Accord d'entreprise "Accord sur les modalités de fonctionnement du CSE" chez GREENFLEX (Siège)

L’ACCORD SUR LES MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Préambule :

La réforme du droit du travail, engagée par la loi n° 2018-217 du 29 mars 2018 et plus particulièrement, l’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise modifie en profondeur les règles de dialogue social et l’architecture des instances représentatives du personnel.

Si la loi prévoit des règles générales applicables à la constitution de cette instance, le législateur a souhaité accorder une marge de manœuvre aux partenaires sociaux pour les aménager, afin de tenir compte des spécificités de l’entreprise et créer leur propre cadre de référence.

Afin de rendre la représentation du personnel plus efficace et en cohérence avec la réalité de l’organisation économique de l’entreprise, la Direction et la délégation du personnel ont souhaité déterminer les moyens et les modalités de fonctionnement de l’instance et de la commission santé, sécurité et des conditions de travail.

Le présent accord organise également le dialogue social pour organiser les modalités d’information et de consultation du comité social et économique afin qu’elles soient proches des préoccupations du personnel de Greenflex et partagent les enjeux et les objectifs stratégiques de l’entreprise et dotée des ressources adéquates pour un fonctionnement efficace.

En conséquence, il a été convenu ce qui suit :

Titre I : Organisation du Comité social et économique (CSE)

Article 1 : Périmètre du CSE

Un comité social et économique (CSE) unique est mis en place au niveau de l’entreprise Greenflex. Ce dernier représente l’ensemble des salariés de ce périmètre.

Article 2 : Périodicité et organisation des réunions

2.1. Périodicité des réunions

Le CSE se réunit au moins une fois tous les 2 mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant. En cas de nécessité, des réunions extraordinaires pourront être organisées à la demande de l’employeur ou de la délégation du personnel.

Tous les trimestres, une de ces réunions ordinaires doit porter en partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et de conditions de travail.

Le CSE est présidé par un représentant de la Direction et de toute personne de l’entreprise pouvant contribuer à répondre aux questions des membres du comité. La Direction peut également faire intervenir l’avocate en droit social pour certains sujets juridiques.

Lorsque le CSE se réunit dans le cadre de ses attributions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail, le médecin du travail et des personnes extérieures peuvent participer à cette réunion, conformément aux dispositions du code du travail.

2. Visioconférence

Les parties s’accordent sur la possibilité de recourir à la visioconférence lors des réunions du CSE tout en confirmant, que les réunions en présentiel restent le principe.

Les membres du CSE, qui souhaitent participer à une réunion par visioconférence ou, par conférence téléphonique, sont en droit d’en faire la demande. Les membres en visioconférence ou conférence téléphonique peuvent participer au vote lors des consultations, sauf en cas de vote à bulletin secret.

3. Procès-verbaux de réunions

Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire, qui le communique ensuite aux membres du CSE.

La rédaction du procès-verbal des réunions est de la responsabilité du secrétaire ou, en son absence, du secrétaire adjoint. Il doit contenir au moins le résumé des délibérations du comité et des échanges qui ont eu lieu pendant la séance. Les informations présentées comme confidentielles ne pourront pas être transcrites dans le procès-verbal.

Pour réaliser le procès-verbal de la réunion du CSE, la délégation du personnel se laisse la possibilité de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise pour sténographier les séances du comité. Cette personne est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE et se contente de prendre des notes sans participer aux débats.

Dans le cadre de ce recours, la délégation du personnel propose de prendre en charge les frais afférents à la sténographie des séances sur le budget de fonctionnement du CSE.

Le secrétaire reste responsable de la rédaction du PV. Il incombe donc au secrétaire d’établir un PV définitif et de le transmettre aux membres du CSE (délégation du personnel et de la Direction) pour d’éventuelles corrections. Chaque membre du CSE peut émettre des souhaits de modification sur le fond du contenu du procès-verbal.

Une fois approuvé par l’intégralité de ses membres, le PV est signé par le secrétaire, stocké sur l’intranet de la société et porté à la connaissance du personnel par mail.

Article 3 : Modalités de fonctionnement du CSE

L’organisation interne de l’instance et ses modalités de fonctionnement pratiques relèvent du règlement intérieur dont se dotera le CSE par le vote d’une résolution prise à la majorité de ses membres, conformément aux dispositions légales.

