ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre

La société FRIGO TRANSPORTS 91 SAS au capital de 2 000 000 €, située 36 route de Longjumeau – 91380 CHILLY-MAZARIN dont le siège social est situé : ZI Route de Gestel 56 520 GUIDEL

d’une part,

Et

Les organisations syndicales :

CGT,

CFDT,

CFE-CGC,

FO,

d’autre part,

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles, les parties signataires du présent accord ont décidé de mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de :

• La loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique, dite loi Fontaine (Loi n°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (n°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel dans les comités d’établissement.

• La délibération 2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le présent accord n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral prévu par les articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, lequel fera l’objet d’une négociation distincte entre les partenaires sociaux, aux fins de définir, notamment, le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités de constitution des bureaux de vote, etc.

Le présent accord sera annexé audit protocole d’accord préélectoral.

Article 1 – Principes généraux

Le système repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote.

Article 2 – Modalités du recours au vote électronique

Les élections seront structurées suivant les nouvelles dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et ses décrets d’application.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet.

Les parties au présent accord ont décidé de recourir à un prestataire extérieur pour organiser ses élections professionnelles. L’entreprise a pris contact et sélectionné un prestataire extérieur, la société ESASHARE, ci-après dénommée « Le Prestataire », spécialisée dans l’organisation des élections professionnelles par voie électronique.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

3.1 Etablissement des listes électorales

L’établissement des listes électorales est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. Les listes des électeurs seront établies conformément aux dispositions légales suivantes :

• Etre âgé de 16 ans minimum ;

• Avoir au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise à la date du premier tour du scrutin ;

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques

Après contrôle de la conformité de ces listes, elles seront transmises au prestataire ESASHARE.

3.2 Lieu et temps du scrutin

Les opérations de vote se dérouleront, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera négociée par le protocole d’accord préélectoral.

Dès l’ouverture du scrutin, chaque électeur peut voter de façon confidentielle et anonyme depuis n’importe quel appareil connecté à internet (téléphone portable, ordinateur, tablette numérique). Les bornes numériques installées au sein de chaque société disposeront également d’un accès au site de vote en ligne pendant la période du scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront portées à la connaissance des salariés suite à la négociation du protocole d’accord préélectoral. Elles pourront par ailleurs être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées et habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

3.3 Programmation et administration du serveur de vote

Le prestataire assure la programmation du serveur de vote.

L’interface d’administration permet de paramétrer l’ensemble des caractéristiques des opérations électorales :

• Les modalités de vote ;

• Les membres du bureau de vote ;

• L’import des données des élections (électeurs et candidats).

Une fois le paramétrage validé et le scrutin initialisé, toute action de modification (autre que la réinitialisation des codes d’accès pour les électeurs) est rendue impossible.

3.4 Modalités d’accès au site de vote

En amont des opérations de vote, chaque électeur recevra en main propre un matériel de vote qui comprendra les informations suivantes :

• Les éléments d’authentification (identifiant et mot de passe). Ces codes d’accès sont valables pour les deux tours de scrutin. Ces codes personnels permettent de s’assurer de l’unicité du vote au moment du dépouillement ;

• L’adresse du site de vote en ligne ;

• Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ;

• Les coordonnées de l’assistance.

En cas de perte des codes d’accès, l’électeur en avertira immédiatement son employeur afin que ses codes soient réinitialisés par la plateforme de support. Les anciens codes d’accès seront alors désactivés. Au préalable, l’identité de l’électeur sera vérifiée par le prestataire.

En cas de perte de son identifiant ou de son code d’accès une fois le scrutin ouvert, l’électeur contactera le service support par téléphone qui lui apportera une réponse après avoir vérifié son identité.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie de ses codes d’accès.

L’électeur ne pourra pas s’authentifier avant l’ouverture ni après la fermeture du scrutin.

3.5 Déroulement du vote

Il est rappelé que ce système de vote électronique exclut la possibilité de voter « physiquement » par bulletin secret sous enveloppe.

Afin d’initialiser le scrutin, les membres du bureau de vote se connectent au site de vote en ligne et vérifient la conformité des listes électorales, des listes d’émargement ainsi que la liste des candidats.

Pendant le scrutin, les membres du bureau de vote ont un accès réservé qui permet de suivre l’élection et de vérifier son bon déroulement en toute transparence. Le tableau de bord des membres propose :

• Un accès en temps réel au taux de participation du scrutin ;

• L’affichage des paramètres clés de l’élection ;

• Le contrôle de l’intégrité du scrutin.

