ACCORD SUR LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL (QVT)

OPTIMARK

Entre les soussignés,

La Société OPTIMARK,

Société anonyme

Immatriculée au Registre du commerce et des sociétés d’Aix-En-Provence sous le n°489 573 535

Numéro d’identification : 489 573 535 000 49

Dont le siège social est situé au 302, Rue de la Gare – L’Ombrière Bât A – 13770 VENELLES

Représentée par XXXXX

Agissant en qualité de Directeur Général Groupe.

D’une part,

Et

Les délégués syndicaux XXXXX pour la CFDT et XXXXX pour la CFE-CGC ayant adopté le présent accord en vertu du mandat reçu à cet effet.

D’autre part.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Préambule 4

Partie 1 – La Qualité de Vie au Travail (QVT) 5

1 Préambule 5

2 Mesures en faveur de l’amélioration de la QVT 6

2.1 Donner à chaque collaborateur les moyens de faire face aux situations personnelles 6

2.1.1 Favoriser la parentalité 6

2.1.2 Temps partiel 6

2.1.3 Livret d’information « Livret aides sociales » : 7

2.1.4 Situations de fragilité sociale 7

2.1.5 Les congés d’articulation entre la vie professionnelle et personnelle 8

2.1.5.1 Congé de solidarité familiale 8

2.1.5.2 Congé de proche aidant 8

2.1.5.3 Congé de présence parentale 9

2.1.5.4 Jours d'absence à l'annonce d'un handicap chez l'enfant 10

2.1.6 Le don de jours de congés 10

2.1.6.1 Collaborateur bénéficiaire du don 10

2.1.6.2 Collaborateur donateur 11

2.1.6.3 Les jours de repos visés par le don 11

2.1.6.4 Plafond de jours pouvant être donnés 11

2.1.6.5 Plafond de jours pouvant être reçus par le collaborateur bénéficiaire 11

2.1.6.6 Modalité du don 11

2.1.6.7 Procédure de don 11

2.1.6.8 Modalité de consommation des jours par le bénéficiaire 11

2.1.6.9 Suivi du dispositif 12

2.2 Amélioration des parcours d’intégration des collaborateurs 12

2.3 Renforcer l’accompagnement managérial 12

2.3.1 Principe du management : 12

2.3.2 Renforcement de la communication au sein des services 14

2.3.3 Organisation de réunions d’équipe 14

2.3.4 Organisation d’un entretien annuel et d’un entretien professionnel 14

2.4 Renforcer la communication sur la stratégie et les évènements affectant la vie de l’entreprise 14

2.5 La prévention des situations de harcèlement sexuel et moral et des situations de violence au travail 15

2.6 La prévention des risques psychosociaux 16

2.6.1 Prévention primaire : détection régulière des risques 16

2.6.2 Prévention secondaire : communication et formation 17

2.6.3 Prévention tertiaire : gestion de crise 17

2.7 Organiser la conduite du changement 18

2.8 Actions et campagnes de prévention 18

Partie 2 - Durée, révision et dépôt de l’accord 19

1 Durée de l’accord – Clause de rendez-vous – Suivi de l’accord 19

2 Procédure de révision 19

3 Dépôt et publicité de l’accord 19

Préambule

La Qualité de Vie au Travail (QVT) peut se définir comme « l’existence d’un cercle vertueux entre plusieurs dimensions directement ou indirectement liées à l’activité professionnelle : relations sociales et de travail, contenu du travail, environnement physique, organisation du travail, possibilité de réalisation et de développement personnel, conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle.

Il est entendu que l’effet global des actions menées sur chacune de ces dimensions n’est pas le résultat d’une simple addition, mais de l’émergence d’une culture partagée autour du sujet qualité de vie au travail » (source : ANACT).

La QVT peut ainsi se concevoir comme un sentiment de bien-être au travail perçu collectivement et individuellement qui englobe l’ambiance, la culture de l’entreprise, l’intérêt du travail, les conditions de travail, le sentiment d’implication, le degré d’autonomie et de responsabilisation, l’égalité, ainsi qu’une reconnaissance et une valorisation du travail effectué.

Ainsi conçue, la QVT désigne et regroupe les dispositions récurrentes abordant notamment les modalités de mises en œuvre de l’organisation du travail permettant de concilier les modalités de l’amélioration des conditions de travail et de vie pour les collaborateurs et la performance collective de l’entreprise. Elle est un des éléments constitutifs d’une responsabilité sociale d’entreprise assumée.

La promotion de la QVT suppose :

• Un dialogue social de qualité qui aboutisse à de bonnes relations sociales et de travail ;

• De veiller à écarter tout impact pathogène des modes d’aménagement du travail ;

• De mettre en œuvre des mesures qui contribuent au bien-être au travail et au développement des compétences et à l’évolution professionnelle ;

• Que le travail participe à l’épanouissement physique, psychique et intellectuel des individus ;

• Que chacun trouve sa place au travail et que le travail garde sa place parmi les autres activités humaines. (ANACT)

Le développement de la QVT repose sur la mobilisation et l’action conjuguée de l’ensemble des parties prenantes :

• La Direction Générale,

• Le Service des Ressources Humaines,

• Le Management,

• Les Représentants du Personnel,

• Les Collaborateurs,

• Le Service de Santé au Travail dont le médecin du travail.