Article 4 : Traitement des questions individuelles et collectives

Les éventuelles questions individuelles ou collectives feront l’objet d’un point récurrent à l’ordre du jour des réunions ordinaires du CSE.

La Direction s’engage à répondre à ces questions dans les 10 jours ouvrés à compter de la réunion du CSE.

Les réponses sont consignées dans un registre spécifique qui est ensuite envoyé aux salariés par mail et publié sur l’intranet.

Article 5 : Principe de confidentialité 

Les membres de la délégation du personnel, dans le cadre de leur mandat, ont accès à des informations confidentielles. Ils sont donc tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et qui sont présentées comme telles par l’employeur.

Dans cette hypothèse, les informations et échanges qui entrent dans ce cadre ne figurent pas dans le procès-verbal de la réunion.

Titre II : Moyens du CSE et de ses membres

Article 6 : Local

La Direction met à la disposition des membres de la délégation du personnel du CSE un local aménagé et fermant à clé.
Les représentants du personnel sont donc en droit d’utiliser le local à leur convenance pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.

Les parties conviennent que le matériel professionnel et les ressources informatiques (ordinateur, téléphone, messagerie…) sont suffisants pour l’exercice de leur mandat.

Les membres du CSE sont également autorisés à utiliser les salles de réunion de l’entreprise s’ils veulent se réunir pendant leurs heures de délégation.

Article 7 : Heures de délégation

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE bénéficient d’un crédit d’heures conformément à la règlementation.

Le temps passé en réunion sur convocation de l'employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s'imputeront pas sur le crédit d'heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE.

Les heures de délégation sont cumulables d’un mois à l’autre et les membres titulaires peuvent chaque mois répartir entre eux le crédit d’heures de délégation dont ils disposent.

• Décomptes des heures de délégation pour les salariés en forfait jours

Lorsque les membres de la délégation du personnel relèvent d’une convention individuelle de forfait jours sur l’année, le crédit est établi en heures sur un mois civil alors que le temps de travail de ces salariés est établi en jours sur l’année.

Le crédit d’heures est alors regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.

• Articulation exercice du mandat / exercice de l’activité professionnelle

Les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent, en concertation avec leur manager et les RH, organiser l’articulation entre l’exercice de leur mandat et l’exercice de leur activité professionnelle pour permettre au responsable de l’entité à laquelle appartient l’élu d’organiser l’activité du service.

Article 8 : Budgets du CSE

Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien comité d'entreprise sera dévolu au nouveau CSE.

8.1 Subvention de fonctionnement

L’employeur verse chaque année au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant équivalent à 0,2% de la masse salariale telle que définie par les dispositions légales.

Les excédents annuels du budget de fonctionnement pourront être reportés l’année suivante sur le budget des activités sociales et culturelles, sur délibération du CSE et dans les conditions et proportions fixées par les textes en vigueur.

8. 2. Subvention Activités sociales et culturelles (ASC)

Dans le cadre de la contribution au financement des activités sociales et culturelles du CSE, l’employeur verse chaque année au CSE une subvention fixée à 0,09 % de la masse salariale brute de Greenflex, telle que définie par les dispositions légales.

Les excédents annuels du budget ASC pourront être reportés l’année suivante sur le budget de fonctionnement, sur délibération du CSE et dans les conditions et proportions fixées par les textes en vigueur.

Article 9 : Expertises et leurs financements

La désignation et le financement d’un expert auquel pourrait avoir recours le CSE s’opèrent dans les conditions légales.

Titre III : Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Compte tenu des enjeux prioritaires liés à la préservation de la santé et de la sécurité de l’ensemble du personnel au sein de l’entreprise et à l’objectif d’amélioration permanente des conditions de travail, il est convenu de mettre en place une commission santé, sécurité et des conditions de travail (CSSCT) auprès du CSE.

Article 10 : Composition de la CSSCT

La CSSCT est composée de trois membres désignés pour la durée du mandat par le CSE parmi ses membres titulaires. Les membres de la CSSCT sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Lors de la première réunion de la CSSCT, les membres désignent un secrétaire parmi ses membres.
Les secrétaires assurent le rôle de secrétaire de séance, et ont également en charge de restituer une synthèse des travaux de leurs commissions auprès du CSE.

