janvier 2023

• Dates du second tour de scrutin : du 01 février 2023 au 06 février 2023

• Affichage des résultats définitifs des élections professionnelles sur les panneaux de l'entreprise : le 06 février 2023

ARTICLE 6. VOTE ELECTRONIQUE

Un accord collectif conclu au niveau du Groupe autorise et organise le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, pour l’ensemble des Sociétés SYMRISE françaises du segment Taste, Nutrition, & Health dont la société Arômes de Chacé (ADC) SAS fait partie.

Les Parties précisent que le vote électronique sera utilisé au sein de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS dans le cadre des élections professionnelles.

Le prestataire retenu pour le vote électronique est VOXALY.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (depuis leur lieu de travail, depuis leur propre ordinateur, par mobile, depuis leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles et en respectant les pré requis techniques du prestataire VOXALY.

Il est dès lors précisé, conformément à l’accord de Groupe organisant la possibilité de recourir au vote électronique, qu’il sera désigné un bureau de vote centralisateur qui sera situé à Saint Nolff. Les membres du bureau de vote centralisateur seront les mêmes au jour de l’ouverture des opérations électorales et au jour de fermeture des opérations électorales. Ce bureau de vote centralisateur aura pour mission de :

• S’assurer du respect des principes régissant le droit électoral ;

• Consulter les éléments relatifs au taux de participation ;

• S’assurer une surveillance effective du processus électoral ;

Les membres du bureau de vote centralisateur détiendront les clés de déchiffrement. Chaque clé sera personnellement attribuée. Au moins trois clés de déchiffrement sont édictées et attribuées à des membres du bureau de vote centralisateur.

Les clés de déchiffrement sont des mots de passes générés en séance publique par les membres du Bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable qu’eux seuls en ont connaissance.

Conformément à l’accord de Groupe qui autorise et organise le recours au vote électroniques pour les élections professionnelles aux Comités Sociaux et Economiques des Sociétés SYMRISE françaises du Segment Taste, Nutrition & Health, la première transmission des listes électorales au prestataire sera faite au prestataire les semaines précédant le scrutin. Les organisations syndicales en seront informées.

Article 6.1 - Formation

Les membres du bureau de vote (membres du bureau de vote centralisateur et membres des bureaux de vote locaux), les délégués de listes et les délégués syndicaux seront invités à participer à une formation sur le système de vote préalablement à la séance de test du système de vote. Des représentants de l’employeur seront également conviés à cette session.

Cette séance de formation sera animée par un représentant de la société prestataire VOXALY et aura lieu les jours précédant le premier tour du scrutin.

Cette formation sera séquencée en plusieurs étapes :

• Présentation des élections : (contexte, modalités de vote retenues, matériel de vote proposé aux électeurs, rôle de l’assistance téléphonique en amont et pendant le scrutin) ;

• Présentation du scellement et du chiffrement du dispositif de vote électronique ;

• Présentation du module « gestionnaire » pour le contrôle des candidatures et pour le suivi de la participation pendant la période de vote ;

• Génération des clés de déchiffrement par les membres du Bureau de vote. Les clés de déchiffrement sont des mots de passes générés en séance publique par les membres du Bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable qu’eux seuls en ont connaissance ;

• Test du dispositif de vote électronique : vote, dépouillement et résultats du vote test.

L’objectif de cette formation sera de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Une procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

Article 6.2 - Authentification sur le système de vote électronique

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote à l’adresse postale connue de l’employeur. Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un second tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Il est rappelé que les codes d’accès sont personnels et confidentiels et qu’il est strictement interdit de les céder à qui que ce soit pour quelque motif que ce soit.

