Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF SUR LA MISE EN PLACE DES FORFAITS JOURS" chez DTLM

La SAS DTLM

Dont le siège social est à Wattrelos, 8 rue Joseph Jacquard

Immatriculée sous le numéro 512 472 564 000 57

Représentée par présidente

Ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part,

Et

Le membre titulaire du Comité Social et Économique (CSE) représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 3121-53 et suivants du Code du travail. Les parties se sont accordées sur la nécessité de doter la société d’un socle de règles unique, clair et simplifié en matière d’aménagement et d’organisation du temps de travail.

Le présent accord répond à cet objectif.

Il se substitue, en tout point, aux usages, accords, accords atypiques et engagements unilatéraux, et plus généralement à toutes pratiques applicables aux salariés de la société ayant le même objet.

L’ambition recherchée est de formaliser une organisation qui s’est mise en place de manière spontanée et de cadrer les pratiques au regard de l’activité de l’entreprise, dans son contexte de développement, tout en permettant le maximum de souplesse pour répondre aux aspirations de chacun.

La société DTLM conçoit et commercialise en ligne des produits de l’univers de la chambre. Ses ambitions de déploiement, développement et diversification de l’offre engendre une variabilité dans les activités. Elles impliquent aussi, une adaptabilité nécessitant de l’autonomie dans l’organisation des emplois du temps; ceci se révélant souvent incompatible avec un décompte horaire du temps de travail.

Le présent accord a pour objet d’organiser les conditions et modalités de mise en œuvre des forfaits jours, afin de garantir que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et en assurent une bonne répartition, dans le temps, du travail des salariés concernés, et ce dans le respect de leur santé et de leur sécurité.

Les parties ont également souhaité se mettre en conformité avec les dispositions de l’article L. 3121-64 du Code du travail, afin de garantir le droit à la santé et au repos des salariés.

Le présent accord est établi en tenant compte des dispositions légales réglementaires applicables à la date de sa conclusion. Si ces dispositions étaient amenées à être modifiées ou amendées, ou qu’un changement de circonstances imprévisible le justifiait, les parties se réuniraient afin d’en apprécier les conséquences quant à l’application du présent accord, ainsi que l’opportunité d’une révision des dispositions de l’accord, selon les modalités prévues dans présent accord.

1. FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Le présent accord a pour objet d’adapter le mode de décompte et de suivi du temps de travail aux besoins de l’entreprise comme à ceux de ses collaborateurs, au moyen des forfaits en jours, au sens des articles L.3121-58 et suivants du code du travail.

L’aménagement du temps de travail sur l’année sous la forme de forfait jours a pour objectif :

• d’adapter la notion de temps de travail et son suivi, aux cadres et aux non cadres dont l’organisation de la fonction et l’autonomie rend inadapté tout horaire et de façon générale tout décompte du temps de travail en heures,

• de prendre en compte de façon acceptable et équilibrée les attentes légitimes des collaborateurs, et les contraintes de fonctionnement propres à l’entreprise.

Ceci amène,

• à laisser une autonomie importante aux collaborateurs visés au sein du champs d’application dans l’organisation du travail,

• à considérer en conséquence la notion de forfait en jours comme une réponse satisfaisante à la fois pour les collaborateurs concernés et pour la meilleure organisation.

2. CHAMPS D’APPLICATION

Le présent accord est applicable au sein de la société DTLM et concerne les collaborateurs remplissant les conditions définies ci après:

1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

Soit, en l’état actuel des organisations, de façon non exhaustive et à titre d’illustration, :

• Le responsable Offre et Achats,

• Le responsable Administratif et Financier

• Le responsable Logistique

• Le chef de produit marque propre

• Les développeurs

• …

2° Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées. Il s’agit notamment des techniciens et agents de maîtrise catégorie E, tels que désignés par la convention collective du commerce à distance applicable à ce jour dans l’entreprise.

