Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PFIZER INTERNATIONAL OPERATIONS" chez PFIZER INTERNATIONAL OPERATIONS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PFIZER INTERNATIONAL OPERATIONS

ENTRE,

D’une part,

La Société PFIZER INTERNATIONAL OPERATIONS représentée par xxx, en sa qualité de Président,

Dénommée ci-après « La Direction »

ET,

D’autre part,

L’Organisation Syndicale Représentative au sein de la Société PFIZER INTERNATIONAL OPERATIONS

• le syndicat CSE-SANTE, représenté par xxx, Délégué Syndical, spécialement mandaté à cet effet,

Dénommées ci-après les « OS »

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de Pfizer International Operations.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés, aux personnels en congé de reclassement de la société Pfizer International Operations (PIO) ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition au sein la société et souhaitant voter aux élections partielles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Dans le cadre de chaque élection, la société et les Organisations syndicales intéressées engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord pré-électoral définissant notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 2.1 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La société PIO a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 2.2 – Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, entreprise, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, collaborateurs habilités de la Direction des ressources humaines ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs habilités de la Direction des ressources humaines ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs habilités de la Direction des ressources humaines ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur, collaborateurs habilités de la Direction des ressources humaines.

Article 2.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2314-7 et suivants du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Une note explicative en français et en anglais précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH, par mail, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 3.1 – Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Article 3.2 – Caractéristiques du site de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 3.3 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, sur leur adresse mail professionnelle, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe.

Les collaborateurs en congé de reclassement/ congé de mobilité, recevront les codes d’accès sur leur adresse mail personnelle.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code d’identification et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code d’identification et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège.

Article 3.4 – Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article 3.5 – Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R 2314-15 du Code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

ARTICLE 5 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise en deux exemplaires (une version signée des parties et une version électronique) à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation du Travail et de l’Emploi. Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Paris, le 16 octobre 2020, en 3 exemplaires originaux

Pour la Direction

xxx

Président de PIO

Pour le CSE-SANTE

xxx