La Qualité de Vie au Travail part de chacun, elle ne se décrète pas, elle se coconstruit :

• Elle procède d’une démarche durable en lien avec la performance durable de l’entreprise (organisation au sens large),

• Elle doit permettre de repenser le travail, de combiner les enjeux liés au travail avec les enjeux sociétaux et les enjeux de santé,

• Elle nécessite du temps et ne peut s’inscrire dans l’urgence ou pour répondre à une situation donnée,

• Elle implique une appropriation de la démarche par l’ensemble des acteurs, lesquels doivent être vigilants à ne pas assimiler la Qualité de Vie au Travail ou à la réduire à des actions visant à faciliter la vie quotidienne des collaborateurs, en excluant la dimension du travail et de l’organisation du travail,

• Elle est aussi une manière d’aborder les problématiques de risques psychosociaux (RPS).

Analyser, comprendre, agir sur le travail, encourager les initiatives, apprendre, se développer, la Qualité de Vie au Travail doit permettre aussi d’assurer l’épanouissement et l’engagement des femmes et des hommes.

La société OPTIMARK considère que la QVT est un facteur de développement du bien-être tant individuel que collectif des collaborateurs, au service de la performance globale et durable de l’entreprise et de la satisfaction de sa clientèle.

La société OPTIMARK attache donc une importance considérable à l’accompagnement de chacun de ses collaborateurs dans l’accomplissement de sa mission. L’ambition de la société OPTIMARK, au travers de cet accord, est d’encourager la généralisation des bonnes pratiques en favorisant l’échange d’initiatives sur le terrain, leur partage et, le cas échéant, leur expérimentation.

Les parties signataires souhaitent rappeler que la promotion de la QVT suppose un dialogue social de qualité, tant au niveau du siège social que de l’entreprise dans sa globalité, et le rôle primordial des institutions représentatives du personnel, notamment celui du CSE. Les représentants du personnel doivent être associés, dans le cadre de leurs missions respectives, à la mise en œuvre des actions prévues à l’accord.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de l’ordonnance n° 2017-1385 du 22 septembre 2017 qui définit, en son article 7, le cadre de la négociation relative à « l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail », régie par l’article L. 2242-17 du Code du travail.

Partie 1 – La Qualité de Vie au Travail (QVT)

Préambule

Les parties rappellent la définition de la Qualité de Vie au Travail par l’ANI du 19 juin 2013 en ces termes :

« Un sentiment de bien-être au travail perçu collectivement et individuellement qui englobe l’ambiance, la culture de l’entreprise, l’intérêt du travail, les conditions de travail, le sentiment d’implication, le degré d’autonomie et de responsabilisation, l’égalité, un droit à l’erreur accordé à chacun, une reconnaissance et une valorisation du travail effectué. »

La démarche d’amélioration de la QVT regroupe toutes les actions permettant d’améliorer les conditions d’exercice du travail résultant notamment des modalités de mise en œuvre de l’organisation du travail, favorisant ainsi le sens donné à celui-ci, et donc d’accroître la performance collective de l’entreprise et sa compétitivité, par l’engagement de chacun de ses acteurs.

Les parties s’accordent sur le fait que la QVT a un impact très fort sur l’efficacité individuelle et collective, l’engagement et la motivation des collaborateurs. Elle constitue un facteur d’attractivité et de fidélisation des ressources, qui constituent des enjeux clés pour la société OPTIMARK. Elle limite par ailleurs l’absentéisme.

La société OPTIMARK souhaite offrir à ses collaborateurs un environnement de travail propice à l’initiative et caractérisé par des relations professionnelles efficaces et sereines. Le sens des missions de chacun(e), l’autonomie et la responsabilisation sont des éléments déterminants de bien-être au travail. Les parties s’accordent sur le fait que la contribution et la qualité managériales sont également essentielles pour créer les conditions optimales d’efficacité et de bien-être.

La reconnaissance, sous toutes ses formes, est vecteur de qualité de vie au travail. Elle passe par les signaux de reconnaissance apportés au quotidien dans les relations de travail, par l’attribution pour chaque collaborateur d’un libellé d’emploi et d’un niveau de rémunération cohérents par rapport aux attributions confiées ou encore par un environnement de travail favorisant l’écoute.

Les parties s’accordent sur le fait que les actions de cohésion interne, et plus largement la communication interne, descendante et ascendante, permettent de développer la QVT.

Mesures en faveur de l’amélioration de la QVT

Donner à chaque collaborateur les moyens de faire face aux situations personnelles

Afin de garantir le bien-être des collaborateurs et la performance de l’organisation, les parties reconnaissent que chaque situation est individuelle et s’entendent pour donner les moyens à chaque collaborateur de construire son équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.

Favoriser la parentalité

L’équilibre des temps de vie est un enjeu majeur dans une société où l’hyperconnectivité et le digital réduisent de plus en plus la frontière entre temps personnel et temps professionnel.

Permettre aux collaborateurs-parents de concilier vie professionnelle et vie privée est l’un des défis majeurs de l’entreprise de demain, notamment pour attirer et fidéliser les collaborateurs et améliorer la QVT.

Pour un employeur, apporter des réponses adaptées aux différentes demandes de ses collaboratrices et collaborateurs concourt au bon dialogue social d’entreprise, à l’installation d’un environnement favorable aux bonnes relations

Un livret Parentalité sera ainsi remis à l’ensemble des collaborateurs.

