Accord d'entreprise "Accord sur le fonctionnement du CSE de l'entreprise Axians Cloud Services Lyon" chez QUADIX

Accord sur le fonctionnement du Comité Social Economique (CSE)

De l’entreprise Axians Cloud Service Lyon

Préambule

Le présent accord sur le fonctionnement du CSE se substitue au règlement intérieur du CSE précédent.

Titre I - Organisation interne du CSE

Article 1 - Composition du CSE et prérogatives de ses membres

1.1 Membres et personnes siégeant au CSE

Le CSE est composé :

-  d'un président en la personne de la cheffe d’entreprise

-  d'une délégation du personnel composée d’un élu titulaire et d’un élu suppléant.

L'élu suppléant peut accompagner le titulaire aux réunions.

L’élu suppléant ne prendra part au vote qu’en l’absence du titulaire.

Le président peut, lors de chaque réunion du CSE, être accompagné de trois « assistants » salariés de l'entreprise au maximum.

1.2 Bureau du CSE

Un secrétaire et un trésorier du CSE sont désignés par le CSE parmi les élus titulaires ou suppléants lors de la première réunion du CSE qui suit les élections professionnelles. Ils constituent le bureau du CSE.

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres par une résolution prise à la majorité de ses membres présents. Le président du CSE ne participe pas au scrutin. La désignation prend fin avec le mandat des membres élus du comité.

Lors de l'élection, en cas d'égalité de voix entre deux candidats à l'un de ces postes, un second tour est immédiatement organisé pour essayer de les départager. Si l'égalité persiste, le candidat le plus âgé est élu.

Assistent aux débats et peuvent s'exprimer sur les points de l'ordre du jour relatifs aux questions de santé, sécurité et de conditions de travail : le médecin du travail et le référent sécurité de l’entreprise et des conditions de travail.

L'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités :

-  à l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du CSE ;

-  aux réunions du CSE consécutives à un accident de travail ayant entraîné une incapacité de travail ou une maladie professionnelle d'au moins 8 jours.

1.3 Personnes pouvant assister à la réunion du CSE

1.3.1 Côté employeur

La présence en réunion d'une tierce personne, interne ou externe à l'entreprise, nécessite l'accord de la majorité du CSE.

Afin d'informer en amont tous les membres de l'instance, le secrétaire et le président veillent à mentionner dans l'ordre du jour le nom de la personne qui sera ponctuellement présente.

En réunion, l'employeur expose les raisons de cette présence et recueille l'accord de la majorité du CSE.

Une fois son intervention terminée, cette personne quitte la séance.

1.3.2 Côté délégation du personnel

En dehors des cas prévus par le code du travail, la présence en réunion d'un tiers au CSE nécessite à la fois une décision majoritaire des élus et l'accord de l'employeur.

Le secrétaire se charge d'informer l'employeur et de recueillir son accord.

Le secrétaire et le président veillent à mentionner le nom de cette personne dans l'ordre du jour.

En réunion, le secrétaire expose les raisons de cette présence, l'employeur donne son accord formel.

Une fois son intervention terminée, cette personne quitte la séance.

1.4 Prérogatives du président du CSE

Le président du CSE se charge de :

-  l'élaboration de l'ordre du jour de la première réunion du CSE qui suit l'élection 

-  l'élaboration avec le secrétaire du CSE, de l'ordre du jour de chaque réunion plénière, tant ordinaire qu'extraordinaire du CSE 

-  la convocation des membres du CSE éligibles aux réunions, tant ordinaires qu'extraordinaires, en joignant et communiquant l'ordre du jour dans le respect des délais légaux 

-  la présidence des réunions du CSE (dont notamment : organisation et direction des débats, police des réunions et de leur déroulement, régularité des scrutins et votes, etc.)

Par ailleurs, il revient au président du CSE d'organiser et de procéder à l'accomplissement effectif de toutes les diligences relatives aux informations et/ou consultations et/ou émissions d'avis du CSE dans le respect des exigences légales et des échéances et délais y afférents.

1.5 Prérogatives des « assistants » du président du CSE

Les assistants siègent aux réunions, tant ordinaires qu'extraordinaires, du CSE, et ceci sur demande du président afin de lui fournir aide et assistance lors de la réunion.

En cours de réunion, ils peuvent intervenir dans les débats, répondre à des questions, manifester leur opinion mais ne disposent d'aucun droit ni de vote ni de participation aux scrutins, délibérations, décisions et prises de résolution du CSE.

