ACCORD VOTE ELECTRONIQUE DE STORENGY FRANCE
ELECTIONS PROFESSIONNELLES COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 2019

Article 1 : objet de l’accord

L’accord de Branche du 7 septembre 2018 a fixé la date de clôture du premier tour des élections des membres de CSE pour l’ensemble des entreprises de la Branche des Industries Electriques et Gazières au 14 novembre 2019.

Ainsi, le présent accord collectif a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales pour l’élection des membres du Comité social et économique de STORENGY France.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, les parties signataires conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre, notamment, des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Économie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004).

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par STORENGY France en concertation avec les organisations syndicales signataires du présent accord, sur la base d’un cahier des charges, annexé au présent accord, respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Ce prestataire est la Société Voxaly, ci-après dénommée « le prestataire ».

STORENGY France et les organisations syndicales fixeront notamment dans le cadre d’un protocole préélectoral relatif aux élections concernées la période de scrutin, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Ce protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de STORENGY France.

La date, ainsi que les heures d’ouverture et de clôture, du scrutin seront déterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées, qui seul fait foi.

Néanmoins, à titre indicatif et sous réserve de leur reprise à l’identique dans le protocole préélectoral :

• le vote électronique sera ouvert du 5/11/2019 à 10h au 14/11/2019 à 15h pour le premier tour du scrutin et du 22/11/2019 à 10h au 28/11/2019 à 15h en cas de second tour. Il sera aussi ouvert à toute période de vote qui aurait dû être réalisée à cette date mais qui serait reportée pour quelque motif que ce soit.

• Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Article 2 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de STORENGY France pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Article 3 : Communication des listes électorales et des listes de candidats au prestataire

Les listes électorales

Les listes électorales établies conformément aux dispositions du «protocole préélectoral» sont transmises au prestataire le 19/09/2019. La Société choisie pour le vote électronique assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Les listes de candidats

Les listes de candidats établies conformément aux dispositions du « protocole préélectoral » et les logos et les professions de foi sont intégrées par STORENGY France avec l’assistance du prestataire, dans l’outil sécurisé, au plus tard le 9/10/2019.

Les professions de foi (une profession de foi par Organisation Syndicale (OS), par alliance entre OS ou par liste de candidat libre) devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF (noir et blanc ou couleur) d’un poids au maximum égal à 5 M octets, format A4 recto-verso noir et blanc ou couleur. A défaut de respecter ces conditions, elles ne seront pas recevables.

Les professions de foi sont jointes au courrier de modalités de connexion adressés au domicile de chaque électeur. Le verso de ces professions de foi devra comporter une marge étroite d’1,6 cm vierge.

Un modèle unique de logo sera retenu pour toutes les listes de candidats présentées par une ou plusieurs organisations syndicales d’une même tendance syndicale. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG, ou JPEG. L’égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques font que tous les logos apparaitront à l’écran en respectant le même format.

Article 4 : Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur plusieurs jours selon l’amplitude suivante : du 5/11/2019 à 10 heures au 14/11/2019 à 15h pour le 1er tour et du 22/11/2019 à 10h au 28/11/2019 à 15h en cas de second tour.

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs depuis tout poste informatique connecté à internet (PC, Smartphone, tablette….) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections (lien direct avec le site du prestataire).

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs. Leur nombre sera adapté à la configuration notamment géographique de la société et en fonction de l’équipement informatique dont disposent déjà les salariés. Ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres du CSE de STORENGY France, le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège (CSE titulaires, CSE suppléants).

Le bureau de vote, composé au minimum d’un président et de trois assesseurs qui figurent obligatoirement sur la liste électorale CSE, est institué selon les principes suivants :

• Il est mis en place deux bureaux de vote : un bureau de vote commun au 1^er collège « exécution » et au 2^ème collège « maîtrise » et un bureau de vote pour le 3^ème collège « cadre ». Chaque bureau de vote est commun aux titulaires et suppléants. Ce bureau procédera à l’ouverture du scrutin, proclamera la fermeture du scrutin, lancera la procédure de dépouillement électronique, procèdera à la proclamation des résultats et à l’établissement du procès-verbal des élections CSE.

• Les bureaux de vote seront situés au siège de l’entreprise et seront équipés d’un micro-ordinateur relié à une imprimante.