Ce livret présentera les droits et obligations des collaborateurs sur les points suivants :

• Avoir un enfant ;

• Devenir parent :

• Voir grandir son enfant ;

• Être présent pour son enfant ;

• Concilier l’activité professionnelle et sa vie familiale.

Temps partiel

Pour les collaborateurs confrontés à des problèmes, ponctuels ou non, d’ordre privé, familial ou de santé, l’aménagement du temps de travail peut constituer une solution intéressante.

L’entreprise entend favoriser la possibilité, aux collaborateurs qui le souhaiteraient, de pouvoir bénéficier d’un temps partiel pour une durée déterminée ou indéterminée.

Le collaborateur qui désire exercer ce droit doit en faire part à sa hiérarchie ainsi qu’à la Direction des Ressources Humaines en indiquant les raisons de sa demande, la réduction du temps de travail souhaitée ainsi que la durée pendant laquelle il souhaite en bénéficier.

En cas d’acceptation, cet aménagement sera concrétisé par la signature d’un avenant au contrat de travail et donnera lieu à une modification de la rémunération, au prorata du temps de travail effectué.

Lorsqu’un collaborateur à temps partiel, pour une durée indéterminée, demande à repasser à temps plein, sa demande est prioritaire. Le poste doit alors relever de la même catégorie professionnelle ou d’une catégorie équivalente. Le refus d’un passage à temps plein devra être motivé.

Livret d’information « Livret aides sociales » :

Les parties rappellent le principe selon lequel les interruptions de carrière, occasionnées par l’un des motifs suivants :

• Congé de solidarité familiale et congé de proche aidant,

• Congé de maternité, de paternité, d’adoption ou congé parental d’éducation,

ne doivent en aucun cas constituer un frein à l’évolution professionnelle.

Aussi, consciente de l’importance d’un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle de ses collaborateurs, l’entreprise entend favoriser une démarche générale de conciliation des intérêts privés et professionnels de chacun.

A ce titre, elle s’engage à permettre aux collaborateurs dont la situation familiale et personnelle le nécessite, dans les limites des nécessités de service, de prendre les congés suivants : Congés de solidarité familiale, Congé proche aidant etc.

La Direction s’engage à créer et diffuser à l’ensemble des collaborateurs, un livret regroupant les aides et dispositifs en matière d’assistance sociale dont ils peuvent bénéficier et cela dans le but d’améliorer l’information des collaborateurs.

Le livret regroupera la liste des organismes publics ou privés, associations susceptibles d’accompagner les collaborateurs dans leurs démarches personnelles, les congés familiaux dont ils peuvent bénéficier ainsi que toutes les informations légales pour les futurs parents et parents.

Ces informations seront intégrées au Guide de la Parentalité en entreprise.

Situations de fragilité sociale 

Conséquence des évolutions de la société, l’organisation et la structure familiale subissent des transformations qui impactent la vie au quotidien : divorce, adoption, recomposition familiale, famille monoparentale... Par ailleurs la présence d’un enfant handicapé peut constituer une charge particulière pour son environnement familial.

Consciente que ces situations induisent des contraintes et difficultés particulières en matière de conciliation entre vie professionnelle et vie familiale, la direction s’engage à être à l’écoute des salariés concernés par des difficultés et à les accompagner au mieux afin de les surmonter.

Les congés d’articulation entre la vie professionnelle et personnelle

Congé de solidarité familiale

Les parties se portent garantes de l’application des articles L. 3142-6 et suivants du Code du travail et de la possibilité pour tout collaborateur de bénéficier d’un congé de solidarité familiale.

D’une durée maximale de 3 mois, il est offert au collaborateur dont un proche souffre d’une pathologie mettant en jeu son pronostic vital ou est en phase avancée ou terminale d’une affection grave et incurable.

On entend par « proche » : soit d’un ascendant, descendant, frère ou sœur, ou bien une personne partageant le même domicile ou l’ayant désigné comme sa personne de confiance.

Le collaborateur souhaitant bénéficier de ce congé ou souhaitant le renouveler doit informer son supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines par écrit au moins 15 jours avant la date souhaitée de départ en congé, en indiquant sa durée prévisible et en fournissant les justificatifs liés à l’état de santé du proche, notamment un certificat médical qui doit attester que cette personne souffre d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou qu'elle est en phase avancée ou terminale d'une affection grave et incurable.

Ce congé est renouvelable une fois.

Pour des raisons qui lui sont propres, le collaborateur peut solliciter auprès de la Direction des Ressources Humaines et de son supérieur hiérarchique la transformation de son congé de solidarité familiale en période d’activité à temps partiel ou le fractionnement du congé.

Pendant la durée du congé, le supérieur hiérarchique du collaborateur et la Direction des Ressources Humaines assureront le maintien d'un lien entre l'entreprise et le collaborateur en lui précisant leurs coordonnées au moment de son départ en congé afin qu’il soit en mesure de les contacter.

Le congé prend fin soit à l’expiration du délai maximal de 3 mois, soit 3 jours après le décès du proche assisté, ou encore à une date antérieure choisie par le collaborateur, au moins 3 jours avant son retour.

A l’occasion du retour du collaborateur, celui-ci sera invité à s’entretenir avec son supérieur hiérarchique et avec la Direction des Ressources Humaines afin d’accompagner sa reprise.