Article 6.3 - Déroulement du vote électronique pour les électeurs

6.3.1 – Descriptif du dispositif de vote

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote avec les codes de connexion personnels, le site de vote affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur ;

• L’électeur peut :

• Choisir une liste complète,

• Raturer des candidats,

• Voter blanc

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier ;

• L’électeur confirme son vote en saisissant son code défi (clé du numéro de Sécurité Sociale) ;

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote ;

• À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

A noter que si à l’heure de clôture du scrutin, un électeur est toujours connecté, il sera automatiquement déconnecté du système. Si à cette même heure, il n’avait pas validé son vote, ce dernier ne pourrait pas être pris en compte

Des salles ainsi que des équipements informatiques seront mis à la disposition des salariés qui n’ont pas de poste de travail informatique attitré. Ils pourront voter sur leur temps de travail.

Pour la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS, une salle sera disponible avec un nombre d’ordinateur de 1. La confidentialité du vote sera respectée en laissant un espace suffisant entre les différents ordinateurs afin de pouvoir voter. Une note avec le nom de la salle ou des salles de vote sera affichée sur les panneaux dédiés aux élections.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

6.3.2 – Assistance aux électeurs

Une aide en ligne sera accessible à partir de chacune des pages du site de vote.

Depuis la solution de vote, l’électeur aura la possibilité de recourir à une assistance en ligne. Cette assistance pourra permette à l’électeur de demander de nouveaux identifiants en cas de perte ou d'oubli des codes. Le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse électronique professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. Ce site sera accessible uniquement durant la période d’ouverture du scrutin.

Il est également précisé qu’une assistance téléphonique sera accessible et assurée par le prestataire VOXALY, durant les jours ouvrés du scrutin, et de 09h00 à 18h00.

6.3.3 – Rôle du représentant du prestataire durant les opérations de vote

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

Article 6.4 - Déroulement du vote électronique et du dépouillement par les membres du bureau de vote centralisateur

6.4.1 – Scellement du système de vote électronique

Le scellement du système de vote se fera au sein du bureau de vote centralisateur et sera contrôlé en présence du prestataire, des membres du bureau de vote centralisateur, des délégués de listes, et d’un représentant de l’employeur :

- Pour le 1er tour, qui se déroulera du 20 janvier 2023 au 25 janvier 2023, le scellement aura lieu le 25 janvier 2023 à 16 heures.

- Pour l’éventuel second tour, qui se déroulera du 01 février 2023 au 06 février 2023, le scellement aura lieu le 06 février 2023 à 16 heures.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Pour chaque bureau de vote, au moins deux des clés de déchiffrement permettent de générer les opérations de dépouillement des urnes.

6.4.2 – Déroulement du vote électronique

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres des bureaux de vote centralisateur et local et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Dès la clôture du scrutin, les listes d'émargement sont figées, horodatées et scellées automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le taux de participation aux scrutins sera en revanche accessible, pendant la durée des scrutins, par les membres des bureaux de vote centralisateur et local, par les délégués de chaque liste et par les Organisations Syndicales Représentatives dépositaires de listes qui auront été désignées ainsi que par un représentant de l’employeur.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant la durée des scrutins.

6.4.3 – Déroulement du dépouillement

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres de chaque bureau de vote, après la clôture du vote électronique : le 25 janvier 2023 à 16 heures pour le 1er tour et le 06 février 2023 à 16 heures pour le second tour.

Ces opérations sont publiques et se déroulent en présence des membres du bureaux de vote, de l’employeur et/ou son représentant et de tout électeur qui souhaitera y assister en sa qualité de simple observateur.

Les membres du bureau de vote centralisateur pourront activer le déchiffrement des bulletins de vote grâce aux clefs de déchiffrement.

Les membres de chaque bureau de vote local annonceront le nombre de votants émargés. Le nombre de votes comptabilisés dans chaque urne électronique devra correspondre à la liste d’émargement des votants.

Les membres des bureaux de vote auront accès :

• Aux résultats bruts des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, ainsi que le nombre de ratures pour chaque candidat) ;

• À l'état de la représentativité syndicale ;

• Aux Procès-Verbaux des résultats ;

• Aux listes d’émargement.

