Accord d'entreprise "Accord collectif relatif à l'instauration d'un dispositif de convention de forfait en jours" chez HUXLEY HUXLEY ASSOCIATES HR STAFF SEARCH - STHREE SAS (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF A L’INSTAURATION D’UN DISPOSITIF DE CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS

AU SEIN DE LA SOCIETE STHREE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société STHREE, société par action simplifiée (SAS), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE, sous le numéro 502 095 094, dont le siège social est situé, 170 boulevard de la Villette – 75019

PARIS, représentée par Madame en sa qualité de Présidente.

Ci-après dénommée « La société »,

D’une part,

ET :

Le Comité Social et Economique, sis 170 boulevard de la Villette – 75019 PARIS

Ci-après dénommée « le CSE »,

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble les « Parties ».

PREAMBULE

Le présent accord a pour objectif d’adapter le dispositif de convention de forfait en jours aux besoins de la société, mais également de répondre aux aspirations des collaborateurs en termes d’optimisation et de gestion des temps consacrés à leur vie professionnelle et à leur vie privée, tout en répondant aux exigences de la société en termes de fonctionnement de l’entreprise.

Les parties signataires sont donc convenues de conclure le présent accord afin d’organiser et encadrer ce mode d’aménagement du temps de travail.

Par ailleurs, il est rappelé que la Loi du 20 août 2008, la Loi Rebsamen du 17 août 2015 et, la Loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, ainsi que, plus récemment, les Ordonnances portant réforme du Code du travail, ont reconnu un rôle prépondérant à l’accord d’entreprise par rapport aux dispositions de la convention collective de branche applicable.

C’est dans ce cadre qu’a été conclu le présent accord, conformément aux nouvelles dispositions des articles L.2232-24 et L.2232-25 du code du travail, applicables aux entreprises dépourvues de délégué syndical et dont l’effectif habituel est supérieur à 50 salariés.

* * *

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

CHAPITRE 1. DISPOSITIONS PROPRES AU PERSONNEL SOUMIS A UNE CONVENTION INDIVIDUELLE DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

1. Champ d’application et catégories de salariés concernés

• Les parties conviennent que des conventions individuelles de forfait annuel en jours ne pourront être

conclues qu’avec :

o les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée, et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

• Plus précisément, les parties se sont accordées pour considérer éligibles au présent dispositif

d’aménagement du temps de travail, les salariés occupant un poste relevant à minima de la classification

2.1 de la convention collective nationale applicable.

Ainsi, il a été convenu, par le présent accord, de déroger au dispositif de convention de forfait en jours prévu par la Convention collective, en élargissant les coefficients susceptibles de bénéficier de ce dispositif.

• Enfin, sont expressément exclus du champ d’application du présent article, les mandataires sociaux et cadres dirigeants tels que définis à l’article L. 3111-2 du Code du travail.

Sont considérés comme ayant la qualité de cadre dirigeant les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans leur entreprise ou établissement.

2. Durée du forfait annuel en jours

• La durée du travail des salariés éligibles au dispositif du forfait annuel en jours sera décomptée exclusivement par journée ou demi-journée de travail.

Elle correspondra à 218 jours par an sur la période de référence, journée de solidarité incluse, compte tenu d’un droit à congés payés complet, étant entendu que la convention individuelle de forfait pourra prévoir une durée inférieure.

En tout état de cause, elle ne pourra excéder 245 jours par an.

En cas d’arrivée ou de départ d’un cadre concerné en cours d’année, le nombre de jours de travail sera déterminé au prorata temporis, en conséquence de quoi ces derniers se verront octroyer un nombre de jours de repos au prorata du nombre de jours de travail effectifs, par le nombre théorique de jours de travail en année pleine.

La période de référence débute le 1er janvier de l’année N et termine le 31 décembre de l’année N.

3. Modalités de décompte des journées et demi-journées travaillées

• Les salariés concernés fixent leurs jours de travail en cohérence avec leurs contraintes professionnelles.

Compte tenu de l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps, ils ont la possibilité d’exécuter leur contrat de travail par journée ou demi-journée de travail.

Ces journées ou demi-journées de travail peuvent être réparties sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, soit du lundi au vendredi, voire selon les contraintes d’activité estimées par le collaborateur, le samedi.

Ces journées ou demi-journées travaillées doivent nécessairement correspondre à un temps de travail significatif.

À ce titre, est réputée :

o une demi-journée de travail : toute période de travail n’excédant pas 4 heures accomplies au

cours d’une même journée ;

o une journée de travail : toute période de travail d’au moins 4 heures accomplies au sein d’une

même journée.