Conformément aux dispositions du code électoral, chaque liste a la faculté de désigner un délégué de liste. Ce dernier a un rôle d’observateur des opérations électorales.

Chaque bureau de vote est chargé de procéder au chiffrement et au déchiffrement de l’urne électronique. Les délégués de liste seront invités à assister à ces opérations.

Article 5 : test du système de vote électronique et du système de dépouillement

Préalablement à la mise en service du site, une recette des bureaux de vote (équivalent du « bon à tirer ») sera organisée en présence des représentants de la Direction, des OS (DS, RSS, délégués de liste nationaux), des membres des bureaux de vote et du prestataire selon les dates indiquées par le protocole préélectoral. Cette recette s’effectuera au bureau de vote situé au siège social de STORENGY France, 12 rue Raoul NORDLING, immeuble DJINN, 92274 Bois Colombes Cedex.

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• Par le prestataire, à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Par les membres de chaque bureau de vote, à la vérification que l’urne est vide et chiffrée par les clés délivrées à cet effet.

Au moins un délégué syndical, les membres des bureaux de vote, les délégués de liste et l’employeur ou son représentant bénéficieront au préalable d’une formation relative au dispositif de vote électronique retenu qui sera assurée par le prestataire préalablement à la mise en service du site.

Le dispositif sera scellé par le prestataire avant l’ouverture du vote. Le scellement de ce système est contrôlé à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement. Les délégués de liste seront invités à assister à ces opérations.

Article 6 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le prestataire procèdera à l’intégration dans le dispositif de vote électronique des listes de candidats conformes à celles arrêtées par le « protocole préélectoral ».

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Le prestataire intègrera sur la page Web présentant les listes de candidats, les professions de foi de chaque liste, sous la forme d’un fichier attaché.

Article 7 : Modalités d’accès au serveur de vote

L’envoi des identifiants

Chaque électeur recevra par papier à compter du 23/10/2019 à son adresse postale personnelle, un courrier précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote ainsi que son identifiant et son mot de passe.

Le prestataire génère de manière aléatoire cet identifiant et ce mot de passe conformément aux articles R. 2314-7 et suivants du Code du travail.

Grâce à ce code, l’électeur aura donc pu voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection créé pour l’occasion par le prestataire pour STORENGY France.

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Dans ce contexte l’attention des salariés de STORENGY France devra être attirée sur la nécessité de conserver le code et le mot de passe jusqu’à la proclamation définitive des résultats.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs à leur adresse postale personnelle en même temps que l’envoi de leur identifiant aux salariés et en tout état de cause avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote. Elle sera également disponible sur l’intranet STORENGY France afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Génération de nouveaux identifiants

Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur mot de passe et/ou leur identifiant, le prestataire crée :

• un site internet dédié et sécurisé, sur lequel les électeurs accèdent directement, s’identifient (en indiquant leur nom, prénom, code postal de son domicile, date de naissance et la clé du numéro de sécurité sociale) et reçoivent en retour un mot de passe et/ou un nouvel identifiant sur leur messagerie professionnelle ou par SMS sur un numéro de téléphone portable que l’électeur lui aura communiqué ;

• et une assistance téléphonique qui, après que l’électeur se sera identifié (en indiquant son nom, son prénom, sa date de naissance, son adresse, ainsi que le critère supplémentaire de confidentialité), lui adressera un mot de passe et/ou un nouvel identifiant par SMS sur un numéro de téléphone portable que l’électeur lui aura communiqué.

La génération du mot de passe et/ou d’un nouvel identifiant ne pourra être réalisée que 3 fois par tour de scrutin.

Quel que soit le système de renvoi utilisé, les nouveaux identifiants générés annulent les précédents.

En cas de génération d’un mot de passe et/ou d’un nouvel identifiant, un courriel sera adressé à l’électeur sur sa messagerie professionnelle lorsque le renvoi du mot de passe et/ou d’un nouvel identifiant aura été fait par le biais du site dédié.

Déroulement du vote

Une fois connecté au site de vote l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il pourra alors procéder à son choix.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. Un accusé réception de vote sera envoyé à l’adresse mail professionnelle du salarié pour chacun des votes enregistrés.

