Accord d'entreprise "Accord relatif au recours au vote électronique au sein de Cyclocity" chez CYCLOCITY (Siège)

ENTRE,

• La Société Cyclocity, dont le siège social est situé 17 rue Soyer – 92 200 Neuilly-Sur-Seine, représentée par , en sa qualité de DRH France et Projets RH Internationaux, dûment mandaté à cet effet,

D’une part,

ET

Les Organisations syndicales représentatives au sein de la société Cyclocity, représentées par :

• La CGT, , Délégué Syndical

• SUD

• La CFDT

D’autre part

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (CSE).

Préambule

La société Cyclocity a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société Cyclocity a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivant du Code du travail.

Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article I – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des élections et/ou consultations des salariés de la société.

Article II - Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon le ou les établissements pour les élections, la ou les questions soumises dans le cas d’un référendum.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de privilégier l’organisation des élections/consultations organisées par un fournisseur prestataire, mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales.

Article II § 1 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont notamment les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collèges, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont notamment les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Article II § 2 : Modalités des élections

Tout d’abord, les parties sont convenues que le recours au vote électronique se fera à titre exclusif, pour tous les salariés quel que soit notamment leur collège ou leur fonction.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur chaque site de la société Cyclocity, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..).

Article II § 3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article III – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon les horaires indiqués sur les plannings -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article III § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté :

• pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.

• pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.

Article III § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Article III § 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles chaque liste pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article III § 4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article IV-Suivi de l’accord et rendez-vous

Chacune des parties signataires pourra solliciter l’organisation d’une réunion afin d’évaluer l’application des termes de l’accord dans la limite d’une demande par an. Une rencontre sera réalisée dans les 6 mois de la demande.

Article V-Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, une organisation syndicale représentative non signataire pourra adhérer au présent accord.

Cette adhésion devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux signataires.

Elle fera en outre l’objet à la diligence de son auteur des mêmes formalités de dépôt que celles visées à l’article VII ci-après.

Article VI-Révision

En application des dispositions légales en vigueur, chacune des parties signataires ou adhérentes ou présent accord pourra demander la révision de celui-ci et ce, jusqu’à la fin du présent cycle électoral.

A l’issue de ce cycle électoral, chacune des organisations syndicales représentatives pourra également demander la révision du présent accord tout comme la société signataire.

La demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire ou adhérent. Cette demande sera accompagnée d’une note écrite précisant les stipulations du présent accord visées par la demande de révision et proposant le rédactionnel afférent.

Les négociations devront alors être engagées dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette correspondance, à l’initiative de la Société.

Article VII - Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Le présent accord ainsi que toutes les pièces requises seront déposés par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Neuilly, le 18 octobre 2018

en 5 exemplaires originaux

Pour la société Cyclocity

Pour les Organisations Syndicales représentatives au sein de la société Cyclocity :

• Pour la CGT, , Délégué Syndical

• Pour SUD

• Pour la CFDT

Annexe

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 17 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique par Internet au sein de la société Cyclocity.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société Cyclocity lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de la société Cyclocity.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par Cyclocity.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le voyage des urnes en région.