Le dispositif de convention de forfait annuel en jours travaillés s’inscrit dans le cadre d’un décompte fiable, objectif et contradictoire, des jours travaillés au moyen du dispositif Intranet Supportworks qui permet d’identifier les jours non-travaillés par les collaborateurs (jours de congés, de repos, de repos supplémentaire, les jours d’arrêt de travail) grâce à la synchronisation des saisies manuelles des collaborateurs dans l’Intranet.

Afin que les données collectées soient les plus fiables possibles, le collaborateur s’engage à rentrer l’ensemble des jours non-travaillés et leur motif au sein du dispositif.

Les jours travaillés déduits de ces saisies figureront sur les bulletins de salaire mensuels du collaborateur qui devra contrôler l’exactitude des informations collectées et informer la Direction de toute erreur rencontrée dans le comptage des jours travaillés.

La Direction, qui aura constamment accès aux saisies des salariés, assurera ainsi un suivi mensuel du nombre de jours travaillés pour chaque collaborateur bénéficiaire d’une convention de forfait annuel en jours et un suivi des repos.

4. Jours de repos supplémentaires (JRS)

4.1 Définition et calcul des jours de repos supplémentaires

• Afin de ne pas dépasser le forfait annuel de 218 jours travaillés chaque salarié concerné bénéficiera de jours de repos supplémentaires (JRS), sans réduction de la rémunération fixe.

Le nombre de jours de repos supplémentaires correspondant à une convention de forfait de 218 jours, pour

un salarié ayant acquis l’ensemble de ses droits à congés payés, sera calculé comme suit :

Nombre de jours de repos supplémentaires = nombre de jours calendaires de l’année - samedis et dimanches

- nombre de jours fériés chômés ne coïncidant pas avec un samedi ou un dimanche - 25 jours de congés annuels payés – le forfait de 218 jours incluant la journée de solidarité.

À l’instar de tout dispositif conventionnel organisant le travail sous forme de forfaits en jours, le nombre de jours de repos supplémentaires variera donc chaque année en fonction du nombre exact de jours fériés et chômés.

Ce calcul n’intègre pas les congés supplémentaires, conventionnels et légaux, qui viendront en déduction des 218 jours travaillés.

À cet égard, le nombre de jours de repos supplémentaires dû au titre de chaque période de référence sera calculé par la société, et fera l’objet d’une information par tout moyen des salariés concernés avant l’ouverture de la période.

Les JRS seront obligatoirement pris au cours de la période de référence annuelle (soit du 1er janvier au 31

décembre) et ne pourront faire l’objet d’un report.

Il est précisé qu’il n’est pas possible de renoncer à sa prise de JRS. Le collaborateur qui se trouverait en difficulté pour poser ses JRS avant la clôture de la période, doit en avertir son équipe afin de pouvoir les poser à temps.

Les parties signataires du présent accord tiennent en effet à rappeler que la prise des jours de repos acquis au titre du forfait-jours par le collaborateur demeure la règle afin de protéger la vie personnelle du salarié et protéger sa santé et sa sécurité.

Les JRS seront donc pris par demi-journées ou journées entières selon les modalités suivantes :

o ils seront pris de façon régulière et, si possible, tous les trimestres ;

o ils peuvent être pris soit de manière fractionnée, soit de manière consécutive

En tout état de cause, le salarié devra respecter, pour proposer les dates de JRS, d’une part, des nécessités du service et, d’autre part, un délai de prévenance minimal d’une semaine quand la situation le permet.

Le responsable hiérarchique peut refuser la prise des jours de repos aux dates demandées pour des raisons

de service. Il doit alors proposer au salarié d’autres dates de prise des jours de repos.

4.2 Inactivité - Forfaits jours réduits

• Les parties conviennent de déterminer la valorisation d’une journée de travail non accomplie par un salarié travaillant sous forme de forfait en jours, et devant donner lieu, à la fin de la période de référence, à une déduction sur la rémunération (par exemple entrée ou sortie en cours de période, congé sans solde ou toute absence non rémunérée).

Ainsi, la valeur d’une journée de travail sera calculée en divisant le salaire mensuel par 21,66. [soit 260 jours ouvrés (52 semaines de 5 jours) / 12 mois].

• Par ailleurs, chaque salarié aura la possibilité de demander à bénéficier d’un forfait inférieur.

Une convention spécifique pourrait alors être envisagée, selon les impératifs de l’organisation de l’établissement, sans que cela constitue un droit pour les salariés concernés.

Les embauches effectuées au sein de l’établissement peuvent également l’être en temps partiel, sous

forme de forfait annuel en jours réduit.

Une telle situation impliquerait nécessairement une réduction à due proportion des JRS accordés

normalement aux salariés travaillant dans le cadre d’un forfait en jours plein.

5. Modalités de conclusion des conventions de forfait annuel en jours

• La mise en place d’une convention individuelle de forfait annuel en jours est subordonnée à l’accord exprès

de chaque salarié concerné.