Congé de proche aidant

Le congé de proche aidant est ouvert au collaborateur ayant au moins un an d’ancienneté, pour assister un proche présentant un handicap ou une perte d’autonomie d’une particulière gravité telle que définie à l’article L. 3142-16 du Code du travail.

On entend par « proche » :

• Soit la personne avec qui le collaborateur est en couple,

• Soit un ascendant, un descendant dont le collaborateur assume la charge, le collatéral jusqu’au 4^ème degré (frère, sœur, oncle, tante, cousins germains, neveu, nièce),

• L’ascendant, le descendant ou le collatéral jusqu'au 4^e degré de la personne avec laquelle le collaborateur vit en couple,

• Une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente. Le collaborateur intervient à titre non professionnel pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.

Le collaborateur souhaitant bénéficier de ce congé, ou le renouveler, informe son supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines par écrit au moins un mois (sauf circonstances exceptionnelles) avant la date souhaitée de départ en congé, en indiquant sa durée prévisible et en fournissant les justificatifs liés à l’état de santé du proche.

Ce congé, d’une durée maximale de 3 mois, est renouvelable dans la limite d’une année sur l’ensemble de la carrière. Il peut y être mis fin de façon anticipée dans les cas énoncés à l’article L. 3142-19 du Code du travail, notamment en cas de décès de la personne aidée ou de son admission dans un établissement.

Pour des raisons qui lui sont propres, le collaborateur peut également solliciter la transformation de son congé en période d’activité à temps partiel ou son fractionnement, en formulant une demande écrite auprès de son supérieur hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines au moins deux semaines avant la date prévisionnelle de début de congé.

La société devra répondre à cette demande dans la semaine suivant sa réception.

En cas de retour du collaborateur avant le terme du congé initialement prévu, il devra en informer la société en respectant un délai de prévenance d’une semaine.

Congé de présence parentale

Le collaborateur peut prendre un congé de présence parentale s'il a un enfant à charge atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité. (Articles L1225-62 à L1225-65 du Code du travail)

C'est le cas si l'état de santé de l'enfant à charge nécessite une présence soutenue et des soins contraignants.

Un enfant est considéré à charge lorsque le collaborateur en a la charge effective et permanente.

L'enfant doit répondre aux conditions suivantes :

• Avoir moins de 20 ans

• Ne pas percevoir un salaire mensuel brut supérieur à 952,74 €

• Ne pas bénéficier à titre personnel d'une allocation logement ou d'une prestation familiale

Aucune condition d'ancienneté n'est exigée.

Le congé est attribué pour une période maximale de 310 jours ouvrés par enfant et par maladie, accident ou handicap.

Le collaborateur utilise cette réserve de 310 jours en fonction de ses besoins dans la limite maximale de 3 ans.

Le certificat médical précise la durée prévisible du traitement de l'enfant. La durée du congé est égale à la durée du traitement.

Si le congé initial est prolongé, le collaborateur adresse à cette échéance un nouveau certificat à l'employeur.

Le congé peut être pris en une ou plusieurs fois.

Le collaborateur peut, par exemple, prendre le congé par demi-journée.

À la fin de la période de 3 ans, le collaborateur peut à nouveau bénéficier d'un congé de présence parentale :

• En cas de rechute ou de récidive de la pathologie de l'enfant,

• Lorsque la gravité de la pathologie de l'enfant nécessite toujours une présence soutenue et des soins contraignants.

Le collaborateur peut, avec l'accord de son employeur, transformer le congé en période d'activité à temps partiel ou le fractionner par demi-journée.

Le montant de l'allocation journalière de présence parentale (AJPP) est alors modifié en conséquence.

Chaque fois que le collaborateur souhaite prendre une demi-journée, un jour ou plusieurs jours de congé, il en informe l'employeur au moins 48 heures à l'avance.

Aucun délai de prévenance ne sera exigé en cas de dégradation soudaine de l'état de santé de l'enfant ou de situation de crise nécessitant une présence sans délai du collaborateur.

Jours d'absence à l'annonce d'un handicap chez l'enfant

Le collaborateur bénéficie d'un congé spécifique en cas d'annonce d'un handicap chez son enfant (Article L3142-1 du Code du travail).

La durée du congé est fixée à 2 jours.

Les jours de congés sont payés normalement, comme s'ils avaient été travaillés

Le don de jours de congés

Collaborateur bénéficiaire du don

Les dispositions du présent article sont applicables à tous les collaborateurs en cas de maladie, de handicap, ou d’un accident d’une particulière gravité ou du décès d’un enfant concernant notamment :

• Un enfant dont l’état de santé rend indispensable une présence soutenue et des soins contraignants. Il peut s’agir de l’enfant du collaborateur mais également de l’enfant de son conjoint, pacsé ou concubin, dont il a la charge.

• Le conjoint (époux, partenaire ou concubin) pour lequel une présence soutenue et des soins contraignants sont indispensables.

• Un enfant décédé de moins de 25 ans, soit une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du collaborateur.

Le don pourra donc bénéficier au collaborateur qui vient en aide à une personne atteinte d'une perte d'autonomie d'une particulière gravité ou présentant un handicap lorsque cette personne est, pour cet autre collaborateur, l'une de celles mentionnées aux 1° à 9° de l'article L. 3142-16 du Code du travail (son conjoint, son concubin, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, un ascendant, un descendant, un enfant dont il assume la charge, un collatéral jusqu’au quatrième degré, un ascendant, un descendant ou un collatéral jusqu’au quatrième degré de son conjoint, concubin ou partenaire lié par un pacte de solidarité, une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, qu’il visite de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne).

