protocole d’accord relatif à la qualité de vie au travail

Entre d’une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Lille-Douai, représentée par son Directeur,

Et d’autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise, soussignée :

• FO/SNFOCOS, représentée par

• CGT, représentée par

• CFDT, représentée par

• UNSA, représentée par

Il a été convenu ce qui suit.

PREAMBULE

En cohérence avec les valeurs de l’Assurance maladie, que sont notamment la solidarité, la responsabilité et l’innovation, la Caisse Primaire D’assurance Maladie Lille-Douai s’engage depuis plusieurs années à l’amélioration de la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

Consciente de la nécessité d’allier performance sociale et mieux être au travail, la Direction a fait de la promotion de la qualité de vie au travail un axe majeur des orientations stratégiques de ces dernières années, que ce soit à travers l’ambition 1 du projet d’entreprise (2014/2017), via la démarche d’innovation participative lancée en 2018, ou encore dans le Schéma Directeur des Ressources Humaines présenté en 2019.

Aussi, dans le prolongement du protocole d’accord local portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la promotion de la diversité du 05 octobre 2020, cette démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail a conduit la Direction et les organisations syndicales représentatives à définir les axes de travail suivants :

• l’articulation entre la vie professionnelle et les responsabilités familiales ;

• la communication et le partage de sens ;

• l’amélioration des environnements de travail ;

Chacun de ces axes donnant lieu à la détermination de nouvelles actions concrètes complétant les nombreuses initiatives locales déjà en place.

Par la détermination de ces nouvelles actions, les parties ont réaffirmé leur ambition partagée d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs tout en recherchant un juste équilibre entre les attentes des collaborateurs et l’actuel contexte d’évolutions constantes.

Ces négociations ont été portées par l’article L. 2242-17 du Code du travail et selon les termes du protocole d’accord fixant le calendrier et a périodicité des négociations obligatoires pris en date du 08 juin 2020. 

La Direction et les organisations syndicales se sont rencontrées à 6 reprises les 16 et 30 septembre, le 14 octobre, les 4 et 26 novembre, le 10 décembre 2020. Ces réunions ont fait l’objet de comptes rendus diffusés aux participants.

A l’issue de ces négociations, les parties signataires sont convenues des dispositions suivantes.

Article 1 - Champ d’application du protocole d’accord

Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de la CPAM de Lille-Douai.

Article 2 - Objet du protocole d’accord

Conscientes du large champ que revêt la thématique de la qualité de vie au travail, les parties signataires au présent protocole ont fait le choix de retenir les domaines de négociation suivants :

• articulation vie professionnelle et exercice de responsabilités familiales ;

• communication et partage de sens avec le collectif de travail ;

• association des collaborateurs dans l’amélioration de leur environnement de travail.

Article 3 - Articulation vie professionnelle et exercice de responsabilité familiale

Par le présent accord, la Direction et les partenaires sociaux rappellent l’existence de mécanismes de solidarités familiales légaux et conventionnels applicables dans l’organisme et dont les modalités de mises en œuvre sont explicitées au sein d’une fiche RH diffusée sur l’Intranet à destination de l’ensemble des collaborateurs.

En complément de ces dispositifs, les parties signataires ont souhaité ouvrir des négociations sur le don de jours de congés et le congé de proche aidant

Etant indiqué que les collaborateurs peuvent également se saisir des différents dispositifs légaux en matière d’articulation entre la vie professionnelle et les responsabilités familiales, tel que le congé de deuil par exemple.

Article 3.1 Le congé de proche aidant

Règlementé par les articles L. 3142-16 et suivants du Code du travail, le congé de proche aidant permet à un salarié de s’absenter de son poste de travail pour s’occuper d'un proche présentant un handicap ou une perte d’autonomie d’une particulière gravité.

Le salarié est en droit de bénéficier de l’ouverture de ce congé lorsque le proche aidé est pour lui :

• son conjoint, son concubin, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;

• un ascendant ; un descendant ;

• un enfant dont il assume la charge au sens de l'article L. 512-1 du code de la sécurité sociale ;

• un collatéral jusqu'au quatrième degré ;

• un ascendant, un descendant ou un collatéral jusqu'au quatrième degré de son conjoint, concubin ou partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;

• une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.

Pour bénéficier de ce congé, aucune condition d’ancienneté n’est requise.