L’électeur accède uniquement aux scrutins du collège auquel il appartient. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran. Son intention de vote peut être modifiée avant validation.

La confirmation du vote de l’électeur vaut signature sur la liste d’émargement. A l’issue du vote, l’électeur peut imprimer un accusé de réception.

Article 4 – Clotûre et résultats

4.1 Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de chaque urne et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement par le serveur.

4. 2 Dépouillement et attribution des sièges

Une fois l’ensemble du scrutin clôt, il est procédé au dépouillement du vote. Les membres du bureau de vote pourront procéder au dépouillement à distance ou en présentiel.

Le dépouillement se fait par l’activation d’au moins deux clés de déchiffrement au sein de chaque collège.

La génération de ces clés de déchiffrement est réalisée lors de la phase d’initialisation du vote. Chaque membre du bureau de vote reçoit cette clé confidentielle par e-mail. Si un membre du bureau de vote ne dispose pas d’une adresse électronique, ses clés peuvent lui être transmises par voie postale.

Une fois le dépouillement fait, le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran.

Les procès-verbaux sont générés par l’outil. Ils sont ensuite imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet et sont signés par les membres du bureau de vote.

Dans les quinze jours suivant le scrutin, ils sont adressés par l’entreprise à l’Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un seul exemplaire.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin d’empêcher toute modification des résultats après la décision de clôture du dépouillement.

En cas de contestation, il est possible d’accéder aux éléments relatifs aux votes.

4.3 Délais de recours et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le Prestataire conservera sous scellés les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde et ce, jusqu’à l’expiration du délai de recours. Dans le cas où les élections seraient contestées, ces éléments seraient conservés jusqu’à ce que le tribunal statue.

A l’expiration du délai, le prestataire ESASHARE procèdera à la destruction totale des fichiers supports.

Article 5 – Sécurité et confidentialité du système de vote électronique

5.1 Anonymat et confidentialité des données

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « Electeurs ». Le traitement de ce fichier permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer les listes d’émargement.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

L’intégralité des données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote de l’électeur.

5.2 Sécurité du système de vote

La solution de vote mise en place par ESASHARE est auditée régulièrement par la société NES. Le dernier audit de conformité date du 26/10/2016. Cet audit démontre et confirme le professionnalisme de la société ESASHARE pour son système d’information de vote en ligne.

Article 6 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

6.1 Application de l’accord

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s’applique à compter du 1^er octobre 2019.

Il peut être dénoncé à tout moment pour tout ou partie des signataires, dans les conditions légales prévues à cet effet.

6.2 Révision de l’accord

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible d’impacter significativement ou de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 6 mois après la parution de ces textes, afin d’adapter au besoin lesdites dispositions.

Par ailleurs, il est rappelé qu’en application de l’article L.2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d'une convention ou d'un accord d'entreprise ou d'établissement :

1 - Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ;

2° - A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception à la Direction de l’entreprise et à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Les partenaires sociaux se réuniront alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

Le cas échéant, les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit aux dispositions à celles du présent accord qu’elles modifieront, soit à la date qui aura été expressément convenue soit, à défaut, à partir du lendemain de son dépôt.

6.3 Dépôt et publicité de l’accord

Dès notification du présent accord aux organisations syndicales représentatives au sein de FRIGO TRANSPORTS 91, le présent accord fera l’objet d’un dépôt, à l’initiative de la société, sur la plateforme Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr?

Cette démarche entraînera automatiquement la transmission électronique à la DIRECCTE compétente.

En outre, un exemplaire original du présent accord sera également déposé auprès du greffe du conseil des prud’hommes de Longjumeau.

Le présent accord sera enfin communiqué à l’ensemble des instances représentatives du personnel au sein de l’entreprise et affiché sur les tableaux d’affichage de la société FRIGO TRANSPORTS 91.

Trois annexes sont jointes à ce présent accord :

• Annexe 1 : Une note d’information transmise aux institutions représentatives de l’agence,

• Annexe 2 : Le cahier des charges détaillant le fonctionnement du système de vote et le processus des opérations électorales,

• Annexe 3 : Une notice à destination des utilisateurs expliquant l’utilisation du système de vote électronique.

Fait à Chilly-Mazarin, en 7 exemplaires, le 23 septembre 2019

Pour la société FRIGO TRANSPORTS 91

Pour l’organisation syndicale CFDT Pour l’organisation syndicale CGT

Pour l’organisation syndicale CFE-CGE Pour l’organisation syndicale F.O.