Le don pourra aussi bénéficier à un collègue touché par le décès soit d'un enfant âgé de moins de 25 ans, soit d'une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du collaborateur.

Conformément à l’article L. 1225-65-2 du Code du travail, un certificat médical détaillé, établi par le médecin qui suit l’enfant ou le conjoint au titre de la maladie, du handicap ou de l’accident, doit attester de la gravité de la pathologie ainsi que du caractère indispensable de la présence et des soins.

Ce document devra également indiquer la durée prévisible de la présence nécessaire.

Collaborateur donateur

Tout collaborateur peut, renoncer anonymement et sans contrepartie à un ou plusieurs jours de repos non pris, dans les conditions prévues dans le présent accord, au bénéfice d'un autre collaborateur de l'entreprise remplissant les conditions prévues par l’article 2.1.3.1 du présent accord.

Les jours de repos visés par le don

Conformément aux dispositions législatives en vigueur, seuls peuvent être cédés :

• Les jours de congé excédant vingt-quatre jours ouvrables,

• Les jours de congé acquis au titre de l’ancienneté,

• Les jours de réduction du temps de travail et les jours de repos.

Les jours de repos cédés doivent être impérativement acquis et disponibles au moment du don. Ils seront déduits du solde de jours de congé du collaborateur à l’origine du don.

Plafond de jours pouvant être donnés

Afin de préserver leur repos, les collaborateurs ont la possibilité de faire don d’un maximum de un jour entier de congés payés par période d’acquisition des congés payés.

Plafond de jours pouvant être reçus par le collaborateur bénéficiaire

Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, un collaborateur peut bénéficier d’un maximum de 25 jours de congés supplémentaires au titre du don de congés payés par période d’acquisition des congés payés.

Modalité du don

Le collaborateur souhaitant bénéficier d’un don de jours de congé dans les conditions prévues par le présent accord en informe la Direction des Ressources Humaines en transmettant le certificat médical mentionné à l’article 2.1.3.1.

A réception du document, le collaborateur sera reçu par la Direction des Ressources Humaines afin d’échanger notamment sur les modalités de communication autour de sa situation.

Procédure de don

Le collaborateur souhaitant faire un don de jours de repos en informe la Direction des Ressources Humaines par écrit en précisant le nombre de jours concerné.

Modalité de consommation des jours par le bénéficiaire

La prise des jours d’absence reçus en don se fait de manière consécutive, sauf contre-indications médicales, et par journée entière.

Le collaborateur bénéficiaire de jours cédés conserve le maintien de sa rémunération pendant sa période d’absence, quel que soit le montant de la rémunération du collaborateur donateur.

Un jour de congé donné par un collaborateur correspond à un jour d’absence autorisée payée pour le collaborateur bénéficiaire.

Le bénéficiaire continuera à acquérir des congés payés au cours de la période d’absence au titre du don.

Suivi du dispositif

Chaque année, un bilan du dispositif de don de jours de congés sera présenté à l’instance de représentation du personnel.

Amélioration des parcours d’intégration des collaborateurs

Conscientes de l’importance qu’ont les premières journées dans la relation au travail, les parties signataires souhaitent insister sur le rôle prépondérant de l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Un parcours d’intégration simple à suivre et facile à respecter sera proposé aux nouveaux arrivants leur permettant de bénéficier rapidement de toutes les informations pratiques et de découvrir les services de la société ainsi que les missions de chacun.

Le nouvel arrivant se verra remettre à son arrivée un livret d’accueil, la liste des personnes à rencontrer selon son profil, ainsi que le lien l’espace réseau ou Cloud, permettant de consulter les documents importants :

• Règlement Intérieur et Charte de Sécurité Informatique ;

• Convention collective ;

• Liste des services clés et coordonnées des contacts principaux …

Le nouvel arrivant sera pris en charge soit par la Responsable Recrutement (pour les salariés des sièges), soit par leur managers (pour le terrain) et bénéficiera d’une présentation de l’entreprise et des différents services.

Renforcer l’accompagnement managérial

Principe du management :

Le management et les relations interpersonnelles, au sein du collectif de travail, jouent un rôle fondamental au quotidien dans la qualité de vie au travail perçue par les collaborateurs.

Le manager est un acteur essentiel de l’organisation et son rôle d’écoute, de régulation et de relais d’information auprès des équipes est prépondérant. Au-delà, il a pour mission, outre l’organisation du travail, d’impliquer ses collaborateurs, de les faire progresser dans leur expertise et développer de nouvelles compétences.

Tout manager ayant la responsabilité d’une équipe doit adopter et mettre en œuvre au quotidien les 7 principes de Leadership de base :

• Être ambassadeur de la stratégie ;

• Débattre, décider, transformer les plans en actions ;

• Accomplir des résultats ;

• Devoir de communiquer, promouvoir ses idées à l’intérieur et à l’extérieur de son organisation ;

• Impliquer et responsabiliser les collaborateurs ;

• Privilégier l’intérêt commun ;

• Être exemplaire.

La société OPTIMARK prend l’engagement d’améliorer la qualité du management de proximité et de continuer d’accompagner ses managers pour améliorer leurs comportements managériaux.

