ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AUX CONVENTIONS DE FORFAIT EN JOURS

Entre :

La société VEKIA, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Lille sous le numéro B

503 225 716 dont le siège social est chez Startway Lille Europe 143 rue d’Athènes 59800 Lille,, représentée par M XXXX en sa qualité de Président,

Ci-après dénommée « La Société »,

D’une part, Et :

Les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité social et économique de la Société, représentant au moins la moitié des suffrages exprimés au cours des dernières élections,

D’autre part,

La Société et les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité social et économique de la Société étant dénommés ci-après « une Partie », ou collectivement « les Parties »,

Il a tout d’abord été rappelé ce qui suit :

• La société VEKIA a été créée le 26/03/2008 Elle a pour objet la commercialisation de Solution SaaS d'optimisation des prévisions de vente et des réapprovisionnements par le machine learning et emploie actuellement environ 35 salariés.

• La Société a fait part au Comité social et économique (le « CSE ») de son souhait de déterminer une modalité de décompte du temps de travail adaptée aux contraintes organisationnelles.

Il a en effet été constaté que le décompte du temps de travail en heures, selon des horaires fixes, pouvait être inadapté pour le personnel disposant d’une autonomie importante dans l’organisation de leur emploi du temps et ne pouvait pas, en particulier, permettre de répondre aux fluctuations d’activité.

• Compte-tenu de ces contraintes, des discussions se sont engagées entre la Société et les membres du CSE afin de prévoir une organisation du travail conforme aux besoins rencontrés, tout en garantissant aux salariés une charge de travail raisonnable et un équilibre satisfaisant entre vie privée et vie professionnelle.

• C’est dans ce contexte qu’il a été convenu de conclure un accord collectif relatif aux conventions de forfait en jours, dans les conditions prévues par les articles L. 2232-23-1 et suivants du Code du travail.

Les discussions précitées ont abouti au présent accord, qui vise à définir les conditions dans lesquelles les salariés de la Société pourront voir leur durée du travail décomptée en jours.

Au vu du contexte rappelé ci-dessus, les Parties estiment que le contenu de l’accord profite à la collectivité des salariés, tout en répondant aux intérêts légitimes de l’entreprise.

Il est convenu ce qui suit.

TABLE DES MATIERES

ARTICLE 1 : OBJET ET PERSONNEL CONCERNE ...................................................................... 4

ARTICLE 2 : DUREE DU TRAVAIL .................................................................................................... 4

Article 2.1 : Nombre de jours de travail sur l’année ......................................................................... 4

Article 2.2 : Jours de repos (« JRTT ») .............................................................................................. 5

Article 2.2.1 : Nombre de JRTT ................................................................................................ 5

Article 2.2.2 : Acquisition des JRTT.......................................................................................... 5

Article 2.2.3 : Prise des JRTT ................................................................................................... 6

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE TRAVAIL ET REMUNERATION................................................... 6

Article 3.1 : Règles applicables aux salariés soumis à une convention de forfait en jours ........ 6

Article 3.2 : Modalités de décompte du temps de travail ................................................................ 7

Article 3.3 : Modalités de contrôle du temps de travail .................................................................... 7

Article 3.3.1 : Amplitude des journées et semaines d’activité ......................................................... 7

Article 3.3.2 : Décompte et contrôle de la durée du travail ........................................................... 7 a) Décompte du temps de travail ....................................................................................................... 7

b ) Entretien individuel ......................................................................................................................... 8

c ) Droit à la déconnexion .................................................................................................................. 8

d ) Procédure d’alerte .......................................................................................................................... 8

Article 3.4 : Incidences du décompte en jours sur la rémunération .............................................. 8

ARTICLE 4 : REPRESENTANTS DU PERSONNEL ...................................................................... 9 ARTICLE 5 : APPLICATION DE L’ACCORD ..................................................................................9 ARTICLE 5.1 : Entrée en vigueur de l’accord .................................................................................. 9 Article 5.2 : Durée ................................................................................................................................ 9