Les parties signataires rappellent également que lorsque les conditions d’ouverture dudit congé sont réunies, celui-ci est de droit et sa mise en œuvre ne peut être refusée.

Au surplus, ayant souhaité négocier sur le délai d’information à respecter pour formuler une demande de congé, et sur une réduction du délai de préavis en cas de retour anticipé du salarié à son poste de travail, respectivement, les durées suivantes ont été retenues :

• l’agent souhaitant bénéficier du congé doit observer un délai d’information de sept jours.

Etant toutefois rappelé qu’en cas de dégradation soudaine de l'état de santé de la personne aidée, d’une situation de crise nécessitant une action urgente du proche aidant  ou d’une cessation brutale de l'hébergement en établissement dont bénéficiaient la personne aidée, le congé débute, ou est renouvelé, sans délai ;

• l’agent souhaitant reprendre son activité de façon anticipée doit respecter un préavis de sept jours en cas de décès du proche aidé, et de quinze jours pour les autres cas.

Une note de service fixant les modalités pratiques du dispositif -telles qu’exposées par le code du travail- et diffusée sur l’intranet renseignera les intéressés.

CONGE DE PROCHE AIDANT Diffusion d’une note de service précisant les modalités de recours au congé de proche aidant Année de diffusion : 2021

Article 3.2 Le don de jours DE REPOS

La loi n° 2014-459 du 9 mai 2014 a instauré le don de jours de repos au bénéfice du salarié, parent d’un enfant gravement malade, accidenté, ou se trouvant en situation de handicap. A cela, la récente loi n° 2020-692 du 8 juin 2020 est venue accorder le don de jours de repos pour le salarié parent dont l’enfant âgé de moins de 25 ans ou la personne dont il avait la charge effective et permanente, est décédé.

Règlementé à l’article L. 1225-65-1 du Code du travail, ce dispositif offre la possibilité pour un « salarié, sur sa demande et en accord avec l’employeur, de renoncer anonymement et sans contrepartie à tout ou partie de ses jours de repos non pris, qu'ils aient été affectés ou non sur un compte épargne temps, au bénéfice d'un autre salarié de l'entreprise qui assume la charge d'un enfant âgé de moins de vingt ans atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants. Le congé annuel ne peut être cédé que pour sa durée excédant vingt-quatre jours ouvrables.

Un salarié peut, dans les mêmes conditions, renoncer à tout ou partie de ses jours de repos non pris au bénéfice d'un autre salarié de l'entreprise dont l'enfant âgé de moins de vingt-cinq ans est décédé. Cette possibilité est également ouverte au bénéfice du salarié au titre du décès de la personne de moins de vingt-cinq ans à sa charge effective et permanente. Cette renonciation peut intervenir au cours de l'année suivant la date du décès ».

3.2.1 Champ d’application du dispositif de don de jours de repos

Les conditions d’exercice du présent dispositif de solidarité familiale ont vocation à s’appliquer à l’ensemble des collaborateurs de la CPAM de Lille-Douai qui pourront être donneurs comme bénéficiaires du don, et cela quelle que soit la nature de leur contrat de travail et leur choix horaire hebdomadaire.

3.2.2 champ Des salariés bénéficiaires du don de jours de repos

Au-delà des bénéficiaires listés à l’article L. 1225-65-1 du Code du travail, dont la liste sera reprise au sein d’une note de service prévue à cet effet, les bénéficiaires à l’ouverture du congé de proche aidant, exposés à l’article 3.2 du présent accord, se voient également accordés le droit de solliciter un don de jours de repos.

3.2.3 Champ des salariés donateurs de jours de repos

Chaque salarié pourra, sur la base du volontariat et sous réserve d’avoir acquis des jours de repos, faire don de jours de congés annuels et de jours de réduction du temps de travail non pris au cours de l’année ou épargnés dans le cadre du compte épargne temps.

Le salarié donneur, sur sa demande et après accord préalable donné par l’employeur, pourra céder :

• des jours de réduction du temps de travail ou de repos pour les cadres au forfait ;

• des jours de congés supplémentaires (congés enfant à charge, congés ancienneté, congés de fractionnement) ;

• des jours de congé principal pour sa durée excédant 24 jours ouvrables (soit les jours de congés excédant 20 jours ouvrés) ;

• des jours inscrits dans un compte épargne-temps.

A noter que ces jours doivent nécessairement être acquis par le salarié donateur et qu’ils ne peuvent être cédés par anticipation.

