ACCORD SUR LA MISE EN ŒUVRE DU DROIT A LA DECONNEXION ET SES MODALITES D’EXERCICE ET SUR LA REGULATION DE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES AU SEIN DE XEROX TECHNOLOGY SERVICES

Entre les soussignés

La société XEROX TECHNOLOGY SERVICES S.A.S (Ci-après dénommée l’entreprise) située au 12 rue des Vanesses 93420 VILLEPINTE (RCS 493 394 662), représentée par :

* *, Directeur des Ressources Humaines

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives de salariés :

Les Organisations Syndicales représentatives de salariés :

– Le syndicat CFDT,

– Le syndicat CFE-CGC,

– Le syndicat CFTC,

– Le syndicat CGT,

D’autre part,

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de rechercher une utilisation appropriée des outils des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et de mettre en œuvre, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles, le droit à la déconnexion des salariés de l’entreprise.

Dans ce cadre, les partenaires sociaux et la Direction se sont réunis afin de réfléchir :

• A la meilleure façon d’utiliser les outils informatiques ;

• Aux moyens existants et à ceux à développer pour permettre la mise en œuvre effective du droit à la déconnexion pour l’ensemble des salariés de l’entreprise, disposition prévue dans le code du travail.

A l’issue de ces échanges les parties signataires ont convenu des dispositions suivantes concernant les trois établissements de Xerox Technology Services SAS (XTS).

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE PRELIMINAIRE : DECONNEXION - DEFINITIONS

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des temps travail, de repos et de congés des salarié(e)s de manière à permettre, la conciliation de ces temps de travail avec les temps de repos et de congés et avec la vie personnelle et familiale des salarié(e)s.

Il est défini comme étant le droit reconnu à tout salarié, sans que cela puisse lui être reproché ou qu’il puisse être sanctionné ou avoir un impact sur la reconnaissance de sa valeur professionnelle, de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail. Chaque salarié est également acteur de sa propre déconnexion et doit veiller au respect de ses temps de repos et de congés.

• Outils numériques professionnels : il s’agit des outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et des outils numériques dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : il s’agit des horaires de travail du salarié durant lesquels celui-ci est à la disposition de son employeur, et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de XTS (CDD, CDI, ETAM et CADRES) et également aux intervenants extérieurs afin de préserver leurs conditions de travail (par ex : les intérimaires), à savoir :

• Les salariés en contrat standard 35h (salariés avec des horaires hebdomadaires allant de 35 à 39h) ;

• Les salariés avec horaires spéciaux (salariés à temps partiel par exemple) ;

• Les salariés en contrat de mission avec références horaires (CMARH) ;

• Les salariés en contrat de mission sans références horaires (CMSRH).

TITRE I : LES THEMES DE LA NEGOCIATION

Après discussions, les parties ont convenu que le présent accord porterait sur les thèmes suivants :

• Le cadre juridique ;

• La formation et la sensibilisation ;

• La boite à outils et les moyens d’accompagnement ;

• L’expression des salariés et la régularisation des écarts ;

• Les dispositions complémentaires ;

• Les exceptions ;

• Le suivi de l’accord.

ARTICLE 1 : Le Cadre Juridique

Le droit à la déconnexion est reconnu à l’ensemble des salariés de l’entreprise afin de garantir à tous l’effectivité du droit au repos, c’est à dire 11 heures de repos minimal quotidien entre deux journées de travail ainsi qu’un repos hebdomadaire de 35 heures minimum consécutives pour tous les salariés de XTS, et aussi pour garantir le respect de la vie privée des salariés.

A cet effet, les parties ont convenu des dispositions ci-dessous.

Droit à la déconnexion et plages horaires :

Sauf circonstances et/ou situations exceptionnelles, notamment celles résultant d’évènements urgents, importants, inhabituels et/ou imprévisibles (Exemple : Commande ou production exceptionnelle), les parties conviennent de l’application de plages horaires récurrentes à l’intérieur desquelles les salariés bénéficient d’un droit à la déconnexion. Ces plages horaires sont les suivantes :

• Du lundi au vendredi en dehors des horaires de travail définis pour tous les salariés sauf les salariés en CMSRH

• Du Lundi au Vendredi, chaque jour de 20h à 07h00, pour les salariés en CMSRH

• Le Vendredi à partir de 20h jusqu’au Lundi 07h00, pour les salariés en CMSRH

• Pendant les heures de déjeuners, les congés payés, les congés exceptionnels, les jours fériés, les jours de repos, les périodes de suspension du contrat de travail (tels les arrêts de travail pour maladie, accident de travail, maternité, congé parental d’éducation, etc), les jours de RTT, les repos compensateurs, les périodes non travaillées liées à un temps partiel, les jours de repos pour les salariés en forfaits jours

Par principe, aucune communication de nature professionnelle, appelant une réponse ou une action, ne doit avoir lieu pendant ces plages horaires du droit à la déconnexion, que celle-ci se fasse par l’intermédiaire d’un courrier électronique, d’un appel téléphonique ou d’un SMS.

