ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ORGANISATION ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE LA SOCIETE IRH INGENIEUR CONSEIL

__________________

Entre :

La Société IRH Ingénieur Conseil, dont le siège social est sis 14 Rue Alexandre – 92230 GENNEVILLIERS, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de NANTERRE sous le numéro 490.646.395, représentée par xx xx, en sa qualité de Directeur Général,

D’une part,

L’organisation syndicale représentative FO, représentée par xx xx, en sa qualité de

Délégué syndical,

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord relatif à la nouvelle organisation des instances de représentation du personnel au sein de l’entreprise.

Sommaire

PREAMBULE 4

1. LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE UNIQUE 5

2. LA COMPOSITION DU CSE 5

2.1. Le Président du CSE 5

2.2. La composition du Bureau 5

2.3. Les attributions des membres du Bureau 6

2.4. La délégation élue du personnel 7

3. LE REFERENT HARCELEMENT SEXUEL 8

4. LA COMMISSION SSCT (Santé, Sécurité et Conditions de Travail) 8

4.1. La composition et le fonctionnement 8

4.2. Les attributions 9

5. LES REUNIONS DU CSE 9

5.1. Le nombre de réunions 9

5.2. Les lieux de réunion 10

5.3. Réunions ordinaires 10

5.4. Réunions extraordinaires 10

5.5. L'ordre du jour 10

5.6. Les participants 11

5.7. La tenue des réunions 11

5.8. Les votes 12

5.9. Le procès-verbal 12

5.10. Le secret professionnel et l’obligation de discrétion 13

6. LES MOYENS MATERIELS 13

6.1. Les locaux et équipements 13

6.2. Les modalités d’informations entre membres du CSE et / ou les membres de commissions et les salariés 13

6.3. Les panneaux d'affichage 13

6.4. Le site internet 14

7. LES MOYENS FINANCIERS 15

7.1. La subvention annuelle de fonctionnement du CSE 15

7.2. La subvention annuelle aux activités sociales et culturelles 16

7.3. Les primes d'assurance couvrant la responsabilité civile du CSE 16

8. LES CREDITS D’HEURES 17

8.1. Les titulaires 17

8.2. Les suppléants 17

8.3. Les membres de la commission SSCT 17

9. LES TEMPS ET FRAIS DE DEPLACEMENT 18

9.1. Les temps de déplacement 18

9.2. Les frais de déplacement 18

10. LE SUIVI DES CREDITS D’HEURES ET DES TEMPS DE DELEGATION 19

11. LA DUREE DE L'ACCORD 19

12. LES FORMALITES DE DEPOT 19

ANNEXE 20

PREAMBULE

Les ordonnances dites « Macron », et en particulier l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ont modifié sensiblement les règles applicables au droit du travail et au dialogue social. Les décrets d’application ont été publiés et le nouveau cadre applicable est maintenant défini.

Au regard de ces évolutions, les partenaires sociaux sont convenus de déterminer ensemble l’organisation de la nouvelle instance et ses modalités de fonctionnement.

Conformément à l’article L2315-24 du code du travail, les parties affirment leur volonté de doter le CSE d’un règlement intérieur permettant la mise en place de la nouvelle instance.

Le CSE a rendu un avis favorable le 29 janvier 2021.

LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE UNIQUE

Les partenaires sociaux conviennent que dans son organisation actuelle, la société IRH Ingénieur

Conseil est divisée en unités de travail n’ayant pas la qualité d’établissements distincts au sens du droit de la représentation du personnel.

Dès lors, ils s’accordent pour mettre en place un CSE unique au niveau de l’entreprise dont le périmètre couvre l’ensemble de ces unités de travail.

Le protocole d’accord préélectoral, négocié en vue de l’organisation des prochaines élections, retiendra ce périmètre pour constituer le CSE au niveau de l’entreprise.

2. LA COMPOSITION DU CSE

2.1. Le Président du CSE

Le Président est le responsable de l’entreprise ou son représentant officiellement désigné.

