Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d'utilisation des messageries professionnelles et outils de communication numérique pour les communications syndicales" chez GCS SESAN - SESAN SERVICE NUMERIQUE DE SANTE (Siège)

Accord relatif aux modalités d'utilisation des messageries professionnelles et outils de communication numérique pour les communications syndicales

Préambule :

Le présent accord est conclu en application de l’article L.2232-12 premier alinéa du Code du Travail.

L’accès aux Technologies de l’Information et de Communication (TIC) est considéré comme un vecteur primordial du développement du dialogue social en ce qu’il facilite la communication entre les Organisations Syndicales représentatives et non représentatives ayant constitué une section syndicale, et la Direction ainsi que les salariés.

La loi Travail du 8 Août 2016 est ainsi venue préciser au travers de l’article L.2142-6 du Code du travail « qu’un accord d'entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail. L'accord d'entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d'accès des Organisations Syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message ».

Dans ce cadre la Direction et les organisations syndicales représentatives au sein de SESAN se sont réunies afin de définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication aux Organisations Syndicales.

Le présent accord a pour objet d’assurer l’organisation des communications syndicales, de faciliter l’accès des salariés de SESAN à l’information syndicale de leur choix, poursuivant ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Cet accord s’inscrit également dans le respect des dispositions prévues dans la Charte Informatique en vigueur pendant toute la durée de l’application du présent accord.

Article 1 – Objet – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés du SESAN, auxquels l’entreprise reconnaît le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales de leur choix.

Il vise à créer un cadre négocié pour la mise en place et l’utilisation de la messagerie électronique interne et des outils de communication numérique (Teams®,…) par les Organisations Syndicales.

Article 2 - Organisations Syndicales concernées

Cet accord s’applique à chaque Organisation Syndicale représentative ainsi qu’à chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise.

Article 3 – Disposition générales 

SESAN autorise les Organisations Syndicales à utiliser la messagerie électronique et les outils de communication numérique de l’entreprise à des fins de communication syndicale dans les conditions définies au présent accord, à l’exclusion de toutes autres formes d’utilisation non prévues par celui-ci.

Le présent accord concerne exclusivement l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Il ne concerne en aucune façon les conditions d’expression syndicale traditionnelles qui sont expressément prévues et encadrées, quant à elles, par le Code du travail (affichage sur panneaux et distribution de tracts).

Les parties au présent accord actent que l’utilisation des outils mis à disposition s’inscrit dans le respect des dispositions applicables au sein de l’entreprise dont, notamment, la Charte Informatique, tout en prenant en compte les impératifs liés à la liberté d’expression dont bénéficient les Organisations Syndicales.

L’utilisation des technologies d’information et de communication (TIC) doit :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du système d’information de l’entreprise ;

• Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.

L’utilisation des TIC prévus au présent accord doit se faire dans le respect des lois et règles applicables relatives, notamment à :

• Le Règlement Général sur la Protection des Données ;

• Les préconisations de la CNIL ;

• La protection des droits d’auteur ;

• La confidentialité et la discrétion ;

• La politique de sécurité et la Charte Informatique ;

• La protection de la vie privée et du droit à l’image ;

• L’exercice du droit syndical ;

• Le Règlement Intérieur et ses annexes (exemple : Charte sur le droit de déconnexion)

Article 4 - Adresse de messagerie électronique de l’Organisation Syndicale et gestion des habilitations

SESAN met à la disposition de chaque Organisation Syndicale [ci-après désigné OS] une boite de courrier électronique dans le système de messagerie interne (à définir, du type «OS@sesan.fr»).

La mise à disposition d’une boite e-mail générique aux Organisations Syndicales définies à l’article 2 a pour objet de leur permettre d’adresser des communications syndicales aux salariés disposant d’une adresse mail professionnelle, de communiquer avec la Direction, ou de communiquer entre Organisations.

Afin de permettre au département Socle d’assurer en toute sécurité la gestion de ces messageries électroniques par les OS, ces dernières devront transmettre, au RRH, à la création de l’adresse de messagerie et en cas de modification, le nom des personnes habilitées et gestionnaires de ces boîtes mail au sein de leurs Organisations Syndicales.

