ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE de CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE forfait annuel en jours

ENTRE :

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La Société EFFIGEN - SARL au dont le siège social est situé 1, domaine de Beauregard – 44240 SUCE-SUR-ERDRE

représentée par Monsieur //////////////, agissant en sa qualité d’associé gérant

D'UNE PART,

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ET :

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Les salariés de la société EFFIGEN, consultés sur le projet d’accord, ci-après dénommés « les salariés »

D'AUTRE PART.

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.../...

ETANT PREALABLEMENT EXPOSE QUE :

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EFFIGEN est une entreprise dont l’activité consiste à conseiller les entreprises et les établissements de santé en matière d’organisation et de système d’information.

Elle applique la convention collective nationale des bureaux d’études techniques (SYNTEC).

Comme tout cabinet de conseil, EFFIGEN doit s’adapter aux exigences de ses clients et faire preuve de disponibilité, de réactivité, et d’adaptation afin de répondre à leurs attentes.

Afin de satisfaire au besoin de cette clientèle, EFFIGEN a embauché au cours de ces dernières années des salariés qui bénéficient d’une grande autonomie dans l’organisation de leur fonction incompatible avec le respect d’un horaire de travail collectif.

L’un des deux associés gérant, Monsieur ////////, et les salariés se sont rencontrés à plusieurs reprises afin de réfléchir à un mode d’organisation du temps de travail qui soit à la fois en phase avec l’accomplissement de leurs missions, mais préserve l’équilibre entre la vie professionnelle et vie familiale des collaborateurs.

Il a donc été envisagé la mise en place de conventions individuelles de forfait en jours sur l’année à destination de ces salariés afin de leur permettre une plus grande souplesse dans la gestion de leur temps de travail.

Les dispositions actuelles de la Convention Collective applicable relatives aux conventions de forfaits jours sont inadaptées pour répondre aux spécificités de l’activité de la Société EFFIGEN.

Aussi, la société a envisagé de négocier un accord d’entreprise sur ce thème.

En l’absence de délégué syndical et de représentants du personnel en raison de l’effectif de l’entreprise inférieur à 11 salariés, EFFIGEN a proposé directement aux salariés un projet d’accord sur la mise en place de conventions individuelles en forfait jour.

La société EFFIGEN a remis à chaque salarié de l’entreprise le projet d’accord d’entreprise relatif à la mise en place de conventions individuelles de forfait annuel en jours et les a convoqués à une réunion de consultation sur ledit projet.

La consultation s’est déroulée dans les conditions fixées aux article R. 2232-10 et suivants du code du travail

Chaque salarié s’est prononcé en l’absence de l’employeur dans le cadre d’un vote à bulletin secret et le résultat du vote a fait l’objet d’un procès-verbal annexé au présent accord.

Les dispositions du présent accord qui constitue un tout indivisible, ayant pour objet de définir le cadre relatif à la mise en place de conventions individuelles de forfait annuel en jours au sein de la Société EFFIGEN, lesdites dispositions se substituent à la date d’entrée en vigueur du présent accord aux règles portant sur ces thèmes nés d’accords antérieurs ainsi qu’à tous usages ou engagements unilatéraux antérieurs à la signature dudit accord et ayant la même cause ou le même objet.

IL A ETE EN CONSEQUENCE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

1 – bénéficiaires

Il s’agit des cadres qui disposent d’une autonomie liée à leur fonction dans l'organisation de leur emploi du temps et de leur travail et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'équipe auquel ils sont intégrés, relevant des positions 2 et 3 de la convention collective nationale des bureaux d’études techniques (SYNTEC).

Les cadres dirigeants tels que définis par l'article L 3111-2 du Code du travail ne sont pas concernés par cet accord.

2 – le forfait en jours

La convention individuelle de forfait jours fera impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties formalisé dans un contrat de travail ou un avenant annexé à celui-ci.

La convention individuelle de forfait jours fera référence à l’accord collectif d’entreprise applicable et énumérera :

• la nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;

• le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• les modalités de décompte des journées travaillées et de prise des journées de repos ;

• la rémunération correspondante ;

• le nombre d’entretiens.

Le temps de travail est décompté en jours dans le cadre d’un forfait annuel fixé à 218 jours pour une année complète (dont une journée correspondant à la journée de solidarité), qui s’entend du 1^er septembre au 31 août, qui correspond à l’exercice comptable de la Société EFFIGEN.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d'un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels les salariés concernés ne peuvent prétendre.

Pour les salariés embauchés ou soumis à une convention de forfait en cours d'année, et pour ceux dont le contrat de travail est rompu en cours d’année, le nombre de jours de travail au titre de la convention de forfait annuel en jours est déterminé prorata temporis.