6.4.4 – Procès-verbaux

Le système de dépouillement du prestataire de vote électronique VOXALY remplit automatiquement les PV CERFA pour les votes électroniques avec :

• Les informations relatives à l’établissement (adresse, code SIRET, …) ;

• Les différentes organisations syndicales et les candidats ;

• Le nombre de suffrages exprimés, les nombres de voix recueillies par listes et par candidats ;

• Les résultats de calcul de quorum, de quotient électoral, de plus forte moyenne ;

• La proposition des désignations des ELUS ;

• L’ajout automatique de la mention ELU ;

• La date et heure d’ouverture et de clôture du scrutin.

Les Procès-Verbaux CERFA édités par VOXALY sont conformes aux nouvelles exigences de l’inspection du travail et du Centre de Traitement des Elections Professionnelles en vigueur depuis janvier 2018.

L’algorithme de génération des procès-verbaux VOXALY intègre :

• Le calcul du quorum ;

• La gestion du quotient électoral ;

• La gestion de la plus forte moyenne ;

• La gestion des ratures si > à 10% ;

• La prise en compte de la date de naissance en cas d’égalité des nombres de voix obtenues par deux candidats ;

• La gestion des exclusions au cas où un candidat élu titulaire est aussi potentiellement élu suppléant ;

• Le calcul de la représentativité des organisations syndicales à partir des résultats Titulaire au 1er tour (cf. loi du mois d’août 2008).

Si la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS recense des votes par correspondance, il conviendra d’ajouter les votes par correspondance dépouillés aux résultats recensés par le biais du vote électronique. Dans ce cas, les membres du bureau de vote local devront rédiger les Procès-Verbaux CERFA en tenant compte des votes par correspondance et des votes électroniques.

Les Procès-Verbaux seront rédigés de manière dématérialisée sur le site du Gouvernement accessible via ce lien : https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/ et signés par l’ensemble des membres du bureau de vote local, avant dépôt.

Article 6.5. Conservation et destruction des données

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 7. VOTE PAR CORRESPONDANCE

Article 7.1 Cadre du vote par correspondance

Il est rappelé que les salariés absents pendant toute la période des scrutins auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter par voie électronique. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

A défaut, si ces électeurs absents ne peuvent pas voter de manière électronique sur un site ou pour une raison d’ordre technique (notamment en cas d’absence de connexion Internet, de zone blanche, ou que l’électeur ne possède pas le matériel informatique pour ce faire), la Direction leur prévoit la possibilité de voter par correspondance.

Ces électeurs qui auront fait le choix de voter par correspondance devront en avertir expressément le service des ressources humaines avant le 06 janvier 2023.

Il a été convenu que les enveloppes seront acheminées vers une boîte postale. L’ouverture de cette boîte postale permettra de garantir la sincérité et la confidentialité du scrutin.

Les électeurs ayant fait le choix de voter par correspondance recevront quelques jours avant chaque tour de scrutin :

• Les bulletins de vote des candidats titulaires et suppléants des différentes listes de leur collège électoral et les enveloppes correspondantes destinées à recevoir les bulletins ;

• Les professions de foi des organisations syndicales qui auront été remises au service des ressources humaines dans les conditions prévues par le présent protocole ;

• Une note explicative relative aux modalités du vote par correspondance ;

• Une grande enveloppe d'expédition, timbrée à l'adresse de la boîte postale créée spécialement pour cet effet et destinée à recevoir les enveloppes contenant les bulletins de vote.

L'enveloppe d'expédition doit mentionner, au verso, les noms et prénoms de l'électeur ainsi que le collège électoral auquel il appartient. L'électeur doit obligatoirement apposer sa signature sur l’enveloppe extérieure d’expédition contenant les bulletins de vote. Cette garantie permet d’assurer la sincérité du scrutin. Dans l’hypothèse où l’enveloppe d’expédition n’a pas été signée par l’électeur, son vote sera considéré comme nul.

Les enveloppes intérieures ne doivent, à peine de nullité du vote, porter aucun signe distinctif.

Les votes par correspondance ne seront recevables que jusqu'à la dernière heure utile de réception du courrier postal.

