Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA MSA DE PICARDIE" chez MSA PICARDIE

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA MSA DE PICARDIE

Entre d’une part,

Entre les soussignés :

La MSA de Picardie

D’une part,

Et :

La CFDT, organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise,

La CFE-CGC, organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise,

La FO, organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise,

Le SNPMA, organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise,

D’autre part,

Préambule

Considérant :

• l’accord cadre de branche relatif au télétravail signé le 13 octobre 2015 et agréé le 14 décembre 2015 (application aux salariés relevant de la Convention Collective employés et cadres),

• les nouvelles dispositions juridiques de l’article L.1222-9 du Code du Travail,

• que le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail

Les parties estiment que le télétravail constitue un enjeu stratégique pour la MSA de Picardie afin :

• d’améliorer la conciliation entre vie professionnelle et vie privée des salariés,

• d’accompagner la modernisation de l’organisation du travail,

• de faciliter le maintien dans l’emploi des salariés handicapés,

• et de contribuer au respect de l’environnement en limitant les déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Les parties signataires considèrent également que le télétravail peut constituer un outil s’inscrivant dans l’accompagnement des évolutions organisationnelles de la MSA.

Article 1. Objet de l’accord

Il est rappelé que le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Ce nouveau mode d’organisation de travail repose sur la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie et sur la responsabilisation du salarié dans l’exercice de ses missions.

Le télétravail illustre ainsi parfaitement les valeurs de Confiance et Responsabilité de l’entreprise.

Sont visées, par les présentes dispositions, les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile.

Le présent accord ne vise que le télétravail régulier. Toutefois, en cas d'épisode de pollution arrêté par le Préfet, et sous réserve de l’accord de la Direction, les salariés pouvant effectivement travailler à leur domicile du fait d’un équipement compatible (PC portable, accès au réseau interne etc…) peuvent bénéficier du télétravail pour ces jours spécifiques.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire temporaire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 2. Modalités de mise en œuvre du dispositif de télétravail

Les modalités de mise en œuvre du dispositif de télétravail au sein de la MSA de Picardie portent notamment sur :

• les conditions de passage en télétravail (la détermination du pourcentage ou du nombre maximal de télétravailleurs au sein de l’organisme, la détermination de la procédure d’information des salariés au sein de l’entreprise)

• les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du travail (la détermination de la procédure de validation des demandes de télétravail)

• la fixation de critères de priorité d’accès au télétravail

Article 3. Principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire, il ne peut pas être imposé au salarié.

Article 4. Conditions d’accès au télétravail

Pour bénéficier du télétravail, le salarié concerné doit s’inscrire dans les conditions cumulatives suivantes :

Article 4.1. Conditions tenant à l’organisation de l’organisme

L’employeur, dans le souci d’assurer la continuité du service public, s’engage à faire bénéficier du télétravail, si les conditions ci-dessous sont respectées, les salariés de la MSA de Picardie dans la limite de 21 personnes, soit 7 personnes par département dans le cadre d’une expérimentation d’une année pouvant aller jusqu’au 31 décembre 2021.

Afin d’assurer une montée en charge progressive de ce dispositif, il est prévu un déploiement à partir du 1^er janvier 2022, sous réserve du bilan positif de l’expérimentation.

Le nombre de personnes autorisées à télétravailler au sein de l’organisme ne pourra dépasser 10 % de son effectif global.

Article 4.2. Conditions tenant à l’organisation du service

Afin d’assurer la continuité de service, le nombre de télétravailleurs, au sein d’un même service est laissé à l’appréciation du manager après validation de la Direction.

Article 4.3. Conditions tenant au poste occupé

Seuls sont éligibles au télétravail les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail. Les postes concernés sont ceux dont les activités peuvent être exécutées de façon partielle et régulière à distance et utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Ainsi, ne sont pas concernés les postes nécessitant une présence physique dans les locaux de l’organisme.

Une liste des services non éligibles est définie localement par l’employeur après avis des CHSCT et du Comité d’Entreprise :

- Correspondants à l’accueil

- Centre de contacts

- Logistique

- Informatique

Néanmoins, des cas particuliers entrant dans cette liste pourront faire l'objet d'une étude et d'une décision de la Direction pouvant autoriser le demandeur à bénéficier du dispositif de Télétravail.

Article 4.4. Conditions tenant au salarié

Le télétravail est ouvert aux salariés en contrat à durée indéterminée et à durée déterminée, relevant de la convention collective du personnel de la MSA, et ayant une ancienneté minimale d’un an dans leur poste, sous réserve de la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance.