Cette convention repose sur une analyse objective des fonctions exercées qui justifient le recours au forfait

en jours sur l’année.

Une convention individuelle de forfait annuel en jours sera conclue avec chacun des salariés concernés sur la base des modalités prévues au sein du présent accord et expressément rappelées dans cette convention.

La convention indiquera notamment :

o la nature des missions justifiant le recours au forfait annuel en jours ;

o le nombre de jours travaillés par an ;

o la rémunération mensuelle ou annuelle forfaitaire brute de base ;

o la réalisation d’un entretien semestriel avec la hiérarchie au cours duquel seront évoqués la charge de travail du salarié au sein de l’entreprise, l’amplitude des journées de travail, l’organisation du travail au sein de l’entreprise, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale et la rémunération ;

o les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

6. Suivi de l’organisation et de la charge de travail des salariés

• Les parties signataires réaffirment leur volonté de s’assurer que la santé des salariés travaillant dans le cadre d’un forfait annuel en jours n’est pas affectée par ce mode d’organisation du temps de travail.

À ce titre, il est notamment rappelé que :

o les salariés au forfait jours doivent bénéficier d’un temps de repos quotidien d’au moins 11 heures

consécutives ;

o les salariés au forfait jours doivent également bénéficier pour le moins d’un repos hebdomadaire

de 35 heures continues.

o La société veillera à ce que ces temps de repos minimum puissent, dans la pratique, être augmentés.

• Le supérieur hiérarchique de chaque collaborateur soumis à une convention de forfait annuel en jours

assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé ainsi que le respect d’une amplitude et

d’une charge de travail raisonnables et d’une bonne répartition, dans le temps, du travail de ce dernier et ce dans l’objectif de permettre une réelle conciliation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale.

Le suivi de l’organisation du travail par chaque supérieur hiérarchique permettra également, le cas échéant, de veiller et réagir immédiatement aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées minimales de repos.

6.1. Entretiens biannuels individuels

• Au moins deux entretiens biannuels individuels seront organisés par l’employeur entre chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année et son supérieur hiérarchique. la charge de travail du salarié.

L’objet de ces entretiens portera sur :

o l’amplitude de ses journées de travail ;

o l’organisation du travail dans l’entreprise ;

o l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

o la rémunération du salarié.

Le but de tels entretiens est de vérifier l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours travaillés. Dans l’entreprise, ces éléments seront abordés au cours de l’entretien annuel d’évaluation, d’une part

et au cours d’un second entretien de mi-année.

Il sera également abordé, à l’occasion de ces entretiens, le respect du repos journalier de onze heures consécutives et le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures.

Ces entretiens, en sus du relevé des jours travaillés par extraction des informations saisies dans le logiciel, devront permettre au supérieur hiérarchique de s’assurer que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et compatibles avec une bonne répartition dans le temps du travail de chaque collaborateur.

• Les parties signataires conviennent qu’en complément de ces deux entretiens annuels, les salariés pourront solliciter, à tout moment, un entretien pour faire le point avec leur hiérarchie sur leur charge de travail, précisément en cas de surcharge.

Dans cette hypothèse, la Société s’engage à ce que le salarié puisse être reçu en entretien dans un délai

de 8 jours par un supérieur hiérarchique.

Si des mesures sont mises en place à la suite de cet entretien afin de permettre un traitement effectif de la situation, elles feront l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi.

• Par ailleurs, si la Société est amenée à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutisse à des situations anormales, elle pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié.

• En cas de passage en télétravail, ces entretiens seront également l’occasion pour le salarié d’échanger avec sa Direction de l’impact de cette nouvelle méthode de travail sur sa charge de travail, et sur sa capacité à différencier sa vie personnelle et professionnelle.

6.2. Droit à la déconnexion

6.2.1. Objectifs du droit à la déconnexion

• Au regard de l’évolution des méthodes de travail, la Direction souhaite garantir la bonne utilisation des

outils numériques, tout en préservant la santé au travail.

L’objectif est de garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous et de veiller

à garantir les durées minimales de repos.

Dans ce cadre, le respect de la vie personnelle et le droit à la déconnexion sont donc considérés comme fondamentaux au sein de la société STHREE.

Le droit à la déconnexion est le droit de ne pas être en permanence joignable, sans interruption, pour des motifs liés à l'exécution du travail.

Ce droit assure ainsi la possibilité de se couper temporairement des outils numériques permettant d'être contacté dans un cadre professionnel (smartphone, intranet, messagerie professionnelle, etc.).

6.2.2. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

• Dans cet objectif du droit à la déconnexion, une note de service interne relative au droit à la

déconnexion est en vigueur au sein de l’entreprise.

Pour rappel, cette note prévoit notamment que :

• Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, la direction entend limiter les communications professionnelles, notamment pendant la plage horaire 20h30 – 7h30.

