Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le vote par voie électronique pour l'élection des membres du CSE de la société So.bio" chez SO.BIO (Siège)

Accord d'entreprise sur le vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la société So.bio

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société So.bio, société par actions simplifiée, sise 4 Voir Romaine Espace France, Bâtiment I, 33610 CANÉJAN, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Directeur Général,

Ci-après dénommée « So.bio » ou « la Société »,

D’une part

ET :

L’organisation syndicale représentative au sein de la société So.bio :

• Le syndicat Force Ouvrière (« FO »), représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de déléguée syndicale

D’autre part

La Société et FO sont collectivement ci-après dénommés « Les Parties ».

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des instances représentatives du personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du Protocole d'Accord Préélectoral.

Les objectifs du présent accord sont de :

• donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres du Comité Social et Economique (ci-après « CSE »),

• simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

• favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

• supprimer les votes nuls,

• sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

• participer à une démarche de développement durable,

• mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du Protocole d'Accord Préélectoral.

1. Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections du CSE de So.bio.

Il s’applique à l’ensemble des salariés de la So.Bio (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de cette société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE de la Société.

2. Modalités de mise en œuvre

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote à l’exclusion de tout autre moyen (vote à bulletin secret sous enveloppe).

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par So.bio, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du code du travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le Protocole d’accord préélectoral.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

So.bio s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 2.3 – Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre) auprès de la CNIL.

De plus, le prestataire s’engage à ce que l’enregistrement des données personnelles soit conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 - Protocole d'Accord Préélectoral

Le Protocole d'Accord Préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Dispositions finales

Article 3.1 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d'accords collectifs ou d'usages au sein de So.bio et portant sur le même objet (vote électronique).

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et entrera en vigueur à compter des élections professionnelles permettant la mise en place du CSE au sein de So.bio.

Il est expressément prévu qu’en cas d’élections partielles au cours du cycle électoral, le présent accord s’appliquera.

Article 3.2 – Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

Article 3.3 – Formalités de dépôt et publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera notifié par remise en mains propres contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative de So.bio.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-4 du code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne, par le représentant de l’entreprise, sur la plateforme de « téléprocédure » du ministère du travail (« TéléAccords »). Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de son lieu de conclusion.

Fait à Canéjan, le 16 août 2022,

En 2 exemplaires,

Pour So.bio, xxxxxxxxxxxxxxxxxx, Directeur Général

Pour l’Organisation syndicale FO, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Vote par voie électronique

pour l'élection des membres des

instances représentatives du personnel

CAHIER DES CHARGES

En application de l'article R.2314-5 du code du travail

Données pouvant être enregistrées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du code du travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du code du travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du code du travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du code du travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du code du travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du code du travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Expertise indépendante

Article R.2314-9 du code du travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Information et formation

Article R.2314-12 du code du travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du code du travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Durée du vote

Article R.2314-14 du code du travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Vote sous enveloppe

Article R.2314-16 du code du travail (partie 2 sur 2)

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du code du travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.