ACCORD SUR LE FORFAIT ANNUEL EN JOURS ET LE DROIT A LA DECONNEXION
AU SEIN DE LA SELAS BREMENS AVOCATS

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société SELAS BREMENS AVOCATS, dont le capital social est de 702.705,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de LYON sous le numéro 487 756 157, dont le siège social est situé 45 quai Charles de Gaulle, 69006 LYON, représentée par [xxxx] en sa qualité de [xxx],

Ci-après « le Cabinet BREMENS AVOCATS » ou « l'Employeur » ;

D’une part,

ET :

[xxxxxxxx], en sa qualité d’élue titulaire au Comité Social et Economique non mandatée, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles,

D’autre part,

Ci-après ensemble dénommées les « Parties ».

Préambule

Le Cabinet BREMENS AVOCATS a souhaité engager une réflexion sur la durée du travail qui permette de concilier les exigences de fonctionnement du Cabinet (développer l’activité, répondre rapidement aux besoins des clients et dispenser un service juridique de qualité), avec le nécessaire respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés et d’un rythme de travail adapté.

Si la Convention collective nationale des avocats et de leur personnel prévoit la possibilité de conclure des conventions de forfait annuel en jours, les modalités de ce forfait annuel en jours et notamment le personnel concerné par ce type de forfait, doivent être adaptées compte tenu des spécificités dans l’organisation du Cabinet BREMENS AVOCATS.

Afin de concilier ces différents objectifs, le Cabinet BREMENS AVOCATS propose de définir les principes généraux relatifs au temps de travail des salariés de la société dans les limites légales et les modalités d’aménagement de la durée du travail, de les adapter aux besoins actuels du Cabinet et de substituer ces nouvelles dispositions à l’ensemble des dispositions et pratiques préexistantes.

Très attaché à l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des différents acteurs du cabinet, la Société a également souhaité se doter de dispositions relatives au droit à la déconnexion, ayant vocation à concerner l’ensemble des utilisateurs ou collaborateurs du Cabinet.

Le Cabinet BREMENS AVOCATS a ainsi proposé à la signature le présent accord par les élus du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles dans les conditions fixées par l’article L.2232-23-1 du Code du travail.

Sommaire

Préambule 1

Chapitre 1 : Disposition liminaires 3

Article 1. Cadre juridique et objet de l’accord 3

Article 2. Champ d’application de l’accord 3

Chapitre 1 : Convention de forfait annuel en jours 3

Article 3. Cadre du présent chapitre 3

Article 4. Salariés concernés 3

Article 5. Conventions individuelles de forfait 4

Article 6. Modalités d’application des conventions de forfait annuel en jours 4

Chapitre 2 : Droit à la deconnexion 8

Article 7. Modalité d’exercice du droit à la déconnexion 8

Chapitre 3 : Dispositions finales 9

Article 8. Entrée en vigueur et durée du présent accord 9

Article 9. Suivi de l’accord 10

Article 10. Révision – Dénonciation 10

Article 11. Interprétation de l'accord 10

Article 12. Publicité et transmission 10

Chapitre 1 : Disposition liminaires

Cadre juridique et objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d'aménagement et d'organisation de la durée du travail des salariés de la société SELAS BREMENS AVOCATS.

Le présent accord se substitue donc à l’ensemble des dispositions de la Convention collective nationale des avocats et de leur personnel et de ses avenants qui concerneraient les matières traitées par le présent accord, en dehors des cas prévus par les articles L. 2253-1 et L. 2253-2 du Code de travail ou des renvois exprès du présent accord à ladite convention.

L’Accord a été établi en tenant compte des dispositions légales et réglementaires applicables à la date de sa conclusion. Si ces dispositions étaient amenées à être modifiées ou amendées, les Parties se réuniraient afin d’en apprécier les conséquences, comme l’opportunité d’une révision des dispositions de l’accord selon les modalités prévues au présent accord.

Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique au personnel salarié du Cabinet BREMENS AVOCATS, titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée et répondant aux conditions de l’article 4 ci-après.