Le Président :

• Fixe la date et l'ordre du jour de la première réunion qui suit chaque élection,

• Fixe, en collaboration avec le secrétaire, l'ordre du jour des réunions suivantes dans les conditions prévues par l’article 5.4 du présent accord. Les réunions sont planifiées à chaque début d’année civile par un calendrier fixé conjointement par la Direction et le CSE.

• Convoque tous les membres du CSE aux réunions, tant ordinaires qu’extraordinaires, en joignant et communicant l’ordre du jour dans le respect des délais légaux ;

• Signe, avec le secrétaire après son adoption, le procès-verbal des réunions dans les conditions fixées par l’article 5.8 du présent accord.

• Préside les réunions du CSE, organise les débats, veille à la bonne tenue des réunions et à la régularité des scrutins.

2.2. La composition du Bureau

Au cours de la première réunion du CSE, les membres titulaires (ou leurs suppléants en cas d’absence de certains titulaires) procèdent à l'élection des membres du bureau du CSE :

• du secrétaire, trésorier et secrétaire adjoint parmi les membres titulaires ;

• du trésorier adjoint, parmi les membres titulaires ou suppléants.

Les élections des membres du bureau se font selon les règles du vote majoritaire. Le candidat qui obtient la majorité des suffrages exprimés est élu ; en cas d'égalité, entre au moins deux candidats, le poste revient au plus âgé d'entre eux.

Tout élu à l'une ou l'autre de ces fonctions dont le mandat prend fin ou qui est temporairement absent ou qui souhaite être déchargé de ses fonctions est remplacé dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir.

2.3. Les attributions des membres du Bureau

2.3.1. Le secrétaire :

• Est chargé de la coordination entre le Président et les autres membres du CSE

• Etablit, en liaison avec le Président, l'ordre du jour de chacune des réunions

• Est chargé de la correspondance du CSE et de la conservation des archives avec l’aide du Trésorier. Il reçoit notamment, non décachetées, les correspondances adressées au CSE et en tient informés le Président et les membres du CSE

• Organise le travail du CSE et veille à l'application des décisions prises

• Envoie un procès-verbal provisoire des réunions du CSE contenant les questions et réponses écrites de la Direction dans les 15 jours de la réunion, le signe une fois celui-ci adopté

• assure la diffusion au sein de l'entreprise du procès-verbal/compte-rendu (après approbation) ou de toute information que les élus souhaitent porter à la connaissance des salariés

En cas d'absence ou d'empêchement, le secrétaire adjoint en premier lieu, ou sinon tout autre membre préalablement désigné, assure temporairement les tâches et responsabilités du secrétaire.

2.3.2. Le trésorier :

Le trésorier établit et gère le budget du CSE (budget de fonctionnement et budget consacré aux activités sociales et culturelles). Il rend régulièrement compte aux membres du CSE et au Président.

Il est chargé de la tenue des comptes et de la gestion du CSE, et notamment :

• ouvrir et gérer les comptes bancaires,

• régler les factures, gérer ses ressources, archiver les documents comptables,

• préparer le compte rendu annuel de gestion

• le compte rendu de fin de mandat

Le trésorier est assisté dans ses fonctions d'un trésorier adjoint ; en cas d'absence ou d'empêchement, le trésorier adjoint assure temporairement les tâches et la responsabilité du trésorier.

2.4. La délégation élue du personnel

Le CSE est composé de représentants du personnel élus suivant les modalités fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les modalités de remplacement en cours de mandat d’un membre titulaire du CSE sont fixées de la façon suivante :

Le remplacement en cours de mandat d’un membre titulaire du CSE qui a cessé définitivement ses fonctions d’élu ou qui se trouve temporairement indisponible pour une cause quelconque se fait selon les règles définies légalement (Art. L. 2314-37) et dans l’ordre suivant :

1. par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie,

2. s’il n’existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l’organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation.

Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

3. A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n’appartenant pas à l’organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu’au retour de celui qu’il remplace ou, le cas échéant, jusqu’au renouvellement de l’institution.