De plus, le télétravailleur doit être apte à pouvoir s’organiser, gérer ses propres horaires de travail et repos et il ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important.

Ne pourront pas bénéficier du télétravail les stagiaires, les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation car leur présence dans une unité de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Article 5. Procédure d’information des salariés

Les salariés seront informés de la mise en place et des modalités du télétravail (ouverture de la période de dépôt des candidatures, examen des candidatures et critères de priorité…) par note de service diffusée par le Département des Ressources Humaines. L’appel à candidatures s’effectuera une fois par an maximum.

Article 6. Procédure de validation des demandes de télétravail

Article 6.1 Demandes

Le salarié souhaitant opter pour le télétravail devra formuler sa demande par écrit en candidatant par le biais d’un formulaire disponible sous l’intranet. La demande est transmise au responsable hiérarchique qui mesurera la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance et les compétences nécessaires (aptitude à pouvoir s’organiser, gérer ses propres horaires de travail et repos et il ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important).

Dans la mesure du possible, une liste d’attente sera constituée. Elle servira de vivier en cas de défection ou de décision de l’employeur d’arrêter le télétravail sur avis motivé.

Article 6.2 Réponses

A compter de la fin de la période ouverte au salarié pour effectuer une demande de télétravail, l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour formuler sa réponse. La réponse sera communiquée au salarié et à son responsable hiérarchique. Le refus de l’employeur sera motivé.

Il est précisé que le passage au télétravail se fera après remise du matériel et des informations nécessaires au télétravailleur et fourniture du certificat de conformité électrique par le salarié.

Article 6.3 Formalisation par avenant

Le passage au télétravail s’accompagne de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant précise notamment :

• l’adresse et le lieu du télétravail,

• le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci,

• les modalités d’exécution du télétravail (répartition des jours de télétravail, les plages horaires durant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint,…),

• la durée de l’autorisation de télétravail et les règles de réversibilité du télétravail,

• le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie.

Article 7. Durée du télétravail

L’autorisation de télétravail est accordée pour une durée d’un an maximum. Elle peut être renouvelée après un bilan avec le responsable hiérarchique.

L’employeur comme le salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment et par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.

En cas de changement de domicile et/ou d’événement majeur (incendie, inondation,…), le télétravail est suspendu dans l’attente de l’établissement d’un nouveau certificat de conformité électrique du nouveau logement.

En cas de changement de poste de travail, l’autorisation de télétravail prendra fin automatiquement pour respecter le principe d’une ancienneté minimum d’un an dans le poste.

Si une place se libère, la liste d’attente constituée pourra être sollicitée, conformément aux dispositions de l’article 6.1.

Article 8. Organisation du télétravail

Le nombre de jours de télétravail est fixé à 2 jours par semaine maximum.

Le télétravailleur doit être présent dans son unité de travail, au moins 3 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Cette condition de présence s’apprécie en fonction du nombre de jours de travail théoriques hebdomadaires prévus au contrat de travail. Il est rappelé que le télétravail s’effectue par journée entière de travail.

L’employeur s’engage à ce que le salarié retrouve son poste de travail habituel les jours de la semaine où il n’est pas en télétravail.

Par ailleurs, lorsque le contexte le nécessite, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une journée de télétravail, de sa propre initiative ou à la demande de son responsable. Dans ce cas, un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf circonstances exceptionnelles, devra être respecté, permettant au salarié ou au responsable de s’organiser en conséquence.

La prise d’un jour de congé ou de RTT sur un jour télétravaillé ne constitue pas une modification ou un report de jours télétravaillés.

En cas de problème technique, le salarié devra, dans la mesure du possible, revenir sur son lieu de travail habituel. En tout état de cause, l’employeur ne pourra pas imposer au salarié la prise d’un jour de congé (congé payé, RTT, CET).

Afin de pouvoir réunir les salariés, les mardis et jeudis seront des jours non ouverts au télétravail.

Article 8.1 Managers

Une annualisation du télétravail est prévue pour les managers.

Le nombre de jours télétravaillés est de 20 jours par an avec un maximum de 2 jours par mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, validé par le responsable hiérarchique, concernant la fixation desdits jours.

L’indemnisation du télétravail est faite dans ce cas au prorata de l’indemnisation fixée dans l’article 12 du présent accord.