Les personnes occupant les missions suivantes ne rentrent donc pas dans le champ d'application du forfait jours :

• les cadres dirigeants au sens de l’article L.3111-2 du code du travail. Ces cadres bénéficient d’une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, de responsabilités étendues et peuvent engager l’entreprise,

• les autres techniciens et agents de maîtrise (inférieur à la catégorie E) dont la durée du travail peut être prédéterminée ou qui ne disposent pas d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps,

• les salariés au statut d’employé et ouvrier

3. DÉFINITIONS

   1. Temps de travail effectif, temps de pause, temps de repos et journée civile

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-1 du Code de travail, la notion de temps de travail effectif s’entend du « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

On entend par pause un temps de repos compris dans le temps de présence journalier, pendant lequel l’exécution du travail est suspendue et durant lequel le salarié est libre de vaquer à ses occupations personnelles. Les temps de pause ne constituent pas un temps de travail effectif et ne sont donc pas rémunérés.

Le temps de repos continu est le temps s’écoulant entre 2 journées de travail. En application de l’article L. 3131-1 du Code du travail, le repos quotidien doit être au minimum de 11 heures consécutives.

Conformément aux dispositions du code du travail, le repos hebdomadaire doit être au minimum de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent le repos quotidien de 11 heures précité.

Une journée civile qui débute à 0 heure et se termine à 24 heures.

4. CONVENTION INDIVIDUELLE DE FORFAIT JOURS

   2. Nombre de jours travaillés

La durée du travail, en jours, des salariés visés au point 2 sera fixée individuellement par une convention de forfait annuelle selon les formes suivantes :

• la convention est établie en nombre de jours, au contrat de travail ou par avenant à celui-ci

• le nombre de jours servant de base contractuelle est fixé au maximum à 218 travaillés par année civile.

• En fonction des nécessités propres à certains emplois et de l’accord des parties, il peut être, dans certains cas inférieur, ce qui par conséquent peut conduire à la conclusion d’un forfait jours réduits, dont les modalités sont définies au point 4.5

• Le nombre de 218 jours travaillés (y compris la journée de solidarité positionnée le lundi de Pentecôte), correspond à l’hypothèse où l’intéressé dispose de droits complets à congés payés et en planifie effectivement 25 jours ouvrés sur l’année civile. En cas de prise de congés payés inférieure (en particulier pour les nouveaux embauchés) ou supérieure à ce nombre, le nombre de jours travaillés sera adapté en conséquence et pourra s’établir jusqu’à 243 jours (218+25).

  3. Salariés ne disposant pas d’un droit à congés payés complet sur l’année

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un droit à congés payés annuel complet, le nombre de jours de travail sera augmenté à due concurrence du nombre de congés payés auxquels ils ne peuvent prétendre.

La formule de calcul est la suivante: (218 jours + cp non acquis) x jours ouvrés de présence / jours ouvrés de l'année.

Exemple:

Pour une entrée au 01.06.2023

25 jours de cp manquant, 251 jours ouvrés restant sur l’année 2023, 148 jours de présence attendue sur l’année restante.

Soit: (218+25)x 148/251; 143 jours seront à travailler du 01.06.2023 au 31.12.2023

En cas de départ d’un salarié concerné en cours d’année, le nombre de jours de travail sera déterminé et payé sera au prorata du nombre de jours ouvrés de présence du salarié dans l’entreprise au cours de l’année.

Exemple:

Pour une sortie au 28.02.2023,

218 jours travaillés correspondent à 261 jours payés

Rémunération: 2500 € /mois , 30 000€/an

Le salarié a travaillé 41 jours et a pris 1 repos.

Jours payés:

30 000 x 42 / 261 = 4 827,58 , et perçu = 5 000, soit trop perçu de 172,42

4. Nombre de jours de repos

Compte tenu de la variation du nombre de jours fériés compris du lundi au vendredi d’une année sur l’autre, il est convenu entre les parties signataires, que le nombre de 218 jours est un nombre moyen calculé sur la base de 7 jours fériés chômés par l’ensemble des salariés.

En conséquence, si le nombre de jours travaillés s’avérait inférieur à 218 jours, eu égard à un nombre plus important de jours fériés compris entre le lundi et le vendredi, il ne sera pas demandé aux salariés d’augmenter le nombre de jours travaillés.

Si, à l’inverse, la durée annuelle de travail s’avérait supérieure à 218 jours en raison d’un nombre de jours fériés compris entre le lundi et le vendredi inférieur à la base de calcul retenue, il n’y aurait pas d’octroi de jours de repos supplémentaires.