Les cadres de direction, les managers et l’ensemble des salariés de l’entreprise ne devront donc pas solliciter, par principe, leurs équipes ou d’autres salariés pendant les périodes visées ci-dessus.

ARTICLE 2 : Formation et Sensibilisation

Les parties conviennent que des actions de formation et de sensibilisation devront être organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux ainsi que sur les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques et aussi, pour redonner du sens à l’utilisation de ces outils.

Dans ce cadre, la Direction s’engage notamment à :

• Former (Webex, e learning, présentiel…etc) les salariés à l’utilisation des outils numériques (messagerie, téléphone…etc) ;

• Sensibiliser, à travers des sessions de formation, les managers sur l’usage des outils et sur la possibilité qu’ils ont de déléguer certaines de leurs tâches (approbations, validations…etc), pendant les périodes d’absences et les informer sur le droit à la déconnexion dont bénéficie leur équipe ;

• Rappeler à tous les salariés les principes essentiels du droit à la déconnexion via des communications régulières (DRH infos, Flash info, Communication meeting……etc) ;

• Créer et communiquer un guide de bonnes pratiques favorisant le respect du droit à la déconnexion ;

• Rappeler annuellement à tous l’existence de l’accord sur le droit à la déconnexion ;

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux

ARTICLE 3 : Boite à outils et moyens d’accompagnement

Article 3.1 : outils et moyens

Les parties conviennent qu’il existe un certain nombre d’outils dont il faut rappeler l’usage ainsi que d’autres moyens qui doivent être mis en œuvre pour faciliter l’exercice du droit à la déconnexion.

Les outils numériques professionnels sont : les ordinateurs, les tablettes, les téléphones et smartphones, les réseaux filaires,…etc. ainsi que ceux dématérialisés à savoir les logiciels, les connexions sans fil, la messagerie électronique, internet/extranet etc.. Ces outils permettent d’être joignable à distance et favorisent une organisation du travail sous forme de télétravail.

En complément des formations et des notes d’informations et de sensibilisation, un entretien de suivi sera effectué tous les ans et un bilan sera présenté aux CSEE et/ou au CSEC. Son objectif sera de suivre conjointement avec le salarié son organisation du travail, sa charge de travail, l’amplitude de ses journées de travail et son équilibre vie professionnelle – vie privée, à travers les entretiens portant sur la charge de travail, ou lors des entretiens annuels ou encore lors des bilans intermédiaires.

Le 1^er bilan, à compter de la date de signature du présent accord, s’effectuera dans les 6 mois.

Article 3.2 : Principes et utilisation

• Du bon usage de la messagerie électronique

Le salarié connecté en dehors des plages horaires définies dans le présent accord est invité à différer l’envoi de son message, afin que celui-ci soit envoyé et réceptionné pendant les plages horaires de travail.

De plus, le ou les messages envoyés devront indiquer que ceux-ci n’appellent pas de réponse immédiate du salarié destinataire et, dans la mesure du possible, préciser le délai dans lequel la réponse est attendue.

Les salariés sont invités à utiliser les messages automatiques d’absence dans outlook et indiquer le nom et les coordonnées du salarié à joindre en cas d’urgence.

Les salariés sont invités à respecter les plages horaires de déconnexion.

En cas de sur connexion en dehors des plages définies dans le présent accord ou, plus largement, dans les cas de situation d’usage anormal des outils numériques, chaque salarié pourra alerter son manager, la Direction des Ressources Humaines, l’Infirmière, le Médecin du travail ou le Représentant de proximité.

Les parties, par le biais du présent accord, souhaitent sensibiliser les salariés sur la nécessité de bien choisir le mode de communication adapté dans le cadre de leurs échanges professionnels (entretien en face à face, entretien téléphonique, courrier électronique etc..).

Par ailleurs, les émetteurs de courriers électroniques devront correctement identifier les destinataires de leur message, préalablement à leur envoi, notamment en veillant à l’utilisation adaptée des fonctionnalités « répondre à tous », « copie » et « copie cachée ».

De plus, afin d’éviter le stress lié à la réception des courriels professionnels, les parties conviennent que :

• Sauf cas de force majeure, les managers ne devront pas contacter leurs subordonnés pendant les plages horaires de déconnexion visées dans le présent accord ;

• Pendant les plages horaires du droit à la déconnexion, les salariés ne sont pas tenus de prendre connaissance des courriels qui leur sont adressés ou d’y répondre, parce qu’en dehors de leur temps de travail.