Article 8.2 Personnel itinérant

Une annualisation du télétravail est prévue pour :

• les travailleurs sociaux,

• les conseillers en prévention,

• les contrôleurs externes,

• les conseillers en protection sociale

• les animateurs de l’échelon local

Le nombre de jours télétravaillés est de 20 jours par an avec un maximum de 2 jours par mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, validé par le responsable hiérarchique, concernant la fixation desdits jours.

L’indemnisation du télétravail est faite dans ce cas au prorata de l’indemnisation fixée dans l’article 12 du présent accord.

Article 8.3 Salariés à temps partiels

Le télétravailleur doit être présent au moins 3 jours par semaine à son poste de travail. Dans ce cadre, seuls les salariés à temps partiel bénéficiant d’un 4/5 ou d’un 9/10 pourront remplir ces conditions.

Ceux-ci peuvent accéder au télétravail dans la limite d’une journée par semaine quelle que soit la répartition hebdomadaire des jours travaillés.

Article 9. Critères de priorité d’accès au télétravail

Au moment de la campagne, les candidatures au télétravail sont examinées prioritairement pour les salariés suivants :

- Priorité 1 : les salariés bénéficiaires de l’obligation d’emploi des salariés handicapés (art.
L. 5212-13 du code du travail) ou qui obtiennent une reconnaissance de travailleur handicapé en cours de carrière, et/ou les salariés dont l’état de santé nécessite un aménagement des conditions de travail à la suite d’une recommandation du médecin du travail,

- Priorité 2 : les salariés éloignés géographiquement,

- Priorité 3 : les salariés âgés de 55 ans et plus.

En cas d’égalité par rapport à ces critères ou si aucun critère n’a permis de départager les salariés, le salarié le plus âgé sera retenu.

Article 10. Temps et charge de travail

Les journées de télétravail sont valorisées sur la base de la journée théorique du salarié, soit 7 heures, soit un jour pour un salarié au forfait jour.

Le salarié devra effectuer ses heures de travail dans l’amplitude suivante, soit de 7 heures 30 à 18 heures (fin de l’ouverture du TP) et respecter un repos d’au moins 35 minutes pendant la plage horaire de 11 h 30 à 14 heures. A noter que la plage fixe de 9h30 à 11h30 s’impose aussi aux télétravailleurs.

Il devra être joignable pendant ses heures de travail.

En dehors de la plage horaire définie, le télétravailleur ne saurait être contacté.

Il appartient au responsable hiérarchique de :

• veiller à ce que l’activité d’un télétravailleur soit équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme,

• déterminer les travaux à réaliser dans le cadre du télétravail, travaux qui feront l’objet d’un suivi.

Le responsable hiérarchique devra effectuer, avec chaque télétravailleur, a minima, un suivi mensuel des tâches réalisées en télétravail et notamment de l’atteinte des objectifs et de l’évaluation de la charge de travail.

En cas de difficultés pour réaliser ou achever les travaux qui lui sont confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Aucune activité à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail ni en cas d’absence pour maladie ou congé.

Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l’entretien annuel d’évaluation.

Article 11. Equipements destinés au télétravail au domicile du salarié

Article 11.1 Locaux du télétravail

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, l’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité et des dispositions relatives à l’aménagement de poste contenues dans l’accord national relatif à l’emploi des salariés handicapés.

Un organisme, désigné par l’employeur, dans le cadre du marché national, spécialisé dans la vérification des installations électriques des espaces de travail dans les locaux privatifs à usage d’habitation interviendra au domicile du salarié. Le certificat délivré par cet organisme devra établir que l’installation électrique de son domicile est conforme à la règlementation en vigueur et permet au salarié d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité des lieux, la mise en place du télétravail sera impossible.

Le télétravailleur devra impérativement fournir chaque année à l’employeur une attestation provenant de son assureur, au titre de sa multirisque habitation, indiquant que ce dernier a pris acte du fait que le salarié exerçait une activité de télétravail à son domicile en tant que salarié.

Par ailleurs, le salarié doit disposer à son domicile d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile.

Il doit également disposer d’un espace de travail dédié afin de permettre d’y poser le matériel informatique et d’y travailler dans de bonnes conditions.

Les télétravailleurs recevront une information relative à l’ergonomie du poste de travail.

L’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail ont accès au lieu de travail, sous réserve de l’accord écrit du télétravailleur et en sa présence.

Article 11.2 Equipements fournis par l’employeur

L’avenant au contrat de travail précise la liste du matériel mis à disposition du télétravailleur par l’employeur. L’usage de celui-ci est uniquement professionnel.

