Accord d'entreprise "Accord relatif à la gestion des frais professionnels" chez D2X EXPERTISE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA GESTION DES FRAIS PROFESSIONNELS

ENTRE

La société D2X EXPERTISE, dont le siège social est situé XXXXXXXXXXXXXXXXXXX, immatriculée au Registre du Commerce de XXXXX sous le numéro XXXXXXXXXXXXXXXXX,

représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, en sa qualité de XXXXXXXXXXXXX,

d'une part,

ET

la majorité, et, s’ils sont tous présents, l’ensemble des membres du CSE (tous titulaires)

d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit

PRÉAMBULE

Le présent accord est conclu par référence aux dispositions de du titre 8 de la Convention Collective Nationale, applicable aux salariés des Bureaux d’Etudes Techniques, des Cabinets d’Ingénieurs-Conseils et des Sociétés de Conseils. (SYNTEC).

Le présent accord a pour objet d’assurer un traitement équitable des salariés de XXXXXX en matière de remboursement de frais professionnels. Les parties ont veillé à ce qu’aucune dépense engagée par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise ne soit laissée à leur charge. Elles ont également recherché à assurer le respect de la législation et de son interprétation par l’URSSAF et l’Administration fiscale.

Les dispositions du présent accord énumèrent les principales règles de remboursement ou d’indemnisation des frais professionnels.

Les règles générales de remboursement de frais de déplacements, comme les règles de soumission et de validation des frais professionnels, les procédures associées au bénéfice des indemnisations des sujétions nées de l’exécution du contrat de travail des salariés relèvent des procédures internes, diffusées et applicables à la date de l’événement.

L’annexe 1 fait partie intégrante de l’accord et récapitule les montants applicables à la date d’entrée en vigueur. Les barèmes d’indemnisation pourront faire l’objet de revalorisations sans que le présent accord n’ait à être renégocié dans sa globalité par les parties.

I – CALENDRIER, METHODE DE NEGOCIATION

Les éventuelles demandes portant sur l’application du présent accord feront l’objet d’un point spécifique mis à l’ordre du jour des réunions ordinaires réalisées régulièrement avec les membres du CSE.

Il est précisé que la négociation du présent accord s’est déroulée pendant plusieurs réunions qui ont débutées le 9 décembre 2022.

II – CHAMPS D’APPLICATION ET BENEFICIAIRES

Il s’applique à l’ensemble de ses établissements du périmètre France et l’ensemble des salariés de l’entreprise de ce périmètre, quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI/CDD …) et indépendamment de leur durée de travail (temps complet/temps partiel).

III – RAPPEL DES PRINCIPES ET EXCEPTION

Les principes définis ci-dessous constituent le socle des règles obligatoires conditionnant le remboursement des frais professionnels :

• Toute dépense engagée doit être conforme à l’ordre de mission afférent. Dans les autres cas, la dépense doit être, au préalable, approuvée par la direction pour donner droit à un remboursement.

• La DAF a pour consigne de bloquer les demandes de remboursements de frais qui n'auront pas fait l'objet d'un engagement des dépenses préalable.

• Un équilibre doit être trouvé entre la qualité de vie du collaborateur en mission et le souci d’économie, tant pour nos clients que pour la société.

• Les dispositions prises, en matière de remboursement des frais, doivent être conformes aux règles fiscales et sociales (URSSAF) existantes.

• Les frais professionnels ne doivent pas être pour les collaborateurs de XXXXXX, ni une charge financière, ni une opportunité de gains.

• Le remboursement des frais réels est conditionné à la production des justificatifs originaux afférents. Les indemnités kilométriques s’apprécient en fonction des distances indiquées selon les outils de référence en vigueur, étant précisé qu’il est retenu l’outil indiquant le trajet le plus court.

