Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres du CSE" chez SOGEFI GESTION (Siège)

ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Entre

• La société SOGEFI Gestion

Et

• L’organisation Syndicale CFE-CGC

PREAMBULE

Afin de favoriser la participation des salariés aux élections, de simplifier et de fiabiliser l’organisation et les modalités du vote, les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique conformément aux dispositions des articles L2314-21 et L2324-19 du code du travail.

Le présent accord concerne la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles qui se dérouleront au mois de septembre 2019.

La détermination et la répartition des sièges dans les collèges électoraux et entre les différentes catégories de personnel, les conditions de candidature et d’électorat et les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales autres que celles liées au vote électronique font l’objet de protocoles d’accords préélectoraux négociés au sein de l’entreprise.

La Direction a contacté la société ELECTION EUROPE, reconnue sur le marché, spécialisée dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote électronique.

Le système respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote et l’identité de l’électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• Impossibilité de subtiliser la voix d’un autre électeur,

• La confidentialité et la liberté du vote : chaque électeur doit pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure.

ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE

1.1 Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par internet pour les élections professionnelles qui seront organisées dans l’entreprise SOGEFI GESTION au mois de septembre 2019.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections électroniques seront organisées par la société ELECTION EUROPE mandatée par la direction de SOGEFI GESTION (cf cahier des charges joint).

La Direction de l’entreprise s’assurera de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL tel que prévu par les articles R2314-14 et R2314-10 du code du travail.

1.2 Modalités des élections

Tous les électeurs de SOGEFI GESTION disposant d’un ordinateur professionnel auront la faculté de voter de leur poste de travail pendant leur temps de travail et pendant toute la durée du scrutin.

Par ailleurs, l’ensemble des électeurs de l’entreprise disposant d’un ordinateur professionnel ou non, auront également la faculté de voter électroniquement à distance pendant la totalité du scrutin à partir d’un poste informatique ou d’un smartphone connecté à internet.

Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter pendant le temps de travail.

ARTICLE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du code du travail, le système de vote électronique sera soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

2.2 Contrôle, information et formation

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

La cellule d’assistance technique sera composée comme suit :

• un représentant de la Direction ;

• un représentant du prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

2.3. Caractéristiques du système

Conformément à l’article R. 2314-6 du code du travail, SOGEFI GESTION s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, dans le respect des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007, SOGEFI GESTION s’engage à ce que le système réponde aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants du prestataire. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.4 Etablissement des listes électorales et listes de candidats et transmission

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 en vigueur précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de SOGEFI GESTION

Les listes de candidats sont transmises à SOGEFI GESTION dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, SOGEFI GESTION les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée, soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

2.5. Protocole d’accord préélectoral

SOGEFI GESTION engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral.

Cet accord mentionnera la présente décision unilatérale et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de SOGEFI GESTION.

Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.6. Modalités relatives à l’ouverture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, du jour, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

2.7 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.

Le prestataire expédiera ces éléments par courrier électronique.

Le prestataire expédiera par voie électronique, sur son adresse email professionnelle, un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée.

L’ensemble des électeurs recevront une semaine avant le 1^er tour de scrutin des élections, sur leur messagerie professionnelle, un code identifiant, un mot de passe ainsi que les instructions de vote.

Seule la société ELECTION EUROPE aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse ou un second tour devrait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

A l’aide de ce code à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élection crée pour l’occasion par la société ELECTION EUROPE.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi la sincérité des opérations électorales.

En cas d’oubli et/ou de perte par un électeur de ses codes, il ara la possibilité de se rapprocher de son service des Ressources Humaines qui le mettra en relation avec la Société Election Europe pour la communication de ses accès au site de vote.

2.8 Bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduit sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leur auteur. Celles-ci apparaissent simultanément sur l’écran avec le sigle de l’organisation syndicale. L’ordre d’apparition se fera par ordre alphabétique.

La société ELECTION EUROPE assurera la programmation des pages web du serveur d’élections et notamment les présentations à l’écran des bulletins de vote.

Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, la société ELECTION EUROPE veillera à ce que la taille des logos, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

2.9 Bureaux de vote

Un bureau de vote sera constitué pour chaque collège représenté ; un seul et même bureau de vote pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Ce bureau de vote aura la responsabilité du bon déroulement des opérations de vote, vérifiera le scellement des urnes, dépouillement des votes et signature des procès-verbaux des élections (Cerfa).

Une formation sur les opérations de vote sera organisée par ELECTION EUROPE pour les membres des bureaux de vote et scrutateurs.

Les membres des bureaux de vote auront la possibilité de suivre en temps réel la progression de la participation et le pointage des listes d’émargement pour le collège dont ils ont la responsabilité du bon fonctionnement des opérations de vote.

2.10 Délégués de liste

Chaque organisation syndicale présentant des candidats aux élections professionnelles désignera des délégués de liste. Ces délégués de liste seront dans le principe les Délégués Syndicaux désignés, ou à défaut de Délégué Syndical nommé par une organisation, toute personne désignée par elle.

Les délégués de liste auront la possibilité de suivre en temps réel la progression de la participation et le pointage des listes d’émargement.

ARTICLE 3 – CLOTURE ET RESULTATS

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

ARTICLE 4 – CONSERVATION DES DONNEES

En application de l’article R. 2314-17 du code du travail, le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée de la procédure des prochaines élections du CSE. Il entrera en vigueur à la date de signature du présent accord sous réserve du respect des formalités de dépôt.

ARTICLE 6 – DEPOT ET PUBLICITE

Un exemplaire de cet accord, signé par toutes les Parties, sera remis à l’Organisation Syndicale représentative au niveau de l’entreprise, valant notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail. Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure Télé Accords et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Versailles.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du Travail, les Organisations Syndicales ont été informées de la publication de cet accord au sein de la base de données nationales. Il n’a pas été fait d’opposition quant à la publication du contenu du présent accord.

S’agissant de son dépôt :

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Versailles,

• Deux exemplaires, dont une version originale sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés auprès de la DIRECCTE de l’Ile-de-France, Unité territoriale des Yvelines.

A l’issue de ces formalités de dépôt, le texte du présent accord fera l’objet des mesures de publicité telles que prévues par les dispositions des articles L. 2262-5 et suivants du Code du travail.

Cet accord peut être consulté par chaque salarié auprès du service en charge des Ressources Humaines.

Fait à Guyancourt, en 5 exemplaires, le 25 juillet 2019