Chapitre 1 : Convention de forfait annuel en jours

Cadre du présent chapitre

Les parties signataires réaffirment leur attachement aux droits à la santé, à la sécurité et au repos du salarié, et entendent se référer dans le cadre du présent chapitre :

• Aux dispositions de l’alinéa 11 du Préambule de la Constitution de 1946, qui garantit le droit à la santé et au repos du travailleur ;

• À l’article 17 alinéa 1 et 19 de la directive 2003/88/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003, et aux paragraphes 1 et 4 de l’article 17 de la directive 1993/104/CE du Conseil du 23 novembre 1993, qui ne permettent aux Etats membres de déroger aux dispositions relatives à la durée du travail que dans le respect des principes généraux de la protection de la sécurité et de la santé du travailleur ;

• À l’article 31 de la Charte des droits fondamentaux de l’union européenne qui garantit au travailleur des conditions de travail qui respectent sa santé, sa sécurité et sa dignité ;

• Aux dispositions des articles L. 3121-58 et suivants du Code du travail qui définissent le recours aux conventions de forfait en jours sur l’année.

Salariés concernés

Selon l’article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfaits en jours sur l’année :

• Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

• Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

La durée du travail de certains salariés du Cabinet BREMENS AVOCATS ne peut pas être prédéterminée du fait de la nature de leurs fonctions, des responsabilités qu’ils exercent et du degré d’autonomie dont ils bénéficient dans l’organisation de leur emploi du temps en vue de la réalisation de leurs missions tout en tenant compte des amplitudes d’heures et de jours de leur service.

Par conséquent, ces salariés qualifiés d’autonomes exercent leur activité en dehors de toute référence à un décompte horaire de la durée du travail, leur temps de travail étant exclusivement décompté en jour ou demi-journées de travail.

A titre d’exemple, les juristes consultants bénéficiant du statut cadre, exercent leurs fonctions avec une autonomie suffisante pour bénéficier d’un forfait annuel en jours.

D’autres salariés peuvent bénéficier d’un forfait annuel en jours dès lors qu’ils remplissent les conditions susmentionnées.

Conventions individuelles de forfait

La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un accord écrit signé par les parties, soit dès l’embauche, soit via la conclusion d’un avenant au contrat de travail.

La convention individuelle précise notamment la nature des missions justifiant le recours au forfait en jours sur l’année, le nombre de jours travaillés du forfait annuel, la rémunération, les modalités de suivi des jours travaillés et de repos.

Modalités d’application des conventions de forfait annuel en jours

Le temps de travail des salariés concernés par le présent chapitre est décompté en nombre de jours travaillés, dans les conditions prévues ci-après.

Nombre de jours travaillés sur l’année

La durée du travail est décomptée en nombre de jours sur l’année, à l’exclusion de toute référence horaire.

Pour une année complète de travail, le nombre de jours de travail est fixé à 218 jours dans l’année, déduction faite des jours de repos hebdomadaire, des jours fériés, et des jours de congés légaux.

S’agissant de la journée de solidarité : les salariés relevant d'un forfait annuel en jours sont soumis à la journée de solidarité prenant la forme d'une journée supplémentaire de travail non rémunéré. Il est acquis que le nombre de 218 jours inclue la journée de solidarité, qui doit être travaillée. En d’autres termes, les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours sont réputés avoir accompli leur journée de solidarité lorsqu’ils ont travaillé 218 jours dans l’année.

Les congés prévus par la convention collective applicable (congés payés supplémentaires pour ancienneté, congés pour évènements familiaux) viendront diminuer le forfait annuel fixé à 218 jours.

L’année de référence est la période courant du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année.

En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée annuelle de travail des salariés concernés sera calculée au prorata temporis. De fait, le nombre de jours de repos supplémentaires prévus pour une année complète sera également proratisé en cas d’arrivée ou de départ en cours d’année.

Dans la perspective d’assurer la souplesse dans la gestion du temps de travail souhaitée par les parties, il est offert aux salariés la possibilité de décompter leurs journées de travail ou de repos par journée ou par demi-journées.

Le Cabinet BREMENS AVOCATS accorde toute sa confiance aux salariés au forfait annuel en jours pour librement organiser leur temps de travail, et en particulier pour optimiser leur charge de travail pendant les éventuelles demi-journées travaillées.