• Pour ouvrir droit à indemnisation (caractérise une nature de dépense ouvrant, de fait, des droits à un remboursement ou à un versement forfaitaire.) au titre des frais professionnels, une situation d’éloignement doit résulter d’une contrainte professionnelle et non de la convenance personnelle du collaborateur.

• Tout manquement aux règles exposées dans ce document est susceptible de conduire au report ou à un refus de remboursement (modalités selon lesquelles les dépenses faites par le salarié sont remboursées par l'administration du personnel à ce salarié ; sur le compte en banque sur lequel les payes sont versées.).

• Toute exception aux principes et aux règles doit être autorisée par la direction préalablement à la dépense.

3.1. – Définitions des mots clés

• Avantage en nature : Les avantages en nature sont constitués par la fourniture, par l'employeur à ses salariés, d'un bien ou service (à titre gratuit ou inférieur à sa valeur réelle), pour un usage professionnel et personnel. Cet avantage doit être déclaré, figure sur le bulletin de salaire, et entraine le calcul d'un montant prélevé sur la fiche de paye chaque mois.

• Télétravail : Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur ou du client, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire ou non, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

• Déplacement professionnel : Le déplacement professionnel désigne le fait que le salarié exerce son activité professionnelle, de façon individuelle ou en groupe, en dehors de son lieu de travail habituel.

• Déplacement personnel : Le déplacement personnel désigne les trajets effectués par le salarié, indépendamment de son activité professionnelle (ex : trajet domicile/travail, trajet pour aller faire des courses personnelles, trajet pour aller à l'école récupérer les enfants…)

• Trajet domicile travail : Parcours aller-retour entre le lieu de résidence habituel et le lieu de travail habituel

  • Domicile / Lieu de résidence habituelle : C'est l'adresse déclarée par le salarié au moment de son embauche et indiquée dans son bulletin de salaire. Conformément au contrat de travail (art 1), chaque changement doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'employeur

  • Lieu de travail habituel : Compte tenu des spécificités inhérentes au secteur d’activité de la Société, le lieu de travail peut recouvrir plusieurs acceptions :

    • Le lieu d'emploi : le siège social de la Société XXXXXX ou toute agence locale XXXXXX (cf. contrat de travail ou agence locale en cas de mobilité).

    • Le lieu d'intervention : site du client où la mission est exercée.

• Déplacements longue distance : Un déplacement longue distance ou "grand déplacement" est caractérisé par le fait que le salarié est empêché (caractérisé par l'IMPOSSIBLITE (matérielle et/ou organisationnel) de réaliser les actions requises, indépendamment des causes (internes, ou externes, dépendant ou non de la volonté de l'un ou l'autre, force majeure, etc.) de regagner chaque jour son lieu de résidence habituel. Par souci de cohérence, le déplacement longue distance sera présumé lorsque les conditions d'indemnité de grand déplacement telles que définies par l'URSSAF et en vigueur seront simultanément remplies et prouvées par des justificatifs.

• Frais professionnels : les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail. Ces frais sont indemnisés par l’employeur sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation de justificatifs et dans la limite d’un plafond

• Ordre de mission : Un ordre de mission est un document contractuel qui liste toutes les modalités particulières liées à l'affection d'un collaborateur à une mission (lieu de travail, déplacement, horaire, avantages...). C'est dans l'ordre de mission que sera défini le lieu de travail du salarié lorsqu'il est différent du lieu de rattachement administratif.

• Engagement des dépenses : Montants dépensés par le collaborateur selon les règles et processus prévus dans la convention collective, dans l'accord d'entreprise, ou par un accord formel donné par une personne ayant le pouvoir d'engager l'entreprise (membre du Comité de Direction ou par délégation un manager). Par définition, une dépense sans justificatif ne peut pas être qualifiée d'engagée.

3.2. – Processus de contrôle et de remboursement

Chaque collaborateur doit saisir et valider ses frais dans l’outil de gestion interne avant le 3 du mois suivant.