Si le titulaire absent n’a pas été élu sur une liste syndicale, le suppléant choisi pour le remplacer sera :

• de même catégorie professionnelle ou du même collège électoral ;

• et à défaut, le suppléant appartiendra à un autre collège et celui élu en tête de liste sera choisi.

Dans chaque cas, la préférence sera accordée au suppléant ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Il est rappelé que, conformément à l’article L.2314-10 du code du travail, dès lors qu’un collège électoral n'est plus représenté ou si le nombre des membres titulaires (une fois les règles de remplacement par des suppléants ont été appliquées) de la délégation du personnel du CSE est réduit de moitié ou plus, La direction organisera des élections partielles si sauf si ces événements interviennent moins de 6 mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

3. LE REFERENT HARCELEMENT SEXUEL

Conformément aux articles L.2314-1 et L.2315-32, les membres titulaires (ou leurs suppléants en cas d’absence de certains titulaires) procèdent à la désignation parmi ses membres d’un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sous la forme d’une résolution adoptée à la majorité des membres.

Le référent harcèlement sexuel exerce, sur délégation du CSE, les missions de l’article L2312-9 3° du code du travail, à savoir : il peut susciter toutes initiatives qu’il estime utiles et proposer notamment des actions de préventions de harcèlements sexuel et agissements sexistes.

4. LA COMMISSION SSCT (Santé, Sécurité et Conditions de Travail)

Le CSE ne comprend qu’une commission, la Commission SSCT, l’ensemble des autres prérogatives prévues par le Code du travail aux autres commissions relèvent directement du CSE à défaut de remplir les critères pour instaurer ces dernières.

Par dérogation au code du travail, les partenaires sociaux conviennent de la mise en place d’une commission Santé, Sécurité et Conditions de travail au niveau de l’entreprise.

4.1. La composition et le fonctionnement

Cette commission est composée de 4 membres élus par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants.

Au cours de la première réunion du CSE, les membres titulaires (ou leurs suppléants en cas d’absence de certains titulaires) procèdent à l'élection des membres de la commission ainsi que la désignation parmi eux du membre de la Commission en charge d’établir les Comptes-rendus de chaque réunion. En cas d’empêchement, le membre de la CSSCT est remplacé par un membre titulaire ou suppléant du CSE.

Le Compte-rendu finalisé est présenté et approuvé à la plus proche des réunions du CSE.

Elle est présidée par l’employeur ou son représentant, lequel pourra se faire assister par 1 ou 2 collaborateurs appartenant à l’entreprise.

Cette commission se réunit a minima 4 fois dans l’année, notamment pour préparer la tenue des CSE dont l’ordre du jour est majoritairement consacré aux thèmes SSCT.

Sont membres de droit de la CSSCT et sont invités aux réunions de la commission le Médecin du travail, l’agent de contrôle de l’Inspection du travail, l’agent des services de prévention de la CARSAT, le responsable prévention et sécurité de l’entreprise.

En dehors de ces réunions ordinaires, la Commission pourra tenir des réunions supplémentaires en cas de circonstances exceptionnelles ou pour toute question justifiée par l’urgence et requérant un avis ou une intervention rapide.

4.2. Les attributions

Cette commission exerce, par délégation du CSE, certaines missions de ce dernier en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Le CSE conserve en revanche l’intégralité de ses attributions consultatives ainsi que le pouvoir de décider du recours à l’expert.

Le CSE délègue ainsi à la CSSCT les missions suivantes :

• étude et analyse des questions santé / sécurité / conditions de travail pour le compte du CSE. Elle peut ainsi notamment proposer au CSE des actions de prévention des risques professionnels

• travaux préparatoires en vue des consultations du CSE sur l’ensemble des sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail

• réponse à toute sollicitation du CSE pour des missions relevant de sa compétence

• inspection et enquête en matière de santé / sécurité / conditions de travail, notamment en cas de risque grave, d’accident du travail ou de maladie professionnelle : elle peut ainsi notamment proposer au CSE la mise en œuvre d’une expertise

• analyse du rapport d’activité annuel de la Médecine du travail et participation à l’établissement du Document Unique d’évaluation des risques

• réaliser des visites d’inspection dans les implantations régionales.