Pour les salariés ayant une activité réduite sur une année de référence complète, un forfait annuel inférieur à celui visé ci-dessus peut être mis en œuvre, au prorata de la réduction de leur activité. Ces derniers bénéficient à due proportion des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant à temps complet. Ils seront rémunérés au prorata du nombre de jours fixé par leur convention individuelle de forfait et leur charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

En appliquant strictement chaque année le calcul légal ci-dessous, les salariés en forfait annuel jours ont droit à des jours de repos par an dont le nombre varie chaque année, calculés au prorata en cas d’entrée ou de sortie en cours d’année.

A titre d’exemple, pour l’année 2019, le forfait annuel de 218 jours se calcule ainsi :

365 jours – 104 samedis et dimanche – 25 jours de congés payés ouvrés – 10 jours fériés tombant un jour ouvré = 226 jours

Soit un nombre de jours de repos dus pour 2019 de : 226 -218 = 8 jours

Toutefois, les parties sont convenues de fixer forfaitairement à 15 jours pour une année complète le nombre de jours de repos, afin de tenir compte des sujétions liées aux missions et notamment au temps de déplacement qu’elles peuvent générer.

Les jours de repos seront fixés d’un commun accord avec l’un des associés gérant après avoir respecté un délai de prévenance de 15 jours minimum. Ils devront être pris durant les périodes de basse activité, c’est-à-dire les périodes de vacances scolaires de la région où les missions se déroulement majoritairement au moment des congés.

Les jours de repos qui sont calculés sur la période d’exercice comptable doivent être impérativement soldés le 31 août de chaque année, à défaut, ils seront perdus.

Ce calcul des 15 jours de repos ne prend pas en compte les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d’ancienneté, congés pour évènement familiaux, congé de maternité ou de paternité etc…) lesquels se déduisent du nombre de jours à travailler.

3. - REGLES RELATIVES à la durée du travail

Conformément à l’article L. 3121-62 du code du travail, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions à la durée légale de 35 heures par semaine, ni à la durée quotidienne maximale de travail effectif de 10 heures par jour, pas plus qu’aux durées hebdomadaires maximales de travail de 48 heures au cours d’une même semaine ou 44 heures sur une période quelconque de 12 semaines consécutives.

En revanche, ils bénéficient obligatoirement d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives (article L. 3131-1 du code du travail), d’un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquels s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien.

Les limites fixées par ces dispositions n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures mais une amplitude exceptionnelle de la journée de travail.

Dans ce contexte, les salariés en forfait annuel en jours, en concertation avec un associé gérant, gèrent librement le temps à consacrer à l’accomplissement de leur mission.

L’amplitude des journées de travail et la charge de travail des salariés en forfait jours devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai un associé gérant afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

4 – décompte des jours de repos

Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées établi sur un support dématérialisé faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés congés conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 218 jours.

Ce suivi est établi par le salarié en ligne et mis à disposition de l’entreprise.

Pour chaque journée de repos et préalablement à son absence, le salarié devra renseigner le support dématérialisé qui sera validé en ligne par l’associé gérant.

Chaque journée ou demi-journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale réglementaire ou conventionnelle (congé sans solde, absence autorisée, maladie etc…), s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait. Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dû pour une année complète d’activité.

Lorsque le contrat de travail est rompu avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité des jours de repos qu’il a acquis, celui-ci recevra, pour la fraction des jours non pris, une indemnité compensatrice.

Dans le cas où les jours de repos auront été exceptionnellement consommés mais non encore acquis, ceux-ci seront retenus sur le solde de tout compte.

5 – renonciation à des jours de repos

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, les salariés bénéficiant de conventions de forfait en jours sur l’année pourront, s’ils le souhaitent et avec l’accord de la Direction, renoncer au cours d’une année donnée à tout ou partie de leurs jours non travaillés (JNT). L’accord sera formalisé par écrit.

Le nombre maximal annuel de jours travaillés devra être compatible avec les dispositions relatives :

• au repos quotidien,

• au repos hebdomadaire,

• aux jours fériés chômés dans l’entreprise,

• aux congés payés.

Le nombre de jours de travail annuels maximum sera de 235 jours.

Les jours travaillés du fait de la renonciation à des jours non travaillés donneront lieu à une majoration de salaire égale à 10 % du salaire journalier.

6 - rémunération

La rémunération mensuelle des salariés est forfaitaire, elle est la contrepartie de l’exercice de leur mission. Celle-ci est donc indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies durant la période de paie considérée.

