Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place, à titre expérimental, du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles pour la mise en place du CSE au sein de NTL" chez NEWTL (Siège)

Entre

LA SOCIETE NEW TL, dénomée NTL ci-après, ayant son Siège Social 12 rue de Holtzheim à Hangenbieten (67980), représentée par Monsieur, Directeur Général,

d’une part,
et LES ORGANISATIONS SYNDICALES SOUSSIGNEES,

d'autre part,

Il a été convenu  et arrêté ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre des évolutions législatives autorisant le vote électronique pour l’élection des représentants du personnel, de l’importance croissante donnée par la loi à l’utilisation des outils numériques pour améliorer la mise à disposition des données sociales propres à alimenter le dialogue au sein des entreprises et enfin, de la part significative de l’utilisation des moyens numériques au sein de l’entreprise, les parties signataires ont décidé d’aménager le processus des opérations de vote des prochaines élections professionnelles prévues en décembre 2019 pour la mise en place du Comité Social et Economique et de recourir au vote électronique.

La mise en place de ce dispositif a pour objectif de faciliter l’organisation du processus électoral, d’en améliorer la fiabilité et de favoriser la participation des salariés.

Cette mise en place se fera à titre expérimental, dont les salariés sont majoritairement dotés d’outils informatiques pour l’exercice de leur activité.

Pour les salariés qui ne sont pas dotés d’outils informatiques, des modalités spécifiques seront prévues dans le protocole d’accord préélectoral afin de permettre à ces salariés de voter par voie électronique.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Le cahier des charges portant sur les modalités techniques et fonctionnelles de vote sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Il est annexé au présent accord le projet de cahier des charges entre la société NTL et X, précisant les obligations du prestataire retenu, en termes d’une part, de sécurité et de fonctionnement du système utilisé durant les différentes phases du processus électoral et, d’autre part, de support et de formation des personnes habilitées ou désignées pour participer au processus électoral d’autres part : représentant de la direction, partenaires sociaux, membres du bureau de vote.

Article 1 - Recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire, X (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-6 à R. 2314-21.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire retenu.

Article 2 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections du CSE ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Article 3 – Traitement des données personnelles

Pour les seules nécessités des opérations électorales et notamment l'établissement des listes électorales, l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

Le vote électronique nécessite ainsi le recours à des fichiers nominatifs et suppose ainsi que soient recueillies des données personnelles des électeurs.

En sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de ses salariés, la Société NTL applique la législation relative à la protection des données personnelles et notamment le Règlement UE n°2016/679 (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Article 4 – Sécurité du scrutin – Cellule d’assistance technique

La Direction mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, un représentant désigné par la direction des ressources humaines et un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats ainsi qu'un représentant du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet ;

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

Article 5 - Modalités de vote

La période de vote sera précisée ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture de scrutin dans le protocole d’accord préélectoral pour le premier tour et pour le second tour, le cas échéant.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Ainsi qu’il l’a été précisé dans le préambule, les modalités de mise à disposition d’ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, pour les salariés non dotés d’outils informatiques, dans un espace préservant la confidentialité du vote, pendant la période de scrutin définie, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 6- Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique aux dates fixées dans le protocole préélectoral.

Conformément aux dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées. 

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège.

• Pour le fichier des électeurs, constitué à partir des listes électorales : matricule, civilité, nom, prénom, collège, coordonnées postales, date de naissance

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, nom et prénom candidats, titulaire des ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance

• Pour les listes d’émargement : nom, prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège

• Pour les résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• our le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités des services Ressources Humaines,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, les organisations syndicales et la société.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l'élection des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.

Article 7 - Bulletins de vote

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par les organisations syndicales.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera affichée dans les locaux de l’entreprise.

Les dates de cet affichage seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Le scellement de ce système sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

Article 9 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra par envoi papier, à son adresse personnelle postale, un courrier précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès (identifiant et mot de passe générés de manière aléatoire).

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Une fois la connexion établie, seuls les bulletins de vote titulaires et suppléants correspondant au collège du salarié s’afficheront à l’écran. Le salarié pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

Article 10 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par la loi, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel.

Article 11 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin fixée dans le protocole d’accord préélectoral, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs,et éventuellement celle des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres des bureaux de vote (Président, Assesseurs).

Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et, dans un second temps, pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral signé. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenu pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifiera l’exactitude du procès-verbal prérempli pour son bureau, indiquera la mention ‘’ élu (e) ‘’ devant le nom du ou de la candidat (e) élu (e) et le signera.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

Article 12– Durée et publicité de cet accord

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique et est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Après sa notification à toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, le présent accord sera rendu public et déposé à l’initiative de la Société sur la plateforme Téléaccord du Ministère du Travail.

Un exemplaire original sera également remis au greffe du Conseil de prud'hommes de Strasbourg.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie et affiché dans les différents établissements.

Fait à Hangenbieten, le 31 octobre 2019

Pour la société New TL