1.6 Prérogatives des membres du bureau du CSE

1.6.1 Prérogatives du secrétaire du CSE

Les prérogatives légales du secrétaire du CSE sont les suivantes :

-  arrêter, conjointement avec le président du CSE, le contenu de l'ordre du jour de chaque réunion, ordinaire ou extraordinaire du CSE ;

-  rédiger dans les 15 jours de la réunion, transmettre à l'employeur et diffuser le procès-verbal (PV) de chaque réunion, ordinaire ou extraordinaire du CSE.

Par ailleurs, le secrétaire du CSE est chargé de :

-  veiller au bon fonctionnement interne et à la bonne administration du CSE (finances, budgets, engagements de dépenses, décisions d'achats, etc.) ;

-  préparer avec les autres élus du CSE l'ordre du jour des réunions ;

-  organiser les travaux du CSE et veiller à la préparation des réunions ;

-  assurer les liaisons du CSE avec son président, avec les salariés, avec les tiers (inspecteur du travail, médecin du travail, experts, fournisseurs, prestataires, etc.) ;

-  proposer et formuler des projets de vœux, avis, résolutions, etc. ;

-  veiller à la bonne exécution des décisions du CSE ;

-  procéder aux affichages et diffusions des informations que les élus souhaitent porter à la connaissance des salariés ;

-  diffuser aux élus la documentation reçue par le CSE ;

-  gérer le courrier, éventuellement la boite mail et les archives du CSE (ordres du jour, documents transmis au CSE, PV de réunions, factures et comptabilité...) avec l'aide du trésorier.

Le secrétaire est habilité à représenter le CSE vis-à-vis des tiers et à signer les factures et engagements contractuels auxquels il a décidé de souscrire pour son fonctionnement et l'exercice de ses missions.

1.6.2 Prérogatives du trésorier du CSE

De façon générale, le trésorier du CSE est en charge de la tenue des comptes conformément aux normes comptables établies par l'autorité des normes comptables et de la gestion de tous les budgets et ressources du CSE au nom et pour le compte du CSE.

A ce titre, les prérogatives du trésorier sont les suivantes :

-  gestion du budget de fonctionnement du CSE ;

-  gestion du budget des activités sociales et culturelles du CSE ;

-  gestion des comptes bancaires du CSE ;

-  gestion des dépenses du CSE ;

-  préparation et soumission aux membres du CSE du compte-rendu annuel de gestion des comptes et budgets du CSE ;

-  préparation et soumission aux membres du CSE du compte-rendu de fin de mandature relatif à la gestion des comptes et budgets du CSE ;

Compte tenu des prérogatives précitées, le trésorier du CSE :

• Détient l'autorisation, avec le secrétaire :

- d'encaisser les chèques rattachés aux comptes bancaires du CSE ;

-  de signer conjointement avec le secrétaire les chèques émis

-  d'utiliser la carte de crédit rattachée aux comptes bancaires du CSE ;

• Représente le CSE vis-à-vis des tiers (Urssaf, administration fiscale, fournisseurs, etc.) pour tout ce qui concerne les domaines financiers et budgétaires.

1.7 Prérogatives des élus de la délégation du personnel du CSE

Les prérogatives des élus sont notamment les suivantes :

-  droit d'être convoqué à toute réunion, plénière ou non, du CSE ;

-  droit de participer à toute réunion, plénière ou non, du CSE et de prendre part au débat, manifester son opinion, poser des questions, proposer des avis/résolutions/décisions/résolutions du CSE ;

-  droit de recevoir toutes les informations liées au fonctionnement et prérogatives générales du CSE.

Article 2 - Remplacements et révocations des membres du bureau du CSE et des délégations et commissions

2.1 Remplacements au sein du CSE

Les membres du bureau du CSE font l'objet de remplacement notamment en cas de démission. Ce remplacement donne lieu à une élection dans des conditions identiques à la mise en place initiale du bureau lors de toute réunion, ordinaire ou extraordinaire, du CSE.

Si, à l'occasion d'une réunion plénière, le secrétaire est absent, le CSE désigne un secrétaire de séance dans les mêmes conditions que l'élection des membres du bureau.

2.2 Révocations au sein du CSE

Sur décision du CSE prise en réunion plénière, tout membre du bureau peut être révoqué de ses fonctions à tout moment. Une fois révoqué, il restera élu du CSE.

