ACCORD PORTANT SUR L’ORGANISATION DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PAR VOIE ELECTRONIQUE

ENTRE

• La société ESSET, S.A.S.U au capital de 43 416 652.00 € dont le siège social est situé 17 place des reflets – Liberty tower – 92097 PARIS LA DEFENSE CEDEX, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 484 882 642, représentée par _______________________, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’une part,

ET

• L’organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par ______________________ en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation Syndicale CFTC, représentée par _______________________ en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation Syndicale SOLIDAIRES, représentée par _______________________ en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation Syndicale CGT, représentée par ________________________ en sa qualité de Délégué Syndical

D’autre part,

Préambule

Dans le cadre du renouvellement des mandats des représentants du personnel d’ESSET, et préalablement à la négociation du protocole d’accord préélectoral :

La Direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité négocier un accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique ; ce dispositif existant par ailleurs au sein de la société depuis la mise en place du CE.

Article 1^er : Champ d’application

Le présent accord est applicable au sein de la société ESSET, pour les élections des membres du comité social et économique.

Article 2 : Recours au vote électronique

La société a étudié la modalité proposée par l’article L.2314-26 du Code du travail et par la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvrent la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

ESSET aura recours à une société spécialisée dans les opérations électorales afin de lui confier la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du code de travail).

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).

Article 2.1 : Modalités d’organisation des opérations

• Article 2.1.1 : Principes Généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)

• La confidentialité et le secret du vote

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections sera négocié.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est convenu que les élections seront organisées par une société spécialisée, mandatée pour ce faire par la Direction.

• Article 2.1.2 : Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R2314-12 du code de travail).

Les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).

• Article 2.1.3 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.2 : Déroulement des opérations de vote

• Article 2.2.1 : Établissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui sont fixés par le protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmet au prestataire retenu afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales (pour le prestataire retenu) : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, collège, site, adresse postale, adresse mail professionnelle et l’information personnelle (utilisée à des fins de sécurité) ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, site/établissement, sexe et date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin titulaire ou suppléant ;

• Pour les résultats : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège) ;

• Le résultat de la représentativité (au 1^er tour).

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales et candidates (prestataire) : le prestataire retenu.

• Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, Organisations Syndicales Représentatives.

• Pour les listes d’émargement : Membres du bureau de vote, Direction des Ressources Humaines.

• Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats ayant présenté une liste au premier tour, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote.

• Article 2.2.2 : Modalités des élections

En présence des représentants des listes candidates et des membres du bureau de vote, le prestataire procède avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes.

Trois membres du bureau de vote central établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun. Chaque feuille sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Les talons des enveloppes seront remis au prestataire.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

• Article 2.2.3 : Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format à savoir format A4 recto/verso.

• Article 2.2.4 : Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

• Article 2.2.5 : Cellule d’assistance technique

Le prestataire met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote

• Au scellement des urnes avant élections

• Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes

Elle comprend :

• 2 à 3 représentants de l’entreprise

• Le bureau de vote central

• 1 représentant du prestataire

• 1 représentant par organisation syndicale ayant présenté des listes de candidatures

• Article 2.2.6 : Cellule de scellement et de descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Le prestataire lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes

• Article 2.2.7 : Bureaux de vote

Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies par la Direction.

Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège. Possibilité de créer un bureau de vote unique et commun aux différents collèges d’un même CSE.

• Article 2.2.8 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.

Article 2.3 : Clôture et résultats

• Article 2.3.1 : Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

• Article 2.3.2 : Décompte et attribution des sièges

Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

• Article 2.3.3 : Délais et recours et destruction des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 : Prise d’effet et durée d’application du présent accord

Le présent avenant entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt auprès de la DIRECCTE, pour une durée indéterminée.

Article 4 - Révision

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision ne peut être que partielle et doit être notifiée par courrier électronique avec avis de réception aux autres signataires ou par courrier remis en mains propres aux autres signataires.

Les parties se réuniront alors afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 5 – Dénonciation de l’accord

Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par courrier électronique avec avis de réception aux autres signataires ou par courrier remis en mains propres aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.

L’accord dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.

Article 6 : Dépôt du présent accord

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès :

• De la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) via la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

• Au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci. Enfin, en application des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sera faite par tout moyen aux salariés.

Etabli à Courbevoie, le 25 septembre 2023

En 6 exemplaires, dont un est remis à chacune des Parties

Pour la société ESSET
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC
Pour l’organisation syndicale CFTC-CSFV
Pour l’organisation syndicale SOLIDAIRES
Pour l’organisation syndicale CGT