Le don de jours de repos ne pourra être inférieur à 1 jour et il ne peut se voir fractionner sous la forme de demi-journée ou en heures.

Le nombre de jours accordé par le salarié donateur n’est pas limité. Toutefois, le salarié qui sollicite un appel au don ne pourra se voir accorder plus de 60 jours de repos.

En tout état de cause, le don est volontaire et anonyme. Le salarié donateur ne pourra solliciter aucune contrepartie.

3.2.4 modalites pratiques de mise en œuvre du dispositif du don de jours de repos

Le collaborateur prendra attache avec les services de Ressources Humaines afin de transmettre les justificatifs nécessaires.

Pour répondre au besoin du bénéficiaire, les jours seront comptabilisés par ordre d’arrivée des dons. Dans le cas où le nombre de jours réceptionnés par le service des ressources humaines seraient plus important que le nombre de jours sollicités par le bénéficiaire, les collaborateurs dont les jours seront non utilisés se verront proposés d’être prioritairement sollicités dans l’éventualité de nouvelles demandes de dons de jours qui interviendraient dans l’année, transformant ainsi ce don, en promesse de don.

Les modalités pratiques de mise en œuvre dudit dispositif seront exposées au sein d’une note de service qui renseignera notamment :

• l’organisation de l’appel au don de jours de repos ;

• les justificatifs à fournir ;

• le recueil du don par le bénéficiaire.

La période d’absence du salarié bénéficiaire

Le salarié bénéficiaire bénéficie d’un maintien de sa rémunération pendant toute sa période d’absence.

Cette période d’absence est assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits des salariés.

A l’issue de son absence, le salarié retrouve son emploi précédent ou un emploi similaire assorti d’une rémunération au moins équivalente.

En cas de retour anticipé, le salarié est invité à transmettre sa demande de réintégration dès que possible par courrier ou courriel auprès du service des Ressources Humaines.

DON DE JOURS DE REPOS Diffusion d’une note de service précisant les modalités de recours au don de jours de repos Année de diffusion : 2021

Article 4 - Communication et partage de sens avec le collectif de travail

Au terme des négociations, les parties ont pris la pleine mesure de ce que représentent, en matière de développement de la qualité de vie au travail : la communication et le partage de sens.

Partant, et en complément des dispositifs internes déjà existants, l’objectif de rendre plus efficace la communication a été pris.

Aussi, le choix a été fait d’expérimenter le développement de la polyvalence des collaborateurs de façon à renforcer le partage de sens au travail. Etant indiqué que la ligne managériale intervient comme un levier essentiel dans cette quête de sens au travail.

Article 4.1 Favoriser la fluidité des échanges et sensibiliser aux bons usages des canaux de communication

Les parties au présent accord ont convenu de l’importance, tant pour la bonne conduite de l’activité que pour les collectifs de travail, d’une communication fluide et efficace.

Face à la multitude de canaux, différents leviers destinés à rendre plus efficiente la communication ont alors été identifiés :

• le besoin de clarifier les règles générales garantissant une bonne communication ;

• la nécessité, pour l’ensemble des collaborateurs, de définir les bons canaux de communication en fonction de la nature du message à transmettre et du contexte ;

• l’impératif, au vu des nouvelles méthodes d’organisation du travail, de favoriser la fluidité des échanges.

Conscientes de la nécessité de faire participer sous une forme collaborative l’ensemble du personnel, les parties ont acté la création d’un groupe de travail composé comme suit :

• de collaborateurs et managers volontaires ;

• de membres de la Direction des Ressources humaines ;

• et d’experts des moyens de communication interne.

Ce groupe de travail devra proposer une production relayant les bonnes pratiques d’utilisation des différents canaux de communication.

Par ailleurs, et compte tenu du déploiement du travail à distance, une attention particulière est portée sur la communication par échange de courriels.

Dès lors que le courriel s’impose, assez naturellement, comme le moyen de communication privilégié en situation de travail à distance, les parties ont souhaité accompagner les collaborateurs dans la bonne gestion des courriels de façon à maitriser son usage.

Pour ce faire, des actions de sensibilisation seront alors proposées aux collaborateurs volontaires.