A chaque niveau de l’organisation, le manager doit s’assurer que les membres de son équipe disposent des compétences et moyens adéquats pour remplir leurs missions, dans le respect des règles en vigueur, notamment celles relatives à la durée du travail.

Dans le cadre de ses missions d’encadrement, le manager joue un rôle essentiel, notamment dans :

• L’écoute des collaborateurs de son équipe ;

• L’information de son équipe ;

• La communication entre les membres de son équipe ;

• L’accompagnement de son équipe, notamment au travers des entretiens individuels, et la formation de celle-ci.

Dans ce cadre, la société doit créer les conditions qui permettent aux managers d’exercer pleinement leurs missions et les doter des outils nécessaires pour professionnaliser leurs démarches dans un esprit davantage collaboratif.

Pour cela, la société OPTIMARK prend l’engagement de former ses managers de proximité à la conduite des collaborateurs et des équipes et aux bonnes pratiques managériales.

Des sessions de formation ont ainsi été organisées sur l’année 2021 avec notamment une formation spécifique sur le management à distance et dans le cadre du télétravail.

Ces formations ont pour but d’améliorer l’organisation du travail de façon collective et individuelle et notamment de :

• Réfléchir aux modalités d’organisation du travail en intégrant le télétravail :

• Construire un projet d’organisation du travail et poser le cadre d’un fonctionnement collectif :

• Partager et co-construire avec son équipe les nouvelles modalités d’organisation du travail.

Elles seront reconduites régulièrement afin de permettre aux managers d’encadrer leurs équipes avec tous les outils nécessaires.

Renforcement de la communication au sein des services

La direction s’engage à développer au sein de la société des réunions de service permettant de mieux communiquer et de régler rapidement les « petits problèmes du quotidien ».

Une réunion d’équipe périodique est recommandée 1 fois par semaine.

Organisation de réunions d’équipe

Les parties soulignent l’importance de la qualité des relations de travail avec la hiérarchie et entre collègues, laquelle contribue largement à la motivation au travail. En effet, l’existence d’un corps social, solide et uni favorise l’implication dans le travail et le bien-être des collaborateurs au travail.

Les réunions d’équipe constituent un moment privilégié permettant aux équipes d’échanger, dans l’écoute et le respect de chacun, entre collègues et avec le manager, tant pour fixer et partager les objectifs collectifs que pour échanger, aussi, sur le vécu et la qualité du travail de chacun.

Ces échanges doivent contribuer à développer un climat de confiance réciproque et favoriser un esprit d’équipe empreint de collaboration et d’entraide.

Organisation d’un entretien annuel et d’un entretien professionnel

L’entretien annuel est un moment d’échanges qui permet au manager et au collaborateur de faire le point sur la contribution de ce dernier à la réalisation de ses objectifs. Il doit être un moment privilégié pour faire un point détaillé sur les missions du poste, les objectifs de l’année à venir et la réalisation des objectifs de l’année passée.

L’entretien professionnel sera déployé avec des cycles réguliers. Il permettra au manager et au collaborateur de faire le point sur les perspectives d’évolutions professionnelles du collaborateur et les formations qui peuvent y contribuer.

Néanmoins, les parties rappellent qu’au-delà de ces points formels, il appartient aux managers d’échanger régulièrement tout au long de l’année avec les membres de leurs équipes au sujet de leur développement professionnel et de leur donner l’opportunité, à travers de nouvelles missions, d’enrichir leurs compétences.

Renforcer la communication sur la stratégie et les évènements affectant la vie de l’entreprise

Tout collaborateur, quel que soit son niveau hiérarchique, doit pouvoir appréhender en quoi son activité s’inscrit dans un collectif et répond aux objectifs de son service, de son équipe et plus globalement, participe à la stratégie de l’entreprise.

Cette nécessité implique de communiquer à l’échelle des différents services, toute l’information utile sur la stratégie de l’entreprise et les objectifs dédiés à chaque service pour décliner, partager et mettre en œuvre cette stratégie.

Améliorer la communication au sein de l’entreprise, c’est donner une chance au collaborateur de s’identifier à la culture de l’entreprise et de dépasser une logique de travail individuelle. La circulation de l’information permet notamment au collaborateur d’être parfaitement familier avec les méthodes et les outils organisationnels mis à sa disposition. Cela lui permet de prendre conscience des leviers qui sont mis à disposition pour effectuer son travail correctement.

Le partage d’information entre les services est aussi un point primordial. Pouvoir communiquer avec les collègues d’autre service donne au collaborateur une vision globale de la stratégie de l’entreprise. Cela lui permet de prendre des décisions plus intelligentes et cohérentes avec le travail réalisé en amont et en aval du sien par ses collaborateurs. Cela renforce également son sentiment d’engagement et développe sa conscience globale des tenants et aboutissants des missions transversales.

Dans cette perspective, les parties conviennent de l’importance des communications destinées à l’ensemble du personnel et sous différentes formes relatives à la stratégie de l’entreprise.

Il appartient à la Direction et par le biais d’une communication interne adaptée et respectueuse des prérogatives des représentants du personnel, de donner un sens aux décisions importantes de la vie de l’entreprise et des BU afin de favoriser leur compréhension et leur appropriation.