Outre ces missions, la CSSCT peut toujours émettre des recommandations et préconisations écrites auprès du CSE pour toute question relevant de sa compétence afin, notamment, de permettre l’amélioration de la qualité de vie au travail du personnel et la prévention des risques professionnels.

Dans le cadre de ses missions générales, la CSSCT se réunit une fois par trimestre par visioconférence ou par conférence téléphonique et établit des comptes rendus écrits de ses réunions qu’elle transmet au CSE au moins tous les 3 mois.

5. LES REUNIONS DU CSE

5.1. Le nombre de réunions

Le nombre annuel de réunions ordinaires est fixé à 12.

Le Président réunit au moins une fois par mois le CSE. Le calendrier des réunions est fixé à l’année conjointement par la Direction et le CSE.

Au début de chaque réunion, sont confirmés la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion.

Une convocation sera envoyée en cas de changement de date et d’heure ou de lieu de réunion.

5.2. Les lieux de réunion

Les réunions du CSE et de ses commissions ont en principe lieu en visio-conférence ou en conférence téléphonique et en présentiel une à deux fois par an sur l’agence de la région parisienne (Antony).

Sur proposition du Président ou des membres élus du CSE, la réunion peut également se tenir dans une autre unité d’IRH IC.

5.3. Réunions ordinaires

Les réunions ordinaires sont celles au cours desquelles les membres du CSE se réunissent en qualité d'assemblée délibérante - sur convocation du président du CSE ou de son représentant - afin de fonctionner en tant que telle, notamment en traitant un ordre du jour et en abordant tous les points y figurant après débats, délibérations et vote(s) le cas échéant.

Au cours des réunions plénières ordinaires sont aussi traitées les réclamations.

5.4. Réunions extraordinaires

En fonction des circonstances, des réunions extraordinaires pourront se tenir sur demande de la majorité des membres élus titulaires du CSE ou à la demande du Président.

Dans ce cadre, la convocation et l'ordre du jour pourront être transmis sous des délais restreints, adaptés à la situation justifiant la réunion extraordinaire.

5.5. L'ordre du jour

L'ordre du jour est établi et cosigné conjointement par le Président et le secrétaire du CSE, qu'il s'agisse de la réunion mensuelle ou d'une réunion extraordinaire, sauf consultations légales obligatoires inscrites de plein droit à défaut d’accord.

Une copie est transmise pour information à la direction des ressources humaines.

Lorsque le CSE se réunit à la demande de la majorité de ses membres, l'ordre du jour comporte obligatoirement les questions jointes.

L'ordre du jour (avec la liste des questions appelant des réponses écrites) est transmis à chaque membre du CSE par l'employeur, au plus tard 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

5.6. Les participants

Participent de droit à toutes les réunions du CSE :

• le Président ou son représentant nommément désigné,

• les membres titulaires (avec voix délibérative),

• les membres suppléants en cas d’absence du titulaire,

• le médecin du travail (avec voix consultative) peut également participer aux réunions pour les questions le concernant,

• le cas échéant, les experts nommés par le CSE dans les conditions prévues par la loi lorsque, en fonction de l'ordre du jour, leur présence est nécessaire.

Peuvent également participer aux réunions :

• 3 collaborateurs de l’entreprise destinés à assister le Président (avec voix consultative),

• le commissaire aux comptes, à la demande du CSE, dans le cadre de la consultation annuelle sur la situation économique et financière de l'entreprise ou du droit d'alerte économique,

• toute personne interne ou externe à l'entreprise sous réserve de l’accord de l’employeur et de la majorité des membres présents du CSE.

Par dérogation à la règle générale, lors de la première réunion du CSE, l’ensemble des membres participe à la réunion afin d’organiser son fonctionnement.

5.7. La tenue des réunions

Les réunions plénières se tiennent en principe sur une demi-journée, suivant l’ordre du jour.