Article 5.3 : Suivi et rendez-vous ....................................................................................................... 9

Article 5.4 : Révision et dénonciation ................................................................................................ 9

ARTICLE 6 : FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE ..........................................................10

ARTICLE 1 : OBJET ET PERSONNEL CONCERNE

Le présent accord a pour objet de définir les règles et les principes généraux applicables aux conventions de forfait en jours, et de prévoir les modalités de suivi de la charge de travail et de protection de la santé des salariés bénéficiant de cette organisation du travail.

Conformément aux dispositions de l’article L.3121-58 du Code du travail, les salariés auxquels une convention individuelle de forfait en jours sur l’année peut être proposée sont :

• Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

• Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

A la date de conclusion du présent accord, sont notamment concernés les collaborateurs suivants (hors alternants) :

Ingénieur logiciel Chief Customer Success Officer	Responsable Architecture
Chief Operations Officer Research Scientist	Ingénieure-Chercheuse
Ingénieur Logiciel Customer Success Manager	Ingénieur DevOps
Architecte Logiciel Head of Lab	PreSales Specialist
Développeur Gestionnaire administrative et Financière	Customer Success Manager
Président Ingénieur Logiciel	Chercheur et Expert Supply Chain
Machine Learning Engineer Project Manager/Expert Métier Junior	Développeur Informatique
DEVOPS Responsable production Ingénieur logiciel	Développeur produit fullstack
Ingénieur support Directeur de l'édition	Head of Marketing
Data Scientist Consultant métier

Le décompte de la durée du travail en jours est subordonné à la conclusion d’une convention individuelle avec chaque salarié concerné.

ARTICLE 2 : DUREE DU TRAVAIL

ARTICLE 2.1 : NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL SUR L’ANNEE

La durée du travail des salariés visés ci-dessus est déterminée en nombre de jours sur l’année ou période annuelle.

Il est convenu que cette période annuelle, dite « période de référence », est comprise entre le 1^er janvier et le 31 décembre.

Dans le cadre d'un décompte en jours du temps de travail, le nombre de jours travaillés sera, sur la base d’un droit intégral à congés payés, au maximum de 218 jours sur la période annuelle (217 jours plus la journée de solidarité).

Le plafond du nombre maximum de jours travaillés sera augmenté du nombre de jours de congés non acquis pour les cadres ne bénéficiant pas d’un droit intégral à congés payés au titre de la période annuelle considérée, et du nombre de jours de « JRTT » visés à l’article 2.2 du présent accord non acquis.

Le nombre de 218 jours constitue un plafond, que des conventions de forfait réduit pourront prévoir un nombre de jours de travail inférieur. Dans ce cas, les nombres indiqués ci-après seront augmentés ou réduits à due proportion.

Il est enfin rappelé que la Société et les salariés pourront convenir individuellement, chaque année, du rachat de certains jours de repos, dans les conditions prévues par le Code du travail et par l’article 2.2.2 du présent accord.

Dans ce cas, le nombre maximal de jours travaillés dans l’année ne pourra excéder 235 jours.

ARTICLE 2.2 : JOURS DE REPOS (« JRTT »)

Article 2.2.1 : Nombre de JRTT

Les salariés bénéficient chaque année de jours de repos, dont le nombre est déterminé en déduisant du nombre de jours calendaires (365 ou 366) :

• le nombre de jours travaillés prévus au forfait (compte tenu de la Journée de Solidarité) ;

• les jours fériés réellement chômés ;

• les congés payés annuels ;

• les jours de repos hebdomadaire ;

• tout autre jour non travaillé et pouvant être soustrait en application des dispositions légales ou conventionnelles.

Le nombre de JRTT sera donc amené à fluctuer chaque année en fonction du nombre réel de jours ouvrés sur l’année concernée.