La Direction s’engage à organiser chaque trimestre une réunion avec l’ensemble des managers pour que tous aient le même niveau d’information sur la stratégie de l’entreprise et les décisions prises et ce afin qu’ils puissent faire redescendre l’information à leurs équipes de façon régulière.

La prévention des situations de harcèlement sexuel et moral et des situations de violence au travail

Soucieuses du respect des droits fondamentaux des collaborateurs, notamment de leur intégrité physique et mentale, les parties s’accordent pour affirmer qu’une relation de travail constructive ne peut exister que si les collaborateurs, tant de manière hiérarchique que transversale, attachent une attention particulière au respect de leurs collègues de travail.

Est ainsi prohibée au sein d’OPTIMARK toute conduite abusive qui, par des gestes, paroles, comportements, attitudes répétées, vise à dégrader les conditions de travail d’un collaborateur.

Aussi, les parties signataires soulignent que les actes de harcèlement sexuel, moral et de violence au travail sont strictement interdits et sanctionnés s’ils sont avérés. Et qu’ils constituent un délit au regard de la loi. Ils sont strictement sanctionnés dans toute l'entreprise.

Cette interdiction est d’ailleurs reprise dans le règlement intérieur de l’entreprise ainsi que la condamnation des comportements sexistes.

Aucun collaborateur ne peut être victime de discrimination, notamment en termes de formation, d’évolution professionnelle ou de mobilité, pour avoir subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement.

La même protection est garantie à toute personne ayant témoigné ou relaté des faits ayant conduit à caractériser des comportements répréhensibles.

Par exception, les fausses accusations délibérées et diffamatoires pourront entrainer des sanctions telles que prévues dans le règlement intérieur de la société.

Toutefois, afin de renforcer la prévention de ces harcèlements :

• Des réunions de sensibilisation / formation seront organisées dès 2022 au sein de la société afin de rappeler les définitions de ces notions, la protection et les moyens à disposition des collaborateurs ;

• La Direction mettra tout en œuvre pour prévenir la survenance de ce type de situation, en collaboration avec le CSE et le référent harcèlement ;

Dans une logique constructive et de respect de la présomption d’innocence, les parties prenantes garantiront la confidentialité de cette démarche, condition essentielle afin de ne pas stigmatiser les collaborateurs concernés.

La prévention des risques psychosociaux

La prévention des risques psychosociaux est une préoccupation partagée par les parties signataires de cet accord.

Les parties s’accordent pour aborder le thème de la prévention des risques dans sa globalité, en intégrant les trois niveaux d’intervention suivants :

• Primaire : en travaillant en amont pour éviter l’apparition de situations à risques, en agissant à la source sur l’organisation du travail, les styles managériaux, les conditions de travail,

• Secondaire : en mettant en place des actions permettant de réduire les atteintes sur la santé des individus, notamment en les formant à mieux gérer les situations stressantes et à améliorer la capacité à gérer le stress,

• Tertiaire : en intervenant en cas d’incident critique, en apportant notamment le soutien psychologique nécessaire.

La Direction a d’ailleurs commencé à sensibiliser et former l’encadrement à la prévention et à la gestion des RPS.

Prévention primaire : détection régulière des risques

La société OPTIMARK s’engage à mettre à jour annuellement le document unique d’évaluation des risques professionnels d’OPTIMARK (DUER). Ce document répertorie tous les risques susceptibles de nuire à la sécurité des collaborateurs d’OPTIMARK, ainsi que des actions visant à les réduire ou à les supprimer totalement.

La Direction des Ressources Humaines travaillera en étroite collaboration avec le CSE et notamment la Commission SSCT, sur ce thème.

Le rôle du management dans la prévention des risques psychosociaux est essentiel. L’implication des managers doit permettre d’agir le plus en amont possible afin d’éviter les situations à risques.

La Direction des Ressources Humaines travaille en lien étroit avec le management opérationnel ; ce lien RH/managers au quotidien permet un bon maillage des situations et une identification des situations présentant des risques psychosociaux.

La Direction des Ressources Humaines va mettre en place plusieurs types d’entretiens de suivi individuels de ses collaborateurs (EAD / EP), qui permettront à la fois une bonne connaissance des collaborateurs et une identification de situations à risque.

Lorsqu’un manager diagnostique un risque spécifique, il/elle alerte la Direction des Ressources Humaines pour que les actions nécessaires soient mises en place, cette dernière assure un suivi de la personne concernée dans le temps.

Prévention secondaire : communication et formation

Par le présent accord, la société OPTIMARK s’engage à communiquer en interne sur les acteurs participant à la QVT et à la prévention des risques psychosociaux, ainsi que sur les outils mis à leur disposition et les contacts utiles. L’objectif étant que chaque collaborateur soit bien informé et prêt à réagir en cas de risque.

En effet, les parties signataires rappellent que les acteurs clés sont les collaborateurs de la DRH, les managers, les instances représentatives du personnel, mais qu’il en va également de la responsabilité de chaque collaborateur, d’alerter et/ou d’agir en cas de situation à risque.

Dans son Plan de Développement des Compétences, la société OPTIMARK s’engage à organiser des formations permettant une meilleure gestion du stress à la fois pour ses collaborateurs et ses managers (lâcher prise, priorisation, articulation des vies et rapport au travail, droit et devoir à la déconnexion, sensibilisation à l’addiction numérique, rappels des règles en matière de prévention pour les risques psychosociaux pour les managers…).

