ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société XEROX TECHNOLOGY SERVICES sise 12 Rue des Vanesses, 93420 Villepinte, Représentée par :

• Directeur des Ressources Humaines France,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de XEROX TECHNOLOGY SERVICES:

- La F3C CFDT,

- La FIECI CFE/CGC,

- La Fédération Nationale CGT des Sociétés d’Etudes, de Conseil et de Prévention,

- La SICSTI CFTC,

D’autre part,

Il a été conclu ce qui suit :

Table des matières

Préambule 3

Article 1 - Principes généraux 3

Article 2 - Modalités d'organisation des opérations 3

Article 2.1- Protocole d'accord préélectoral 3

Article 2.2 - Vote à bulletin secret et vote électronique 3

Article 2.3 - Expertise indépendante 4

Article 2.4 - Commission électorale 4

Article 3 - Déroulement des opérations de vote 5

Article 3.1- Établissement des listes électorales et transmission 5

Article 3.2 - Lieu et temps du scrutin 5

Article 3.3 - Modalités d'accès au site de vote 5

Article 3.4 - Déroulement du vote 6

Article 3.5 - Programmation du site 7

Article 4 - Clôture et Résultats 7

Article 4.1- Clôture 7

Article 4.2 - Décompte et attribution des sièges 7

Article 4.3 - Délais de recours et destruction des données 7

Article 5 - Sécurité et confidentialité 8

Article 5.1- Anonymat et confidentialité des suffrages 8

Article 5.2 - Existence et contenu des fichiers 8

Article 5.3 - Le dispositif de secours 8

Article 6 - Application de l'accord 9

Article 7 - Révision 9

Article 8 - Publicité de l'accord 9

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Article 1 - Principes généraux

Le système retenu par la société XEROX TECHNOLOGY SERVICES doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote.

Article 2 - Modalités d'organisation des opérations

Article 2.1- Protocole d'accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection des CSE d’établissement, les parties signeront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d'accord préélectoral comporte également, en annexe, le cahier des charges du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.2 - Vote à bulletin secret et vote électronique

La mise en place du vote électronique n'exclut pas le vote à bulletin secret sous enveloppe (vote par correspondance) en cas d'impossibilité pour les électeurs d'utiliser des moyens internet pendant les périodes de scrutin.

Le vote électronique prévalant sur le vote par correspondance, le dépouillement des votes par correspondance n'aura lieu qu'après la clôture du vote électronique.

Le président du bureau de vote dispose de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique avant de procéder au dépouillement des votes par correspondance.

Dans le cas d'un suffrage exprimé par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté.

Article 2.3 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de moins de huit mois de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d'anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et le Code du travail.

Article 2.4 - Commission électorale

L'entreprise met en place une commission électorale chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend :

• Deux représentants de la Direction

• Un représentant ou son remplaçant actuellement élus appartenant au personnel de l'entreprise et désignés par chaque Organisation Syndicale participante à la négociation du Protocole d'Accord Préélectoral.

• Des représentants du prestataire.

La commission électorale :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La période de test sera précisée dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

Les membres de la commission électorale et du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation sera réalisée à distance.¹

Article 3 - Déroulement des opérations de vote

Article 3.1- Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d'électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'entreprise, après l’avoir fait partager aux organisations syndicales.

L'intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée², laquelle sera précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal (ordinateur, téléphone, tablette…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin³ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés. L'entreprise établit ainsi une note d'information explicative, après l’avoir partagée par mail aux organisations syndicales, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du premier tour de scrutin.

Les salariés pourront s’appuyer sur une vidéo tutoriel.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix, qui devra se retirer au moment du vote pour respecter la confidentialité et le secret du vote.

Article 3.3 - Modalités d'accès au site de vote

Par internet :

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l'adresse du site et ses moyens personnels d'authentification par mail (adresse professionnelle) et courrier personnel.

L'adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d'accord préélectoral.

A l'aide de ses identifiants, l'électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L'identification de l'électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes personnels d'accès.

L'électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois avant de procéder aux votes finaux. Après avoir exprimé son choix de vote, la saisie de ses codes d’accès vaut signature de la liste d'émargement de l'élection et clôt définitivement l'accès au site de vote.

L'entreprise s'engage à mettre en place les moyens d'accès sur sites, dans la mesure du possible, pour permettre aux collaborateurs de voter de façon électronique pendant la période du déroulement du vote. Une pièce indépendante, servant d’isoloir, comprenant un ordinateur sera mise à la disposition des collaborateurs sur les plateformes de production pour garantir une totale confidentialité lors du vote. Un affichage explicite permettra aux collaborateurs d’identifier la localisation de la salle de vote.

