Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez CAMPENON BERNARD REGIONS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE CHEZ CAMPENON BERNARD REGIONS

ENTRE

La société CAMPENON BERNARD REGIONS, dont le siège social est situé 16 Chemin de Malacher, 38 240 MEYLAN, dûment représentée par M……………………….., agissant en qualité de Directeur Régional

D’une part,

Et

L’Organisation Syndicale représentative au sein de la société :

• La CFDT , représentée par M……………………………………… en sa qualité de Délégué Syndical,

D’autre part.

PREAMBULE :

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de CAMPENON BERNARD REGIONS, sur le lieu de travail ou à distance, pour l’élection des membres du Comité Social et Economique conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en terme de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, Article 3.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de CAMPENON BERNARD REGIONS relève du protocole d’accord préélectoral (articles L.2314-5 et suivants du code du travail).

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs

Article 1 : Conformité du système de vote

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en recourant au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de CAMPENON BERNARD REGIONS.

Après avoir pris contact avec la société KERCIA Solutions , spécialisée dans le développement du vote par Internet, il a été décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires relatives au vote électronique.

La Société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de votre électronique AlphaVote. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l’expertise du système de vote choisi.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions légales une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Avec l’organisation syndicale représentative de CAMPENON BERNARD REGIONS et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 2 : Exclusivité du vote électronique

Le recours exclusif au vote électronique pour chacune de nos élections professionnelles exclut toute utilisation du vote papier aux urnes.

Article 3 : Cahier des charges

3.1 Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

3.2 Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

KERCIA Solutions s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, KERCIA Solutions s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

3.3 Cellule d’assistante technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constitué des membres du bureau de vote chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants de KERCIA Solutions.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

- Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié de KERCIA Solutions se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

3.4 Contenu et traitement des fichiers

3.4.1 Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

3.4.2 Traitement des fichiers

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Le traitement « fichier des électeurs » et « fichier des candidats » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

3.5 Etablissement et contrôle de conformité des listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

3.6 Bureau de vote

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

La composition du bureau de vote et ses modalités de désignation sont définies dans le protocole d’accord préélectoral.

3.7 Test et scellement du système

3.7.1 Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

3.7.2 Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

3.7.3 Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

- Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le

chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

- Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

- Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

- Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

- Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

- Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

- Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et KERCIA Solutions pour que le scellement définitif intervienne.

3.7.4 Moyens

KERCIA Solutions s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

3.8 Communication des identifiants et des mots de passe

KERCIA Solutions enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement :

- soit aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

. Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote

dématérialisé Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

- soit un courriel à l’adresse mail de chaque électeur, renseignant sur :

. L’identifiant personnel de l’électeur, généré aléatoirement par le système de vote

. La procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. Ce mot de

passe sera d’une compléxité adaptée aux élections professionnelles ;

. Un lien vers le site de vote.

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, l’électeur aura la possibilité de contacter la cellule d’assistance technique pour mettre en œuvre la procédure de récupération du mot de passe. Celle-ci se tient à disposition des électeurs 24h/24h et 7j/7j.

La procédure est la suivante :

- l’électeur appelle sur le numéro vert : 0800 10 12 30

- lui seront demandés : Nom, Prénom et Date de naissance

Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué :

- sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

- à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

- à défaut, par SMS au n° de téléphone communiquant par l’appelant ;

- à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai d’acheminement le permet, au vu du

calendrier électoral.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

3.9 Vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission à KERCIA Solutions pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

3.10 Clôture et dépouillement du vote

Trois clefs destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé «contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

3.11 Conservation des données

KERCIA Solutions conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, KERCIA Solutions procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la société CAMPENON BERNARD REGIONS. Jusqu'à cette date, KERCIA Solutions en assumera la charge.

Article 4 : Information du personnel et de ses représentants

La société CAMPENON BERNARD REGIONS remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Elle assure une formation auprès des représentants du personnel, du délégué syndical et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique.

Article 5 : Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera déposé par la Société en deux exemplaires (une version sur support électronique au format PDF et une version anonymisée sur support électronique au format .DOCX, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr., pour l’Unité départementale de l’Isère de la DIRECCTE Auvergne Rhône-Alpes.

Un exemplaire original sera également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Grenoble.

Il en sera de même des éventuels avenants à cet accord.

Une copie du présent accord sera affichée sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet destinés au personnel.

Un exemplaire original sera remis au Délégué syndical.

Fait en 3 exemplaires, à Meylan, le 30 janvier 2019

Pour la Société : Pour l’Organisation Syndicale CFDT