La société OPTIMARK s’engage à organiser, avec l’aide de la médecine du travail ou autre, ainsi qu’en collaboration avec le CSE et les membres de la Commission SSCT, des actions de sensibilisation aux RPS qui seront mises en place courant 2022.

La société OPTIMARK s’engage à mettre en place des actions spécifiques pour accompagner les personnes en retour d’absence longue liée à un épuisement professionnel et à apporter au management concerné les recommandations utiles en sensibilisant le manager.

Prévention tertiaire : gestion de crise

En cas d’évènement grave (accident, violences internes ou externes, décès brutal, tentative de suicide ou suicide…) ou de situation de crise (conflit interpersonnel important, collectif en difficulté…), la société OPTIMARK fera appel à des experts externes (psychologues du travail spécialisés sur ces sujets, médiateurs…).

Elle avertit le CSE et les membres de la commission SSCT en cas de danger grave et imminent menaçant la sécurité des collaborateurs de la société, afin que celui-ci puisse diligenter une enquête conformément au code du travail.

La DRH s’appuie également sur le médecin du travail, qui peut orienter les collaborateurs vers des spécialistes selon les sujets (assistante sociale par exemple).

La DRH veille à mettre en place le dispositif de suivi post crise en lien avec le management concerné.

Organiser la conduite du changement 

La technologie vient bousculer les organisations. Elle conduit des changements structurels qui viennent transformer la culture de l’entreprise et les relations entre les personnes.

La crise sanitaire a montré qu’une partie de ces changements était bien perçue par les collaborateurs. 69% des collaborateurs pensent même que les innovations technologiques sont bénéfiques pour leur travail. La réorganisation induite leur a donné plus d’autonomie. Elle a facilité la mise en œuvre du télétravail en favorisant de nouveaux modes de communication et d’accès aux outils.

Derrière cet élan d’adhésion, il faut néanmoins rester vigilant vis-à-vis de nouveaux risques. La Qualité de Vie au Travail se déporte chez le collaborateur, quand sa mission le permet.

L’entreprise doit s’assurer qu’il dispose d'un matériel opérant et fonctionnel. Les situations précaires liées aux confinements de 2020, au télétravail en 2021, laissent la place, à présent, à des aménagements pérennes. Mais des points de vigilance demeurent : 

• Le respect du droit à la déconnexion,

• La gestion du temps et des priorités,

• La décohésion d’équipes,

• La sécurité des données qui transitent.

La Société OPTIMARK s’engage à prendre en comptes tous ces nouveaux risques.

Un accord du droit à la déconnexion sera proposé aux délégués syndicaux en même temps que le présent accord, ainsi qu’un projet de Charte des Bonnes Pratiques en Entreprise (qui sera remise à chaque nouvel arrivant) et un projet de Charte des Bonnes Pratiques en Télétravail.

Les équipes ont été formées sur la gestion du temps et des priorités. Une première session a eu lieu en 2021. Cette opération sera renouvelée régulièrement.

Les managers ont été formés sur le management à distance afin de prévenir les risques de décohésion d’équipe.

Enfin, la Charte de Sécurité Informatique a été remise à jour et soumise à l’avis du CSE afin de prendre en compte tous les nouveaux risques induits par le travail à distance et par l’évolution de l’utilisation des outils numériques.

Actions et campagnes de prévention

La Direction s’engage à mettre en place des actions de sensibilisation et de prévention autour de thématiques communes (Gestes et Postures liés au travail sur écran, sécurité routière, tabac, alcool, etc.).

Ces actions seront déployées au siège social de la société OPTIMARK, mais aussi sur lors des séminaires afin de sensibiliser aussi les collaborateurs sur le terrain à des problématiques les concernant plus directement comme la sécurité routière.

Elles seront mises en place avec notamment la collaboration de la médecine du travail.

Partie 2 - Durée, révision et dépôt de l’accord

Durée de l’accord – Clause de rendez-vous – Suivi de l’accord

Le présent accord relatif la QVT est conclu pour une durée de 3 ans. Il prend effet le 14/10/2021.

Les parties conviennent que 6 mois avant l‘échéance, elles se rencontreront pour négocier éventuellement les conditions de renouvellement du présent accord. A défaut de nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme.

Outre les dispositions spécifiques prévues pour chaque thème, les parties signataires conviennent de se rencontrer à chaque date anniversaire du présent accord afin de réaliser un bilan de son application et d’envisager les éventuels ajustements à opérer.

Procédure de révision

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la DREETS conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où un événement exceptionnel, susceptible de modifier de manière significative la structure de l’entreprise ou d’impacter l’environnement économique dans lequel l’entreprise évolue, interviendrait au cours de la durée de vie du présent accord, de nature à modifier la détermination de certains des objectif, les parties conviennent de pouvoir se réunir aux fins d’apprécier, s’il s’avère nécessaire de réviser par voie d’avenant les objectifs relatifs notamment aux engagements en matière de recrutement et/ou de maintien dans l’emploi.

Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.

Il sera déposé, par l’entreprise, auprès de la DREETS par l’intermédiaire de la plateforme  www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. ainsi qu’auprès du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes d’Aix en Provence.

Fait à Venelles, le 14/10/2021

Pour la Société : OPTIMARK

Monsieur XXXXX

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour la CFE/CGC Pour la C.F.D.T

M. XXXXXXX Mme XXXXXXXX