Les réunions se tiennent jusqu'à épuisement de l'ordre du jour. Une fois l’ordre du jour épuisé le Président passe aux réclamations. Si le CSE n’arrive pas à traiter tous les points dans les temps prévus, la réunion est suspendue et les points restants seront traités lors de la reprise de la réunion à une date convenue avec l’employeur, ou lors de la prochaine réunion du CSE.

Les débats ne portent et ne comportent que l’examen des seuls points, thèmes et questions inscrits à l’ordre du jour et dans l’ordre fixé par celui-ci. Il peut être modifié l’ordre d’examen par accord entre le Président du CSE et la majorité des élus titulaires du CSE présents.

Les réunions peuvent être précédées la veille d'une réunion préparatoire à laquelle participent les membres élus.

Les réunions se tiennent pendant les heures de travail et sont assimilées à du temps de travail effectif. Au contraire, le temps passé en réunion préparatoire est imputé sur le crédit d’heures de délégation.

5.8. Les votes

Le Président ou son représentant (lorsqu'il ne consulte pas les membres élus du CSE en tant que délégation du personnel), les membres titulaires ou, en cas d'absence, les suppléants, sont seuls admis à voter.

A l'exception des cas où le vote à bulletin secret est obligatoire et d'ordre public, les votes ont lieu à mains levées. Toutefois, dès lors qu’un membre du CSE le demande, le vote doit être effectué à bulletins secrets.

Les délibérations du CSE donnent lieu à des vœux ou des suggestions pris sous la forme de résolutions (motions).

Sauf cas particuliers prévus par la loi, les résolutions sont prises à la majorité des présents ; elles ne sont adoptées que si au moins la moitié plus une voix des membres présents ayant voix délibérative votent "pour". Les abstentions sont comptabilisées dans les votes « contre ».

Les désignations et élections auxquelles procède le CSE (bureau, membres des commissions) se font selon les règles du vote majoritaire à deux tours.

5.9. Le procès-verbal

Le procès-verbal est établi par le secrétaire :

• il mentionne les personnes présentes et les personnes absentes à la réunion ;

• il rend compte officiellement de l'activité du CSE, des résolutions prises, des engagements pris, des débats, des questions – réponses et de la suite motivée que l'employeur a donné aux propositions qui lui ont été soumises ;

• il fait part de l'activité de la commission SSCT ;

• il consigne les questions – réponses écrites.

Le secrétaire du CSE communique un exemplaire (sous forme de projet) du procès-verbal au Président, aux membres du CSE (titulaires et suppléants).

Les membres du CSE et le Président font part de leurs remarques par retour de mail. Le procès-verbal sera approuvé et diffusé dans les meilleurs délais et si possible avant la réunion suivante.

Après son approbation, Le procès-verbal est diffusé par le secrétaire à chacun des membres élus du CSE.

Un exemplaire du procès-verbal est diffusé sous forme numérique (pdf) sur une plateforme internet à accès contrôlé.

Lorsque des informations auront été présentées en réunion par le Président ou son représentant comme confidentielles, les dispositions s’y rapportant seront identifiées comme telles au procès-verbal et seront expurgées de la version diffusée.

5.10. Le secret professionnel et l’obligation de discrétion

Les membres élus du CSE et les membres de la Commission SSCT sont tenus au secret professionnel et à une obligation de discrétion dans les conditions prévues par l’article L.2315-3 du code du travail.

6. LES MOYENS MATERIELS

6.1. Les locaux et équipements

La Direction peut mettre à la disposition du CSE un local destiné principalement à permettre au CSE de se réunir. Il est également permis au CSE de se réunir par visioconférence ou par téléphone.

6.2. Les modalités d’informations entre membres du CSE et / ou les membres de commissions et les salariés

Sous réserve du respect par le CSE de ses obligations en matière de protection des données personnelles, et du devoir de respecter la confidentialité des informations présentées comme telles, les membres du CSE et de la Commission sont autorisés à échanger entre eux ou avec les salariés via :

• la téléphonie (y compris conférence à plusieurs)

• la visio-conférence

• la messagerie électronique du CSE

• le courrier postal

• Teams ou tout autre application similaire

L’échange avec les salariés doit être modéré et ne pas entraver la bonne marche de l’entreprise.

