Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez HARDIS GROUPE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Entre

La Société Hardis Groupe, société par actions simplifiée, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Grenoble au numéro 513 852 657, dont le siège social est situé 34 rue de la Tuilerie, 38170 Seyssinet – Pariset, prise en la personne de son représentant légal,

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales suivantes représentatives au sein de l’entreprise au sens de l'Article L.2121-1 et L.2122-1 du Code du Travail, désignées ci-dessous :

• CFDT représentée par xxx et xxx, délégués syndicaux de la Société HARDIS GROUPE

• CFE-CGC représentée par xxx et xxx, délégués syndicaux de la Société HARDIS GROUPE

D’autre part,

Dénommées ensemble « les Parties »,

Il a été convenu ce qui suit:

Préambule

Compte tenu de l’activité de l’entreprise et plus particulièrement de son organisation du travail, à savoir que nombre de salariés travaillent chez les clients ou sont en déplacement professionnel, que l’entreprise a mis en place le télétravail régulier et que les élections peuvent se dérouler sur une période de vacances/absence pour les salariés, les partenaires sociaux et l’entreprise s’accordent pour reconnaître l’intérêt du recours au vote électronique, plus particulièrement lors des élections professionnelles.
Par ailleurs, lors des précédentes élections au sein de Hardis Group, l’entreprise a déjà procédé à la mise en place du vote électronique.

Par le présent accord, les parties conviennent en conséquence d’établir les caractéristiques du vote électronique au sein de l’entreprise, dans les conditions précisées ci-après.

Article 1. Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique à l’occasion des élections des Représentants du Personnel.

L’outil doit permettre la plus large expression des salariés en vue du renouvellement des institutions représentatives du personnel, eu égard aux caractéristiques spécifiques de l’entreprise. En proposant le vote électronique, les partenaires sociaux et l’entreprise ont pour volonté de permettre que le dialogue social résulte du plus grand nombre.

Le protocole d'accord préélectoral précisera le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2. Exclusion du vote exprimé à corps présent

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à corps présent (bureau de vote physique ouvert sur site).

Article 3. Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

Afin d’assurer la neutralité de l’entreprise dans l’utilisation de l’outil de vote électronique, l’entreprise choisit de ne pas développer l’outil et de choisir un prestataire professionnel du vote électronique.

En conséquence, l’entreprise, après appel d'offres, choisira un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément aux spécifications précisées dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 4. Vote électronique

Les votes seront ouverts pour l’instance à élire.

La démarche de l’électeur qui choisit de voter via l’application électronique est la suivante:

L’électeur, doit se connecter à l’application avec ses codes électeurs (Code d’accès et mot de passe) qui lui seront transmis par le prestataire retenu. Il est automatiquement dirigé vers la fenêtre d’accueil qui fait apparaître la nature de l’instance représentative du personnel, l’établissement concerné, le tour de scrutin, éventuellement le collège électoral, ainsi que les listes de candidats. Le collaborateur peut alors faire son choix.

II est dirigé sur un écran avec l’ensemble des choix possibles et peut exprimer son vote. Le vote blanc ainsi que la faculté de rayer des noms à l’intérieur des listes, conformément à la législation régissant les élections des instances représentatives du personnel, est possible.

Une fois le choix effectué, le salarié cliquera dans l’icône lui permettant de voter. Un nouvel écran apparaitra, lui permettant de visualiser son choix. Il lui appartient alors de valider son vote (en appliquant le principe du « code de défi ») ou non. Cette démarche symbolise la volonté du salarié de déposer son enveloppe dans l’urne de vote. Suivra un message de confirmation avant de quitter le bureau de vote, confirmant l’enregistrement du vote et la signature par l’électeur de la liste d’émargement, sachant qu’il ne sera pas possible pour le bureau de vote de faire le lien entre un bulletin et son expéditeur. Après avoir voté via cette application, il sera impossible pour le salarié de voter à nouveau.

Article 5. Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

5.1. Intégrité et sécurité de l’outil, confidentialité des données transmises

Afin de conforter l’intégrité et la confidentialité du vote électronique, il est prévu aux termes du présent accord qu’un audit du système ainsi qu’un constat par huissier du code source, des exécutables, des compilés, des clés servant au dépouillement et des sauvegardes de données soient possibles. Sur demande des partenaires sociaux signataires du présent accord, le dispositif doit être en conformité avec la législation et le prestataire doit apporter les éléments de preuve de cette conformité.

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• —  les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• —  la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• —  l'émargement ;

• —  l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

5.2. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• —  listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• —  fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• —  listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• —  listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

• —  listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• —  pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;

• —  pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• —  pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• —  pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

• —  pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.

5.3. Garantie des exigences techniques

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

5.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule sera composée d’administrateurs de la société retenue comme prestataire après appel d’offre.

Cette cellule d'assistance est chargée de :

• —  procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• —  procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• procurer l’aide nécessaire au bon fonctionnement du vote électronique ;

• —  contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5.5. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception pour l’électeur.

5.6. Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par au moins deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

La liste d’émargement électronique contenant l’adresse IP, l’identifiant électeur, le nom, prénom, date et heure ainsi que la table de correspondance seront tenues à disposition de l’électeur pour consultation lui permettant de vérifier que son vote a bien été pris en compte.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 6. Information du personnel et de ses représentants

L'entreprise informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique.

Il est convenu que l’application de vote telle que présentée aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ne fera l’objet d’aucune modification ultérieure de quelque ordre que ce soit après validation de l’outil de vote.

Si une modification de l’outil de vote s’avérait nécessaire, l’entreprise s’engage à informer et consulter les organisations syndicales représentatives sur le sujet.

Elle remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Elle assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 7. Formalités de dépôt

Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé par voie électronique, auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités, la DREETS, sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.

Le présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives ainsi qu’à l’ensemble du personnel.

Article 8. Entrée en vigueur

L'accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du jour de son dépôt.

Article 9. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 10. Révision de l’accord

Les dispositions du présent accord pourront être modifiées d’un commun accord entre les parties signataires et dans les mêmes formes que l’accord initial, selon les conditions définies aux l’article L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 11. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, après un préavis de 6 mois et selon les modalités suivantes : notification écrite à toutes les parties signataires. Le préavis pourra néanmoins être réduit avec accord exprès de toutes les parties signataires.

Fait à Grenoble, le 16 février 2023

En 3 exemplaires originaux,

Pour la Société Hardis Groupe

xxx

Pour la CFDT,

Xxx

xxx

Pour la CFE-CGC,

Xxx

xxx