Comme convenu avec les parties signataires de cet accord, les délégués de liste nationaux, les membres des bureaux de vote et les représentants de l’employeur auront, grâce à la mise à disposition par le prestataire de codes d’accès personnels, accès aux taux de participation ainsi qu’aux listes d’émargement. Les listes d’émargement seront mises à jour deux fois par jour, le matin à 7h00 et le soir à 16h00. Il est précisé qu’il ne sera possible d’avoir accès qu’aux émargements des dernières 24 heures.

En revanche, il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

La liste des délégués, accompagnée de celle des membres des bureaux de vote, et celle des correspondants mis à disposition de chaque bureau de vote par l’employeur sont transmises au prestataire le 14/10/2019.

Article 8 : Dépouillement, Procès-verbal et résultats

Le 14 novembre 2019, à l’heure de clôture du scrutin telle que prévue par le protocole, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Aucun délai de latence ne sera prévu.

Les opérations de dépouillement sont alors effectuées dans le bureau de vote sous l’autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l’employeur ou son représentant.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président et au moins un des assesseurs déchiffrent les suffrages à l’aide des clés générées à l’occasion de la formation à l’utilisation du dispositif de vote dispensée par le chef de projet.

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi les bureaux de vote constitués procède aux opérations de dépouillement des votes, au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président de chaque bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux préremplis, contrôle la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 9 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 10 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article 11 : Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’ensemble de l’entreprise STORENGY France pour les élections des membres du CSE .

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt conformément à l’article L. 2261-1 du Code du travail. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 pour le premier tour et pour l’éventuel deuxième tour, et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Conformément aux articles L. 2261-7-1 et 8 du Code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le cadre d’un avenant conclu dans les mêmes conditions de forme. La demande de révision, le cas échéant motivée, sera adressée par l’une des parties à l’ensemble des autres signataires de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions prévues aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 du Code du travail, dans les conditions fixées aux articles L. 2231-5, D. 2231-4 et D. 2231-5 du Code du travail et fera l'objet des mesures de publicité prévues aux articles L. 2262-5, R. 2262-1 et 2 du Code du travail.

Fait à Bois Colombes, le 26/07/2019

Pour STORENGY France S.A., le Directeur Général :

Monsieur XXXXXXX

Pour les Organisations Syndicales Représentatives, en leur qualité de délégués syndicaux :

CFDT	CFE-CGC	CGT	FO
Représentée par : Madame XXXXXXX	Représentée par : Monsieur XXXXXXX	Représentée par : Monsieur XXXXXXX	Représentée par : Monsieur XXXXXXX

Annexe 1 : Calendrier indicatif

Premier tour du 14 novembre 2019
	Délai	Date
Invitation à la Négociation	J-182	15/05/2019
Annonce des élections – note au personnel – calendrier	J-66	9/09/2019
Affichage des listes électorales provisoires	J-66	9/09/2019
Fin du délai de réclamation des salariés à 12h	J-62	13/09/2019
Affichage des listes électorales rectifiées 16 h	J-62	13/09/2019
Fin du délai de recours des salariés devant les tribunaux (délais légaux 3 jours)	J-58	17/09/2019
Invitation des OS à déposer leur liste de candidats	J-56	19/09/2019
Clôture des dépôts de candidatures à 12h	J-41	4/10/2019
Affichage des listes de candidats	J-38	7/10/2019
Envoi des listes (électeurs et candidats) au prestataire.	J-38	7/10/2019
Envoi des professions de foi par les candidats aux relations sociales pour transmission au prestataire	J-38	7/10/2019
Désignation des délégués de liste, des membres des bureaux de vote et des scrutateurs par les organisations syndicales	J-36	9/10/2019
Fourniture du fichier des membres du BV, des délégués de liste, et des représentants de l’employeur au prestataire	J-31	14/10/2019
Envoi par la poste des identifiants, mode opératoire et professions de foi aux électeurs	J-22	23/10/2019
Envoi des codes par voie électronique aux membres du bureau de vote, délégués de liste et représentants de l’employeur	J-20	25/10/2019
Formation des membres de bureaux de vote (Bois Colombes) ; scrutin à blanc	J-17	28/10/2019
Expiration du délai permettant éventuellement de réactualiser les listes électorales définitives affichées à J-62	J-17	28/10/2019
Début période de campagne électorale à 8h00	J-17	28/10/2019
Fin campagne électorale à 12h00	J-10	4/11/2019
Programmation de l’ouverture et de la fermeture des Elections / contrôle des urnes et de l’empreinte de l’application	J’	5/11/2019
Début période de vote 1er tour à 10h	J’	5/11/2019
Fin période de vote 1ier tour à 15h	J	14/11/2019
Dépouillement, et attribution des sièges (si quorum atteint) signature des PV,		14/11/2019
Affichage résultats 1er tour	J	14/11/2019
Envoi PV à Inspection du travail – (délais légaux 15 jours / à défaut de second tour)	J+15 maxi	28/11/2019
Second tour du 28 novembre 2019
Affichage note appel aux candidats libres ou syndicaux	J-13	15/11/2019
Clôture des dépôts de candidatures à 12 h	J-7	19/11/2019
Date limite pour les OS pour faire connaître à la direction la liste des assesseurs et des scrutateurs – Bureaux de vote	J-7	19/11/2019
Début campagne électorale à 8h	J-7	19/11/2019
Affichage des listes de candidats	J-6	20/11/2019
Fin campagne électorale à 12h	J-5	21/11/2019
Début période de vote 2ième tour à 10h	J’	22/11/2019
Fin période de vote 2ème tour à 15h	J	28/11/2019
Dépouillement, et attribution des sièges, signature des PV,	J	28/11/2019
Affichage résultats 1er et 2ème tour	J+1	29/11/2019
Envoi PV à Inspection du travail : deux originaux (délais légaux 15 jours)	J+15	13/12/2019

