Accord d’entreprise¹ conclu selon les conditions de droit commun sur le principe et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique

Allianz Real Estate GmbH, Société de droit allemand dont le siège social est situé Seidlstraβe 24-24a - 80335 Munich, Allemagne, agissant par l'intermédiaire de sa succursale en France, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 509 339 669, sise 1 Cours Michelet à Puteaux (92800) représentée par ……………………………………… dument habilitées pour ce faire,

Ci-après désignée « Allianz Real Estate GmbH» ou « l’entreprise » ou « l’employeur »,

D’UNE PART,

ET

Les Organisations syndicales représentatives au sein de Allianz Real Estate GmbH, à l’unanimité représentées par :

• Monsieur ………………………… , en sa qualité de délégué syndical CFDT,

Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales »

D'AUTRE PART,

Allianz Real Estate GmbH et les Organisations Syndicales pouvant être dénommées « Les Parties »

Préambule

Les Parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique pour les opérations de vote relatif à l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique d’Allianz Real Estate GmbH en France.

Les Parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1^er : Dispositions générales

Par le présent accord, les Parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Les élections professionnelles concernent les salariés de la société Allianz Real Estate GmbH en France.

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité : le secret du vote.

Article 2 : Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,

• L’émargement,

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

L’employeur se charge de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3 : Exclusion ou maintien du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 4 : Informations du personnel et de ses représentants

L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 5 : Modalité d’organisation des opérations

Section 5.1. – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Section 5.2. – Formation au système de vote électronique

Bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu :

. 2 représentants de chaque organisation syndicale participant à la négociation du protocole d’accord préélectoral ;

. les membres du bureau de vote ;

. des représentants de la Direction.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

Le défaut de formation sur le vote électronique n’entraîne pas systématiquement l’annulation des élections (Cass.soc., 25 octobre 2017, n° 16-21.780).

Section 5.3. – Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la délibération CNIL n°2010-371 du21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-18 du Code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et de représentant du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Section 5.4. – Recours à un huissier

L’entreprise fera appel à un huissier pour les opérations suivantes :

• la formation sur le système de vote électronique,

• l’ouverture et la clôture du scrutin,

• le dépouillement.

Section 5.5 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire².

En présence des représentants des listes de candidats, cette cellule d’assistance est chargée de³. :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

². : Article R 2314-10 du Code du Travail

³. : Article R 2314-15 du Code du Travail

Article 6 : Déroulement des opérations de vote

Section 6.1. – Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformités des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.

Section 6.2. – Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée⁴., laquelle sera précisée par le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

⁴. : Article R 2314-14 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ⁵ et ses périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

⁵. : Article R 2314-8 du Code du Travail

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Eventuellement : Un relevé partiel du nombre de votants aura lieu à 11 h et à 15 h 30.

Les informations nécessaires sont communiquées aux salariés pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Section 6.3. – Modalité d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, par courrier prioritaire, 8 jours avant le premier jour du scrutin du 1^er tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Les Parties conviennent d’effectuer l’envoi des courriers en utilisant la solution « code alliage » proposée par la Poste afin d’identifier les plis non distribués et les raisons de non distribution.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter tant qu’il n’a pas achevé l’opération de vote pour chaque scrutin.

Section 6.4. – Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes. La confirmation de la participation au vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception envoyé sur la messagerie professionnelle de l’électeur que ce dernier doit pouvoir conserver et imprimer.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel. En conséquence, ces éléments ne doivent en aucune cas être communiqués à un tiers.

Section 6.5. – Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 7 : Clôture et résultats

Section 7.1. – Clôture

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Section 7.2. – Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour l’établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantie l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Section 7.3. – Délais de recours et destructions des données

L’entreprise et le prestataire retenu conservent nous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise et le prestataire procèdent à la destruction des fichiers supports.

La destruction des fichiers supports conservés par l’entreprise sera réalisée en présence des représentants de listes de candidats.

Article 8 : Sécurité et confidentialité

Section 8.1. – Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique » scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont :

• Liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.

L’intervention sur les fichiers sans l’accord du bureau de vote entraîne l’annulation des élections, de même que l’accès à la liste d’émargement par le prestataire (Cass.soc., 28 septembre 2017, n° 16-24.574).

Section 8.2. – Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 9 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des Parties susvisées devra être adressée aux autres Parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 10 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des délégués syndicaux signataires ou ayant adhéré à l’accord.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 11 : Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 à D. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction selon les modalités suivantes :

• en un exemplaire au Secrétariat- Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre ;

• en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) des Hauts-de-Seine.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au Comité Social et Economique dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.

Fait en 5 exemplaires originaux, à Paris La Défense, le 13 mai 2019

Pour ARE GmbH,	Pour le Syndicat CFDT,

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1. Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 8 août 2016 et l’adoption des décrets du 5 décembre 2016, le recours au vote électronique peut être décidé unilatéralement par l’employeur à défaut d’accord collectif (C.trav., art. L. 2314-26). Un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires doit être établi dans le cadre de l’accord collectif ou par l’employeur. Le modèle d’accord a, entre autres, pour objet d’établir ce cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-5 et s. du code du travail. Il pourrait être repris dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur sur le vote électronique. ↩