Il sera notamment demandé aux salariés de la société de ne pas solliciter d’autres salariés via les outils de communication avant 7h30 et après 20h30, ainsi que les weekends, sauf situation d’urgence (situation entrainant un risque humain, sanitaire, sécuritaire).

Ainsi, de façon à prévenir l’usage de la messagerie professionnelle, le soir, le week-end et pendant les congés, il est rappelé qu’il n’y pas d’obligation à répondre pendant ces périodes sauf urgence (situation entrainant un risque humain, sanitaire, sécuritaire).

• Il est recommandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique professionnelle ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidiens, hebdomadaires et de congés.

Les salariés dont le contrat de travail est suspendu (notamment pour maladie) devront restreindre

l’utilisation des outils numériques professionnels.

Il sera également demandé aux managers de limiter l’envoi de courriels aux collaborateurs en arrêt de travail. Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et afin que celle-ci soit efficace, elle nécessite :

o l’implication de chacun ;

o l’exemplarité de la part du management, dans leur utilisation des outils de communication,

essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entrainer l’adhésion de tous.

Le droit à la déconnexion passe également par une bonne gestion de la connexion et de la déconnexion pendant le temps de travail.

Afin d’éviter toute sur sollicitation, les salariés doivent prévoir des temps de non-utilisation de la messagerie électronique professionnelle notamment pendant les réunions de travail ou pour faciliter la concentration.

7. Rémunération

7.1. Rémunération annuelle et lissage de la rémunération

• La rémunération des salariés soumis au forfait annuel en jours est fixée sur une base annuelle dans le cadre d’une convention individuelle de forfait conclu avec chaque intéressé et versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés par mois.

• Les salaires appliqués aux collaborateurs au forfait annuel jours respecteront les minima tels que définis dans la convention SYNTEC

Cette rémunération forfaitaire annuelle inclut également la contrepartie financière aux éventuels temps de déplacement excédentaires des salariés.

7.2. Conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et des départs en cours de période de référence

• Les parties conviennent de déterminer la valorisation d’une journée de travail non-accomplie par un salarié travaillant sous forme de forfait annuel en jours, et devant donner lieu, à la fin de la période de référence, à une déduction sur la rémunération (par exemple entrée ou sortie en cours de période, congés sans solde ou tout autre absence non assimilée à du temps de travail effectif).

Ainsi, la valeur d’une journée de travail sera calculée en divisant le salaire mensuel par 21,67 [soit 260

jours ouvrés (52 semaines de 5 jours) / 12 mois].

En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, la rémunération sera calculée prorata temporis en

fonction du nombre de jours de travail à l’année.

7.3. Forfait annuel en jours réduit

• La conclusion de conventions individuelles de forfait en jours sur la base d’un nombre de jours annuellement travaillés inférieur au plafond visé à l’article 2.2 du présent accord est ouvert, sous réserve d’un examen des situations individuelles.

Une convention individuelle de forfait spécifique sera alors formalisée en accord avec le salarié concerné.

Dans cette hypothèse, la direction pourra toutefois prévoir des journées de présence nécessaires au bon fonctionnement du service.

Au-delà, un tel dispositif implique nécessairement une réduction à due proportion des jours de repos

supplémentaires accordés normalement aux salariés travaillant dans le cadre d’un forfait en jours plein.

CHAPITRE 2. DISPOSITIONS FINALES

1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

• Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er janvier 2022.

Le présent accord révise et se substitue en intégralité à tout usage, accord ou règlement actuellement en vigueur au sein de la société STHREE portant sur les mêmes thématiques.

2. Révision-Dénonciation

• Le présent accord est révisable au gré des parties, conformément aux dispositions légales en vigueur au jour de la procédure de révision.

Tout signataire introduisant une demande de révision devra l’accompagner d’un projet sur les points

révisés.

Les discussions devront s’engager dans les 60 jours suivant la date de la demande de révision.

De même, le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, après un préavis de 3 mois.

La dénonciation sera notifiée par voie de lettre recommandée avec demande d’avis de réception aux autres parties signataires.

Dans ce cas, les parties signataires se réuniront à l’initiative de la Direction avant l’expiration du préavis de dénonciation pour discuter les possibilités d’une révision de l’accord dénoncé ou de conclusion d’un nouvel accord.

3. Suivi de l’accord

• Il est convenu entre les parties qu’une analyse de l’application du présent accord sera effectué entre les parties signataires au moins 3 mois avant chaque élection professionnelle afin, le cas échéant, d’envisager sa révision.

4. Dépôt et publicité

• Le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions légales, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera également déposé au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Cet accord est fait en nombre d’exemplaires suffisant pour remise à chacune des parties signataires.

A Paris, le 9 Septembre 2021

En trois exemplaires originaux.

Pour la société STHREE Pour les membres du Comité Social et Economique