Accord d'entreprise "EPEX SPOT SE - ACCORD COLLECTIF SUR LE VOTE ELECTRONIQUE" chez EPEX SPOT (Siège)

EPEX SPOT SE

ACCORD COLLECTIF SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE

La société EPEX SPOT SE, Société Européenne au capital de 6 858.60 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 508 010 501, dont le siège social est situé 5 Boulevard Montmartre, 75002 Paris, représentée par xxx, Président du Directoire, dûment habilité à cet effet,

Ci-après « la Société » ou « EPEX SPOTxxx »

D’une part,

ET

Les représentants élus du personnel au Comité Social et Economique en présence du Comité de la SE (ci-après « Représentants du Personnel ») représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, ayant approuvé l’Accord au cours de la réunion du xxx, dont le procès-verbal est annexé au présent document.

Ci-après « les Instances Représentatives du Personnel »

d’autre part.

La Société et les Instances Représentatives du Personnel seront ci-après dénommées, individuellement la « Partie » et collectivement les « Parties ».

***

Préambule

Afin d’organiser les élections à venir, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel le vote électronique par Internet lors d’élections directes par des salariés.

1. Objectif et champ d’application de l’Accord

Comme le propose la loi n° 2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique, l’objectif de cet accord est d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique pour la Société xxx.

Le présent accord collectif précisera notamment le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales par le biais du vote électronique.

En complément, la Société et les organisations syndicales représentatives de Branche définiront dans le protocole d’accord préélectoral les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

2. Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société « Election-Europe » (ci-après dénommée « le prestataire »), dont le système de vote électronique a été audité et l’audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin de 2021, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions règlementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R.2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Les parties reconnaissent également la possibilité de désigner un prestataire différent pour un prochain scrutin, en fonction de la proposition commerciale la plus pertinente.

Le présent Accord continuera à perdurer une fois les élections de 2021 passées.

3. Caractéristiques générales du système

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté de vote : possibilité d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Par ailleurs, le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera notamment la conclusion du présent accord.

4. Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction de notre Système d’Information Ressources Humaines.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire fait l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Traitement des Données (RGPD). La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales »), et est synthétisée dans le courrier envoyé à l’électeur.

5. Modalités de vote

Les dates et horaires du vote électronique seront précisés dans le protocole préélectoral ou tout autre document défini en amont entre l’employeur et les instances, notamment dans le cadre d’élections européennes.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Il pourra ainsi voter soit de chez lui sur internet, smartphone ou tablette.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

6. Communication des listes électorales et des listes des candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole électoral et calendrier revu avec le prestataire de vote.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi, sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole électoral.

7. Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

8. Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la Direction, des membres du CSE/SE et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire. L’électeur sera reconnu par le système et le choix du bulletin pour lequel il doit voter lui est proposé en fonction de son collège. Un écran de validation lui sera renvoyé par le système lui montrant le choix effectué, le bulletin de vote étant alors crypté et prêt à être définitivement enregistré dans l’urne.

Par ailleurs, il sera procédé, avant que le scrutin soit ouvert :

• Par le prestataire : quelques jours avant le début du scrutin, une recette des masques du site de vote sera effectuée. Il y aura un test du système de vote, et un test du système d’administration.

• Par les membres du bureau de vote : à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Les membres du bureau de vote seront également formés à ce dispositif.

Le vote sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

9. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, via la messagerie professionnelle, un email contenant l’identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se sera identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes à une adresse mail professionnelle.

10. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants du personnel et de la Société pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

11. Dépouillement, procès-verbaux, résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste, et de l’employeur ou ses représentants.

Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi-instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système, et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires, et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste, ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux règles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « Elu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

12. Dispositions finales

Le présent Accord est applicable à la Société xxx pour les élections des représentants du personnel (CSE, Comité de la SE). Il est conclu pour une durée indéterminée (sauf dénonciation par l’une des parties).

L’Accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

L’Accord pourra par ailleurs être dénoncé par l’une des parties signataires moyennant le respect d’un délai de prévenance tel que défini par la Loi.

Il sera déposé à la DREETS de Paris en deux exemplaires, dont un via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et un exemplaire sera déposé au Greffe du conseil de Prud’hommes de Paris, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles L. 2231-2 et suivants du code du travail.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, une version rendue anonyme du présent Accord, ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sera également déposée par la Société auprès de la DREETS, en même temps que l’Accord.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par diffusion sur le site Intranet de la Société. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Pour la Société, xxxxxx, CFO

14 avril 2021 / 12/07 CEST