Article 7.2. Dépouillement des votes par correspondance

Le jour des élections, un représentant de la Direction accompagné d’un ou des membres du bureau de vote local iront récupérer les votes par correspondance à la boîte postale qui a été spécialement ouverte à cet effet.

Par la suite, ces enveloppes seront remises au Président du bureau de vote. Le Président du bureau de vote devra veiller à ce que les salariés ayant voté par correspondance n’aient pas voté par voie électronique. Cette opération se fera par le biais de la vérification de l’identité de l’électeur au verso de l’enveloppe de retour de vote. En cas de double vote, le vote par correspondance de l’électeur concerné ne sera pas retenu.

Les votes par correspondance seront indiqués sur les listes d’émargement afin de définir le nombre de votants. Le Président du bureau de vote ouvrira les urnes et vérifiera qu’elles ne contiennent pas d’enveloppes de vote. Dans chaque collège, il y aura deux urnes : l’une réservée à recevoir les bulletins des titulaires et l’autre réservée à recevoir les bulletins des suppléants. Cette constatation faite, le président du bureau de vote referme l’urne. Un membre du bureau de vote déposera les différentes enveloppes de vote par correspondance dans les urnes affectées à cet effet.

Comme indiqué à l’article 6.4.4 du présent protocole d’accord préélectoral, si la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS recense des votes par correspondance, il conviendra d’ajouter les votes par correspondance dépouillés aux résultats recensés par le biais du vote électronique. Dans ce cas, les membres du bureau de vote local devront rédiger les Procès-Verbaux CERFA en tenant compte des votes par correspondance et des votes électroniques.

Article 8. BUREAU DE VOTE ET DELEGUES DE LISTES

Article 8.1 – Bureau de vote

Il est donc prévu qu’un bureau de vote centralisateur sera désigné et sera situé à Saint-Nolff.

Le bureau de vote centralisateur sera composé de 3 membres désignés par les membres des bureaux de vote locaux : un président et deux assesseurs. La Direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.

Les noms seront communiqués à la Direction des Opérations au plus tard le 6 janvier 2023.

Au sein de chaque Société sera désigné un bureau de vote local.

Un bureau de vote unique sera mis en place pour la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS.

Un bureau de vote local est mis en place et sera composé de trois électeurs :

• Un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le temps passé à la tenue du bureau de vote sera considéré comme du temps de travail effectif.

Le bureau de vote local est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes par correspondance après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats. Le bureau de vote est aussi chargé de consigner tous les incidents pouvant intervenir en cours de scrutin.

A l’issue du dépouillement, le bureau de vote local est chargé d’établir les procès-verbaux.

La direction fournit à chaque bureau de vote les listes d'émargement et un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.

Les candidats peuvent assister aux élections et aux opérations de dépouillement dans les mêmes conditions que les délégués de liste.

La Direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.

Article 8.2 – Délégués de listes

Chaque liste présentant des candidats peut désigner un observateur qui est appelé « délégué de liste », ce dernier devant être électeur et sera habilité à contrôler les opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail effectif.

Par principe, les délégués de liste seront les mêmes pour le premier tour et pour le second tour des élections professionnelles.

Les noms des délégués de liste devront avoir été communiqués au service des ressources humaines au plus tard le 06 janvier 2023 à 12h00 pour le 1er tour. Ils sont considérés comme maintenus au second tour.

ARTICLE 9. MATERIEL DE VOTE : BULLETINS DE VOTE ET ENVELOPPES POUR LE VOTE PAR CORRESPONDANCE

Article 9.1 – Bulletins de votes et enveloppes

L'impression et la fourniture des bulletins de vote et des enveloppes incombent à la Direction. Les bulletins et les enveloppes seront fournis dans un format uniforme.

Les bulletins de vote et les enveloppes qui doivent contenir les bulletins sont de couleurs différentes pour l'élection des titulaires et des suppléants :

• Bleu pour les titulaires du CSE ;

• Rose pour les suppléants du CSE.

