Accord d'entreprise "Protocole pré électoral CSE" chez CLINIQUE DES CEDRES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL PORTANT SUR L’ELECTION

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CLINIQUE DES CÈDRES

Entre les soussignées :

La Société Clinique des Cèdres

Société par actions simplifiées,

dont le siège social est situé à Château d’Alliez – CS 20220 CORNEBARRIEU – 31705 BLAGNAC,

représentée par Monsieur xxx en sa qualité de Directeur,

D'une part,

Et

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Madame …, déléguée syndicale,

L'organisation syndicale CGT représentée par Madame … et Madame …, déléguées syndicales,

L’organisation syndicale CFDT représentée par Madame … et Monsieur …, délégués syndicaux,

D’autre part,

PREAMBULE

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L.2311-2 du code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 13 juin 2019 dénommé « Accord sur le Comité Social et Economique de la Clinique des Cèdres », les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• Au cahier des charges présent au Titre 7 de l’Accord sur le Comité Social et Economique de la Clinique des Cèdres

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu du mardi 17 septembre 2019 à 10h00 au mardi 24 septembre 2019 à 14h00.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé du mardi 8 octobre 2019 à 10h00 au mardi 15 octobre 2019 à 14h00.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• De clôture des votes par internet,

• Du dépouillement électronique,

• De la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 – EFFECTIF DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence au jour de l’élection est de 866,66 salariés.

ARTICLE 3 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

ARTICLE 3.1 – NOMBRE DE SIEGES

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :

• 15 titulaires et de 15 suppléants pour le Comité Social et Economique

  ARTICLE 3.2 – COMPOSITION ET REPARTITION DANS LES COLLEGES ELECTORAUX

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 3 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1er collège « Employés/Ouvriers » : 345,97 salariés

• 2ème collège « Techniciens/Agent de Maîtrise » : 457,72 salariés

• 3ème collège « Ingénieurs/Cadres » : 62,97 salariés

  ARTICLE 3.3 – REPARTITION DES SIEGES DANS LES COLLEGES ELECTORAUX

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

• 1er collège : 6 titulaires - 6 suppléants

• 2ème collège : 8 titulaires - 8 suppléants

• 3ème collège : 1 titulaire - 1 suppléant

  ARTICLE 3.4 – REPARTITION HOMMES/FEMMES DANS LES COLLEGES ELECTORAUX

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

• 1^er collège : 15,99 % hommes – 84,01 % femmes

• 2^ème collège : 15,01 % hommes – 84,99 % femmes

• 3^ème collège : 20,43 % hommes – 79,57 % femmes

  Conformément au texte précité, la répartition des hommes et des femmes parmi les sièges est la suivante :

• 1^er collège : 1 Titulaire H – 5 Titulaires F / 1 Suppléant H – 5 Suppléants F

• 2^ème collège : 1 Titulaire H – 7 Titulaires F / 1 Suppléant H – 7 Suppléants F

• 3^ème collège : 1 Titulaire / 1 Suppléant

  ARTICLE 4 – DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

ARTICLE 5 – ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le vendredi 30 août 2019. Elle est établie pour les deux tours des élections professionnelles.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

ARTICLE 6 – CALENDRIER DES ELECTIONS

ARTICLE 6.1 – INFORMATION DES SALARIES

Au titre du 1^er tour, la Direction adressera le vendredi 5 juillet 2019 par affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le mardi 10 septembre 2019.

La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès aux postes en libre-service.

Les résultats du 1^er tour seront affichés le mardi 24 septembre 2019.

En cas de 2^nd tour, la Direction adressera le mardi 24 septembre 2019 par affichage à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le mardi 1^er octobre 2019.

La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès aux postes en libre-service.

Les résultats du 2^nd tour seront affichés le mardi 15 octobre 2019.

ARTICLE 6.2 – LISTES DE CANDIDATS 1^er TOUR

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de Monsieur …, DRH – CS 20220 CORNEBARRIEU – 31705 BLAGNAC, avant le lundi 9 septembre 2019 à 12 heures au plus tard par lettre recommandée ou remise en mains propres contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

ARTICLE 6.3 – LISTES DE CANDIDATS AU 2^ND TOUR

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au lundi 30 septembre 2019 à 12 heures.