6.3. Les panneaux d'affichage

Sur l’ensemble des sites, la Direction met à la disposition du CSE un panneau d'affichage destiné à sa communication à l'attention du personnel dans chacun des bâtiments indépendants accueillant du personnel d’IRH IC.

Ces panneaux d’affichage sont installés dans un endroit où ils peuvent être consultés par le personnel dans des conditions normales de lecture, de préférence dans la salle de détente.

6.4. La mise à disposition d’une messagerie dédiée

Pour sa communication auprès des salariés, le CSE disposera d’une adresse électronique dédiée qui sera gérée par le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier et le trésorier adjoint. Les membres du bureau du CSE pourront avoir accès à cette messagerie qui devra disposer d’un accès sécurisé, et l’employeur ou ses représentants s’interdisent d’y avoir accès.

La messagerie du CSE peut être utilisée :

• pour la transmission à l’ensemble du personnel de brèves et informations concernant les activités sociales et culturelles du CSE ;

• pour l’information de la disponibilité d’un nouveau procès-verbal avec un lien vers la plateforme internet où le procès-verbal est déposé ;

• par les salariés, pour échanger directement avec les membres du CSE ou leur poser des questions ;

Il est précisé que la diffusion par le CSE de brèves et d’informations doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail.

L'utilisation de la messagerie doit donc être mesurée avec une attention particulière portée à la taille des pièces jointes.

Cette messagerie ne pourra pas être utilisée dans le cadre de la propagande électorale, sauf accord de la Direction.

6.4. Le site internet

Le CSE, à la suite du CE, s’est doté d’un progiciel de comptabilité et de gestion de ses informations notamment sur les activités sociales et culturelles.

La sécurité d’accès au site est assurée par l’attribution d’un nom d’utilisateur (username) et d’un mot de passe individuel pour chaque salarié. Tous les mois, la liste des personnes ayant droit à l’accès au site est mise à jour et les accès des personnes ne faisant plus partie de l’entreprise sont clos.

Le présent accord prévoit que le secrétaire du CSE ou le trésorier est autorisé à y faire figurer, sous sa responsabilité, les informations suivantes et destinés à l’information des salariés :

• informations sur le rôle de l’instance, sa composition,

• informations sur les activités sociales et culturelles,

• motions votées en séance,

• ordre du jour, date des réunions,

• brèves,

• lieu où les procès-verbaux des réunions sont consultables,

• les procès-verbaux en version numérique non modifiables (actuellement format pdf) avec notamment les réponses apportées par la direction aux questions posées par écrit et les débats.

La direction pourra demander la suppression des informations qui vont au-delà du contenu défini ci-avant.

7. LES MOYENS FINANCIERS

7.1. La subvention annuelle de fonctionnement du CSE

Conformément aux dispositions légales, la subvention annuelle de fonctionnement du CSE est égale à 0,20 % de la masse salariale brute d'IRH IC.

7.1.1. Les modalités de paiement

7.1.1.1. L’évaluation de la subvention

La subvention est évaluée en début d'année civile à partir de la masse salariale prévisionnelle de référence fournie par la direction générale. Cette évaluation est révisée à chaque début d’année suivante.

7.1.1.2. Le paiement de la subvention

La subvention est payée en 4 fois. Les versements correspondants interviennent avant la fin du premier mois de chaque trimestre civil et par virement, déduction faite des charges imputables au CSE et supportées par IRH IC.

7.1.1.3. Les ajustements

Chaque année civile, un ajustement est opéré en début d’année N+1 sur la masse salariale constatée en N-1.