La CSSCT est présidée par un représentant de la Direction et de toute personne de l’entreprise pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Les membres prévus par la législation en vigueur peuvent également participer avec voix consultative aux réunions de la CSSCT : le médecin du travail, l’agent de contrôle désigné par l’inspection du travail, l’agent des services de prévention de la sécurité sociale, le responsable sécurité.

L’ordre du jour de chaque réunion de commission est défini conjointement par l’employeur et le secrétaire du CSE en cohérence avec l’ordre du jour du CSE. Le secrétaire du CSE fait le lien avec le secrétaire de la commission.

Article 11 : Missions déléguées à la CSSCT par le CSE

En application du code du travail, le CSSCT exerce, par délégation du CSE, l’ensemble des attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail (enquêtes ATMP, analyse des risques professionnels, avis d’aptitude, actions de prévention (alcool, drogue, RP), etc.)
De manière générale la CSSCT rend compte de ses travaux au CSE.

Ces commissions sont également appelées à venir en appui du CSE en matière de prévention et peuvent être réunies pour travailler en amont de la réunion du CSE sur tout dossier nécessitant la consultation de ce dernier.

La CSSCT n’étant pas une personne morale, elle ne peut organiser seule la mise en place d’une expertise lorsqu’il existe un besoin. Elle doit donc soumettre ses analyses et sa demande d’expertise au CSE qui prendra une décision en conséquence.
Les informations-consultations en matière de santé, sécurité et des conditions de travail restent de la compétence exclusive du CSE.

Article 12 : Modalités de fonctionnement de la CSSCT

Le président de la CSSCT, ou son représentant, convoque au moins 4 fois par an, la commission avant chacune des réunions du CSE portant sur tout ou partie de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Par ailleurs, elle est convoquée au besoin pour procéder à l’étude de tout dossier ayant un impact important en matière de santé, sécurité et conditions de travail sur la base des éléments d’informations préalablement transmis aux membres du CSE.

Par délégation du CSE, la CSSCT sera réunie à la suite de tout accident grave ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ou en cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise qui portent atteinte à la santé à la sécurité ou aux conditions de travail des salariés de l’entreprise.

Article 13 : Moyens alloués à la CSSCT

Le temps passé aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail est rémunéré comme du temps de travail sans être déduit des heures de délégation.

Les membres élus de la CSSCT bénéficient, au cours de leur mandat de la formation prévue par les textes en vigueur. Cette formation est organisée en concertation avec le secrétaire du CSE et le secrétaire de la CSSCT.

Article 14 : Autres commissions du CSE

Le CSE aura la possibilité de créer une ou plusieurs commissions en plus de la CSSCT lorsque l’entreprise aura dépassé le seuil des 300 salariés pendant 12 mois consécutif. Ces commissions fonctionneront selon les dispositions légales en vigueur.

Titre IV : Procédures d’informations et de consultations du CSE

Article 15 : Les consultations récurrentes

15.1. Orientations stratégiques de l’entreprise

Le CSE est consulté tous les ans sur les orientations stratégiques de l’entreprise selon les modalités légales en vigueur.

Cette consultation porte sur le plan stratégique, les perspectives envisagées, la trajectoire financière associée ainsi que sur les conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences et sur l’organisation du travail.

15.2. Situation économique et financière de l’entreprise

Le CSE est consulté tous les ans sur la situation économique et financière de l’entreprise.

Cette consultation est l’occasion de présenter et d’examiner les comptes annuels et prévisionnels de l’entreprise. Elle porte également sur la politique de recherche et de développement technologique de l’entreprise, y compris sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherche.

15.3. Politique sociale de l’entreprise

Cette consultation sera divisée en 3 volets pour faciliter la consultation.
Le CSE se prononce alors par des avis séparés organisés au cours de consultations propres à chacun de ces thèmes.

Le CSE ne peut néanmoins recourir à un expert que sur l’ensemble du processus de la consultation sur la politique sociale.

1. Consultations relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail

Le CSE est consulté tous les ans sur la santé, sécurité et conditions de travail.

Cette information vise le rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et des actions menées au cours de l’année écoulée dans ces domaines, le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail et sur le document unique.

Le CSE s’appuie sur les analyses réalisées en amont par la CSSCT.