Après contrôle, le virement des frais est réalisé autour du 7 du mois suivant (une fois tous les CRAs diffusés). Sinon le virement sera effectué le mois suivant.

Lorsque les frais engagés font l’objet d’un remboursement sur justificatifs, les originaux doivent être joints à la note de frais. Attention, un coupon de carte de crédit ne constitue pas un justificatif.

Afin de fluidifier le traitement des notes de frais, leur paiement et leur éventuelle refacturation au client, les demandes de remboursement sur justificatifs devront être effectuées par note de frais au mois le mois, et au plus tard 3 mois après la date de la dépense.

3.3. – Les demandes d’avance de frais

Le collaborateur a la possibilité de demander une avance sur frais afin de pouvoir anticiper les dépenses engendrées par son déplacement professionnel (notamment en situation de grand déplacement).

Les demandes d’avance sur frais doivent être transmises par le collaborateur à son manager et validées par la Direction.

IV – REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT

Les frais de déplacement se décomposent de la manière suivante :

• Les frais de déplacement quotidien : sont réalisés par le collaborateur pour se rendre sur son lieu de travail, et le cas échéant sont liés à une mission et précisés dans l’ordre de mission afférent.

• Les frais de déplacement exceptionnel : sont réalisés pour les besoins de l’entreprise hors du lieu de travail habituel et ne répondent pas à la définition de grand déplacement. Ils correspondent notamment aux réunions techniques, formations, déplacements à la demande du client (refacturables ou non), sans que cette liste ne soit exhaustive.

• Les frais de grand déplacement : sont réalisés lorsque le collaborateur accomplit une mission professionnelle et est empêché de regagner chaque soir sa résidence sous réserve de respecter les conditions URSSAF en vigueur, soit à la date de signature :

  • la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour) ;

  • ET les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller ou retour).

Cette situation d’éloignement ne doit pas résulter d’une convenance personnelle du collaborateur, cette dernière ne pouvant ouvrir droit à indemnisation au titre des frais professionnels.

Toutes les distances sont appréciées selon les outils de référence en vigueur, étant précisé qu’il est retenu l’outil indiquant le trajet le plus court.

4.1. - Le remboursement des frais de déplacement quotidiens selon les moyens de transport

• Transport en commun

Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’utilisation des transports en commun est à privilégier.

Pour bénéficier des 50% de prise en charge des titres de transport permettant de faire le trajet domicile travail, stipulés par les dispositions légales en vigueur, il est nécessaire d'avoir un abonnement nominatif et de transmettre le justificatif chaque mois ou année, à l'admin RH, en fonction de la fréquence de l'abonnement.

• Véhicule personnel

Les trajets domicile - lieu de travail effectués avec le véhicule personnel du salarié ne donnent pas lieu à une indemnisation, ce trajet étant considéré personnel.

4.2. - Le remboursement des frais de déplacement exceptionnels selon les moyens de transport

• Transport en commun

Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’utilisation des transports en commun est à privilégier.

• Véhicule personnel

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour des trajets professionnels exceptionnels, ils bénéficieront d’indemnités kilométriques (cf titre 4.4 du présent accord).

4.3 Le remboursement des frais de grand déplacement

4.3.1 Déplacements en France

• Nuitée et petit déjeuner

Lorsque le salarié est en grand déplacement, la nuitée et le petit-déjeuner lui sont remboursés sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite d’un plafond. Le barème applicable est fixé en annexe 1.

Pour rappel, le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile le soir. L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies, sous réserve de respecter les conditions URSSAF en vigueur, soit à la date de signature :

• la distance lieu de résidence - lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),

• les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, notamment lorsque les circonstances de fait (matérielles - grève, horaires tardifs imprévus, etc. ou humaines/personnelles – accident, risques liés à la sécurité de la personne, etc.) ne permettent pas au salarié de regagner son domicile le soir, la nuitée et le petit-déjeuner peuvent être indemnisées avec l’accord de la hiérarchie sur la même base. Il s’agit alors d’une nuitée exceptionnelle.