Cette révocation doit être effectuée dans le respect des droits de la défense de l'intéressé de sorte que :

-  les raisons qui justifient la décision de révocation doivent être portées à sa connaissance au cours de la réunion plénière visée ci-dessus ;

-  la décision de révocation est prise par le CSE après inscription à l'ordre du jour et vote à la majorité des voix par bulletin secret.

Article 3 - Réunions du CSE

3.1 Périodicité des réunions plénières

Le CSE se réunit tous les deux mois à l'initiative du président.

Au moins trois de ces réunions portent en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé sécurité et conditions de travail et plus fréquemment en cas de besoin notamment dans les branches d'activité présentant des risques particuliers.

3.2 Différents types de réunions du CSE

Le CSE se réunit selon trois modalités différentes :

-  les réunions non plénières de préparation ;

-  les réunions plénières ordinaires ;

-  les réunions plénières extraordinaires.

En outre, conformément au code du travail, en cas d'urgence, les représentants du personnel sont reçus collectivement à leur demande. Ils sont également reçus par l'employeur, à leur demande, soit individuellement, soit par catégorie, soit par atelier, service ou spécialité professionnelle selon les questions qu'ils ont à traiter.

3.3 Réunions préparatoires aux séances plénières

L'objet de ces réunions est de permettre aux élus de préparer les réunions plénières du CSE notamment en recensant des points et/ou questions à faire figurer au sein de l'ordre du jour du CSE et d'examiner la liste des réclamations.

Ces réunions ne ressortant pas d'une obligation légale, la participation à leur déroulement n'est pas assimilée à du temps de travail effectif et nécessite l'utilisation des crédits d'heures de délégation.

Ces réunions sont organisées à l'initiative du secrétaire suffisamment de temps à l'avance.

3.4 Réunions plénières ordinaires du CSE

Les réunions plénières sont celles au cours desquelles les membres du CSE se réunissent en qualité d'assemblée délibérante - sur convocation expresse et individuelle du président du CSE - afin de fonctionner en tant que telle, notamment en traitant un ordre du jour et abordant tous les points y figurant après débats, délibérations et vote(s) le cas échéant. Au cours des réunions plénières ordinaires sont aussi traitées les réclamations.

A chaque début d'année de toute année civile de la mandature du CSE, le président du CSE et le secrétaire établissent - de façon conjointe et concertée - un calendrier annuel prévisionnel de travail du CSE planifiant, à titre provisoire, les réunions plénières ainsi que l'indication de tout ou partie de leur objet et/ou ordre du jour théorique considération faite des obligations d'information et/ou consultation du CSE dans tous les domaines relevant de sa compétence.

L'existence du calendrier précité ne saurait ni exclure ni écarter l'organisation des réunions plénières extraordinaires.

3.5 Réunions plénières extraordinaires du CSE

Ces réunions extraordinaires interviennent :

-  sur demande de la majorité des élus titulaires du CSE,

-  à la demande d’un membre sur les questions de santé sécurité et conditions de travail,

-  ou à l'initiative du président du CSE.

En outre en application du code du travail, le CSE est réuni à la suite de tout accident grave ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves.

Il est aussi réuni à l'initiative de l'employeur en cas d'événement grave lié à l'activité de l'établissement ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.

La demande de réunion plénière extraordinaire doit émaner de la majorité des élus titulaires. Lorsque cette condition de majorité est satisfaite, la réunion est de droit et le président du CSE est donc tenu de le réunir dans les meilleurs délais sous réserve que soient satisfaites les conditions de formalisme suivantes :

-  si la demande est faite en cours de réunion ordinaire : résolution proposée par un membre du CSE puis mise aux voix et adoptée ;

-  si la demande est faite en dehors d'une réunion ordinaire : écrit transmis par le secrétaire du CSE au président et comportant la signature des élus titulaires demandeurs ainsi que les points et questions motivant cette demande et de nature à constituer l'ordre du jour de cette future réunion.

3.6 Convocation aux réunions plénières du CSE

Appartiennent au seul président du CSE les deux prérogatives de :

-  convocation des membres du CSE aux réunions plénières ordinaires ou extraordinaires ;

-  choix des dates, heures et lieu des réunions.