Les dites actions permettront aux collaborateurs de :

• utiliser l'e-mail à bon escient (quand et pourquoi utiliser le mail) ;

• rédiger un e-mail efficace et percutant à travers :

  • la connaissance des règles de rédaction,

  • la prise de contact,

  • la sélection des bons destinataires,

  • la rédaction d’un objet clair et précis,

  • la structure d’un e-mail selon le message essentiel,

  • la relecture indispensable ;

• gérer sa boîte de manière efficace à travers le classement et la planification du traitement des mails.

FLUIDITE DES ECHANGES ET CANAUX DE COMMUNICATION Création d’un groupe de travail conduisant une réflexion sur les bonnes pratiques d’utilisation des différents canaux de communication Déploiement d’actions de sensibilisation destinées à une meilleure gestion des boites mails électroniques Année de mise en œuvre : 2021

Article 4.2 Renforcement des moyens de communication en accompagnant le développement de LIAM au niveau local

Dans le prolongement de ce qui précède, accompagner le déploiement de LIAM au niveau local est apparu comme une nécessité sinon un moyen de parvenir à la fluidité de la communication au sein de la CPAM de Lille-Douai ainsi qu’au bon usage des canaux de communication.

LIAM permet de transmettre de l'information de tout ordre, tout en contribuant à préserver un collectif de travail dès lors qu’il s’agit également d’un réseau social d’entreprise.

En complément de l’intranet, l’outil LIAM constitue donc un nouveau mode de communication permettant de donner davantage de place aux échanges et à la collaboration.

Partant, et face à l’émergence du télétravail, il est nécessaire d’anticiper l’évolution des pratiques de travail en accompagnant les collaborateurs à la prise en main de ce nouvel outil de communication.

La Direction s’engage ainsi à accompagner le déploiement de cet outil et ce par différents moyens :

• la diffusion de tutoriels vidéo ;

• une communication renforcée sur l’intranet ;

• l’organisation, dans chaque service, par le manager d’un groupe de travail permettant de définir les objectifs et modalités d’utilisation de l’outil au sein du collectif de travail.

DEPLOIEMENT DE LIAM AU NIVEAU LOCAL Communication renforcée sur l’intranet autour de LIAM (diffusion de tutoriels vidéo par exemple) Création de groupes de travail au sein de chaque service afin de servir le collectif de travail Année de mise en œuvre : 2021

Article 4.3 EXPERIMeNTATION D’UNE PLUS GRANDE POLYVALENCE DES COLLABORATEURS

De nombreuses actions internes valorisant le partage de sens ont déjà été mises en œuvre par la Direction. A titre d’illustration, dès leur arrivée les collaborateurs suivent un parcours d’intégration qui leur permet de donner du sens à chaque activité tout en rencontrant les collaborateurs de nombreux services. La mise en place du parrainage favorise également la transversalité car les parrains et filleuls sont volontairement issus de services différents.

Aussi, tout au long de sa vie professionnelle, le collaborateur peut participer à des dispositifs tels que « côté coulisses » (portes ouvertes dans les services) qui lui permet de découvrir le quotidien de ses collègues, les grands rendez-vous comme l’Assemblée Générale (tous les 2 ans), ou bien encore la cérémonie des vœux qui lui permettra de percevoir la stratégie de la Direction et donc de donner du sens à ses missions. Enfin, la démarche d’innovation participative illustre également parfaitement cette recherche de transversalité. 

La période de crise sanitaire a fait émerger, pour certains collaborateurs, une quête renforcée de sens au travail.

De façon unanime, les parties au présent accord ont alors souhaité que soit mise en place une phase d’expérimentation destinée au développement de la polyvalence, pour certains collaborateurs volontaires.

L’objectif est double :

• permettre aux collaborateurs de mieux saisir le service rendu par l’organisme aux assurés ;

• diversifier les activités exercées par les collaborateurs de façon à valoriser l’investissement au travail et l’entraide entre services.

Cette expérimentation reposera sur les modalités suivantes :

• afin de s’assurer de l’adhésion de la ligne managériale, laquelle est de nature à garantir le succès de cette expérimentation, ladite expérimentation est ouverte aux services dont les managers partagent et encouragent la démarche ;

• une lettre de cadrage marquera le lancement de cette expérimentation ;

• l’expérimentation durera 6 mois

A la fin de l’expérimentation, un bilan sera présenté en réunion de Comité Social et Economique.