L’indemnisation est exclue en cas de mise à disposition gratuite d’un logement par la Société.

• Transport

Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’option la plus économique doit être privilégiée, c’est à dire l’utilisation :

• Des transports en commun (bus, métro, tramway, SNCF, etc.) ;

• D’une compagnie low-cost ainsi que la seconde classe ;

• Des abonnements annuels.

Le collaborateur est encouragé à réserver le plus tôt possible ses déplacements de manière à bénéficier des conditions les plus avantageuses.

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour ce type de déplacement, il bénéficiera d’indemnités kilométriques (cf titre 4.4 du présent accord).

4.3.2 - Déplacements hors de France

Il s’agit de tous les déplacements professionnels effectués hors de France pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de XXXXXX. Les frais professionnels exposés dans ce cadre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs.

Les barèmes hôteliers étant très diversifiés d’un pays à l’autre, le salarié veillera à s’inscrire dans des dépenses raisonnables et en adéquation avec les établissements référencés dans les villes les plus visitées.

Le taux de change appliqué est celui en vigueur au jour de l’engagement de la dépense et utilisé sur le relevé de compte bancaire.

4.4. – Indemnités kilométriques

Lorsqu’un salarié non-attributaire d’un véhicule de fonction est amené à utiliser son véhicule personnel, il est remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème de l’administration fiscale en vigueur. Les éventuels frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs.

Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’option la plus économique doit être privilégiée pour l’acheminement vers les gares et aéroports.

Le cas échéant, les frais de véhicule de tourisme avec conducteur, de taxi ou d’un ticket de transport en commun daté du jour du déplacement, sont pris en charge sur présentation d’un justificatif.

Lorsqu’un salarié est amené à prolonger son séjour professionnel pour des raisons personnelles, il en informe son manager. Il supporte les frais supplémentaires engagés et tout surcoût lié à la prolongation de son séjour.

V – PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS

Il est admis que certains repas d’affaires soient utiles à l’exercice des métiers des salariés de XXXXXX. Ils répondent dans ce cas à des règles précises définies ci-après.

5.1. Déjeuner

Pour les salariés qui effectuent un déplacement professionnel ponctuel, le déjeuner leur est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées.

Lorsqu’un salarié se trouve en formation en résidentiel et que le repas n’est pas prévu dans le montant facturé par l’organisme, le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Lorsqu’un salarié travaille à son domicile mais est amené à prendre son déjeuner à l’extérieur pour un motif professionnel, le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

5.2. Dîner

Lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité de regagner son domicile pour des raisons professionnelles y compris lors des soirées de séminaire en France dont le temps est défini comme libre à l’agenda (sauf dispositions plus favorables déterminées par les organisateurs de l’événement), le dîner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

5.3. Repas d’affaires (déjeuner ou dîner)

Le repas d’affaires doit être organisé dans l’intérêt de l’entreprise avec un tiers participant ne faisant pas partie de l’effectif salarié.

Le remboursement des frais exposés dans le cadre d’un repas d’affaires s’effectuera sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

5.4 Repas d’équipe (petit déjeuner, réception, déjeuner ou dîner)

Les repas d’équipe doivent être organisés en dehors de l’exercice régulier de l’activité du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise.

Le remboursement des frais exposés dans le cadre d’un repas d’équipe s’effectuera sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif.

A titre exceptionnel, lorsque des salariés déjeunent entre eux pour un motif professionnel (à titre d’exemples : discussion managériale, confirmation de période d’essai, reconnaissance du travail fourni, etc.), le salarié à la classification la plus élevée supporte les frais. Le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1. Dans le cas où aucune supériorité hiérarchique n’est existante lors de ce déjeuner, chaque salarié prend en charge son repas. Le déjeuner lui est alors remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

VI – PRISE EN CHARGE DES AUTRES FRAIS

6.1 Frais de fourniture bureau (hors télétravail)

Toutes dépenses effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle en matière d’achat de fourniture de bureau doivent faire l’objet de l’accord préalable du manager.