Ainsi, sont mis à disposition du télétravailleur :

• un poste de travail informatique nécessaire à la pratique de l’activité,

• une ligne téléphonique professionnelle, dès l’instant où le salarié en dispose sur son lieu de travail habituel, avec un téléphone fixe ou portable,

• des fournitures de bureau.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel ainsi mis à disposition.

Article 12. Prise en charge des coûts liés au télétravail au domicile du salarié

L’employeur prend en charge le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques du domicile du salarié, dans la limite d’un seul diagnostic pour chaque autorisation de télétravail, sans que le salarié n’ait à effectuer d’avance de frais.

Si des travaux de mise en conformité doivent être réalisés, ils sont effectués par l’entreprise choisie par le salarié et sont à la charge de ce dernier, ainsi que le coût de la contre-visite par l’organisme qui a effectué la première visite. Dans une telle hypothèse, le salarié à la faculté de retirer sa demande de télétravail.

Sur justificatifs, l’employeur prend également en charge le surcoût éventuel de l’assurance multirisque habitation du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficiera d’une indemnité forfaitaire d’un montant mensuel net de 10 € pour un jour de télétravail par semaine, et de 20 € pour deux jours de télétravail par semaine. Cette indemnité est destinée à prendre en compte les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (internet, électricité, chauffage, eau, …). Cette indemnité est versée sur 11 mois.

Le versement de cette indemnité est suspendu dès lors que le télétravailleur est absent, hors congés payés, la totalité d’un mois civil.

Le télétravailleur conserve les mêmes droits que les autres salariés de l’organisme concernant le remboursement des titres de transports mensuels.

Article 13. Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Par ailleurs, tous les salariés en télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans leur organisme, et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à son domicile.

De plus, ils s’engagent également à respecter la charte de l’utilisateur des systèmes d’information mise en place au sein de leur organisme employeur.

Article 14. Respect de la vie privée du salarié

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile.

Dans ce but, l’avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur à domicile travaille. Ces plages horaires seront portées à la connaissance des collègues du télétravailleur. En dehors de ces plages horaires, le télétravailleur ne saurait être contacté.

Article 15. Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les salariés de l’équipe de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 16. Droits individuels et collectifs

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Ce dernier bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, conventionnels et locaux que les salariés travaillant dans l’organisme.

Le télétravailleur a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle.

Il bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés, de l’information diffusée par les instances représentatives du personnel, et peut exercer un mandat de représentation du personnel.

Article 17. Consultation des instances représentatives du personnel

La mise en place du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable du Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) au titre de l’article L. 4612-8 du code du travail, puis du Comité d’Entreprise au titre de l’article L. 2323-6 du code du travail.

Article 18. Santé et sécurité au travail

L’employeur et le télétravailleur doivent respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables dans l’organisme.

Le télétravailleur bénéficie, comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail. En cas d’accident dans le cadre du télétravail, il lui appartient de déclarer et de faire constater par tous les moyens possibles les circonstances exactes de l’accident dont il a été victime. Le traitement de cette déclaration par l’organisme se fera de la même façon que pour un accident survenu dans les locaux de l’organisme.

Article 19. Suivi de l’accord

Un point de situation sur la mise en place du télétravail au sein de l’organisme sera présenté au terme des six premiers mois aux IRP. Par la suite, un bilan annuel sera présenté aux IRP. Il précisera :

• Le nombre de demandes reçues ;

• Le nombre de télétravailleurs et leurs taux d’activité ;

• Le nombre de demandes acceptées et refusées, et dans ce cas de refus, les motifs justifiant ce refus ;

• Le nombre d’arrêt de télétravail à la demande du salarié et à la demande de l’employeur ;

• Le nombre de jours de télétravail ;

• La répartition F/H des télétravailleurs.

A l’issue du premier bilan, les parties signataires conviennent de la réalisation d’un point annuel.

Article 20. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prendra effet au 1^er janvier 2020. Il est conclu pour une durée de deux ans. Il cessera de plein droit de produire ses effets à l’issue de cette durée.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Article 21. Clause de révision

Il pourra fait l’objet d’une révision conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail.

En outre, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau.

Article 22. Dépôt de l’accord et publicité

Le présent avenant fera l’objet d’un dépôt selon les modalités fixées par l’article L.2231-6 du Code du Travail.

Un exemplaire du présent avenant est communiqué aux instances représentatives du personnel et tenu à disposition du personnel de l’entreprise.

Fait à BOVES, le 27 novembre 2019

Pour la MSA de Picardie,

Pour la CFDT,

Pour la CFE-CGC,

Pour FO,

Pour le SNPMA,