Annexe 2 : Cahier des charges

Sommaire

1 - Présentation générale des besoins : vote électronique 11

1.1 - Contexte de mise en œuvre du vote électronique 11

1.2 - Nature des prestations attendues. 11

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 12

2.1 - Fonctionnalités générales. 12

Système de vote électronique distant. 12

Période des élections. 12

Nature des élections. 12

Sécurisation du système proposé. 12

2.2 - Scénario de vote 13

Étapes 13

Émargement électronique, unicité du vote 13

Traitements sous-jacents 13

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection 13

Étapes 13

2.4 - Procédure de fermeture de l’élection 14

Étapes 14

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote 14

Étapes 14

2.6 - Scellement du système. 14

2.7 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 14

2.8 - Liste des émargements 15

2.9 - Assistance technique 15

2.10 - Dispositifs de secours 15

3 - Autres prestations à fournir 16

3.1 - Préparation de l’élection 16

Constitution du « fichier électeurs » 16

Objet du « fichier électeurs » 16

Transmission du « fichier électeurs » 16

Confidentialité du « fichier électeurs » 16

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 17

Composition des codes d’accès au système de vote électronique 17

Adressage des moyens d’authentification. 17

Transmission du « fichier candidats » 17

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique 17

Contrôles de conformité des listes de candidats 18

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 18

Objectifs 18

Étapes de recette 18

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 19

Listes d’émargement 19

Résultats bruts 19

Résultats élaborés 19

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 20

Disponibilité du système de vote électronique 20

Accusé de réception du vote 20

Conservation des données 20

Présentation générale des besoins : vote électronique

1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique), le vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application des décrets :

• n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

• n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

  2. Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

3. Fonctionnalités générales.

   1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par Storengy France mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au comité d’entreprise ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira à Storengy France les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

4. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

  • A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

  • A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  5. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de Storengy France. Ces membres comportent un Président et trois assesseurs.

8. Étapes

La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  6. Procédure de fermeture de l’élection

     9. Étapes

La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de Storengy France :

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

  7. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• L’édition de la liste des émargements Internet

• Le déchiffrement des suffrages Internet,

• l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  8. Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

9. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

10. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les délégués de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

11. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

12. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

1. Autres prestations à fournir

   13. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par Storengy France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Storengy France par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Storengy France et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (un établissement au sein de Storengy France constitué au niveau de l’entreprise),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Storengy France et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).

17. Adressage des moyens d’authentification.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de Storengy France et seront transmises par le service des Ressources Humaines de Storengy France au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Storengy France ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer au service des Ressources Humaines de Storengy France un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à Storengy France, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

14. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux trois assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  15. Prestation de conseil et d’assistance du service des ressources humaines

Le prestataire devra être en mesure de conseiller le service des ressources humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction du dossier à remettre à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) – inutile à compter du 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

• la remise des résultats.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à Storengy France sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction de Storengy France les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf.

16. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La période d’élection est définie au sein du protocole électoral.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.