Ce matériel ou bien, fourni par l'employeur doit être justifié pour la bonne exécution de l’activité professionnelle du salarié. Il existe une procédure de demande de fourniture de matériel et ou de biens. Par défaut cette mise à disposition n'est valable que pour un usage professionnel (ce qui ne constitue pas un avantage en nature).

Ces fournitures doivent, par la suite être restituées, à la société en cas d’arrêt de la mission ou de départ de la société.

Le remboursement des frais exposés dans le cadre d’achat de fourniture de bureau s’effectuera sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif.

6.2 Frais de téléphonie (hors télétravail)

Les abonnements téléphoniques ne feront pas l’objet de remboursement au titre des frais professionnels.

La mise à disposition éventuelle d’un téléphone professionnel avec l’abonnement afférent, fait l’objet d’une procédure de demande auprès du manager ou de la direction. La nécessité de l’usage du téléphone dans le cadre de la mission est une condition préalable d’autorisation.

Les frais propres au télétravail sont encadrés dans la charte de télétravail en vigueur.

VII – DISPOSITIONS FINALES RELATIVES A L’ACCORD

7.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter du 1^er septembre 2023.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

7.2. Information des salariés

Le présent accord fera l'objet d'une communication de la Direction auprès des salariés et sera consultable par l'ensemble des salariés dans l’outil de gestion interne.

7.3. Dénonciation et révision

Les Parties conviennent qu'une révision de l'accord pourra intervenir, en fonction des éventuelles évolutions législatives, réglementaires, ou des accords de branche applicables.

En tout état de cause, le présent accord peut être révisé, à tout moment, pendant sa période d'application à la demande de l'une ou l'autre des parties. Toute demande de révision, totale ou partielle, pourra être effectuée par mail adressée aux parties signataires et comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée. Dans les meilleurs délais, les Parties au présent accord devront engager des négociations en vue de la rédaction d'un nouveau texte.

Conformément à l'article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé, par chacune des Parties signataires ou adhérentes, sous réserve d'un préavis de trois mois. Dans cette hypothèse, les Parties engageront une négociation.

7.4. Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :

• 2 élus

• La Direction ou son représentant

Cette saisine sera formulée par écrit et adressée à toutes les parties à l’accord.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du CSE, ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du CSE suivante la plus proche pour être débattue.

7.5. Dépôt – publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Un exemplaire original de l'accord sera remis aux parties signataires.

Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Fait à Lyon, le 15/06/2023

En 1 exemplaire original numérique, dont un pour chaque partie

Pour la société D2X EXPERTISE, Pour le CSE,

XXXXXXXXXXX,

XXXXXXXX XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

ANNEXE 1

En dehors des mécanismes et modalités qui pourraient être dictés par un système de réservation mis en place au niveau du groupe, les plafonds suivants sont définis :

NATURE DES FRAIS	MODALITES DE PRISE EN CHARGE
Repas
Déjeuner / Repas d’équipe / Dîner	Frais réels justifiés et plafonnés à 35 € par salarié
Repas d’affaires / Dîner d’affaires	Frais réels justifiés et plafonnés à 60 € par personne
Hébergement
Nuitée + petit-déjeuner	Frais réels justifiés et plafonnés à 150 € par personne (Régions) Frais réels justifiés et plafonnés à 180 € par personne (Ile de France)

Hors cas exceptionnel (listés dans le point 4.3.1), les dépassements de plafond doivent faire l'objet d'une validation managériale préalable (DAF).

Cette annexe pourra faire l’objet de modifications en fonction de la conjoncture économique impactant ces montants.

Pour la société D2X EXPERTISE, Pour le CSE,

XXXXXXXXXXX,

XXXXXXXX XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)

XXXXXXX (XXXX %)