Exemple pour 2021 : 365 jours – 52 dimanches – 52 samedis – 25 jours de congés payés légaux –

7 jours fériés chômés = 229 jours  Soit 11 jours de repos supplémentaires

Article 2.2.2 : Acquisition des JRTT

Le nombre de JRTT sera indiqué aux salariés concernés en début de chaque période de référence définie à l’article 2.1. Les JRTT s’acquièrent mensuellement en fonction de la présence effective du salarié. Les absences pour un motif non assimilé à du travail effectif (congé parental, congé maladie, congé sans solde…) ne permettent pas d’acquérir des JRTT.

Le nombre de JRTT acquis chaque mois correspond au rapport entre le nombre de JRTT déterminé pour l’année de référence et le nombre de mois dans l’année (nombre de JRTT acquis mensuellement = nombre de JRTT sur l’année / 12).

Exemple pour 2021 : 11 jours de repos supplémentaires / 12 mois = acquisition de 0,9166 jours par mois

En fin d’année de référence, en cas d’acquisition d’un nombre total de jours qui n’est pas entier, l’arrondi se fera dans les conditions suivantes :

• si le nombre de jours acquis comporte un reliquat inférieur à 0,50, l’arrondi se fera au nombre inférieur (exemple : en cas d’acquisition de 9,15 jours, le nombre de jours acquis est de 9) ;

• si le nombre de jours acquis comporte un reliquat égal ou supérieur à 0,50, l’arrondi se fera au nombre supérieur (exemple : en cas d’acquisition de 9,65 jours, le nombre de jours acquis est de 10).

En cas d’entrée ou de départ en cours d’année, le nombre de JRTT sera calculé au prorata temporis du nombre de JRTT théorique dû au titre de l’année concernée et de sa période d’emploi sur la même année. Le résultat ainsi obtenu sera arrondi selon les modalités ci-dessus.

Il est enfin rappelé que la Société et les salariés pourront convenir individuellement, chaque année, du rachat de certains jours de repos, dans les conditions prévues par le Code du travail, moyennant la rémunération des jours supplémentaires au taux de 110% (soit 10% de majoration) du salaire de base.

Le salaire de base au sens du paragraphe ci-dessus s’entend comme suit : salaire fixe mensuel du mois d’accomplissement du jour travaillé au-delà du forfait x 12 / nombre de jours contenus dans la convention de forfait.

Article 2.2.3 : Prise des JRTT

Les JRTT pourront être pris par journée ou demi-journée.

Tous les JRTT pourront être pris à l’initiative du salarié :

• après confirmation préalable de l’employeur ;

• moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Il est précisé que, pour des raisons liées aux impératifs de fonctionnement de l’entreprise (notamment en cas de travaux urgents ou dans l’hypothèse où plusieurs personnes du même service auraient choisi de prendre des JRTT à des dates identiques), l’employeur se réserve la possibilité de reporter la date des JRTT pris à l’initiative des salariés, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de sept jours calendaires.

Les JRTT acquis au cours d’une période de référence devront obligatoirement être pris au cours de cette période. Sauf accord exprès et préalable de la Direction, fondé sur des circonstances particulières démontrées par le salarié, ils ne pourront en aucun cas être reportés à l’extérieur de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice, sauf rupture du contrat de travail. Ce report ne pourra avoir lieu audelà du 15 janvier de l’année N+1.

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE TRAVAIL ET REMUNERATION

ARTICLE 3.1 : REGLES APPLICABLES AUX SALARIES SOUMIS A UNE CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS

Les salariés relevant d’une convention individuelle de forfait en jours bénéficient du repos quotidien et hebdomadaire et doivent par conséquent organiser leur activité afin que les règles légales en la matière soient respectées. Ils doivent également respecter les dispositions légales en matière de durées maximales de travail établies par le présent accord à hauteur de 12 heures de travail par jour, et de 48 heures par semaine.