Sous la responsabilité d’un Délégué Syndical ou du Représentant de Section Syndicale mandaté à cet effet par l’Organisation Syndicale à laquelle il appartient, les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie pour l’envoi de messages à caractère syndical, à destination des salariés qui ne se sont pas opposés à la réception des messages en provenance d’une ou plusieurs OS.

Tout envoi de communications ou de tracts syndicaux au niveau de l’entreprise doit intervenir via l’adresse de messagerie générique de l’Organisation Syndicale. L’adresse e-mail professionnelle individuelle des représentants du personnel et des délégués syndicaux n’a pas cette vocation.

Article 5 - Communication des adresses aux Organisations Syndicales

La Direction est seule habilitée à communiquer aux Organisations Syndicales définies à l’article 2 les adresses mail professionnelles des salariés, leur permettant ainsi de constituer leur liste de diffusion pour l’envoi exclusif des communications syndicales.

Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de leur messagerie professionnelle afin de pouvoir manifester leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. Les salariés informeront la ou les OS de leur souhait de ne pas ou plus recevoir de message syndical.

Dans ce cadre, la Direction enverra un e-mail à l’attention des salariés de SESAN, présents à la signature de l’accord, afin de les informer du dispositif mis en place pour la diffusion des communications syndicales par les Organisations Syndicales présentes dans l’entreprise. Par la suite, elle informera chaque nouveau collaborateur du dispositif ce qui permet au nouveau collaborateur de s’opposer à l’utilisation de son adresse mail professionnelle par une ou des OS.

Les Organisations Syndicales pourront envoyer des communications syndicales à tous les salariés n’ayant pas fait opposition à l’utilisation de leur adresse mail professionnelle dans un délai de 2 semaines.

Ce délai commence à courir à compter de la date d’envoi du mail d’information ou à compter de la date d’arrivée pour les nouveaux arrivants.

En présence de plusieurs Organisations Syndicales, les salariés pourront également accepter l’utilisation de leur adresse mail professionnelle par une Organisation Syndicale et refuser cette utilisation par une autre.

Le traitement de la liste de diffusion syndicale ainsi constituée, sera sous la seule responsabilité de l’Organisation Syndicale concernée, notamment au regard de la règlementation RGPD.

Les salariés qui ne se sont pas opposés à l’utilisation de leur messagerie électronique professionnelle doivent pouvoir se retirer d’une liste de diffusion sur simple demande lors de chaque communication syndicale.

Ce droit ainsi que ses modalités d’exercice devront être systématiquement rappelés dans tout message émanant de l’Organisation Syndicale, afin que les salariés puissent à tout moment manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages à caractère syndical.

Article 6 – Utilisation des adresses mails

Les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que dans le cadre prévu au présent accord pour la communication de publications et de tracts de nature syndicale.

Au regard de l’objet du présent accord, les parties signataires conviennent de la possibilité pour chaque Organisation Syndicale d’adresser au maximum une communication par semaine aux salariés via la messagerie électronique.

En cas de non-respect des dispositions prévues aux articles 1 à 6 du présent accord, la direction aura la possibilité d’informer la Section Syndicale de la fermeture de tout accès à sa messagerie pour une durée pouvant aller jusqu’à 30 jours.

Afin de garantir l’anonymat des salariés non opposé à la réception des communications syndicales par voie de messagerie électronique, mais également pour éviter des réponses « en cascade », les Organisations Syndicales s’engagent à adresser tous leurs messages électroniques à destination des salariés en mettant les destinataires en « copie cachée » (champ « Cci »).

Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée, l’entreprise n’exercera pas de contrôle sur les listes de diffusion ainsi constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical.

L’envoi des communications devra être faite pendant les heures de délégation syndicale ou de représentation syndicale.

Article 7 – Contenu de la diffusion syndicale par messagerie

Le caractère syndical du message devra systématiquement être mentionné dans l’objet du message électronique, de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message.

L’envoi ou la réception de messages électroniques individuels bénéficient de la protection du secret des correspondances privées, dès lors que leur objet mentionne expressément le nom d’une Organisation Syndicale. Il est ainsi fortement recommandé aux Organisations Syndicales d’apposer dans l’objet du message la mention : « Nom de l’OS – Thème abordé ».

Les syndicats sont seuls responsables des publications et communication effectuées par le biais des technologies de l’information et de la communication mis à leur disposition dans le cadre du présent accord.

