Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL" chez CWT SAS (Siège)

accord collectif relatif au vote électronique
pour l’election des représentants du personnel
au SEIN de XXX

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société XXXX, inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro XXX dont le siège social est situé XXX, représentée par XXXX, Responsable Ressources Humaines, conformément au mandat qu’elle a reçu à cet effet,

D’une part,

ET :

XXX, en sa qualité de Délégué Syndical CFE-CGC,

D’autre part.

APRES AVOIR RAPPELE QUE :

Le présent accord est conclu conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs au vote électronique dans le cadre des élections du Comité social et économique (CSE).

Les parties au présent accord sont convenues de recourir au vote électronique dans le cadre des élections du CSE XXX en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le processus de vote dans la mesure où le scrutin électronique ne nécessite pas de déplacement et permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit ;

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés ;

• d’augmenter le niveau de participation ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ces conditions que les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique dans le cadre des conditions et modalités exposées ci-après.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Les Parties rappellent que le vote électronique sera mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;

• la publicité du scrutin.

ARTICLE 2 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de XXX ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Le présent accord concerne les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique (CSE) de XXX.

ARTICLE 3 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les élections des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de XXX s’opéreront exclusivement par la voie du vote électronique. 

ARTICLE 4- MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

4.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote et des données transmises, les parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire spécialisé dans la conception et la mise en place du système de vote électronique choisi par XXX.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique et, plus spécifiquement, les prescriptions exposées au sein du cahier des charges annexé au présent accord.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

4.2. Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

4.3. Inscription du dispositif au registre des activités de traitement

Le système de vote électronique, nécessitant le recours à des fichiers nominatifs au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fera l’objet d’une inscription au Registre des activités de traitement tenu au sein de XXX.

4.4. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Les parties conviennent que la cellule d’assistance technique sera composée d’un représentant du Prestataire, et d'un représentant de la Direction des ressources humaines, ci-après dénommé « Gestionnaire de l’élection ».

• Rôle de la cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Ces séances ont lieu en présence des bureaux de vote et des représentants des listes électorales.

Les parties conviennent qu’il sera désigné un représentant par liste électorale.

• Rôle du représentant du Prestataire

Le représentant du Prestataire veillera au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

À ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du système de vote.

• Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de XXX.

À ce titre :

• il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du système de vote ;

• il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par XXX, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de XXX et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

• Compatibilité du rôle de Gestionnaire de l’élection avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

4.5. Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, les représentants du personnel et les membres des Bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 – Préparation et déroulement des opérations de vote

5.1. Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions en vigueur précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le contrôle de la conformité des listes électorales importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

5.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée par le protocole préélectoral, d’une ou plusieurs journées.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Compte tenu du recours au vote électronique, les périodes d’ouverture du scrutin électronique pourra être augmentées au-delà du temps de travail, de sorte que le scrutin sera ouvert 24h/24 pendant la période donnée.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible.

5.3. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.

Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies de manière à assurer la confidentialité de ces données.

À l’aide de ses codes d’accès personnels, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

Lorsqu’il accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

L’électeur pourra se connecter à la plateforme de vote pendant toute sa durée d’ouverture tant qu’il n’aura pas validé son vote. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 6 – Clôture et résultats

6.1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

6.2. Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le président du bureau de vote et ses assesseurs reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

6.3. Délai de recours et destruction des données

La Direction de XXX ou le prestataire de vote électronique conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, la Direction de XXX ou, le cas échéant, le prestataire de vote électronique procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 7 – Sécurité et confidentialité

7.1. Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les parties rappellent que le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique » :

• le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

• le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci.

Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

7.2. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 8 – Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

8.1. Suivi et interprétation de l’accord

Toute question que pourrait poser l’application du présent accord et de ses dispositions devra être étudiée en commun entre les parties signataires.

En cas de difficulté d’interprétation, une réunion sera organisée à la demande d’une partie signataire, entre la direction et les organisations syndicales représentatives ; cette réunion pourra aboutir à la conclusion d’un avenant d’interprétation.

8.2. Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

8.3. Publicité

Conformément aux dispositions aux L. 2231-6 et D. 2231-4 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure.

Il sera également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Enfin, en application des dispositions légales et réglementaires du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel.

Il sera également mentionné à titre d’information auprès des salariés.

***

Le présent accord est fait en nombre suffisant d’originaux pour remise à chacune des parties signataires.

Fait à Boulogne Billancourt, le 20 SEPTEMBRE 2021

Pour XXX,

XXXX, Responsable Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes,

Pour la XXX,

XXX, Délégué Syndical dûment habilité à l’effet des présentes.