2. Consultations relatives à la rémunération, au temps de travail et à l’emploi et à la formation professionnelle.

Le CSE est consulté tous les ans sur le bilan social conformément aux dispositions légales.

3. Consultations relatives à l’égalité professionnelle

Le CSE est consulté tous les 2 ans sur la situation comparée des femmes et des hommes au sein de l’entreprise.

Article 16 : Consultations ponctuelles

Conformément à la législation, l’employeur doit informer et consulter le CSE sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise notamment sur :

• les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,

• la modification de son organisation économique ou juridique,

• les conditions d’emploi, de travail, la durée du travail et la formation professionnelle,

• l’introduction de nouvelles technologies ou tout aménagements importants modifiant les conditions de santé ou de sécurité ou les conditions de travail,

• les mesures prises en vue de faciliter la mise ou la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des personnes atteintes de maladies chroniques ou des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail.

Article 17 : Liste et contenu des informations nécessaires à ces consultations

Les documents afférents à ces consultations sont mis dans la BDES. L’employeur prévient alors les membres de la délégation du personnel de la mise à jour de la base de données.

Article 18 : Délais de consultation

Le CSE doit rendre son avis maximum dans le mois à compter de la date de la communication par l’employeur des informations prévues par le code du travail ou de l’information par l’employeur de leur mise à disposition dans la BDES.

Le CSE peut également rendre, dans le cadre des consultations ponctuelles et récurrentes, des avis immédiats ou dans des délais courts selon l’urgence du sujet, ou si le CSE estime qu’il est suffisamment informé pour rendre un avis.

Le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai d’un mois. Ce délai est porté à 2 mois en cas d’intervention d’un expert.
Une fois que le CSE a émis son avis, l’employeur peut passer à la phase de mise en œuvre de son projet, même si l’avis est négatif.

Titre V : Base de données économiques et sociales (BDES)

Conformément aux dispositions légales, une BDES numérique est mise en place dans l’entreprise.

La Base de Données Economiques Sociales et Syndicales (BDES) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes mises à la disposition du Comité Social et Economique. Elle permet de donner une vision claire et globale des informations qui y sont alimentées.

La publication d’éléments sur la BDES par l’employeur vaut communication à compter de l’information par voie électronique des destinataires de son actualisation.

Les membres de la délégation du personnel au CSE sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Article 19 : Contenu de la BDES

La BDES rassemble l’ensemble des informations et documents nécessaires concernant :

• le CSE, principalement pour ses compétences informatives et consultatives ;

• les commissions du CSE.

Les informations de la base portent sur l’année en cours, les 2 années précédentes et les 2 années suivantes.
Elles sont présentées sous forme de données chiffrées, ou à défaut, pour les données prévisionnelles, sous forme de grandes tendances.

Article 20 : Mise à jour de la BDES

La Direction s’engage à mettre à jour la BDES une fois par an avant les consultations obligatoires. En revanche, elle est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel au CSE.

Titre VI : Dispositions finales

Article 21 : Durée et conditions d’application de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur au jour de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Article 22 : Révision et dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation, en totalité ou partiellement, à la demande de la Direction, de la majorité des membres du CSE et en cas d’évolution significative de la législation relative aux institutions représentatives du personnel.

Il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.

Article 23 : Dépôt et publication

Le présent accord est établi en trois exemplaires : 1 pour l'employeur, 1 pour le CSE et le dernier pour le secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

Le présent accord fera l'objet des modalités de dépôt et de publicité prévues légalement.

Ainsi une version intégrale et signée du présent accord sous format PDF sera adressée par la société à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi de Paris via plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Ce dépôt sur plateforme vaut dépôt auprès de la DIRECCTE et donne lieu à un récépissé de dépôt.

Conformément aux dispositions légales, les accords collectifs sont rendus publics et versés dans une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne.

Ainsi, lors du dépôt de l'accord sur le site le site de la plateforme de téléprocédure du ministère du travail sous format pdf, la version publiable du texte (dite anonymisée) doit également être jointe obligatoirement sous format .docx, de laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques, et le cas échéant, sans mention de certaines données pouvant être occultées, le nom de l'entreprise ne doit pas être supprimé.

A Paris, le 20 janvier 2022

Pour le Comité Social et Economique

Signatures :

Pour la Direction