Accord d’Entreprise relatif à l’organisation d’élections complémentaires par vote électronique

Entre les soussignés :

La société PRIMOBOX

Société par Actions Simplifiée au capital de 506.516€ inscrite au RCS de BORDEAUX sous le n° B 499 868 362 dont le siège est 15 avenue Léonard de Vinci – 33600 PESSAC, représentée par Monsieur XX, en sa qualité de Président, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes

D’une part,

Ci après également dénommée « La société »

Et :

Le CSE représenté par son titulaire unique, Monsieur XX

D’autre part,

Ci-après également dénommé « Le CSE »

Table des matières

I. Préambule 3

II. Objet et champ d’application 3

III. Modalités d’organisation des élections 4

a) Nombre de sièges complémentaires 4

b) Durée des mandats 4

IV. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

a) Recours à un prestataire extérieur 4

b) Etablissement des fichiers 5

c) Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

d) Cellule d'assistance technique et sécurité 5

e) Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD 6

f) Information et formation 6

V. Déroulement des opérations de vote 6

a) Protocole d’accord préélectoral 6

b) Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 7

c) Caractéristiques du site de vote 7

d) Modalités d’accès au serveur de vote 7

e) Suivi des opérations de vote 8

f) Opérations de dépouillement 8

VI. Durée de l’accord – information – révision 8

VII. Dépôt de l’accord 8

1. Préambule

A la suite d’une croissance soutenue de La société, les effectifs ont fortement augmenté.

Le Comité Social et Economique actuel de La société a été mis en place antérieurement à cette augmentation des effectifs, par des élections en date du 06 décembre 2019. Il est constitué à ce jour de 1 représentant « Titulaire ».

Au regard de ces constats, il est apparu important pour La société et pour son représentant du personnel de renforcer le dialogue social, de garantir une représentation de l’ensemble des collèges et de tenir compte de l’augmentation des effectifs en intégrant au sein du Comité Social et Economique de nouveaux membres.

En conséquence, les parties conviennent d’organiser des élections complémentaires au Comité Social et Economique de La Société par vote électronique.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Dans ce cadre, la Société a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté la Société dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, la Société a convenu de la mise en place du vote électronique pour les élections complémentaires, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

2. Objet et champ d’application

La présente décision s’applique à l’ensemble des salariés de la Société appelés à voter aux élections complémentaires des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

3. Modalités d’organisation des élections

Nombre de sièges complémentaires

L’effectif de l’entreprise au 30 septembre 2021 est de 59.

Dans le cadre d’une mise en place ou d’un renouvellement du Comité Social et Economique, ces effectifs amèneraient à pourvoir :

• 4 sièges « Titulaires »

• 4 sièges «  Suppléants »

Le Comité Social et Economique de La société est composé à ce jour de :

• 1 siège « Titulaire »

Les élections complémentaires seront organisées pour tous les sièges actuellement vacants au sein du CSE de La société.

Ainsi, les parties conviennent d’ouvrir dans le cadre des élections complémentaires :

• 3 sièges « Titulaires » complémentaires

• 4 sièges « Suppléants » complémentaires

La répartition entre les différents collèges de ces sièges « Titulaires » complémentaires et « Suppléants » complémentaires sera fixée dans le cadre du Protocol d’accord préélectoral.

Durée des mandats

Les mandats des nouveaux élus courront jusqu’au terme des mandats actuels des membres du CSE de la Société, soit jusqu’au 06 décembre 2023.

4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la Société décide de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur le réseau interne de la Société.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

6. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Déroulement des opérations de vote

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, la Société engage une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion de la présente décision et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

6. Durée de l’accord – information – révision

Le présent accord est applicable pour les seules élections complémentaires des membres du Comité Social et Economique qui auront lieu en début d’année 2022.

Il prendra effet à compter de sa date de signature.

Le personnel est informé du présent accord, qui est accessible sur l’espace commun du serveur interne de la Société et/ou par voie d’affichage, simultanément à la signature du protocole préélectoral par les moyens de communication habituels.

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

7. Dépôt de l’accord

Conformément à l’article L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord est notifié par la société à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :

• un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;

• l’accord sera déposé sur la plateforme en ligne Télé Accords et sera accompagné des documents suivants :

Fait à PESSAC,
Le 10 novembre 2021

Pour le CSE Pour PRIMOBOX
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