Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez G.K.F. - GROUPE KERTRUCKS FINANCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF
RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES D’ORGANISATION DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES

AU SEIN DE L’UES KERTRUCKS

Entre les soussignés,

KERTRUCKS, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle, au capital social de 2 500 000 €, dont le siège social est sis 1 rue du Champ Martin à 35131 CHARTRES-DE-BRETAGNE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro 326 620 820,

• KERTRUCKS LOCATION & SERVICE, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle, au capital social de 350 000 €, dont le siège social est sis 1 rue du Champ Martin à 35131 CHARTRES-DE-BRETAGNE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro 487 568 305,

• KERTRUCKS TRAILERS, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle, au capital social de 110 000 €, dont le siège social est sis ZA La Rivière - Rue de la Giraudière à 35530 NOYAL-SUR-VILAINE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro 301 029 542,

• KERTRUCKS PNEUS, Société par Actions Simplifiée, au capital social de 530 000 €, dont le siège social est sis 18 rue des Creuses à 35131 CHARTRES-DE-BRETAGNE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro 500 550 983,

• M2V, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle, au capital social de 50 000 €, dont le siège social est sis 1 rue du Champ Martin à 35131 CHARTRES-DE-BRETAGNE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro 751 252 834,

• GROUPE KERTRUCKS FINANCE, Société à Responsabilité Limitée, au capital social de
  3 299 175 €, dont le siège social est sis 1 rue du Champ Martin à 35131 CHARTRES-DE-BRETAGNE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro B 485 312 441,

• KERTRUCKS ACADEMY, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle, au capital social de 100 000 €, dont le siège social est sis 1 rue du Champ Martin à 35131 CHARTRES-DE-BRETAGNE, inscrite au RCS de Rennes sous le numéro 840 536 734,

Représentées par

d’une part,

Et

• L’Organisation Syndicale CFDT, représentée par

d’autre part,

Il a été convenu :

de signer un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) de l’UES.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent, pour les prochaines élections des membres des Comités Sociaux et Economiques de l’UES, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi n° 2004-575 pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de son décret d’application n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote électronique par Internet.

L’Article L. 2314-26 du Code du travail permet l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique par vote électronique. Selon l’Article R. 2314-5 du Code du travail, la possibilité de recourir au vote électronique est ouverte par un accord d’entreprise.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article 1 - Principe du recours à un prestataire

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

La Société VOXALY-DOCAPOSTE, ci-après dénommée « le prestataire », dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux Articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail.

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire.

Un cahier des charges respectant les dispositions des Articles R. 2314-6 et suivants établi par le prestataire de vote électronique est annexé au présent accord.

Article 2 - Principes généraux du vote électronique

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 3 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 4 - Modalité d’organisation des opérations

4.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, un protocole d’accord préélectoral sera établi définissant notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Les protocoles mentionneront la conclusion du présent accord.

4.2 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire est conforme au RGPD, par référence aux recommandations de la CNIL (délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont notamment :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour listes de résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.

4.3 - Formation au système de vote électronique et vote test

A l’issue du paramétrage de la solution de vote, les membres des bureaux de vote et les délégués syndicaux seront formés.

Cette formation qui sera assurée par un consultant de la Société VOXALY-DOCAPOSTE, sera séquencée selon les étapes suivantes :

• Présentation des élections :

• contexte,

• modalités de vote retenues,

• matériel de vote proposé aux électeurs,

• rôle de l’assistance téléphonique en amont et pendant le scrutin.

• Présentation du scellement et du chiffrement du dispositif de vote électronique,

• Présentation du module « gestionnaire » pour :

• le contrôle des candidatures,

• le suivi de la participation pendant la période de vote.

• Génération des clés de déchiffrement par les membres du Bureau de vote. Les clés de déchiffrement sont des mots de passes générés en séance publique par les membres du Bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable qu’eux seuls en ont connaissance.

• Test du dispositif de vote électronique : vote, dépouillement et résultats du vote test.

L’objectif de cette formation est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Une procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

Article 5 - Modalité de vote

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise sur l’ensemble des établissements, dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions des protocoles d'accord préélectoral relatifs à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Article 7 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Ces codes seront valables pour les deux tours.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 9 - Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Une note d’information explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé par les membres du bureau de vote, avant que le scrutin ne soit ouvert, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée comprenant un ou plusieurs jours déterminés dans le cadre protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur aura préalablement reçu par courriel et à son adresse personnelle l’identifiant et le mot de passe lui permettant de voter. Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A la clôture des opérations de vote, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs et la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système. L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 11 - Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule d'assistance sera chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 12 - Garanties de confidentialité du vote

Stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les Articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour régulièrement.

Article 13 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés des Sociétés composant l’Unité Economique et Sociale concernées par les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques, à savoir : KERTRUCKS, KERTRUCKS LOCATION & SERVICE, KERTRUCKS TRAILERS, KERTRUCKS PNEUS, M2V, GROUPE KERTRUCKS FINANCE et KERTRUCKS ACADEMY.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de juin 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours). En cas d’élection partielle en cours de cycle électoral, un nouvel accord devrait être conclu pour mettre en œuvre le vote électronique.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'Article L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux Articles
L. 2231-5 à L. 2231-7 du Code du travail.

Fait à Rennes, le 10 avril 2019

En 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie

Pour les Sociétés composant l’Unité Economique et Sociale

Pour l’ORGANISATION SYNDICALE CFDT,