Chaque salarié percevra une rémunération annuelle au moins égale au salaire minimum conventionnel (bureaux d’études techniques) correspondant à la classification du salarié pour les salariés bénéficiant d’un forfait annuel à temps complet (hors majoration conventionnelle auquel le présent accord déroge).

Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle prévue.

7 - Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail –équilibre vie privée et vie professionnelle

La Société assure le suivi régulier de l’organisation du travail, de la charge du travail et de l’amplitude des journées de travail des salariés en forfait jours, grâce à un support dématérialisé renseigné régulièrement par le salarié et en tout état de cause lors de chaque entretien individuel prévu à l’article 9 ci-dessous.

Ce support permet également de s’assurer du respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire par le salarié et, pour le salarié, d’alerter l’un des associés gérant des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

L’amplitude et la charge de travail doivent permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.

L’un des associés gérant organisera un rendez-vous avec lui, s’il est amené à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail aboutissent à des situations anormales.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation de travail, et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l’isolement professionnel du salarié, ce dernier conserve la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de la Direction qui le recevra et, le cas échéant, formulera par écrit les mesures qui sont mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi.

8 - Droit à la déconnexion

- Définition du droit à la déconnexion :

Chaque salarié bénéficie du droit effectif à la déconnexion, c’est-à-dire de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont :

- les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc…..

- les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc ….

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié. En sont exclus les temps de pause, de coupure, de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés pour ancienneté ou évènement familial, les jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

- Exercice du droit à la déconnexion :

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Il est rappelé à chaque salarié en forfait-jours de :

- s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone,

- ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire,

- pour les absences de plus de 2 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence,

- pour les absences plus longues, de prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.

Les plages de déconnexion devront respecter l'obligation de repos quotidien (11 heures consécutives) et de repos hebdomadaire (35 heures consécutives).

Seule une urgence peut être de nature à permettre une dérogation sur ce point, telles qu’un accident de travail, l’annulation d’un déplacement sans que ces cas ne soient exhaustifs.

- Mesures visant à favoriser la communication

Chaque salarié doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles. L’entreprise souhaite que soit maintenu un dialogue verbal, source d’échanges entre les collaborateurs.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, chaque collaborateur doit veiller :

- à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à »,

- à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel,

- à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel,

- au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel,

- à la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.

- Actions menées par l'entreprise

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion, l'entreprise organisera des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés en forfait-jours.

9 - Entretiens individuels

Chaque salarié en forfait jours sera convoqué au minimum une fois par an ainsi qu’en cas de difficulté inhabituelle à un entretien individuel spécifique avec un associé gérant.

Lors de ces entretiens, le salarié et l’associé gérant font le bilan sur les modalités d’organisation du travail du salarié, sa rémunération, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l’amplitude des journées de travail, l’état des jours non travaillés et non pris à la date des entretiens et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

La trame de document mentionné à l’article 7 ci-dessus sera communiquée au salarié avant son premier entretien spécifique et sera renseigné au cours de l’entretien avec l’associé gérant.

Au regard des constats effectués, le salarié et l’associé gérant arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés nécessaires (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le document mentionné à l’article 7.

Le salarié et l’associé gérant examinent, si possible, également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

10 – DISPOSITIONS FINALES

DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à compter du jour suivant le dépôt auprès de la DIRECCTE.

Les parties conviennent toutefois que la direction et les parties signataires pourront se réunir tous les ans pour faire un bilan des dispositions de l’accord mis en œuvre.

REVISION OU DENONCIATION DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord d’entreprise pourront faire l’objet à tout moment de demandes de révision moyennant un préavis de trois mois.

Les signataires de l’accord peuvent demander la révision du présent accord conformément à l’article L.2261-7 et suivants du code du travail.

L’accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés par l’un ou l’autre des parties signataires moyennant préavis de 3 mois par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’autre partie.

COMMUNICATION – DEPOT LEGAL

Le présent accord sera déposé, en un exemplaire à la direction départementale du Travail et de l'emploi de Nantes selon les règles prévues aux articles D.2231-2 et suivants du code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail. Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base de données numériques des accords collectifs.

Un exemplaire sera en outre adressé au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Chacune des parties signataire recevra également un exemplaire du présent accord.

FAIT À Sucé-sur-Erdre

LE

EN CINQ (5) EXEMPLAIRES DONT UN POUR CHACUNE DES PARTIES

POUR LES SALARIES POUR LA SOCIETE EFFIGEN

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Monsieur //////////

associé gérant

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1. Faire précéder la signature de la mention manuscrite "Lu et approuvé - Bon pour accord". Apposer, en outre, un paraphe sur chaque bas de page.