Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote electronique

Entre :

La Société ORINOX SAS, 507 959 203 RCS Nantes,

Société à actions simplifiée au capital de 206 363 euros,

Dont le siège social est situé à CHATEAUBRIANT (44110) – 12, route des Fougerays.

D’une part, et :

La Délégation Unique du personnel (DUP)

D’autre part,

Préambule

Conformément aux dispositions de l'article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Économique au sein de la société ORINOX SAS peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé a été retenu pour l’ensemble des raisons suivantes :

• Les salariés peuvent voter sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste dans le cas d’un vote par correspondance (précédemment utilisé)

• Grâce à sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l'appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que prévues par l’article L.2122-1 du Code du travail.

• La mise en place d’un moyen dématérialisé correspond aux valeurs de respect de l’Environnement prônées par ORINOX.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C'est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

Article 1 – PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux prescriptions légales. Ce rapport est tenu à la disposition de la CNIL.

Article 2 – Modalités de vote - Protocole préélectoral

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales ou le cas échéant les membres du comité social et économique discuteront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l'aide de ses codes d'accès, l'électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu'elles ont été présentées par leurs auteurs.

A réception du vote, la saisie du code secret par l'électeur vaudra signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.

Article 4 - Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 5 - Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ou le cas échéant des représentants du personnel ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales ou le cas échéant des représentants du personnel, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 - Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée. Précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l'ouverture du vote.

Article 7 - Durée de l’accord - Dépôt

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant dans les conditions définies à l'article L. 2222-5 du Code du travail. Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l'article L. 2222 -6 du Code du travail moyennant le respect d'un préavis de trois mois.

ARTICLE 8 – DUREE ET MODALITE DE DIFFUSION DE L'ACCORD

Conformément aux dispositions des articles D2231-4 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, ainsi qu’auprès du Conseil de prud’hommes de Nantes.

Fait à Châteaubriant en 2 exemplaires (dont un pour chaque partie),

le 10/10/2019