Les managers informeront en amont (3 jours préconisés) des périodes de vote les collaborateurs pour favoriser leur bonne compréhension du processus :

• Le temps imparti pour voter

• Les moyens d’accès au vote électronique (par le téléphone mobile, un ordinateur ou une tablette)

• La disponibilité d’un lieu isolé pour voter

Afin de respecter la confidentialité et le secret au moment du vote, aucun collaborateur, manager et représentant du personnel ne peut interférer, et / ou influencer pour supporter le salarié électeur pendant la période de vote, sauf sur demande du salarié.

Les managers accorderont le temps nécessaire à l'expression du vote sur le lieu de travail, considéré comme du temps de réunion, donc sans impact sur la rémunération variable.

Dès lors que sur le site du lieu de travail, le collaborateur n’aurait pas la possibilité de voter, il lui sera donner la possibilité d’avoir 30 minutes pour voter sur son temps de travail, en utilisant des moyens personnels pour voter ou accéder à un espace internet public (ex : cybercafé).

Par correspondance :

Ce mode de vote est également retenu afin de permettre un accès égalitaire au scrutin dans les cas suivants :

• Impossibilité physique pour un électeur d'accéder à un moyen électronique lui permettant de voter par internet,

• Impossibilité technique pour un électeur d'accéder à un moyen électronique lui permettant de voter par internet, soit sur un lieu de travail de l'entreprise, soit sur un autre lieu (domicile).

Pour utiliser ce mode de vote, l'électeur devra se trouver dans un des cas précités et devra formaliser sa demande d'envoi d'un package « vote par correspondance » auprès du prestataire, au plus tard sept jours avant la date de l'ouverture du vote.

Article 3.4 - Déroulement du vote

Le moyen d'authentification permet au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantit l'unicité de son vote.

Le système de vote électronique laisse la possibilité de se connecter plusieurs fois avant de finaliser son vote.

Lorsque l'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit lui être signifié clairement ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé.

Article 3.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l'écran pour le vote par internet.

Le prestataire reproduit sur le site internet les professions de foi telles qu'elles ont été présentées par leurs auteurs. Parallèlement, l'ensemble des électeurs recevront à leur domicile ces mêmes professions de foi en version papier.

Article 4 - Clôture et Résultats

Article 4.1- Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs

Article 4.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l'ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l'exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement (électronique et par correspondance) afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 4.3 - Délais de recours et destruction des données

L'entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l'expiration de ces délais (15 jours calendaires), l'entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 - Sécurité et confidentialité

Article 5.1- Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l'urne électronique dénommé « contenu de l'urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 5.2 - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège, coefficient, site.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège, coefficient, site, au moins deux moyens d'authentification, coordonnées postales.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale éventuelle, site, type d'élection.

• Pour les listes d'émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d'émargement, collège, site, type d'élection.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, type d'élection.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, entreprises.

Article 5.3 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d'une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 - Application de l'accord

Le présent accord est conclu pour la seule entité XEROX TECHNOLOGY SERVICES et pour une durée déterminée et définie par le protocole d'accord préélectoral (l’élection 2022 des membres du CSE).

Dans le cas d'élections partielles durant le mandat associé aux élections professionnelles des membres du CSE, le présent accord pourra s'appliquer si le vote électronique est retenu comme mode de vote dans le cadre de ces élections partielles et selon le protocole d'accord préélectoral qui sera établi.

A l'issue des premières élections effectuées par voie électronique, un comité de suivi composé des Organisations Syndicales pourrait être réuni afin d'évaluer et faire éventuellement évoluer le processus pour des élections à venir.

Article 7 - Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l'avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l'avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Article 8 - Publicité de l'accord

Le présent accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du Code du Travail constitue un accord collectif.

Le présent accord sera consultable à l'ensemble du Personnel.

Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du Travail.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

L’accord sera adressé par mail à la CPPNI : secretariatcppni@CCN-BETIC.fr, pour enregistrement et conservation, par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective, comme le prévoit la convention collective des Bureaux d’Etudes applicable au sein de votre entreprise

Fait à Villepinte en 8 exemplaires, le 13 avril 2022.

Pour la Direction

Directeur des Ressources Humaines France

Pour les Organisations Syndicales représentatives

F3C CFDT -	FIECI CFE/CGC –
SICSTI CFTC –	Fédération Nationale CGT des Sociétés d’Etudes, de Conseil et de Prévention –

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1. Article R 2314-12 du Code du travail↩

2. Article R 2314-14 du Code du travail↩

3. Article R 2314-8 du Code du travail↩