Ainsi, ce nombre est calculé forfaitairement de la manière suivante :

365 jours:

– 104 samedis et dimanches

– 7 jours fériés légaux en moyenne correspondant à un jour ouvré

– 25 jours ouvrés de congés payés

– 218 jours travaillés (incluant la journée de solidarité qui sera positionnée le lundi de Pentecôte)

= 11 jours de repos.

En cas d’entrée ou de sortie en cours d’année, le nombre de jours de repos sera calculé par proratisation en considérant l’année civile.

Exemple 1

Un salarié entre dans l’entreprise le 21 juin 2023, son droit à repos sera de: (12 mois - 6,7 mois déjà écoulés sur l’année)* 11/12 (11 jours de repos pour 12 mois)= 5,77 jours

Soit 5,5 jours (par application de la règle de l’arrondi inférieur à hauteur de 0,5)

Exemple 2

Un salarié sort de l’entreprise le 21 juin 2023, son droit à repos évalué sera de (12 mois - 6,3 restant à travailler sur l’année)* 11/12 (11 jours de repos pour 12 mois)= 6,14 jours

Soit 6 jours (par application de la règle de l’arrondi inférieur à hauteur de 0,5)

5. Prise des jours de repos

La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées.

A titre d’information et de repère, il est précisé que les parties entendent par demi-journée, la période de travail réalisée avant ou après 13 heures.

L’ensemble des jours de repos doivent impérativement être pris au cours de la période de référence. Ils devront ainsi être soldés au 31 décembre de chaque année, et ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice, indépendamment des dispositions prévues par l’article L3121-59 du code du travail.

6. Forfait réduit

   1. Définition du forfait réduit

Le forfait jours est dit “réduit” lorsque, par convention individuelle, il est inférieur au forfait jours fixé par l’article 4.1 du présent accord.

2. Principe égalité de traitement

Les salariés qui travaillent avec un forfait jours réduit bénéficient des droits reconnus aux salariés à temps complet soit par la loi, soit en vertu du statut collectif applicable (accords collectifs ou usages). Ce principe se traduit notamment par une acquisition intégrale de l’ancienneté et par des éléments de rémunération calculés au prorata du temps de travail réellement accompli.

3. Accès au travail en forfait jours réduits

   1. Principe

L’accès aux formules de travail en forfait jours réduits est ouvert aux salariés visés au point 2 du présent accord dans les conditions fixées par les dispositions ci-dessous, dès lors que l’organisation des entreprises le permet.

2. Modalité d’organisation du temps de travail en forfait jours réduits

Quatre formats de forfait jours réduits sont mis en place. Ils sont exprimés en pourcentage du forfait annuel en jours défini au point 4.1

Les forfaits ont vocation à s’organiser selon les dispositions suivantes: 90%, 80%, 60% et 50% en référence au forfait annuel du point 4.1

Les forfaits jours réduits ont vocation à s’organiser selon les dispositions suivantes :

• 90%, soit un forfait annuel de 196 jours (22 jours non travaillés au titre du forfait jours réduits)

• 80%, soit un forfait annuel de 174 jours (44 jours non travaillés au titre du forfait jours réduits)

• 60%, soit un forfait annuel de 131 jours (87 jours non travaillés au titre du forfait jours réduits)

• 50%, soit un forfait annuel de 109 jours (109 jours non travaillés au titre du forfait jours réduits)

Le jour de solidarité est inclus dans chacun de ces forfaits annuels.

Pour chacune de ces formules, la rémunération est proportionnelle au temps de travail effectué et lissée sur les 12 mois de l’année indépendamment de la programmation des jours travaillés.

Dans le cas d’une année incomplète de travail au forfait annuel jours réduits, le calcul des repos se fera en proportion de la durée du travail.

3. Congés payés et décompte

Les salariés en forfait jour réduit acquièrent les congés payés dans les mêmes conditions, et selon les mêmes modalités que les salariés bénéficiant d’un forfait annuel de 218 jours.

Les jours de congés payés d’un salarié en forfait annuel en jours réduit sont décomptés de la même façon qu’un salarié à temps plein.

Le décompte des jours de congés payés s’effectue à compter du 1er jour où le salarié aurait dû travailler. Ensuite, tous les jours ouvrés jusqu’à la reprise sont décomptés dans le nombre de jours de congés.

Exemples:

Exemple 1 : Un salarié travaille 4 jours par semaine du mardi au vendredi. Il demande à prendre 1 semaine de congés. Il posera donc du mardi au lundi inclus soit 5 jours ouvrés.