• Aucune sanction ne pourrait être prise si le salarié ne répondait pas aux courriels pendant les plages horaires du droit à la déconnexion.

Afin de limiter le nombre d’interruptions journalières de travail, il est rappelé que les salariés doivent réserver quelques plages horaires par jour au traitement des messages.

Le mode d’utilisation des outils numériques qu’il se caractérise par une sur-connexion ou par une sous-connexion ne doit pas constituer un frein à l’efficacité opérationnelle.

• Du bon usage du téléphone professionnel

• L’ensemble des salariés, quel que soit leur lien de subordination, veillera à ne pas contacter un autre salarié pendant les plages horaires du droit à la déconnexion conformément à l’article 1.

• Les salariés devront se conformer au code de la route.

• Télétravail

Les parties conviennent de rappeler que les salariés en télétravail devront également respecter les dispositions applicables en matière de droit à la déconnexion

ARTICLE 4 : Expression des salariés et régularisation des écarts

Les parties conviennent, d’utiliser l’entretien annuel sur la charge de travail, le bilan intermédiaire ou l’entretien de performance annuel pour discuter de la bonne mise en œuvre du droit à la déconnexion.

Par ce moyen d’expression, une identification des écarts pourra être faite. Sur cette base et lors des comités de suivi annuels un statut/bilan sera présenté aux CSEE et/ou CSEC, ainsi que les propositions d’actions à mener.

ARTICLE 5 : Exceptions

Les parties conviennent que la gestion de certaines situations (Travaux exceptionnels, opérations spéciales, etc..), peut nécessiter des adaptations aux règles du présent accord. Il conviendra alors de préciser et de définir le degré d’urgence et son bien-fondé, de déterminer la plage horaire de déconnexion exceptionnelle qui en résultera et d’établir un mode de fonctionnement spécifique pour les salariés à horaires spéciaux.

En tout état de cause, l’usage de la messagerie électronique et/ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

Ainsi, dans les cas d’urgence avérés et ponctuels suivants, les salariés peuvent contacter leurs collègues ou membres de leur équipe :

• Lorsque la santé et/ou la sécurité d’un salarié est menacée,

• Lorsque les biens et/ou services de l’entreprise sont, ou risquent d’être, en danger de manière imminente,

• Dans le cadre d’échanges professionnels avec l’international,

• En cas de circonstances exceptionnelles amenant une charge de travail importante et décidé en amont en accord avec le salarié concerné.

TITRE II. DUREE, DATE D’EFFET, DENONCIATION, DEPÔT ET PUBLICITE

ARTICLE 1 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet à la date de signature.

ARTICLE 2 : Modalités de Suivi

Les parties conviennent que le présent accord fera l’objet d’un suivi une fois par an, au 1^er trimestre de chaque année. Son suivi sera assuré par une commission composée :

- Des délégués syndicaux (ou d’un représentant de l’organisation syndicale en cas d’impossibilité du délégué syndical), avec 3 membres en plus par organisation syndicale

- D’un ou deux représentants de la Direction des ressources Humaines

ARTICLE 3 : Formalités de dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, soit par la direction de Xerox Technology Services S.A.S, soit par l'un des syndicats signataires ou adhérents. La dénonciation écrite sera notifiée à toutes les parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette dénonciation peut être totale ou partielle.

Les modalités de dénonciation sont prévues à l’article L 2261-9 du code du travail.

ARTICLE 4 : Adhésion ultérieure

Conformément aux dispositions du code du travail, toute organisation syndicale représentative de salariés dans l’entreprise, non signataire à ce jour du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion prendra effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil des prudhommes compétent et à la DIRRECTE.

Notification devra également en être faite, dans un délai de huit jours, par lettre recommandée aux parties signataires.

ARTICLE 5 : Formalités de dépôt et de publicité - Anonymisation

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord sera transmis dans les conditions applicables, via le site de télétransmission préalable prévu avant sa mise en ligne, sur la base de données nationale des accords d’entreprise.

Le présent accord sera communiqué via le site de télétransmission, dans une version ne comportant pas l'identité des négociateurs et des signataires.

Il sera également déposé du service bibliothèque du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Villepinte en 8 exemplaires, le 9 Octobre 2019

Pour la Direction

Directeur des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales représentatives

CFDT CFE/CGC

Délégué Syndical Central Délégué Syndical Central

CFTC CGT

Délégué Syndical Central Déléguée Syndicale Centrale