Forfait en jours réduits

En accord avec le salarié, il est possible de prévoir un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini au « A) Nombre de jours travaillés sur l’année » du présent chapitre.

Rémunération

La rémunération de chaque salarié concerné par le présent chapitre est déterminée individuellement selon les sujétions du salarié.

Cette rémunération forfaitaire prend en compte, notamment, l’activité du salarié concerné, ses responsabilités, sa charge du travail, ses éventuels déplacements.

Jours de repos

Nombre de jours de repos

Le nombre de jours de repos sera calculé annuellement et sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année, de sorte qu’il sera amené à varier selon les années. Ce nombre de jours n’est pas forfaitaire : il s’acquiert au prorata de l’année. Il sera calculé comme suit :

	Principe	Exemple pour 2023
Nombre de jours	365 ou 366	365
Nombre de samedis et dimanches	104	105
Nombre de jours ouvrés de congés payés	25	25
Nombre de jours fériés coïncidant avec un jour normalement travaillé	X	9
Nombre de jours de travail	218	218
Nombre de jours de repos supplémentaires (JRS)	= 365-104-25-218-X	365 – 105 – 25 – 9 – 218 = 8

Sans préjudice des règles relatives aux congés payés annuels, les absences du personnel non assimilées à du temps de travail effectif entraîneront une réduction proportionnelle de ce nombre de jours de repos supplémentaires.

En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée du travail annuelle des salariés concernés sera calculée prorata temporis.

Modalités de prise des jours de repos supplémentaires

Les jours de repos supplémentaires devront obligatoirement être pris avant la fin de la période de référence. Ils devront, en conséquence, être soldés à la fin de chaque année et ne pourront, en aucun cas, être reportés à l’issue de cette période.

Le positionnement des jours de repos se fera au choix du salarié en forfait annuel en jours, en concertation avec l’associé dont il dépend, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend. A défaut d’accord, ils seront positionnés pour moitié par le salarié, et pour moitié par l’associé responsable ou le supérieur hiérarchique.

Les salariés au forfait annuel en jours ont la possibilité de prendre ces repos par journée entière ou demi-journée.

Dans le but d’éviter la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l’année et pour garantir un juste équilibre de la charge de travail et entre la vie professionnelle et personnelle des salariés, les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours sont invités à utiliser régulièrement leurs droits à repos.

Chaque salarié pourra élaborer en début de période un calendrier prévisionnel de la prise de ces jours de repos, qui pourra être modifié ultérieurement, après concertation avec les membres de l’équipe à laquelle le salarié appartient.

Ce mécanisme devra permettre d’anticiper la prise des jours de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l’année, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles.

Renonciation aux jours de repos

En accord avec l’employeur, les salariés pourront, dans le cadre des dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, renoncer à des jours de repos moyennant le versement d’une majoration minimum de 10 % de la rémunération. Ce dispositif de rachat ne pourra avoir pour conséquence de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 228 jours.

Cette renonciation doit faire l'objet d'un avenant écrit au contrat de travail précisant le nombre annuel de jours de travail supplémentaires qu'entraîne cette renonciation.

Durée minimale de repos

Les salariés concernés organisent de manière autonome leur emploi du temps en fonction de la charge de travail qui leur est confiée et des périodes d'activités de l'entreprise.

Il est rappelé que les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours restent soumis à la législation en vigueur relative au repos quotidien et hebdomadaire, aux jours fériés chômés dans l’entreprise et aux congés payés.

Les salariés doivent, en conséquence, veiller à organiser leur temps de présence de manière à respecter ces temps de repos minimum :

• Un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;

• Un repos hebdomadaire de 35 heures minimum consécutives.

Le respect de ces dispositions est assuré par un formulaire de suivi des jours de travail.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il lui appartient, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, d’en avertir sans délai l’associé responsable ou le supérieur hiérarchique, afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Le temps de travail peut être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journée ou demi-journée de travail. Cette répartition doit tenir compte de la prise des jours de repos.

Contrôle du nombre de jours travaillés

Le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle des repos et du nombre de jours travaillés.