Exemple 2 : Un salarié travaille 4 jours par semaine du lundi au mardi et du jeudi au vendredi. Il demande à poser une semaine de congés, il posera donc du lundi au vendredi soit 5 jours ouvrés.

Exemple 3 : Un salarié travaille 4 jours par semaine du lundi au mardi et du jeudi au vendredi.

• Il demande à poser 2 jours de congés en fin de semaine, il posera du jeudi au vendredi soit 2 jours ouvrés.

• Il demande à poser 2 jours de congés en début de semaine, il posera du lundi au mercredi soit 3 jours ouvrés.

Exemple 4 : un salarié travaille 4,5 jours par semaine : les lundi, mardi, mercredi après-midi, jeudi et vendredi.

• Il demande à poser une semaine de congés, il posera donc du lundi au vendredi, soit 5 jours ouvrés.

• Il demande à poser 2 jours de congés en début de semaine : il posera le lundi, le mardi et le mercredi matin, soit 2,5 jours ouvrés.

5. CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DES CONVENTIONS DE FORFAIT EN JOUR SUR L'ANNÉE

   7. Organisation du planning et modalités de prévenance

L'année de référence se définit du 1er janvier au 31 décembre.

Les jours ou demi-journées travaillés seront à répartir sur l’année. Est considérée comme demi-journée la période de travail réalisée avant ou après la coupure déjeuner.

Planning annuel pour les forfaits réduits

• Le collaborateur communiquera un projet de planning annuel par écrit dans les délais fixés ci-dessous, et s’efforcera de positionner ses jours de repos en respectant les nécessités opérationnelles et, en tout état de cause, en dehors des jours de grande activité, de production importante, de réunions régulières (hebdomadaires, mensuelles…),

• Ce projet de planning prévisionnel des jours ou demi-journées travaillés et non travaillés est transmis en début d’année, pour être validé par le responsable hiérarchique.

La nécessaire coopération du titulaire du forfait jours avec son responsable hiérarchique dans l’élaboration et le suivi de la planification des jours travaillés, ne contredit absolument pas et ne remet pas en cause l’autonomie détenue par lui, autonomie totale laissée dans l’organisation du travail à l’intérieur de chaque journée de travail elle-même.

Il est entendu que le planning prévisionnel soit calé sur les modalités d’organisation du service auquel appartient le salarié en forfait jour; soit du lundi au vendredi, soit du lundi au samedi pour les services concernés.

Pour les représentants du personnel élus ou désignés, une demi-journée de délégation représente 4 heures de mandat selon les dispositions légales.

8. Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail

Compte tenu de son autonomie et/ou de la nature de sa fonction, le salarié en forfait jours et l’employeur veilleront ensemble, au fur et à mesure qu’il organise son temps de travail, concrètement au respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur relatives à la durée du repos hebdomadaire, du nombre maximum de jours de travail dans la semaine et de la durée minimale de repos quotidien.

En cas de difficulté quelconque relative à la mise en œuvre des dispositions ci-dessus, le salarié concerné devra en échanger sans délai avec son supérieur hiérarchique, pour rechercher ensemble et mettre au point les solutions adaptées. Le salarié peut alerter à la fois sa hiérarchie et la direction des ressources humaines. Cette dernière organisera alors dans les plus brefs délais un à plusieurs entretiens avec le salarié et le supérieur hiérarchique concernés.

Sur simple demande du salarié et/ou du supérieur hiérarchique, un entretien mensuel sera organisé sur l’exécution de la convention forfait-jours et notamment sur la charge de travail du salarié.

Quoi qu’il en soit, une fois par an, un entretien aura lieu avec le responsable hiérarchique qui fera le point de ce mode d’organisation du temps de travail et sur les sujets que la loi aura rendu obligatoire d’y aborder, soit en l’état actuel du droit : la charge de travail du salarié, l’organisation du travail dans l’entreprise, la rémunération et l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle. Sera également abordée lors de l’entretien annuel la question de l’amplitude de la journée de travail.

9. Modalités de suivi et contrôle des journées / demi-journées travaillées et non travaillées

La déclaration de décompte des journées ou demi-journées travaillées et non travaillées s'effectue par mention sur un document électronique établi mensuellement par l'intéressé, sous sa responsabilité et celle de l’employeur.