La convocation adressée par le président du CSE est impérativement écrite - courrier papier ou mail imprimable - et elle est notifiée par voie de mail avec accusé de réception et/ou lecture. Cette convocation :

-  comporte au minimum les indications suivantes relatives à la réunion : objet, date, lieu, heure de début et est accompagnée :

-  de l'ordre du jour de la réunion,

-  et des informations et/ou documents nécessaires au bon déroulement de la réunion et la bonne réalisation de la consultation le cas échéant en complément des données mises à jour de la BDES ;

-  est envoyée dans un délai permettant le bon déroulement de ladite réunion - et la bonne réalisation de la consultation.

3.7 Ordre du jour des réunions plénières ordinaires et extraordinaires du CSE

L'ordre du jour est rédigé conjointement par le président et le secrétaire du CSE.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition légale ou conventionnelle sont inscrites de plein droit par le président ou le secrétaire.

Une fois arrêté, l'ordre du jour est signé par le président et le secrétaire du CSE. Il ne peut plus être modifié.

L'ordre du jour est transmis par le président du CSE, 3 jours calendaires au moins avant la réunion, à l'ensemble des personnes pouvant siéger à la réunion de CSE.

Il est joint à la convocation.

3.8 Déroulement des réunions plénières de CSE

3.8.1 Ouverture et clôture des séances, ordre des débats

Le président du CSE déclare les séances ouvertes et closes.

Immédiatement après avoir ouvert la séance, le président du CSE s'assure de la présence du secrétaire. En l'absence du secrétaire, le CSE désigne un secrétaire de séance parmi les élus titulaires.

Après avoir ouvert la séance le président donne lecture des points à l'ordre du jour.

Les débats ne portent et ne comportent l'examen que des seuls points, thèmes et questions inscrits à l'ordre du jour, étant entendu que ces derniers sont examinés et débattus suivant l'ordre fixé. Par accord entre président du CSE et majorité des élus titulaires dudit CSE, l'ordre d'examen peut être modifié en début de séance.

La réunion du CSE permet à la fois de traiter l'intégralité de l'ordre du jour et la totalité des réclamations.

Sauf accord de la majorité des élus, la séance ne peut être levée avant.

3.8.2 Débats : participation, organisation, enregistrement, sténographie, visioconférence, suspension de séance

Le président du CSE doit veiller à :

-  la répartition équitable des temps de parole ;

-  l'accès de toutes et tous aux discussions en séance ;

-  la liberté comme la possibilité de présentation des opinions et points de vue de toutes et tous ;

-  la sérénité des échanges et des paroles.

Il fait procéder aux votes et annonce les décomptes des voix pour les délibérations.

Si l'ordre du jour ne peut pas être traité intégralement, par accord entre le président et la majorité des élus, il peut être convenu de suspendre la séance ou de reporter à la prochaine réunion plénière les points restants à traiter.

Une fois l'ordre du jour épuisé, le président passe aux questions diverses.

Les parties conviennent de la possibilité d’organisation les réunions par visioconférence quand les élus ou la Direction ne peuvent être présentes, dans la limite de 6 réunions par année civile.

Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification des membres de l'instance et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

3.9 Informations et/ou données confidentielles et/ou stratégiques

Toute personne siégeant ou pouvant siéger au CSE et dont la participation à une réunion plénière ordinaire ou extraordinaire lui permet - en cours de séance plénière ou avant - d'obtenir et/ou prendre connaissance de certaines informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise est tenue, dans les conditions prévues par le code du travail, d'une double obligation de secret professionnel et de discrétion.

De par l'effet cumulé des obligations précédentes, les informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise ne peuvent :

-  ni être portées à la connaissance des salariés, comme du grand public, par toute personne siégeant ou pouvant siéger au CSE, sans l'autorisation expresse du président du CSE ;

-  ni faire l'objet de révélation et/ou diffusion extérieure au périmètre de l'entreprise, notamment par voie de presse, médias et/ou mise en ligne sur Internet, sans l'accord express écrit de l'entreprise elle-même.

Toute violation de l'une ou l'autre de ces obligations peut permettre à l'entreprise de prendre les mesures qui s'imposent notamment sous forme de poursuites judiciaires et/ou disciplinaires à l'encontre des personnes physiques ou du CSE lui-même en qualité de personne morale.

Lors de chaque information ou consultation du CSE, le chef d'entreprise précise le périmètre des dispositions confidentielles et la durée de l'obligation de confidentialité des membres du CSE.

3.10 Délais de consultation du CSE

Conformément aux dispositions légales, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s'il ne s'est prononcé à l'expiration d'un délai d’ un mois à compter de la mise à disposition des informations.