7.1.2. Les dépenses à la charge du CSE

• la rémunération des experts libres du CSE ainsi que la part revenant au CSE dans le cadre des expertises légalement prévues ;

• les frais courants de fonctionnement (documentation, papeterie, frais d'abonnement, de photocopies, etc.) ;

• les frais de voyage et de séjour des membres du CSE s’ils ne sont pas liés à des déplacements pour les réunions du CSE, de la commission SSCT ainsi que les déplacements spécifiques des membres de la commission SSCT (voir paragraphe 8.3) ;

• les charges (salaires, cotisations sociales, etc.) relatives au personnel engagé directement par le CSE ;

• les frais de logiciels, de comptable, etc. engagés directement par le CSE.

7.2. La subvention annuelle aux activités sociales et culturelles

7.2.1. Les modalités de calcul

La subvention annuelle aux activités sociales et culturelles est déterminée à partir de la masse salariale brute retenue pour le calcul de la subvention annuelle de fonctionnement du CSE.

Le taux applicable à la masse salariale est 0,8% de la masse salariale.

Ce taux de 0,8 % pourra être éventuellement amélioré lors de futures négociations.

7.2.2. Les modalités de paiement de la subvention annuelle aux activités sociales et culturelles

La masse salariale de référence à prendre en compte pour le calcul de la subvention annuelle aux activités sociales et culturelles due par IRH IC est estimée au 1^er janvier de l’année et ajustée ensuite, suivant les mêmes dispositions que celles développées précédemment pour la subvention annuelle de fonctionnement.

La subvention annuelle aux activités sociales et culturelles est également payée en quatre fois et par virement, les versements correspondants interviennent avant la fin du premier mois de chaque trimestre civil sous déduction des sommes engagées directement par IRH IC avec l’accord préalable du CSE.

7.3. Les primes d'assurance couvrant la responsabilité civile du CSE

La responsabilité civile du CSE est couverte par la police d’assurance générale d’IRC IC sans frais supplémentaires pour le CSE.

Une attestation annuelle de couverture est fournie au CSE par IRC IC en janvier.

8. LES CREDITS D’HEURES

8.1. Les titulaires

Les membres titulaires du CSE disposent d'un crédit d'heures individuel pour leur permettre d'exercer leur mandat.

En application de la législation du travail, ce crédit d'heures individuel est de 22 heures par mois.

Il est toutefois prévu que les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d'heures de délégation dont ils disposent.

Les temps seront saisis sous l’outil de gestion GIGA.

Le temps passé aux réunions plénières et extraordinaires avec la direction n'est pas déduit du crédit d'heures mensuel.

8.2. Les suppléants

Les membres suppléants du CSE ne disposent pas de crédits d'heures individuels sauf quand ils remplacent temporairement un membre titulaire.

8.3. Les membres de la commission SSCT

Les temps suivants sont assimilés à du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heure :

• le temps passé aux réunions de la commission

• temps d’enquêtes consécutives à un accident du travail grave ou à des incidents répétés ayant révélé un risque grave

• recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité (démarches consécutives à l'apparition d'un danger imminent invoqué par un salarié)

• le temps passé pour les visites d’inspection obligatoires.

9. LES TEMPS ET FRAIS DE DEPLACEMENT

9.1. Les temps de déplacement

Le temps consacré par les membres du CSE (titulaires, suppléants remplaçant un titulaire) pour venir aux réunions obligatoires avec la direction et en repartir, est considéré comme du temps de travail effectif lequel ne s'impute pas sur les crédits d'heures mensuels et individuels dont peuvent bénéficier les intéressés.

Il en est de même pour les membres des commissions lorsqu'ils se déplacent pour assister à une réunion plénière sur convocation écrite du Président.

9.2. Les frais de déplacement

Les frais de déplacement (frais de voyage et de séjour) engagés par les membres du CSE ou les membres de la Commission SSCT, ou les délégués syndicaux pour venir aux réunions organisées par la Direction et en repartir, sont pris en charge par IRH IC dans les conditions prévues par la réglementation relative aux déplacements professionnels en vigueur dans la société étant précisé que :

• Le train est le moyen de transport à privilégier

• Les déplacements par la route ne sont à retenir que dans la mesure où ils offrent plus de commodité que le train ou qu'ils s'avèrent plus court en temps, ou encore lorsqu'ils permettent un déplacement groupé. Une voiture de location ou de service est utilisée dans tous les cas de figure.