Le contenu des messages doit respecter les dispositions sur le droit à l’image, de la presse et ne doit à ce titre contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, ni contenir de données à caractère personnel dans le respect du RGPD. Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions relatives au secret professionnel.

Les communications seront sous l’entière responsabilité de l’Organisation Syndicale concernée.

Les Organisations Syndicales engagent donc leur responsabilité :

• En cas de non-respect des dispositions de nature pénale et notamment celles relatives à l’injure et à la diffamation publiques, à la contrefaçon, aux obligations du RGPD, à la diffusion de fausses nouvelles ou à la provocation.

• En cas de non-respect de dispositions statutaires et notamment la violation de l’obligation de discrétion professionnelle.

L’entreprise n’exercera pas de contrôle a priori sur les communications syndicales.

De même, l’entreprise n’aura, en aucun cas, accès au contenu de l’ensemble de la boite mail.

La Direction sera destinataire des communications syndicales au plus tard simultanément à leur envoi par messagerie électronique. Elle ne peut s’opposer à une publication ni procéder ou faire procéder à son retrait. Si elle estime que la publication ou son contenu est litigieux, elle pourra saisir les tribunaux compétents à cette fin.

Lorsque la direction, dans le cadre d’une communication syndicale, considère que le contenu du message comporte des propos ou faits non avérés, et/ou mensongers et/ou diffamatoires, et/ou injurieux, elle invitera la section syndicale concernée pour un échange pouvant donner lieu à une mise en garde. En cas de récidive sur des faits ou propos ayant déjà fait l’objet d’une mise en garde dans les 6 précédents mois pour un motif similaire, la direction informera la section syndicale de la fermeture de tout accès à sa messagerie pour une durée pouvant aller jusqu’à 30 jours. Durant les périodes électorales, la fermeture de la messagerie ne pourra excéder 15 jours.

Article 8 – Utilisation des autres outils de communication numériques

Les Organisations Syndicales définies à l’article 2 pourront également utiliser les outils de visio-conférences (Teams®, …) à des fins de communication et d’information des salariés, dans le respect des règles précisées dans l’article 7.

Pour rappel, les réunions d’information syndicales doivent se tenir en dehors du temps de travail des participants à l’exception, bien entendu des représentants du personnel qui peuvent se réunir sur leur temps de délégation. En d’autres termes, les participants ne peuvent quitter leur poste de travail pour participer à une réunion syndicale. En revanche, ces réunions peuvent se tenir dans l’amplitude horaire de l’entreprise si les participants se situent quant à eux en dehors de leur temps de travail.

Les réunions réalisées à l’aide de ces outils numériques sont considérées au même titre que les réunions présentielles et suivent donc les mêmes dispositions légales : articles L 2142-10 et L 2142-11 du code du travail.

Article 9 – Dispositions finales

9.1 Durée et date d’effet

La Direction et les Organisations Syndicales réaffirment leur volonté d’inscrire cet accord dans la durée et partagent les enjeux de la communication dans l’exercice du droit syndical.

Le présent accord est donc conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt à la DREETS.

9.2 Révision et dénonciation

Conformément aux articles L 2261-7 et 2261-8 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier.

Il pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

Toute dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé réception aux autres parties signataires et devra donner lieu à dépôt auprès de la DREETS, dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

Il pourra également être révisé conformément aux dispositions de l’article L.2261-7 du Code du travail, ceci à tout moment et sur demande motivée comportant mention des propositions de révision des dispositions concernées, adressée par lettre recommandée avec accusé réception aux autres parties signataires ou ayant ultérieurement adhéré à l’accord.

A réception d’une telle demande de révision et dans un délai d’un mois, la Direction de SESAN prendra l’initiative d’inviter à la négociation d’un avenant de révision l’ensemble des Organisations Syndicales signataires ou adhérentes.

Un tel avenant de révision ne pourra lui-même être ratifié que par accord majoritaire et dans les conditions précisées à l’article L.2232-12 du Code du travail.

9.3 Notification, dépôt et information des salariés

L’accord sera déposé par la direction au greffe du conseil de prud’hommes compétent. En parallèle, l’entreprise s’engage à déposer le présent accord auprès de la DREETS compétente selon les règles prévues aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail.

La communication du présent accord à l’attention des salariés sera faite sur les panneaux d’affichage du SESAN, et publié sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Paris le 11/04/2022 en quatre exemplaires originaux

Pour l’entreprise Pour le syndicat CFDT