Le point de départ du délai de consultation court à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le code du travail nécessaires à la consultation ou de l'information par l'employeur de la mise à disposition dans la BDES des informations nécessaires à la consultation.

3.11 Procès-verbal de chaque réunion plénière de CSE

Chaque réunion plénière du CSE - ordinaire ou extraordinaire - donne lieu à établissement d'un procès-verbal écrit.

Il revient au secrétaire du CSE d'établir le procès-verbal des réunions plénières sous forme de projet en vue de son adoption ultérieure.

Le projet de procès-verbal est rédigé par le secrétaire dans les quinze jours suivant la réunion plénière du CSE.

Si une nouvelle réunion est prévue dans le délai de quinze jours, le PV est établi et transmis avant cette réunion et est approuvé lors de la réunion extraordinaire.

Le secrétaire transmet le PV sans délai pour relecture à tous les membres du CSE y compris au président. Les éventuelles remarques et demandes de rectification, de suppression ou d'ajout doivent lui parvenir le plus rapidement possible, et au plus tard dans les cinq jours qui suivent.

Il incombe ensuite au secrétaire d'établir un PV définitif et de le transmettre au président du CSE au plus tard dans les 15 jours qui suivent la réunion à laquelle il se rapporte, pour son approbation, permettant au secrétaire sa diffusion.

3.12 Procès-verbal des réunions plénières de CSE – cas de données confidentielles

Lorsque le procès-verbal comporte des informations et/ou données confidentielles, ses modalités d'affichage et/ou diffusion ne peuvent permettre la prise de connaissance et la divulgation desdites informations et/ou données de sorte que son contenu doit en être expurgé à la diligence du secrétaire du CSE avant affichage et/ou diffusion.

Toute diffusion et/ou communication externe aux locaux de l'entreprise de tout ou partie du contenu du procès-verbal des réunions plénières de CSE - et par n'importe quel moyen, modalité ou média - est interdite.

3.13 Votes au sein du CSE

Au cours de ses réunions plénières - ordinaires ou extraordinaires le CSE est amené à organiser et procéder à des votes.

3.13.1 Différents types de votes lors des réunions plénières du CSE

Deux types de votes sont à distinguer :

-  catégorie 1 : votes se rapportant à l'administration et/ou à l'organisation interne du CSE (ex. : élection du bureau, des membres des commissions et des représentants du CSE au conseil d'administration et à l'assemblée générale, vote du règlement intérieur) ;

-  catégorie 2 : votes directement liés à l'exercice de sa compétence en qualité de délégation du personnel.

Il est précisé que cette compétence consiste à représenter les salariés auprès de l'employeur pour :

-  d'une part, toutes les questions économiques, financières, sociales et celles concernant la santé, la sécurité et les conditions de travail intéressant le personnel travaillant dans l'entreprise ;

-  d'autre part, mettre en place et/ou gérer les activités sociales et culturelles.

3.13.2 Règles de majorité applicables aux votes lors des réunions plénières du CSE

Aucun quorum n'est exigé pour organiser et valider un vote lors d'une réunion plénière de CSE.

Le mode d'évaluation et de décompte de la majorité des voix est le suivant :

-  La majorité simple : majorité des voix exprimées à l'occasion du vote (la majorité représente le plus grand nombre de voix obtenues). Les abstentions et les votes blancs ou nuls ne sont pas pris en compte. Ce mode de décompte est utilisé pour les votes de catégorie 1 et 2.

3.13.3 Détenteurs du droit de vote lors des réunions plénières du CSE

Ont seuls un droit de vote :

-  le président du CSE ;

-  l’élu titulaire de la délégation du personnel (ou le suppléant le remplaçant).

Ils ont voix délibérative.

Il est à noter que le président :

-  ne participe pas au vote lorsqu'il consulte les membres élus en tant que délégation du personnel (catégorie 2). Il peut en revanche prendre part aux votes organisés pour l'adoption des décisions et élections internes au CSE (catégorie 1),

-  ne dispose d'aucune voix prépondérante notamment en cas d'égalité à l'occasion d'un vote.

3.13.4 Modalités de vote lors des réunions plénières du CSE

Tous les votes à effet de délibérations, désignations, élections, vœux, avis, décisions, propositions et résolutions ont lieu exclusivement pendant le temps de séance et au cours des réunions plénières du CSE, ordinaires ou non.

Les votes du CSE ont normalement lieu à main levée, sauf si un membre ayant droit de vote demande à ce qu'il soit organisé à bulletin secret, et dans les cas prévus par la loi.

