Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique pour les élections professionnelles" chez BPCE ACHATS (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE

ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

AU SEIN DE BPCE ACHATS

Entre les soussignées :

BPCE Achats, groupement d’intérêt économique, dont le siège social est sis 12/20 rue Fernand Braudel – 75013 Paris, représentée par Madame Catherine FOURNIER, Directrice Générale,

Ci-après désigné le « BPCE Achats » ou « la Société »,

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives au sein de BPCE Achats, représentées respectivement par leur délégué syndical,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail, les élections professionnelles peuvent avoir lieu par voie électronique.

De par sa facilité d'utilisation, le vote électronique est de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent, favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

Article 1 – Principes Généraux

Le système retenu par BPCE Achats doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : possibilité pour un électeur d’exercer son droit de vote sans pression extérieure ;

• La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;

• La caractère personnel, libre et anonyme, et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote à l’électeur qui l’a émis.

Les parties conviennent que le cahier des charges annexé fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique aux différents stades du processus électoral et respecte les dispositions légales, règlementaires et aux recommandations de la CNIL.

Article 2 – Exclusivité du vote électronique

La Direction Générale de BPCE Achats et les organisations syndicales sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif pour l’ensemble des opérations électorales professionnelles au sein de BPCE Achats à l’exclusion de toute autre modalité de vote.

Article 3 – Modalités d’organisation des opérations

3.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires ou la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux, outre la mention de la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

3.2. Formation au système de vote électronique

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.3. Expertise indépendante

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et confidentialité du vote, les parties conviennent de recourir à une solution développée par un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux mandaté pour ce faire par la Direction Générale de BPCE Achats.

Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord respectant les prescriptions légales et réglementaires.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit ainsi être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences légales et réglementaires et aux recommandations de la CNIL en vigueur.

3.4. Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions légales en vigueur, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, sera mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

4.1. Etablissement des listes électorales et transmission

BPCE Achats établit les listes électorales qui sont transmises au prestataire pour importation sur le système de vote électronique.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

4.2. Lieu et temps de scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

4.3. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification (code d’identification personnel et mot de passe).

Seul le prestataire aura connaissance du code secret personnel et du mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse ou un second tour de scrutin devrait être organisé.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur à la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

4.4. Déroulement du vote

Il est rappelé qu’au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts (un vote pour élire les représentants titulaires au comité social et économique et un vote pour élire les représentants suppléants au comité social et économique).

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

4.5. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.

Article 5 – Clôture et résultats

5.1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

5.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3. Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 6 – Sécurité et confidentialité

6.1. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Un fichier recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le président et ses assesseurs pourront consulter tout au long du scrutin, la liste d’émargement en ligne et ce à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.

6.2. Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.

En conséquence, le prestataire retenu pour la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et notamment le Règlement (UE° 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018, dit « RGPD »).

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

La Direction Générale de BPCE Achats précise qu’elle informera le délégué à la protection des données de l’organisation des élections par vote électronique.

Article 8 – Dispositions générales

8.1. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt et sera applicable aux élections qui interviendront fin 2019 pour la mise en place du Comité Social et Economique, ainsi qu’aux élections suivantes.

8.2. Révision

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues par le code du travail. La demande de révision éventuelle est notifiée aux parties signataires par courrier recommandé avec accusé de réception. Des négociations en vue de la révision du présent accord seront ouvertes dans un délai maximum de 3 mois à compter de la réception de la demande de révision.

8.5. Dépôt et publicité

Le présent accord sera notifié par la Direction Générale de BPCE Achats à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Cet accord sera déposé à la DIRECCTE sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail et au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes du siège de BPCE Achats, conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 du Code du Travail.

Chaque organisation syndicale sera destinataire d’un exemplaire original du présent accord.

Le présent accord sera mis à la disposition des salariés de BPCE Achats.

Fait à Paris, le 27 aout 2019

En 4 exemplaires dont un pour chaque partie

Pour la Direction de BPCE Achats

Madame Catherine FOURNIER

Directrice Générale

Pour les organisations syndicales représentatives :

- l’Union Nationale des Syndicats Autonomes

- le Syndicat National de la Banque,

VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR L'ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

CAHIER DES CHARGES

Ce document reprend les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail (applicable désormais aux élections du Comité Social et Economique) et les recommandation de la CNIL (notamment la délibération du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant : le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par internet.

Période des élections : la durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections : les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

Sécurisation du système proposé : le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Par ailleurs, le prestataire fournit à BPCE Achats les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Etapes : le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Emargement électronique, unicité du vote : le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents : lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

Procédure d’ouverture des élections : est réalisée par les membres du bureau de vote. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes ;

• L’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.

Procédure de fermeture des élections : comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure de fermeture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique.

Dépouillement des urnes électroniques : La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des PV au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique : pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton « Je vote », donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaitre le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Listes des émargements : indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et le Secrétariat Général.

Assistance technique : le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Dispositifs de secours : le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.