Accord d'entreprise "Un Accord sur la mise en Place du Vote Electronique pour les Elections Professionnelles" chez POLE SAINT HELIER (Siège)

Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au Pole Saint Hélier

Entre,

La Direction du Pôle Saint Hélier, dont le siège est situé 54 rue Saint Hélier à Rennes,

D’une part,

Et :

Le représentant du syndicat CFDT, du Pole Saint Hélier;

Le représentant du syndicat FO du Pole Saint Hélier;

D’autre part,

Préambule

Afin de simplifier l’organisation des élections, et conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, le recours au vote électronique est possible dans les conditions fixées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Ainsi, la mise en œuvre de manière unilatérale par l’employeur du vote électronique est possible. Toutefois, dans le cadre des élections professionnelles pour la mise en place du CSE, l’employeur a souhaité rechercher avec les Organisations Syndicales un accord d’entreprise.

Dans ce cadre, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées lors d’une première réunion le 11 septembre 2019. Les élus du Comité d'Entreprise ont été consultés sur le vote électronique le 17 septembre 2019 et le 26 septembre le prestataire retenu a présenté sa solution, permettant ainsi de répondre au mieux aux questions des Organisations Syndicales. Suite à cette présentation, les parties se sont donc réunies le 26 septembre 2019, afin de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du comité social et économique.

Chapitre 1- Recours au vote électronique

Les parties conviennent d’utiliser le vote électronique pour l’ensemble du personnel du POLE ST HELIER

Les parties conviennent que le vote papier à bulletin secret sous envelope sera donc exclu

Chapitre 2 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1. Prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise et respectant les dispositions prévues par le Code du travail relatives au vote électronique.

Ainsi, la Société AKG SOLUTIONS a été choisie pour organiser le scrutin au sein du Pole Saint Hélier.

Article 2. Caractéristiques du système retenu

Le prestataire choisi - AKG SOLUTIONS - devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Les caractéristiques principales de ce cahier des charges sont rappelées ci-dessous, et plus particulièrement :

• Les caractéristiques du système liées à ses principes généraux

• Les caractéristiques du système liées à l’organisation des opérations électorales

• Les caractéristiques du système liées au déroulement des opérations électorales

Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),

• La confidentialité et le secret du vote,

• Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.

Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales.

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :

• la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

• la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.

• la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur

Afin de prouver que l’ensemble de ces principes électoraux est respecté par le prestataire, le système du vote électronique qu’il propose devra avoir été soumis à une expertise.

Le rapport établi par l’expert sera fourni aux Organisations Syndicales.

Article 2.2. Organisation des opérations électorales

L’organisation des opérations électorales se déroule selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprise au sein du cahier des charges annexé au PAP. Par ailleurs, certaines modalités pratiques seront également intégrées au sein du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

Article 2.2.1. Bulletins de vote

Les listes des noms des candidats seront reproduites sur le serveur, telles qu’elles auront été transférées par la Direction.

Les listes seront présentées par ordre alphabétique des sigles des Organisations Syndicales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2.2.2. Mise en place des bureaux de vote

Le bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs. Ces personnes doivent être inscrites sur les listes électorales et elles ne peuvent être ni candidates, ni élues, ni mandatées.

A défaut d’accord entre la Direction et les Organisations Syndicales dans le protocole d’accord préélectoral, le bureau de vote sera composé  des deux électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune conformément aux principes généraux du droit électoral.

Les membres du bureau de vote auront en charge les différents évènements suivants :

• Scellement des urnes,

• Descellement des urnes.

Les membres de ces bureaux de vote seront appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats.

Article 2.2.3. Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra en amont de la date d'ouverture du vote, un courrier à son domicile lui indiquant le lien et les modalités explicatives pour voter. Il sera également destinataire d’un mail sur son adresse professionnelle comportant les mêmes informations.

Cette information sera renouvelée par mail uniquement en cas de second tour.

Par ailleurs, les membres des bureaux de vote ainsi que, au moins un représentant par Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Article 2.3. Déroulement des opérations électorales

Les opérations de vote se déroulent selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprisent dans le cahier des charges annexé au PAP. Les modalités pratiques seront intégrées également au sein du PAP.

Article 2.3.1. Test et scellement de l’urne

En présence des membres du bureau de vote et d’un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes.

Article 2.3.2. Dates et heures du scrutin

Cet accord s’inscrivant dans le cadre de la mise en place du CSE, les élections professionnelles se dérouleront en 2019 selon les dates et modalités fixées dans le protocole d’accord préélectoral pour le 1^er et 2^nd tour.

Article 2.3.3. Modalités d’accès au site de vote

A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction, le prestataire AKG –SOLUTIONS génère aléatoirement un code identifiant et un mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.

Ces codes seront valables pour le second tour le cas échéant.

Ces codes identifiants garantissent la confidentialité du vote.

Afin de permettre aux salariés présents de voter physiquement sur l’établissement, des postes informatiques avec accès au site du prestataire seront installés dans différents lieux respectant la confidentialité du vote.

À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance (date de naissance – JJ/MM/AAAA), l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, une assistance (téléphone et mail) sera mise en place par le prestataire. Cette assistance aura pour objet de répondre à toutes les questions nécessaires au bon déroulement du vote.

Cette assistance sera portée à la connaissance des salariés dans le mail et le courrier explicatif. Ils auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

Article 2.3.4. Suivi de la participation pendant la période de vote

Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les parties conviennent que, pendant le scrutin, les membres du bureau de vote, les organisations syndicales et l’organisateur disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation en temps réel.

Les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant la durée du scrutin à des fins de contrôle de déroulement du scrutin conformément à l’article R2324-15 du Code du travail.

Article 2.3.5. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

A l’heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur, plus aucun vote ne sera possible.

La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe des trois mots de passe par les membres du bureau de vote. Par ailleurs, un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de descellement des urnes.

Les membres des bureaux de vote éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux.

Article 2.3.6. Délais de recours et destruction des données

L'établissement et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, ils procèdent à la destruction des fichiers supports.

Article 3. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, il sera signé un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le cadre général relatif à l’élection du CSE.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges annexé.

Chapitre 3 – Dispositions finales

Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il prendra fin quatre ans après la première mise en place des CSE au sein de l'association Pole St Hélier, cette durée correspondant à celle des mandats des représentants du personnel qui seront élus.

Article 2 - Formalités de dépôt et de publicité

Les parties acceptent la publication de l’accord sur la base de données nationale des accords.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité selon les modalités prévues par l’article L.2231-6 du code du travail.

A l’initiative de la Direction, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne par l’Association par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.).

Il sera déposé au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rennes.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux syndicats signataires ainsi qu’aux représentants du personnel.

Il est enfin rappelé que l’accord devra être transmis à l’ensemble des organisations syndicales participant à la négociation des protocoles d’accord préélectoraux pour les élections au sein de l’entreprise et au préalable au début de ces négociations.

Fait à Rennes, le 26/09/2019

En 5 exemplaires originaux,

Pour le pôle St Hélier, Pour l’organisation syndicale CFDT,

Pour l’organisation syndicale FO,