Outre l'indication des noms et prénoms du ou des candidats, les bulletins de vote comporteront très lisiblement :

• La mention « Titulaires » ou « Suppléants » et l'indication du collège concerné ;

• Le sigle de l'organisation syndicale concernée ou éventuellement la mention « Liste libre » lors du deuxième tour le cas échéant ;

• L’instance concernée (Comité Social et Economique) ;

• Le tour du scrutin ;

• La date du scrutin.

Article 9.2 – Caractéristiques des urnes

L'élection du Comité Social et Economique se déroule par collège. Il convient donc de prévoir deux urnes pour chaque collège : l'une pour l'élection des titulaires, l'autre pour l'élection des suppléants.

ARTICLE 10. DEPOUILLEMENT DES VOTES, PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS

Article 10.1 - Attribution des sièges 

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. Le nombre de voix recueillies par une liste est égal au nombre total des voix obtenues par chacun des candidats de cette liste divisé par le nombre de ces candidats. Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Au cas où il n'aurait pu être pourvu à aucun siège, ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne. À cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d'une unité des sièges attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus jusqu'au dernier. Dans le cas où deux listes ont la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix. Si deux listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus.

Une fois que les sièges ont été répartis entre les listes en présence, il convient de déterminer dans chaque liste les candidats qui sont élus. On doit pour cela appliquer les règles suivantes (C. trav., art. L. 2314-29) :

• Si aucun des noms de la liste n'a été rayé, la désignation des candidats élus est faite en fonction de l'ordre de présentation sur la liste ;

• Si le nombre de ratures est, pour chaque candidat, inférieur à 10 % du nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste, la désignation des candidats élus est faite en fonction de l'ordre de présentation sur la liste. Cela revient à ne pas tenir compte des ratures et à considérer que les candidats ont tous obtenu le même nombre de voix ;

• Si le nombre de ratures est, pour chaque candidat, supérieur à 10 % du nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste, la désignation des candidats élus est faite en fonction du nombre de voix de chaque candidat ;

• Si pour une même liste, certains candidats ont obtenu un nombre de ratures inférieur à 10 % et d'autres un nombre de ratures supérieur ou égal à 10 %, les sièges seront attribués dans un premier temps aux candidats ayant obtenu moins de 10 % de ratures en fonction de l'ordre de présentation sur la liste, et dans un second temps aux candidats ayant obtenu un nombre de ratures au moins égal à 10 %, en fonction du nombre de voix obtenues par chacun d'eux (et non selon leur ordre de présentation sur la liste).

Article 10.2 – Opérations de dépouillement des votes par correspondance

A l'heure fixée par le présent protocole, le président de chaque bureau annonce la clôture du scrutin. Il est ensuite procédé aux opérations de dépouillement :

1. Préalablement à l'ouverture des urnes, le président dépose dans chaque urne correspondante les enveloppes de vote par correspondance non décachetées après pointage des listes électorales ;

2. Il est ensuite procédé à l'ouverture des urnes et au dépouillement des bulletins de vote. Si nécessaire, le bureau pourra solliciter le concours de scrutateurs, parmi les électeurs présents dans la salle de vote ;

3. A l'issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet. Les résultats sont proclamés par le président. Il indique le nombre d’inscrits, le nombre de votants, le nombre de bulletins blancs nuls, le nombre de votes exprimés, le nombre de sièges attribués à chaque liste et pour chaque candidat élu, son nom et le nombre de voix obtenues.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Lorsque les opérations électorales sont terminées, le bureau de vote proclame publiquement les résultats.

Immédiatement après la fin du dépouillement, le procès-verbal des opérations électorales est rédigé dans la salle de vote par l’un des membres du bureau de vote, en présence des électeurs, en deux exemplaires signés de tous les membres du bureau ;

Dès l'établissement du procès-verbal, le résultat est proclamé en public par le président du bureau de vote et affiché en toutes lettres par ses soins dans la salle de vote. Ainsi, le bureau de vote doit établir et signer les PV avant de proclamer les résultats, au risque de voir la validité de l'élection remise en cause.