Les voyages en avion ne sont autorisés que lorsque ce moyen de transport se révèle plus pratique ou imposé par les distances ou les circonstances

Ces modalités d'indemnisation sont également applicables aux membres des commissions auprès du CSE lorsqu'ils se déplacent pour assister à une réunion sur convocation écrite du Président.

Les autres frais de voyage et de séjour exposés par les membres du CSE dans le cadre de leurs missions pour le compte du CSE ou de l’une de ses commissions ne sont pas pris en charge par la société (réunions préparatoires, travaux internes, toute autre réunion, etc.)

Par exception, les frais de déplacement (de séjour et de voyage) des membres de la commission SSCT imposés par les enquêtes ou les inspections sont également pris en charge par la Direction dans les conditions précitées.

10. LE SUIVI DES CREDITS D’HEURES ET DES TEMPS DE DELEGATION

Le suivi des crédits d’heures et des temps de délégation est effectué au moyen de numéros d’imputation spécifiques ouverts dans l’outil de gestion (cf. annexe 1)

Pour ce faire, tous les membres du CSE et les membres d’une commission renseignent chaque fin de semaine l’outil de gestion des temps (GIGA).

11. LA DUREE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être dénoncé dans les conditions prévues par la loi.

Les partenaires sociaux conviennent de se revoir pour adapter le texte en fonction des nécessités issues de la pratique, des modifications législatives, règlementaires ou jurisprudentielles qui pourront apparaître.

12. LES FORMALITES DE DEPOT

Le présent accord conclu conformément à l’article L 2232-12 alinéa 1 du Code du travail est fait en un nombre suffisant d'exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.

Il est déposé auprès de la Direction Départementale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle ainsi qu'auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes du même lieu.

La Direction procédera enfin au dépôt du présent accord sur la plateforme nationale «Télé Accords».

Fait à Gennevilliers, le 5 MARS 2021

Le Directeur Général d'IRH Ingénieur Conseil,

Pour l'organisation FO, représentée par xx xx, en sa qualité de Délégué syndical,

ANNEXE

Modalité de saisies dans l’outil de gestion des crédits d’heures, des temps de délégation et des frais de déplacement

1. – LES CREDITS D'HEURES ET TEMPS DE DELEGATION

1.1 – Les membres élus du CSE

Trois numéros sont à utiliser (UGES = Unité de Gestion) :

IRCSE1

Destiné à la saisie des heures imputables sur le crédit d'heures mensuel dont disposent individuellement les membres titulaires du CSE.

IRCSE2

Destiné à la saisie des heures passées :

• pour la participation aux réunions avec la direction, temps de trajet compris, mais à l'exclusion du temps consacré aux réunions préparatoires qui est saisi sous le numéro IRCSE1.

• Pour les membres de la commission SSCT dans le cadre des déplacements décrit à l’article 8.3.

IRCSE3 :

Destiné à la saisie des heures consacrées par :

• les membres de la commission SSCT aux heures de délégations

2. – LES FRAIS DE DEPLACEMENT

Les frais de déplacement engagés par les membres du CSE, les membres de la commission SSCT constituées auprès du CSE dans le cadre de leur mandat ou mission, lorsque ceux-ci doivent être supportés par la société, sont à saisir, par salarié concerné, sous le même numéro que celui utilisé pour la saisie des temps passés.

Les frais de déplacement (frais de voyage et de séjour) pris en charge par la société sont ceux engagés par les intéressés pour venir aux réunions avec la direction et en repartir (pour les membres de la Commission SSCT, il s'agit des frais de déplacement pour assister aux réunions de la Commission SSCT sur convocation écrite des présidents).

Les frais de déplacement imposés par les enquêtes ou les inspections menées par les membres de la commission SSCT restent également à la charge de la société.

Les frais de déplacement engagés par les représentants du personnel pour exercer une mission à leur initiative ne sont pas pris en charge par la société.