Afin de décompter le nombre de journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours ou demi-journées non travaillés (repos hebdomadaires, congés payés, ou jours ou demi-journée de repos), est établi par le salarié puis validé par l’associé responsable ou le supérieur hiérarchique, qui est chargé de suivre ce tableau, le contrôler, et vérifier régulièrement que la charge de travail du salarié est adaptée.

Les salariés devront se conformer à cette procédure auto-déclarative spontanément et loyalement.

Ce document permet également de contrôler la durée des repos pris par le salarié.

Enfin, ce document contient le dispositif d’alerte détaillé au « H) Dispositif d’alerte ».

Suivi de la charge de travail

Afin de garantir une durée raisonnable de travail, l’associé responsable ou le supérieur hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait individuelle en jours assure le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé et de sa charge de travail ainsi que de l'adéquation entre les objectifs et les missions assignés au salarié avec les moyens dont il dispose.

Le salarié tiendra informé l’associé dont il dépend des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. Ils échangeront régulièrement de façon informelle sur cette charge de travail, pour la réguler.

En cas de difficulté à organiser son emploi du temps dans le cadre de la convention de forfait annuelle en jours, ou à maîtriser le volume du temps consacré à son activité professionnelle, le salarié concerné pourra solliciter un entretien soit avec l’associé dont il dépend, soit avec le Comité de Direction du Cabinet, afin qu’une solution opérationnelle soit trouvée.

En outre, et conformément aux dispositions légales en vigueur, le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours bénéficie une fois par an, d’un entretien individuel au cours duquel seront notamment évoqués :

• Sa charge de travail ;

• L’organisation du travail dans l’entreprise ;

• L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;

• Sa rémunération ;

• Les jours de travail et le suivi des jours ou demi-journées de repos et des congés ;

• L’effectivité du droit à la déconnexion.

Au regard des constats effectués, le salarié et l’associé dont il dépend ou le supérieur hiérarchique arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures seront alors consignées dans le compte-rendu de l’entretien annuel ou dans un document annexe. 

Dispositif d’alerte

Au regard de la bonne foi présumée de la société et du salarié quant à la mise en œuvre du forfait en jours et de l'autonomie dont bénéficie le salarié dans l'organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter le Cabinet.

Pour ce faire et afin de garantir une durée raisonnable de travail, le salarié utilisera le document de suivi de jours, prévu au « F) Contrôle de la charge de travail » du présent chapitre, et selon les procédures prévues.

En cas d'alerte, un rendez-vous entre le salarié et le supérieur hiérarchique sera programmé, le plus rapidement possible, afin de discuter de la surcharge de travail du salarié, des causes pouvant expliquer celle-ci et de pouvoir convenir d'un commun accord d’une organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié qui permette une durée raisonnable du travail.

Par ailleurs, si l'employeur est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, il peut lui-même déclencher un rendez-vous avec le salarié.

Chapitre 2 : Droit à la deconnexion

Les parties manifestent leur volonté de garantir la bonne utilisation des outils numériques et d’éviter les débordements liés à une accessibilité permanente des salariés, en particulier des salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours, à leurs outils de travail.

Elles ont ainsi entendu définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion pour l’ensemble des collaborateurs de la société SELAS BREMENS AVOCATS incluant les collaborateurs au forfait jours.

Les dispositions qui suivent s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs de la société SELAS BREMENS AVOCATS, y compris aux collaborateurs ayant conclu une convention de forfait en jours.

Les outils de communication numérique comprennent l’ensemble des moyens de communication existants ou à venir mis à la disposition des utilisateurs (ordinateurs portables, smartphones, tablettes, etc).

Modalité d’exercice du droit à la déconnexion

Les parties conviennent :

• De définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion ;

• De prévoir la mise en œuvre, à destination des salariés, d’actions de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques.

1. Bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques

Chaque utilisateur est tenu :

• De respecter la qualité du lien social au sein des équipes, en veillant à ce que l’usage des outils de communication numérique ne devienne pas un facteur conduisant à l’isolement ;

• De veiller à ce que les outils de communication numérique ne deviennent pas un mode exclusif de communication ;

• De respecter la finalité des outils de communication numérique en transmettant au bon interlocuteur la juste information ;

• De veiller à ce que les outils de communication numérique ne deviennent pas un mode exclusif de management et de transmission des consignes ;

• De privilégier le moyen de communication le plus adapté à chaque situation ;

• De respecter la vie privée et familiale et d’assurer un bon équilibre entre les sphères professionnelles et personnelles ;

• De s’engager à s’auto-responsabiliser sur l’utilisation de la messagerie électronique.