Titre II - Moyens du CSE

Article 4 - Moyens financiers du CSE

Le CSE dispose de deux budgets distincts :

-  un budget de fonctionnement qui doit servir à couvrir les dépenses de fonctionnement et permettre au CSE d'exercer ses attributions économiques : financement de la documentation, de la formation des élus, de l'assistance juridique...

-  un budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC), destiné à financer des activités sociales et culturelles au profit des salariés et de leur famille (loisirs et organisations sportives, cantines, crèches, colonies de vacances...).

4.1 Subvention de fonctionnement

Les parties conviennent d’affecter 0,05% de la masse salariale brute au budget de fonctionnement. Il est versé par virement bancaire sur le compte de fonctionnement du CSE en début de mois selon les modalités suivantes : 0.05 % sur la base de la masse salariale réelle du mois précédent.

Les élus du CSE sont tenus d'utiliser les ressources de chaque budget conformément à leur destination (fonctionnement ou œuvres sociales). Le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, une partie de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles dans les conditions légales. Le transfert du reliquat de fonctionnement au profit des ASC ne peut dépasser 10 % de l'excédent annuel du budget de fonctionnement, et doit être intégré comptablement aux ressources du CSE en matière d'ASC.

Les versements et utilisation de la subvention de fonctionnement donnent lieu à établissement d'un suivi et d'un budget qui leur est propre, mission relevant de la compétence du trésorier du CSE.

Chaque année, le trésorier du CSE rend compte à l'instance, et en réunion plénière, des modalités d'utilisation de la subvention de fonctionnement.

4.2 Contribution aux Activités Sociales et Culturelles (ASC)

Les parties conviennent d’affecter 0.75% de la masse salariale brute au budget ASC. Elle est versée par virement bancaire sur le compte des œuvres sociales du CSE, en début de mois, selon les modalités suivantes : 0.75% sur la base de la masse salariale réelle du mois précédent. Conformément au code du travail, le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, tout ou partie de l'excédent annuel du budget des activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement dans les conditions légales, dans la limite de 10% de l’excédent annuel du budget des œuvres sociales. Si le CSE transfère tout ou partie du reliquat annuel de son budget ASC, cette somme et ses modalités d'utilisation devront être inscrites dans les comptes annuels de l'instance et dans le rapport annuel de gestion du CSE.

Les versements et utilisation de la contribution aux activités sociales et culturelles donnent lieu à établissement d'un suivi et d'un budget qui leur est propre, mission relevant de la compétence du trésorier du CSE.

Chaque année, le trésorier du CSE rend compte à l'instance, et en réunion plénière, des modalités d'utilisation de la contribution aux activités sociales et culturelles.

Article 5 - Moyens du CSE

L'employeur met à la disposition du CSE les salles de réunions de l’entreprise, et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

Le CSE dispose d'une armoire fermant à clé et du mobilier de bureau suffisant pour permettre au CSE de tenir ses réunions préparatoires et d'assurer ses permanences, d’un ordinateur, d’un espace de stockage sur le serveur informatique de l’entreprise, et d’un accès au photocopieur pour les impressions et copies.

Les moyens informatiques et de communication tiennent compte des évolutions technologiques et de l'évolution de ceux utilisés par l'entreprise.

Article 6 - Crédits d'heures de délégation et les déplacements des élus du CSE

6.1 Crédits d'heures de délégation des élus du CSE

En application du code du travail :

-  chaque élu titulaire du CSE dispose d'un contingent mensuel d'heures de délégation lui permettant d'accomplir les missions en lien avec son mandat et le fonctionnement du CSE. Selon la législation en vigueur, chaque titulaire élu dispose de 10 heures de délégation par mois. Il est convenu que les heures de délégation soient mutualisées entre l’élu titulaire et l’élu suppléant, la totalité des heures utilisées sur le mois ne pouvant excéder 10 heures.

-  ces heures de délégation :

-  sont prises sur le temps de travail,

-  entraînent la cessation de la prestation de travail,

-  donnent lieu à paiement sans perte de salaire pour l'élu. Le temps passé en heures de délégation par chaque élu titulaire est décompté et assimilé à du temps de travail effectif et payé automatiquement comme tel aux échéances normales de la paie à la condition de se situer à l'intérieur du volume fixé.