ARTICLE 6.4 – PROFESSIONS DE FOI

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au lundi 9 septembre 2019 à 12 heures.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au lundi 30 septembre 2019 à 12 heures.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 4 pages au maximum.

ARTICLE 6.5 – PROPAGANDE ELECTORALE

Les trois organisations signataires du protocole sont autorisées à venir à la rencontre du personnel et à tracter dans l’établissement, après information à la Direction des Ressources Humaines, sous réserve de ne pas perturber le bon fonctionnement des services.

La date de fin de la campagne électorale est fixée la veille du scrutin, soit le lundi 16 septembre 2019 à 23h59 pour le 1^er tour et le lundi 7 octobre 2019 à 23h59 pour le 2^nd tour.

Les communications syndicales, affiches, tracts ou autres doivent respecter les dispositions relatives à la presse interdisant les injures et diffamations.

Les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site Intranet par l’administrateur du site le lundi 9 septembre 2019.

La diffusion de cette propagande ne sera effectuée sur le site intranet que sous réserve que l’ensemble des organisations syndicales signataires du présent accord ait communiqué cette propagande.

ARTICLE 7 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 8 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

ARTICLE 8.1 – LANGUE, ORDRE DES INSTANCES ET AFFICHAGE INITIAL DES LISTES

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des deux scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

ARTICLE 8.2 – ORDRE DE PRESENTATION DES LISTES

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

ARTICLE 8.3 – MATERIEL DE VOTE – CODES DE VOTE CONFIDENTIELS

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

ARTICLE 8.4 – COMMUNICATION DES CODES DE VOTE

Le prestataire expédiera le mercredi 11 septembre 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Les codes communiqués au 1^er tour seront valables au 2^nd tour.

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, l’électeur devra prendre directement contact avec l'assistance téléphonique.

Les codes d'accès et les mots de passe lui seront adressés par SMS ou email.

ARTICLE 8.5 – SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Cette formation aura lieu le lundi 16 septembre 2019 à 14h00 et sera assurée à distance par web-formation.

De plus, cette intervention programmée le lundi 16 septembre 2019 à 14h00 consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  En cas de second tour, une réunion de scellement aura lieu, sur les mêmes modalités excepté la formation, le vendredi 4 octobre 2019 à 14h00.

  ARTICLE 8.6 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

ARTICLE 8.7 – ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du mardi 17 septembre 10h00 au mardi 24 septembre 2019 à 14h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du mardi 8 octobre 10h00 au mardi 15 octobre 2019 à 14h00

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Un poste en libre-service au service RH de la Clinique des Cèdres (Rez-de-jardin, Pavillon 1) sera mis à disposition dans une salle permettant d’être isolé. Ce poste permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Le poste en libre-service sera accessible durant les horaires suivants : de 12h30 à 14h30 sauf samedi et dimanche.

Seront présents aux heures d’ouverture de ce bureau, un membre de la Direction et un ou plusieurs des représentants des organisations syndicales.

Ce bureau ne sera pas ouvert par la direction si aucun représentant des organisations syndicales n’est présent.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois, dont deux d’entre elles qui seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 - DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 - PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 13 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• Carence de candidats au premier tour,

• Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

  ARTICLE 14 – FORMALITES ADMINISTRATIVES

Les dispositions du présent protocole d'accord préélectoral sont applicables uniquement pour les élections définies dans ce protocole.

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera affiché et communiqué à l’ensemble du personnel. En outre, il sera déposé, à la diligence de la Direction, en version électronique sur la site national www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.

Fait à CORNEBARRIEU, le 02/07/2019

Pour la Clinique des Cèdres

Monsieur …

Pour le syndicat CFE-CG

Madame …

Pour le syndicat CGT

Madame …

Madame …

Pour le syndicat CFDT

Madame …

Monsieur …