Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE - VOTE ELECTRONIQUE" chez PROTELCO (Siège)

Entre

La Société PROTELCO dont le siège social est situé au 8, rue de la ville l’évêque – 75008 PARIS,

Et,

Les organisations syndicales représentatives respectivement représentées par :

CFTC

CGT

FO COM

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé permet de faciliter l’organisation des élections. Il présente aussi des avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation aux élections permettant d’apprécier la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale et favorise par conséquent le dialogue social.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales.

C’est dans ce cadre, que la direction et les organisations syndicales se sont rencontrées afin de négocier en amont des élections, le présent accord organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Cette négociation a donné lieu aux réunions suivantes :

	30/08/19	05/09/19
Délégation CFTC
DS
DS
Membre délégation
Membre délégation
Délégation CGT
DS
DS
Membre délégation
Membre délégation
Délégation FO COM
DS
DS
Membre délégation
DRH
Responsable RH

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la société PROTELCO pour l'élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique de l’entreprise.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : conformité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord dans le respect d’un cahier des charges qui devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Article 2 – Modalités de vote

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. Le calendrier électoral, la répartition des sièges ainsi que les modalités pratiques de gestion des opérations de vote seront définies dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral.

Le protocole préélectoral mentionnera en outre la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 – Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL actuelles ou futures.

Ainsi, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle, il sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL et aux dispositions légales applicables.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 5 – Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire en charge de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6 – Sécurité

L’ensemble du dispositif devra répondre à l’ensemble des exigences en terme de sécurité.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, un représentant par liste de candidats désigné, un représentant de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

- procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

- contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 8 – Gestion des données Personnelles (RGDP)

Dans le cadre de ces élections et du vote électronique, des données personnelles seront recueillies et collectées.

Le prestataire choisi dans le cadre du vote électronique pourra avoir accès à des données à caractère personnel (« DCP ») au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »), relatives à des personnes physiques et notamment aux salariés de l’entreprise.

La société veillera à ce que l’entreprise choisie réponde aux impératifs mis en place par le RGPD et notamment qu’une déclaration de traitement soit effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 1 mois à compter de la date de la proclamation des résultats.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration de ce délai ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Article 9 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet à compter du jour suivant son dépôt auprès de l’administration compétente.

Par ailleurs, les parties conviennent de se revoir tous les 4 ans sur demandes des délégués syndicaux, afin d’échanger sur le bienfondé de ces dispositions au regard, le cas échéant, des modifications légales.

Il pourra être révisé par avenant dans les conditions légales. Toute demande de révision, de la part des signataires, devra être accompagnée d’un projet précis. Les discussions s’engageront dans un délai de 2 mois suivant la date de révision.

La dénonciation de cet accord sera soumise aux dispositions légales spécifiques (articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du Code du Travail).

Article 10 – Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations syndicale représentatives au sein de l’entreprise.

Le présent accord sera déposé par l’entreprise à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi.

Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.

Le présent accord sera disponible et librement consultable sur l’interface IRM.

Fait à Paris, le 05 septembre 2019

Pour la CFTC

Pour la CGT

Pour FO COM

Pour la Direction