ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

TECHNIP CORPORATE SERVICES, société par action simplifiée au capital de 6 091 630 euros, dont le siège social est situé 6-8 Allée de l’Arche - Courbevoie 92 400, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 493 345 755,

ci-après dénommée la Société « TCS »

D’une part,

Et les Organisations Syndicales désignées ci-après :

• La C.F.E.- C.G.C. (Confédération Française de l’Encadrement – Confédération Générale des Cadres),

• La C.F.D.T. (Confédération Française Démocratique du Travail – Fédération F3C),

D’autre part.

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la Société.

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

ARTICLE 1. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE 3

ARTICLE 2. PRINCIPES GENERAUX 3

ARTICLE 3. MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 4

ARTICLE 4. INFORMATION ET FORMATION 4

ARTICLE 5. ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 6. LISTES DE CANDIDATS 5

ARTICLE 7. BULLETINS DE VOTE ET VOTE 5

ARTICLE 8. DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX - RESULTATS 6

ARTICLE 9. SECURITE - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 6

ARTICLE 10. CONFIDENTIALITE ET SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE - STOCKAGE DES DONNEES 7

ARTICLE 11. GESTION DES DONNES A CARCTERE PERSONNEL ET RGPD 8

ARTICLE 12. DUREE DE L’ACCORD - DEPOT 8

Annexe 1 : Cahier des charges 10

PREAMBULE

Comme le permet l’article L. 2314-26 du Code du travail, les Parties, soucieuses de faciliter les modalités de vote relatives aux élections professionnelles, sont convenues d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique à l’occasion des prochaines élections professionnelles au sein de la Société pour la mise en place de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (« CSE »), titulaires et suppléants.

En effet, ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales.

Par le recours au vote électronique, les Parties souhaitent s’inscrire dans une démarche innovante et ainsi développer les technologies de l’information et de la communication au travers d’un sujet aussi important que les élections professionnelles, tout en garantissant que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les Parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE 1. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les Parties conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique, choisie à l’issue d’un appel d’offres et mandatée à cet effet par la Direction de la Société.

La société GEDICOM (ci-après dénommée le « Prestataire ») a été choisie pour organiser le scrutin électronique, sur la base d’un cahier des charges (joint en Annexe) respectant les prescriptions minimales énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2324-18 du Code du travail et dans l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise et modifiant le code du travail

ARTICLE 2. PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré  dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire sera conforme aux recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (« CNIL ») (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE 3. MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique retenu pour le déroulement des opérations électorales. Il n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral prévu par les articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, lequel fera l’objet d’une négociation ultérieure entre la Direction et les organisations syndicales aux fins de définir, notamment, le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités techniques et fonctionnelles des opérations de vote, etc.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

ARTICLE 4. INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique électronique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation unique du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

ARTICLE 5. ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance (ex : de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections hébergé par le Prestataire.

Durant la période de vote, les électeurs pourront accéder au système de vote électronique de manière sécurisée, 24 heures sur 24, depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette, etc.).

Pendant la période ouvrée du scrutin, un poste informatique avec une connexion au site de vote sécurisé du Prestataire sera mis à la disposition des électeurs par la Société, dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, par courrier adressé à l’adresse de son domicile, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Le Prestataire adressera ainsi à chaque électeur un couple de codes, lesquels seront également valables en cas de second tour, composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance.

Toute personne non reconnue par les moyens d’identification prévus ci-dessus n’aura pas accès au serveur de vote.

A l’aide de ses codes personnels, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le Prestataire.

En cas de perte ou d’oubli des codes, l’électeur pourra solliciter auprès du Prestataire, via un service d’assistance téléphonique ou sur le site de vote, de nouveaux codes. L’électeur pourra également contacter le service d’assistance technique mis en place par le Prestataire en cas de problèmes techniques.

ARTICLE 6. LISTES DE CANDIDATS

Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif aux prochaines élections au sein de la Société pour la mise en place de la délégation du personnel au CSE, ainsi que les professions de foi et les logos seront adressés au Prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Pour une gestion optimale de ces éléments, les préconisations suivantes devront être respectées :

	Format/Extension	Poids	Résolution (L*H) (pixels)	Nom du fichier
Professions de foi	.pdf	1 000 Ko (1 Mo)	Aucune contrainte	PF_NOM SYNDICAT
Logos OS	.jpg. ou .png	100 Ko	200*200 px	LOGO_NOM SYNDICAT
Photos candidats	.jpg	500 Ko	Min : 46x56px Max : 200x243px	PHOTO_NOM PRENOM

L’ordre de présentation des listes de candidats sur le serveur de vote électronique suivra l’ordre alphabétique par rapport au nom de l’organisation syndicale au premier tour. En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les organisations syndicales.