Toutefois, un élu ne peut disposer au cours d'un mois de plus de 1,5 fois le crédit d'heures mensuel. En cas de mutualisation ou d'annualisation, le titulaire ou suppléant doit informer l'employeur dans un délai de prévenance de 8 jours en indiquant les plages de délégation dans son agenda de l’entreprise.

Le suppléant remplaçant un titulaire bénéficie des crédits d'heures non encore utilisés par le titulaire en cours de mois.

Le temps passé en réunion plénière de CSE étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.

De même, le temps passé à effectuer le trajet pour se rendre en réunion plénière de CSE étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.

Est également payé comme temps de travail effectif et n'est pas décompté du crédit d'heures de délégation, le temps passé par les membres du CSE à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité notamment lors de la mise en œuvre de la procédure légale de danger grave et imminent ainsi que le temps nécessaire aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave.

Le temps passé par l'élu en réunion préparatoire est déduit du crédit d'heures.

6.2 Déplacements des élus du CSE

6.2.1 Principe de la liberté de déplacement

L’élu titulaire et suppléant de la délégation du personnel au CSE disposent, dans le cadre de l'exécution de leur mandat représentatif, d'une pleine liberté de déplacement tant à l'extérieur qu'à l'intérieur des locaux de l'entreprise.

Il est ici rappelé que cette liberté de déplacement ne dispense pas du respect des règles et procédures de déplacement et sécurité en vigueur au sein des locaux de l'entreprise.

Par ailleurs, il est rappelé que les contacts pris avec les salariés - lors des déplacements au sein des locaux de l'entreprise - ne peuvent entraîner ni gêne ni perturbation dans l'exercice des fonctions et/ou du travail des salariés.

6.2.2 Remboursement par l'entreprise des frais de déplacement découlant de la participation aux réunions plénières du CSE, à la recherche de mesures préventives et aux enquêtes

Les frais et dépenses de déplacement réellement exposés par les élus du CSE et occasionnés par leur participation aux réunions plénières du CSE leur sont remboursés par l'entreprise selon les modalités suivantes : remboursement par virement bancaire sur production des justificatifs utiles.

6.2.3 Remboursement par le CSE des frais de déplacement engagés par les membres du CSE

Les déplacements et les frais pouvant être engagés par les élus pour les besoins du CSE sont à la charge de ce dernier. Selon leur objet, les frais sont imputés sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles.

Pour éviter aux élus d'avoir à en faire l'avance, le CSE prend directement à sa charge les divers frais (transport, restauration, hébergement, etc.). Si cette prise en charge directe n'est pas possible, le remboursement ne peut se faire que sur présentation de justificatifs originaux. Toute demande de remboursement doit être adressée au trésorier. En tout état de cause, les frais ne peuvent être directement pris en charge ou remboursés par le CSE que s'ils sont bien en relation avec le mandat.

Article 7 - Base de données économiques et sociales (BDES)

Conformément aux dispositions du code du travail, l'entreprise a mis en place et met à jour une Base de données économiques et sociales (BDES). Cette base regroupe toutes les informations récurrentes dont le CSE est destinataire au titre de ses prérogatives économiques, financières et sociales. La base de données est informatisée et accessible aux membres du CSE. Elle rassemble les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise, selon les règles prévues par les textes. Les données sont mises à jour régulièrement par l'entreprise et selon les périodicités prévues par le code du travail pour, d'une part, garantir le caractère récurrent et pertinent des informations dont le CSE est destinataire au titre de ses prérogatives économiques, financières et sociales, d'autre part, assurer et permettre la bonne fin de ses consultations et l'émission de ses avis à ce titre.

L’élu titulaire et suppléant du CSE ont accès à la base.

Ils sont tenus aux obligations de discrétion et de confidentialité précitées.

Ils ne peuvent, par ailleurs, communiquer à un tiers leur code d'accès personnel (identifiant et mot de passe) à la BDES.

Article 8 - Moyens de communication avec les salariés

Conformément au code du travail, l'employeur met à la disposition du CSE un panneau d'affichage dont l'emplacement permet aux salariés de prendre connaissance dans les meilleures conditions des informations affichées.

Les dimensions de ce panneau doivent être suffisantes pour permettre l'affichage des différentes informations se rapportant aux différentes prérogatives et missions du CSE.

L’employeur met également à disposition un Canal Teams pour la diffusion des informations.

Article 9 - Formation des élus du CSE

Le membre titulaire du CSE, s’il est élu pour la première fois, bénéficie d'une formation économique.