ARTICLE 3.2 : MODALITES DE DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL

Le nombre de jours de travail est décompté chaque mois par récapitulation du nombre de jours travaillés.

Ce décompte définitif est établi par le salarié à la fin de chaque mois et remis à la Direction des ressources humaines.

A la fin de chaque période de référence, la Direction remet au salarié un récapitulatif des journées travaillées sur l'année.

ARTICLE 3.3 : MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

Le forfait en jours s'accompagne d'un contrôle du nombre de jours travaillés.

Afin de s’assurer de l’adéquation des missions et objectifs confiés aux salariés dont le temps de travail est décompté en jours avec le mode d’organisation de la durée du travail qui leur est applicable, un contrôle et un suivi de leur activité sont effectués de la façon suivante :

Article 3.3.1 : Amplitude des journées et semaines d’activité

Les salariés concernés devront veiller au respect des dispositions relatives au repos journalier (au minimum 11 heures consécutives) et au repos hebdomadaire (au minimum 35 heures consécutives) et à ne pas travailler plus de 5 jours au cours de la même semaine, sauf circonstances exceptionnelles.

Cette amplitude devra rester raisonnable et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés. En tout état de cause, aucun salarié ne pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire en cas de sollicitation qui porterait son amplitude de travail au-delà de la durée maximum autorisée. A cet égard, aucun salarié ne sera susceptible de répondre à une demande ayant pour effet de le faire travailler avant 8h30 et au-delà de 19h30 le soir, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

Par ailleurs, sauf autorisation préalable ou circonstances exceptionnelles, les salariés ne sont pas autorisés à travailler le week-end, ni depuis leur domicile, sauf pendant les jours de télétravail.

Article 3.3.2 : Décompte et contrôle de la durée du travail

Un suivi de la charge de travail découlant des objectifs assignés sera effectué de la façon suivante :

a) Décompte du temps de travail

Le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés au moyen d’un suivi objectif et fiable mis en place par l’employeur.

A cette fin, il est procédé à un décompte du nombre de jours ou demi-journées travaillés au moyen d’un document ou logiciel de contrôle renseigné par le salarié sous la responsabilité de l’employeur faisant apparaitre :

• Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées (soit avant ou après la pause déjeuner) ;

• Le positionnement et la qualification des journées ou demi-journées non travaillées en repos hebdomadaire, congés payés, congés exceptionnels, jours fériés chômés, JRTT ou tout autre jour non travaillé.

Chaque collaborateur doit par l’intermédiaire de ce dispositif renseigner au moins mensuellement, via le système de paie, chaque semaine de travail en faisant apparaitre d’une part le nombre de jours travaillés dans le mois et, d’autre part, le nombre de jours de repos effectivement pris (JRTT, congés payés…) au cours du mois.

En fin d’année, il est établi un récapitulatif du nombre de jours travaillés, et un bilan sur les conditions d’accomplissement de la convention de forfait sera effectué, au moyen notamment d’un formulaire.

Le supérieur hiérarchique assure le suivi de l’organisation du travail du salarié et de sa charge de travail, notamment par le biais de l’outil de gestion auquel il a accès, et qu’il validera chaque mois.

b) Entretien individuel

Un entretien individuel, portant sur la charge de travail, l’amplitude des journées de travail, l’organisation du travail dans l’entreprise, l’articulation des activités professionnelles et de la vie personnelle et familiale et la rémunération sera effectué chaque année.

L’entretien aura pour objet un éventuel réajustement de la mission, s’il s’avère que la définition de celle-ci est à l’origine d’une charge de travail incompatible avec la durée du travail.

Ces thèmes pourront également être abordés lors de l’entretien annuel d’évaluation du salarié.

c) Droit à la déconnexion

L’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour ce dernier un droit à la déconnexion des outils de communication à distance :

• au minimum de 19h30 à 8h30 du lundi au vendredi (sauf besoin spécifique demandé par le manager) ;

• le week-end (du vendredi 19h30 au lundi 8h30) (sauf besoin spécifique demandé par le manager).