ARTICLE 7. BULLETINS DE VOTE ET VOTE

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des professions de foi et des logos conformes à ceux qui lui auront été transmis. Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Le Prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Ainsi, une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondants à son collège propre, en séparant les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. Ainsi, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

L’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise et la Direction de la Société pourront, à tout moment prendre connaissance du taux de participation pour chaque élection grâce aux accès administrateur remis à chaque personne lors de le réunion du scrutin à blanc (envoi des codes par mail ou SMS) en vertu de l’article L57-1 du Code électoral sans cependant avoir accès aux listes d’émargement.

ARTICLE 8. DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX - RESULTATS

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l’employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux procès-verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE 9. SECURITE - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de la Société. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la Direction de la Société et du Prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours, susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis du représentant du Prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 10. CONFIDENTIALITE ET SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE - STOCKAGE DES DONNEES

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté précité du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par le Prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 11. GESTION DES DONNES A CARCTERE PERSONNEL ET RGPD

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Ainsi, la mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement n° 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement RGPD).

Le Prestataire s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le Prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 12. DUREE DE L’ACCORD - DEPOT

Le présent accord est applicable pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles précitées organisées en 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une révision dans les conditions fixées aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. La révision peut porter sur tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de dix jours à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et règlementaires se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5, L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Conformément à l’article R. 2262-2 du Code du travail (version antérieure aux Ordonnances Macron), une copie du présent accord sera fournie aux instances représentatives du personnel de la Société.

L’accord sera adressé par mail à OPNC@syntec.fr, pour enregistrement et conservation par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective conformément à la convention collective SYNTEC.

L’existence du présent accord ainsi que du cahier des charges joint en Annexe seront portés à connaissance du personnel de la Société par le biais des emplacements (panneaux) réservés à cet effet à la Direction.

Fait à Paris en 4 exemplaires, le 29 Juillet 2019.

C.F.E.-C.G.C.	C.F.D.T. - F.3.C -	Directeur des Ressources Humaines de TCS

Annexe 1 : Cahier des charges

INNOVANT ET FIABLE

SPECIALISTE DE L’EMISSION ET DU RECUEIL D’INFORMATIONS CONFIDENTIELLES ET URGENTES

SOMMAIRE

1 Présentation générale des besoins : vote électronique 3

1.1 Contexte de mise en œuvre du vote électronique 3

1.2 Nature des prestations attendues. 3

2 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 3

2.1 Système de vote électronique distant. 3

2.2 Période des élections. 3

2.3 Nature des élections. 4

2.4 Sécurisation du système proposé. 4

3 Scénario de vote 4

3.1 Étapes 4

3.2 Émargement électronique, unicité du vote 4

3.3 Enchaînement des élections 5

3.4 Accusé d’enregistrement du vote 5

3.5 Traitements sous-jacents 5

4 Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections 5

5 Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote 5

5.1 Étapes 5

5.2 Scellement du système. 6

5.3 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 6

5.4 Résultats 6

5.5 Liste des émargements 6

6 Assistance technique 6

7 Dispositifs de secours 7

8 Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution 7

8.1 Listes électorales et fichier des électeurs 7

8.2 Moyens d’authentification 8

8.3 Listes de candidats 8

8.4 Recette du système de vote électronique 8

8.5 Scrutin à blanc 9

8.6 Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 9

9 Gestion informatique et technique du système de vote électronique 9

9.1 Disponibilité du système de vote électronique 9

9.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire 9

9.3 Conservation des données 10

Présentation générale des besoins : vote électronique

Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , TECHNIP CORPORATE SERVICES souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Les élections professionnelles au sein de TECHNIP CORPORATE SERVICES amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par TECHNIP CORPORATE SERVICES, mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

Période des élections

La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.

Nature des élections

L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire fournira à TECHNIP CORPORATE SERVICES les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de TECHNIP CORPORATE SERVICES les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par TECHNIP CORPORATE SERVICES. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Enchaînement des élections

Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

Accusé d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;

• l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de TECHNIP CORPORATE SERVICES. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne  suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;

• l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Résultats

A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :

• les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;

• les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;

• l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• les noms et prénoms des électeurs,

• le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution

Listes électorales et fichier des électeurs

Les listes électorales sont constituées par TECHNIP CORPORATE SERVICES. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par TECHNIP CORPORATE SERVICES et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :

• la civilité de l’électeur,

• les nom et prénom de l’électeur,

• la date de naissance de l’électeur,

• le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• le collège d’appartenance de l’électeur,

• les droits de vote de l’électeur,

• les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• des informations d’authentification (éventuellement).

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs  à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Moyens d’authentification

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Listes de candidats

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de TECHNIP CORPORATE SERVICES et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de TECHNIP CORPORATE SERVICES ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• les nom et prénom de chaque candidat,

• l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

Recette du système de vote électronique

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre TECHNIP CORPORATE SERVICES et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

Scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de TECHNIP CORPORATE SERVICES (stockage et accès).

Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.