Titre III : Budgets prévisionnels - Approbation des comptes - Compte rendu de fin de mandat

Article 10 - Préparation et adoption des budgets prévisionnels du CSE

Le bureau du CSE se charge de préparer les budgets prévisionnels du CSE, un pour le fonctionnement, un pour les activités sociales et culturelles. Après avoir été présentés et discutés en réunion préparatoire avec les autres membres du CSE, ces budgets sont adoptés par la majorité des membres présents en réunion plénière.

Toute modification ultérieure d'un budget prévisionnel doit être acceptée en réunion par un vote de la majorité des membres présents.

Le trésorier est chargé de suivre l'exécution des budgets prévisionnels. En milieu d’année N, il présente en réunion un état de la situation financière et des engagements en cours du CSE.

Article 11 - Clôture des comptes - Rapport annuel d'activité et de gestion du CSE

Au début de l'année N + 1, il convient d'effectuer les opérations suivantes : le trésorier se charge de la clôture des comptes. Conjointement avec le secrétaire, il se charge de rédiger le rapport annuel d'activité et de gestion tel que prévu par le code du travail. Il est précisé que ce rapport permet de dresser un bilan quantitatif et qualitatif portant à la fois sur les attributions économiques du CSE et sur ses activités sociales et culturelles

Article 12 - Approbation des comptes annuels du CSE

Dans les trois mois au plus qui suivent la clôture des comptes, le CSE tient une réunion spécifique pour approuver les comptes du CSE.

Au plus tard 3 jours avant la réunion, le trésorier transmet aux autres membres les comptes ainsi que le rapport annuel d'activité et de gestion. En séance, il se charge de présenter le rapport annuel d'activité et de gestion et son éventuel rapport sur les conventions réglementées. Il répond aux questions et apporte toutes explications nécessaires.

Après discussion, les comptes font l'objet d'une approbation par un vote exprimé à la majorité des membres présents. Afin d'être portés à la connaissance des salariés, les comptes et le rapport d'activité et de gestion sont annexés au PV de réunion établi par le secrétaire.

Article 13 - Compte rendu de fin de mandat du CSE sortant

Conformément aux exigences du code du travail, les membres du CSE sortant rendent compte au nouveau CSE de leur gestion des attributions économiques et des activités sociales et culturelles. Ils remettent aux nouveaux membres tous les documents concernant l'administration et l'activité du CSE. Ce compte rendu a lieu dès la première réunion. Avec l'accord du président, le nouveau CSE invite le secrétaire et le trésorier du CSE sortant afin d'assurer la passation au nouveau CSE dans les conditions suivantes :

-  le secrétaire sortant fournit toutes informations utiles sur l'organisation et le fonctionnement interne du CSE, et notamment sur les modalités d'établissement des ordres du jour et de rédaction des procès-verbaux de réunion. Il fournit un tableau de bord des différents contrats signés par le CSE et indique où se trouvent et comment sont organisées ses archives ;

-  le trésorier sortant fait de même vis-à-vis du nouveau trésorier pour tout ce qui concerne les comptes et la comptabilité du CSE. Il présente son bilan comptable et financier de fin de mandat et fournit toutes explications utiles au nouveau trésorier. Il lui indique les engagements financiers non encore réglés aux fournisseurs et prestataires et lui remet les différents modes de paiement utilisés.

Titre IV - Assurances

Article 14 – Assurances

Le CSE s’engage à veiller à bénéficier de l’assurance responsabilité civile pour garantir les dommages causés à des tiers lors de l’organisation d’activités sociales et culturelles.

Titre V - Adoption, durée et révision du présent accord

Article 15 - Adoption, durée et entrée en vigueur du présent accord de fonctionnement

Le présent accord de fonctionnement est adopté pour une durée indéterminée.

Il est adopté en séance plénière, par un vote à la majorité des membres présents. En sa qualité de membre du CSE le président a droit de vote. Une fois adopté, il est communiqué à tous les membres du CSE par le secrétaire.

Il entre en vigueur le jour même de la réunion où il est régulièrement adopté.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié. Un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Le présent accord sera communiqué à l’ensemble du personnel par voie de diffusion sur le canal Teams.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Cet accord pourra être révisé dans les conditions identiques de celles du présent accord.

Le présent accord est adopté à l’unanimité des membres du CSE.

Adopté en séance plénière le 28 Juin 2023

Pour le CSE,

XXX, Secrétaire Le président du CSE

XXX, Trésorier XXX

Signature Signature