ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE GDTAS

Entre la société

Goodyear Dunlop Tires Amiens Sud, dont le siège social est situé 60 avenue Roger Dumoulin, 80080 AMIENS,

et

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de GDTAS :

Ci-après ensemble désignées sous les « Parties », il est intervenu le présent Accord d’Entreprise.

CFTC

SUD CHIMIE

UNSA

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement. De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et permet d’éviter les bulletins nuls. Il favorise en conséquence le dialogue social en permettant une meilleure représentativité des élus.

La Direction et les Partenaires sociaux ont donc décidé de recourir au vote électronique à compter des prochaines élections mises en œuvre au sein de la Société, prévues en février 2019.

Aux termes des réunions qui se sont tenues les 13, 15 ,22 et 29 novembre 2018, les Parties sont ainsi parvenues au présent accord relatif à la mise en place du vote électronique, conclu en application des articles L.2312-19, L2312-20 et L2312-21 du Code du travail.

PRINCIPES GENERAUX

Par le présent accord, les Parties autorisent le recours au vote électronique au sein de la Société pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, par voie électronique, dans les conditions précisées ci-dessous.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

La Société a décidé de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée : la société ELIGIBILIS (ci-après « le Prestataire »), conformément au cahier des charges rappelé ci-dessous.

La Société veille à ce que le Prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et qu’il a été enregistré auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Cahier des charges

Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote

La Société garantit l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Société préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités du service Ressources Humaines.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

Lors de l’élection, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer les listes d’émargement.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• Liste des candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

• Liste des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des Ressources Humaines

• Pour les fichiers des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des Ressources Humaines ;

• Pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des Ressources Humaines ;

• Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des Ressources Humaines.

Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales, conventionnelles et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

Mise en place d’une cellule d’assistante technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

La cellule d'assistance technique est composée des membres du Bureau et du support du Prestataire via le numéro vert 0800.743663 (Appel gratuit) et courriel support@eligibilis.com

Cette cellule d’assistance est chargée de, en présence de représentants des listes de candidats :

• Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Modalités d’organisation des opérations de vote

Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral sera rédigé, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique.

Le Bureau de vote est chargé :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système

Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir d’un ordinateur (impossibilité de voter via un smartphone ou une tablette), de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections.

Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et à sa clôture. Il est par ailleurs périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés. La Société porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour.

Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs dont les modalités de désignation seront définies dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les résultats seront affichés au sein de la Société au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.

Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les délégués syndicaux, les représentants de section syndicale et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.

Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Conservation des données

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Commission de suivi de l’accord et difficultés d’application

Une commission de suivi de l’accord est mise en place et composée d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative au niveau de la Société et d’un nombre équivalent de représentants de la Direction. Elle est présidée par un représentant de la Direction. Chaque membre de la commission dispose d’une voix.

En cas de difficulté d’interprétation ou d’application du présent accord, cette commission se réunira, sur l’initiative de la Direction, ou à la demande de l’un des membres, dans un délai d’un mois suivant sa saisine. Un avis interprétatif sera rendu par la Commission sur le litige soulevé dans un délai de 15 jours suivant la réunion.

La Commission de suivi rend ses avis à la majorité de ses membres présents à la réunion en cause. Les votes nuls ou blancs ainsi que les abstentions seront considérés comme des votes « contre ». En cas de partage des voix, le président désigné par la Direction dispose d’un vote prépondérant.

Dispositions finales

Conditions de validité

Le présent accord est conclu dans les conditions visées aux articles L. 2232-12 et L. 2314-26 du Code du travail.

Sa validité est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueillies plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections professionnelles.

Durée et date d’entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur dès l’accomplissement des formalités de publication.

Suivi de l’accord

La Direction organisera au deuxième semestre 2020 une réunion de la Commission de Suivi prévue à l’Article 4 pour faire le point sur le déroulement des élections et les éventuelles adaptations à apporter au dispositif.

A cette occasion une révision du présent accord pourra être convenue dans les conditions indiquées ci-dessous.

Révision et dénonciation

Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de l’accord dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision d’une ou plusieurs dispositions du présent accord, par l’une ou l’autre des Parties, devra être portée à la connaissance des autres parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception et/ou par courriel avec accusé de réception et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Dans les mêmes formes et avant le démarrage des discussions, les autres parties signataires pourront faire connaître les articles ou paragraphes qu’elles souhaiteraient réviser.

La première réunion de négociation se réunira dans un délai de trois mois suivant la demande de révision, sur convocation de la Direction.

Les Parties conviennent que cet accord pourra être dénoncé par une ou plusieurs parties signataires ou adhérentes dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois. La dénonciation du présent accord devra être portée à la connaissance des autres parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception et donnera lieu à dépôt dont les conditions sont fixées par voie règlementaire.

Les Parties conviennent de se réunir dans les trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation pour une première séance de négociation.

Adhésion ultérieure

Le cas échéant, les Organisations Syndicales représentatives non signataires du présent accord pourront y adhérer après sa date d’entrée en vigueur, si elles le souhaitent. Une séance de signature sera organisée par la Direction dès réception d’une demande écrite.

Cette signature sera suivie d’un nouveau dépôt du présent accord conformément à l’article 5.6 du présent accord.

Publicité et dépôt

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, un exemplaire de cet accord, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative et vaudra notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord collectif seront réalisées par GDTAS. Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes d’Amiens.

Le présent accord sera par ailleurs déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. En effet, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

En application de l’article L. 2231-5-1, les parties peuvent acter qu’une partie de l’accord ne doit pas faire l’objet de la publication dans la base de données nationale susvisée.

Fait à Amiens en 10 exemplaires originaux, le 29 novembre 2018.