Ce document de contrôle fera notamment apparaître :

• le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées,

• le nombre et la date des repos hebdomadaires, congés payés ou conventionnels, les jours ou demi- journées de repos,

• les jours d’absence

Ce document est validé par le responsable hiérarchique et archivé par le service RH.

10. Conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période

Il convient de préciser que le plafond de 218 jours est fixé pour les salariés qui ont pris la totalité de leurs congés payés. Le plafond des jours travaillés est augmenté du nombre de jours de congés non acquis.

Les absences pour cause de maladie, maternité, accident du travail, congés pour évènements familiaux et les autres cas de suspension du contrat de travail viennent en déduction du plafond des 218 jours travaillés.

La (ou les) journée(s) d'absence sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait. Le décompte des absences se fera en jours ouvrés comme suit (21.67 jours ouvrés sur le mois = 5 jours ouvrés par semaine x 52 semaines / 12 mois) :

Rémunération brute mensuelle de base / 21.67 x nombre de jours d’absences

Exemple:

Rémunération mensuelle 3000€ forfait 218 jours absence de 8 jours ouvrés

3000/ 21.67 x 8 = 1107,52 € à déduire

En cas de départ de la société

Lorsqu’un collaborateur quittera la société au cours de la période de référence sans avoir disposé de tout ou partie des jours de repos auxquels il a droit, à proportion de la période annuelle écoulée, une indemnité compensatrice lui sera versée.

11. Modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion

L’effectivité du respect par le salarié des durées de repos, implique pour ce dernier une obligation de déconnexion aux outils de communication à distance.

L’objectif est de garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous et de veiller à garantir les durées minimales de repos. Dans ce cadre, le respect de la vie personnelle et le droit à la déconnexion sont donc considérés comme fondamentaux au sein de la société.

Aussi les parties s’engagent-elles sur l’existence d’un droit à la déconnexion numérique en dehors des périodes de travail et d’astreinte.

Chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion les soirs, les week-ends et les jours fériés, pendant ses congés et sur l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail. Il n’a pas l’obligation de lire et de répondre aux courriels et aux appels téléphoniques.

Il lui est demandé en contrepartie, de limiter l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques au strict nécessaire durant ces mêmes périodes.

A titre de repère, lors de jours travaillés, il est recommandé de porter attention aux horaires collectifs applicables et horaires d’ouverture de la société DTLM.

12. Jours excédentaires

Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec son employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de son salaire. L'accord entre le salarié et l'employeur est établi par écrit.

Un avenant à la convention de forfait conclue entre le salarié et l'employeur détermine le taux de la majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire, sans qu'il puisse être inférieur à 10 %. Cet avenant est valable pour l'année en cours. Il ne peut être reconduit de manière tacite.

En aucun cas le nombre maximal de jours travaillés à l’année n’ira au-delà de 235 jours et ce, dans le cadre des dispositions sur le rachat des jours de repos prévu par l’article L.3121-59 du code du travail.

13. Rémunération

La rémunération est forfaitaire en ce sens qu’elle est indépendante du nombre d'heures de travail effectif précisément accomplies durant la période de paie correspondant.

6. DÉNONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé à l'initiative de l'employeur ou des membres du Comité Social et Economique (CSE) dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.

En ce qui concerne les membres du CSE :

En vertu de l’article L 2261-9 du Code du Travail, la durée du préavis qui précède la dénonciation est de 3 mois.

Une nouvelle négociation s’engagera, à la demande d’une des parties intéressées dans les 3 mois qui suivent le début de préavis de dénonciation. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l’expiration du délai de préavis (article L 2261-10 du code du travail).

7. DATE D’EFFET ET PUBLICITÉ

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur le 1 avril 2022.

Son application sera suivie par le CSE.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute modification du présent accord et/ou changement jugés nécessaires devra faire l’objet d’un avenant au présent accord.

Cet avenant devra être conclu par le ou les membres titulaires du Comité Social et Économique (CSE) représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles

Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.

Le présent accord sera déposé, accompagné des pièces constitutives du dossier de dépôt, par le représentant légal de l'entreprise :

• sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail en version intégrale (à titre informatif, à ce jour www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr)

• au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes en 1 exemplaire.

Le président de la société DTLM

La membre titulaire du CSE