Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez UPSCIENCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

entre

La société UPSCIENCE, Société par Actions Simplifiée au capital de 1 076 500 EUROS, dont le siège social est situé à Talhouët, SAINT - NOLFF (56250), immatriculée au RCS de Vannes sous le N° 513 504 399, ici représentée par Monsieur , agissant en qualité de Responsable des Ressources Humaines Upscience, d'une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical central,

- Madame pour la CFE-CGC,

- Monsieur pour la CFDT,

- Monsieur pour la FNAF – CGT, d’autre part.

Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.

SOMMAIRE

Article 1 – Champ d’application

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Article 3 - Respect de la loi informatique et libertés

Article 4 - Formation au système électronique

Article 5 - Modalités de vote

Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

Article 7 - Bulletins de vote et programmation du site

Article 8 - Déroulement des opérations de vote

Article 9- Modalités d'accès au serveur de vote et déroulement du vote

9.1 Modalités d’accès au serveur de vote

9.2 Déroulement du vote

Article 10 : Clôture et résultats

10.1 Clôture

10.2 Décompte et attribution des sièges

Article 11 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

11.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

11.2 Délai de recours et destruction de données

Article 12 – Cellule d’assistance

Article 13 - Dispositions finales

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PREAMBULE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles du Comité Social et Economique de la Société Upscience d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales et d’exclure le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Upscience, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société VOXALY –DOCAPOST (ci-après dénommée « le prestataire »)- 6 impasse Augustin Fresnel, 44800 Saint Herblain - dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

L’audit en question répond aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral  à venir définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 3 - Respect de la loi informatique et libertés

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci, ainsi que du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit RGPD et de la loi n° 2018-494 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Article 4 - Formation au système électronique

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 - Modalités de vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les dates et horaires du vote électronique seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les professions de foi et les logos sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Article 7 - Bulletins de vote et programmation du site

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans les conditions qui seront prévus dans le protocole préélectoral.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Le système proposera le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 8 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire, lors de la formation

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés générées lors de la formation par les membres du bureau de vote.

Il sera contrôlé par le prestataire et le bureau de vote, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 9- Modalités d'accès au serveur de vote et déroulement du vote

9.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier papier à son adresse personnelle son identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) et l’adresse du site.

Chaque électeur bénéficiera d’une assistance téléphonique pendant toute la durée du scrutin qui les guidera sur la procédure de vote en ligne.

Ils pourront bénéficier du renvoi de leur code via la page d’accueil du site du vote, guidés s’ils le souhaitent par l’assistance téléphonique.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

2. Déroulement du vote

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Article 10 : Clôture et résultats

10.1 Clôture

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste éventuels et de l'employeur ou son représentant.

10.2 Décompte et attribution des sièges

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois , éditées pour la société.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 11 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

11.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

11.2 Délai de recours et destruction de données

L’entreprise et le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise et le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 12 – Cellule d’assistance

Une cellule d'assistance technique est mise en place par le prestataire chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique assurée par les représentants du prestataire et les membres des bureaux de vote.

La cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à la suite des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 13 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à la société Upscience pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Saint Nolff, en 5 exemplaires originaux le 10 octobre 2019

Madame pour la CFE-CGC,

Monsieur pour la CFDT,

Monsieur pour la FNAF – CGT, d’autre part.

Monsieur Benoît DROUET, Responsable des Ressources Humaines