2. La déconnexion hors temps de travail

Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé, ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, les collaborateurs doivent s’abstenir d’utiliser les outils de communication numériques (notamment l’e-mail) pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et de congés, ces outils n’ayant pas vocation à être utilisés pendant ces périodes.

Dans ce cadre, les communications professionnelles sont fortement déconseillées pendant la plage horaire 20H00 – 8H00.

Il est notamment demandé à tous, au sein du Cabinet, de ne pas solliciter d’autres salariés (par courriel ou par téléphone) avant 7H00 et après 20H00, ainsi que les week-ends, sauf situation d’urgence ou de gravité particulière.

De façon à prévenir l’usage de la messagerie professionnelle, le soir, le week-end et pendant les congés, il est rappelé qu’il n’y a pas d’obligation à répondre aux messages reçus pendant ces périodes. Toutefois, il est possible d’utiliser les fonctions d’envoi différé.

Plus précisément, sauf urgence, le fait de recevoir un e-mail pendant les plages de déconnexion ne signifie pas qu’il faille y répondre immédiatement, de même qu’il n’est pas demandé aux salariés de consulter leur messagerie professionnelle pendant les plages de déconnexion.

En cas d’utilisation récurrente desdits outils numériques par le salarié pendant ses temps de repos et de congés, celui-ci sera reçu par son supérieur hiérarchique ou un membre de la Direction afin d’échanger sur les raisons de cette utilisation et les actions correctives à envisager.

3. La gestion de la connexion / déconnexion pendant le temps de travail

L’utilisation des outils numériques peut conduire à une sur-sollicitation des collaborateurs. Aussi, les utilisateurs s’engagent :

• A ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie et à s’interroger sur l’opportunité d’envoi d’un courriel avant d’y recourir notamment et à ne pas créer un sentiment d’urgence inutile ;

• A s’interroger sur le moment opportun de l’envoi du message, ou encore de l’appel téléphonique ;

• A recourir autant que possible aux fonctions d’envoi de courriel différé ;

• A être attentifs à la clarté et à la concision des courriels ;

• A indiquer dans leurs courriels un objet précis qui permettra au destinataire d’identifier rapidement le contenu du message et d’en apprécier le caractère urgent ;

• A favoriser les échanges directs ;

• A ne mettre en copie que les personnes directement concernées ;

• A privilégier le contact direct ou téléphonique pour le traitement des sujets sensibles ;

• A utiliser le gestionnaire d’absence pour la messagerie électronique et le message d’accueil vocal pour le téléphone en cas d’absence. Le cas échéant, indiquer les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

Chaque utilisateur est donc incité à limiter les envois de mails groupés et à sélectionner précisément les destinataires.

Chapitre 3 : Dispositions finales

Entrée en vigueur et durée du présent accord

L’entrée en vigueur du présent accord est subordonnée à sa signature par des membres du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres de l’instance lors des dernières élections professionnelles, dans les conditions de l’article L.2232-23-1 du Code du travail.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er janvier 2023 sous réserve de l’accomplissement des formalités de dépôt

Suivi de l’accord

Chaque année, la Société réunira les parties signataires du présent accord afin de faire le bilan de son application et d’étudier les éventuelles modifications à apporter.

Révision – Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales applicables. En cas de dénonciation, le préavis légal sera applicable.

Interprétation de l'accord

Les signataires (ou leur représentant) conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

La demande de réunion doit consigner l'exposé précis du différend.

La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans le mois suivant la première réunion.

Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Publicité et transmission

Une fois anonymisé, le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail par le représentant légal de la société.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de prud’hommes de LYON, et affiché dans l’entreprise.

Fait à Lyon, le 22 novembre 2022,

Pour la Société SELAS BREMENS AVOCATS

Représentée par [xxxxxxx]

Pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique, représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles :

[xxxxxxxxx])