PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

à l’accès des organisations syndicales

aux nouvelles technologies d’information et de communication

Entre les soussigné(e)s :

- la CPAM de l’Artois

Représentée par sa Directrice, d’une part,

- et les Organisations syndicales, d’autre part,

Il a été conclu le présent accord :

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

CHAPITRE 1 – L’UTILISATION DES NTIC 3

ARTICLE 1 : L’ACCES A INTRANET 3

ARTICLE 2 : LA MISE A DISPOSITION D’UN SITE SYNDICAL SUR L’INTRANET 3

ARTICLE 3 : MESSAGERIE 4

ARTICLE 4 : RGPD 5

CHAPITRE 2 – LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION 5

ARTICLE 6 : LES CONTRAINTES ET REGLES TECHNIQUES A RESPECTER DANS LE CADRE DE L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE 5

ARTICLE 7 : LES REGLES DE MAINTENANCE 6

CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS DIVERSES 6

ARTICLE 8 : UTILISATION ABUSIVE 6

ARTICLE 9 : DEVELOPPEMENT DURABLE 6

ARTICLE 10 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 6

ARTICLE 10 : NOTIFICATION DE L’ACCORD 6

ARTICLE 11 : ENTREE EN VIGUEUR – MESURES DE PUBLICITE 7

PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Le présent protocole a notamment pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

Il fixe, de façon limitative, les conditions d’utilisation de l’intranet, ainsi que de la messagerie électronique. Aucune fonctionnalité autre que celles énoncées ci-après ne pourra être utilisée par les organisations syndicales dans le cadre du dialogue social interne de l’organisme.

L’utilisation des technologies d’information et de communication s’inscrit dans le cadre des règles de la charte informatique de l’Assurance Maladie.

CHAPITRE 1 – L’UTILISATION DES NTIC

ARTICLE 1 : L’ACCES A INTRANET

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition dans le local qui lui est affecté.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

ARTICLE 2 : LA MISE A DISPOSITION D’UN SITE SYNDICAL SUR L’INTRANET

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 2-3. Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

L’organisme ne peut être tenu responsable des informations publiées. La responsabilité de l’organisation syndicale sera engagée.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 2-4. Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme annexée au règlement intérieur.

Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Le portail donnant accès à chaque site syndical est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination « syndicats ».

ARTICLE 3 : MESSAGERIE

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Article 3-1. Conditions d’utilisation de la messagerie électronique

La messagerie électronique ne constitue pas un outil de communication syndicale à destination de l’ensemble du personnel.

La messagerie électronique permet de communiquer :

• en interne, via l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des collaborateurs adhérents, des salariés ayant sollicité le syndicat et des autres syndicats ;

• en externe.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Article 3-2. La confidentialité des échanges avec les salariés

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

ARTICLE 4 : RGPD

Chaque instance représentative du personnel est responsable des traitements de données à caractère personnel qu'elle met en œuvre et à ce titre doit se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données".

La déléguée à la protection des données n'est pas compétente pour les traitements émanant des organisations syndicales et du CSE.

ARTICLE 5 : USAGES PROSCRITS

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales.

Dès lors, les ressources informatiques ne doivent pas être utilisées pour diffuser des images ou des propos portant atteinte :

• à l’image de marque de l’organisme ;

• aux ressources de l’organisme ;

• à l’intégrité et à la conservation des données de l’organisme ;

• aux règles du secret professionnel en vigueur dans l’organisme.

Par ailleurs, le contenu des informations diffusées ne doit contenir ni injure, ni diffamation ; la protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

CHAPITRE 2 – LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION

ARTICLE 6 : LES CONTRAINTES ET REGLES TECHNIQUES A RESPECTER DANS LE CADRE DE L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE

Article 6-1. L’intranet

Concernant la taille des documents, la limite raisonnable est de l’ordre de 10 Méga octets.

Le format est quant à lui limité aux documents PDF.

L’insertion d’images est possible.

Au regard des contraintes techniques pesant sur le réseau interne, des vidéos pourront être diffusées sous réserve qu’elles soient d’une durée raisonnable.

Par ailleurs, les informations seront conservées et mises en ligne dans l’historique pendant au moins douze mois.

Article 6-2. La messagerie

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon, fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 6 Méga Octets, et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

ARTICLE 7 : LES REGLES DE MAINTENANCE

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 8 : UTILISATION ABUSIVE

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si le différend persiste à l’issue de cette rencontre, l'une des parties peut décider de saisir la juridiction compétente.

Cet article ne fait pas obstacle à une saisine directe de la juridiction compétente dans les cas listés à l’article 5 du protocole.

ARTICLE 9 : DEVELOPPEMENT DURABLE

Dans une démarche de développement durable, les organisations syndicales s'engagent à privilégier la diffusion de leurs informations sur l’intranet plutôt que sur support papier.

ARTICLE 10 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Il prend effet à compter du 1er jour du mois civil suivant l'agrément ministériel (article L.123.1 et L.123.2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord pourra être révisé selon les dispositions prévues aux articles L. 2261-7-1 et
L.2261-8 du Code du travail.

ARTICLE 10 : NOTIFICATION DE L’ACCORD

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.

Une copie du document sera également adressées aux organisations syndicales non représentatives ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

ARTICLE 11 : ENTREE EN VIGUEUR – MESURES DE PUBLICITE

Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du code du travail, l’accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes d’Arras.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Arras, le 21 octobre 2022 en neuf exemplaires originaux.

LES SIGNATAIRES :

Pour la CPAM de l’Artois

La Directrice,

Pour les Organisations Syndicales

La CFTC-SROS La CGT

FO-FEC FO-FEC SNADEOS-CFTC

SNFOCOS L’UGICT-CGT