Article 10.3 – Proclamation des résultats

Les bureaux de vote proclameront le résultat de chaque scrutin "TITULAIRES" et "SUPPLEANTS". Au cours de cette proclamation, il sera procédé à l'énoncé du nombre d'inscrits du collège considéré, de celui des votants, de celui des suffrages valablement exprimés, du nombre de sièges revenant à chaque liste, des noms des élus et du nombre de voix obtenues par chacun d'eux.

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat sera choisi selon l’ordre de présentation sur cette liste.

Tous les bulletins et enveloppes blancs ou nuls (qui ont été reçus dans le cadre du vote par correspondance) sont annexés au Procès-Verbal dans la pochette spéciale prévue à cet effet. Toutes les réclamations des électeurs ou des délégués de liste sont mentionnées sur le procès-verbal. En cas d’incidents au cours des opérations électorales, le bureau en fait mention lors de la rédaction du procès-verbal.

Article 11. TELETRANSMISSION DES PROCES VERBAUX

Les procès-verbaux des élections seront télétransmis via la plateforme prévue à cet effet sur le site elections-professionnelles.travail.gouv.fr, dans un délai de 15 jours à compter de la fin des élections. L’employeur transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

S’il existe, seul le procès-verbal de carence totale est transmis par l’employeur dans les 15 jours à l’inspecteur du travail par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette transmission.

Les procès-verbaux signés par le bureau de vote local, comportant désignation des élus, seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés aux communications de la Direction sur chaque site où des électeurs travaillent ou sur les outils de communication usuels de chaque société.

ARTICLE 12. DUREE, REVISION

Article 12.1 – Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter du lendemain du jour de l’exécution des formalités de dépôt pour les mandats 2023/2027.

Il se substitue à toutes les dispositions issues des décisions unilatérales, des usages, des accords collectifs, ou de toute autre pratique en vigueur dans la Société et portant sur le même objet que celui prévu par le présent accord.

Article 12.2 – Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres organisations syndicales représentatives de la Société Arômes de Chacé (ADC) SAS.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

ARTICLE 13. NOTIFICATION, PUBLICITE ET DEPOT

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Société.

Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plate-forme « TéléAccords » du Ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), sous forme dématérialisée, en deux exemplaires :

• une version intégrale et signée au format « PDF » (version exclusivement destinée à l’administration) ;

• une version anonymisée au format « docx » dans laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature d’une personne physique (version destinée à la publication sur Internet).

Toutefois, les parties sont informées qu’elles peuvent acter qu'une partie de la convention ou de l'accord ne doit pas faire l'objet de cette publication par décision motivée et signée par la majorité des organisations syndicales signataires de la convention.

Cet acte, ainsi que la version intégrale de l'accord et la version de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du Code du travail.

L’entreprise remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Enfin, en application des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite par tout moyen aux salariés.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction/ ou sur l’Intranet pour sa communication avec le personnel.

Fait à Chacé, le 01 décembre 2022

(en 6 exemplaires originaux)

Pour la Société Arômes de Chacé SAS

Représentée par XXX

En sa qualité de Directrice des Opérations RH

Les Organisations syndicales représentatives suivantes :

Syndicat CFDT

Représenté par XXX

Dûment mandaté

Syndicat CGT

Représenté par XXX

Dûment mandaté

Syndicat FO

Représenté par XXX

Dûment mandaté

Syndicat CFE-CGC

Représenté par XXX

Dûment mandaté

ANNEXE

Annexe n°1 : Description du fonctionnement du système de vote électronique retenu et cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique

Annexe n°1 : Description du fonctionnement du système de vote électronique retenu et cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique

1. NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE.

2.1 - Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2.2 - Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter ;

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence ;

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance ;

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2.3 - Dépouillement des urnes électroniques

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement ;

• L’accès à la liste des émargements Internet ;

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité ;

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

2.4 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans la recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.5 - Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

2.6 - Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

2.7 - Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.