Afin d’assurer l’effectivité de ce droit à la déconnexion, l’envoi de courriel professionnel entre 19h30 et 8h30 est par principe proscrit, sauf circonstances exceptionnelles.

Il est par ailleurs rappelé qu’un collaborateur n’a ni à envoyer des courriels pendant une période de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie …) ni à y répondre pendant ces périodes sauf circonstances exceptionnelles.

Il est rappelé que l’utilisation et l’accès des messageries électroniques à distance doit, lorsqu’elle est autorisée, rester raisonnable et conforme aux principes énoncés ci-dessus.

d) Procédure d’alerte

Chaque salarié pourra solliciter à tout moment un entretien auprès de son manager ou de la Direction des Ressources Humaines dans l’hypothèse où il estimerait que l’organisation de son temps de travail quotidien, hebdomadaire ou mensuel ne serait pas compatible avec les exigences relatives au repos et aux durées maximales de travail, afin d’en identifier les raisons et procéder à une éventuelle adaptation de sa charge de travail.

Cet entretien fera l’objet d’un compte-rendu écrit.

ARTICLE 3.4 : INCIDENCES DU DECOMPTE EN JOURS SUR LA REMUNERATION

La rémunération mensuelle de chaque salarié est lissée sur la base du nombre annuel de jours de travail effectif prévu par la convention de forfait, indépendamment du nombre de jours travaillés sur le mois.

En cas d’absence non indemnisée, les jours non travaillés seront déduits, au moment de l’absence, de la rémunération lissée. Si l’absence donne lieu à indemnisation, celle-ci sera calculée sur la base de la rémunération lissée.

En cas de départ d’un salarié en cours de période, une régularisation prorata temporis sera opérée sur le solde de tout compte entre les jours effectivement travaillés depuis le début de la période et le nombre annuel de référence prévu par le présent accord.

Lorsque le nombre de JRTT est excédentaire ou déficitaire, le temps de préavis pourra être utilisé afin de régulariser la situation de l’intéressé.

Si cela ne suffit pas, il sera procédé au paiement d'une indemnité compensatrice pour les JRTT non pris en cas de solde excédentaire, ou à une retenue sur le solde de tout compte en cas de solde déficitaire.

ARTICLE 4 : REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Lorsqu’un salarié ayant conclu une convention de forfait en jours détient un mandat de représentation du personnel, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.

ARTICLE 5 : APPLICATION DE L’ACCORD

ARTICLE 5.1 : ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er janvier 2022.

Il se substitue en intégralité aux accords, usages, engagements unilatéraux, accords atypiques ainsi qu’à toute autre pratique en vigueur au sein de la Société et ayant en tout ou partie le même objet.

ARTICLE 5.2 : DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 5.3 : SUIVI ET RENDEZ-VOUS

Un point sur le fonctionnement de l’accord sera fait chaque année avec les représentants du personnel.

En cas de modification des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

ARTICLE 5.4 : REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé par l’une ou l’autre des Parties dans les conditions légales en vigueur.

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à trois mois.

La dénonciation est notifiée par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, à l’autre Partie signataire des présentes.

ARTICLE 6 : FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

L'accord sera notifié à l’ensemble des signataires.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera également déposé :

• En deux versions électroniques sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dont une version intégrale au format .PDF et une version publiable au format .DOCX de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques.

Les Parties rappellent qu’en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, tout ou partie du présent accord pourra ne pas faire l’objet d’une publication en cas d’accord postérieur en ce sens ou de décision unilatérale de la société d’occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques.

• En un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes de Lille.

Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.

L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’information de la Société réservés à cet effet.

Fait à Lille, le ^06/10/2021 en 3 exemplaires originaux.

Signature et qualité des signataires :

CEO	Membre du CSE

Membre du CSE

Membre du CSE