EXPERIMENTATION D’UNE PLUS GRANDE POLYVALENCE DES COLLABORATEURS Expérimenter une plus grande polyvalence des collaborateurs pendant 6 mois Année de l’expérimentation : à engager en 2021 avec une poursuite sur l’année 2022

Article 5 - Association des collaborateurs dans l’amélioration de leur environnement de travail

Article 5.1 Etablir un plan d’actions découlant des résultats du BSI

Afin de mesurer les tendances du climat social, les collaborateurs sont régulièrement invités à participer au Baromètre Social Institutionnel organisé par l’Union des caisses nationales de Sécurité sociale (Ucanss).

Dans l’optique d’offrir aux collaborateurs la possibilité d’orienter, par leur expression, la politique interne de l’entreprise, un plan d’actions concrètes sera déployé lorsque le taux de participation atteindra à minima, 40%.

Des communications ponctuelles et générales viendront informer les collaborateurs sur la mise en œuvre des différentes actions identifiées dans le cadre du plan d’actions.

RESULTATS DU BSI Déployer un plan d’actions à l’issu de chaque baromètre social institutionnel obtenant, à minima, 40% de participation Communiquer sur la réalisation du plan d’actions auprès des collaborateurs

Article 5.2 : Aménager les espaces de travail

Dès lors qu’au cours de la durée d’application du présent accord, l’entreprise sera affectée par divers projets de nature immobilière, la méthode de travail encadrant la réalisation de ces derniers a été arrêtée par les parties.

De façon à ce que les collaborateurs évoluent dans un environnement répondant à leurs besoins métier, une consultation de ces derniers sera organisée.

Ladite consultation des collaborateurs reposera notamment sur les principes suivants :

- les espaces de travail sont pensés de façon à permettre une meilleure coopération et collaboration entre les collaborateurs ;

- la consultation est orientée sur les besoins spécifiques à chaque métier ; 

- au sein de chaque service, des groupes de travail seront établis, sur la base du volontariat, de façon à exprimer les besoins propres au(x) métier(s) exercé(s), ceci avec le concours d’un professionnel de l’aménagement des espaces de travail de type space-planner et/ou ergonome ;

- la ligne managériale est également associée par la création d’un groupe de travail spécifique de sorte que les attendus managériaux soient pris en considération ;

- des réunions de travail tenues en présence d’un expert de l’aménagement des espaces de travail et de rapporteurs identifiés au sein de chaque groupe de travail permettront de tenir un échange direct sur la faisabilité technique notamment ;

- cette consultation intéressera les seuls secteurs concernés par des aménagements futurs ;

- enfin, les aménagements identifiés au terme de cette consultation feront l’objet d’une étude budgétaire.

Au surplus, il est acté que le déploiement massif du télétravail supposera de conduire une réflexion profonde sur les espaces de travail et notamment sur la notion de flex-office.

AMENAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL Organiser une consultation des collaborateurs par la formation de groupes de travail et l’accompagnement d’experts pour les futurs projets Année de l’expérimentation : 2022

Article 6 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Conformément à la périodicité fixée au sein du protocole d’accord de méthode, Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans sous réserve de l’agrément ministériel. Il prend fin de plein droit à l’arrivée de son terme et cesse de produire ses effets à cette date.

En effet, le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément prévu par les articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de sécurité sociale. En l’absence d’agrément, cet accord prendra la forme d’un plan d’action.

Il entre en vigueur le premier jour du mois qui suit son agrément ministériel.

Il pourra être révisé selon les conditions légales.

Article 7 - Modalités de suivi et de mise en œuvre de l’accord

Sur la durée d’application du présent accord, le suivi de celui-ci donnera lieu à un bilan annuel présenté au Comité Social et Economique.

SUIVI DE L’ACCORD Présenter, annuellement, un point de suivi de l’accord en réunion de Comité Social et Economique

Article 8 - Publicité et formalités de dépôt de l’accord

Afin d’établir la procédure d’agrément ministériel visée à l’article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de sécurité sociale, le présent accord est notamment transmis à la Direction de la Sécurité Sociale.

Conformément à l’article R. 1321-1 du Code du travail, le présent accord fait l’objet d’un affichage et est diffusé sur l’intranet de la CPAM de Lille-Douai.

Enfin, il est déposé auprès de la DIRECCTE dont relève l’organisme ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de LILLE.

Lille, le 18 décembre 2020

Le Directeur,
FO/SNFOCOS, représentée par
CGT, représentée par
CFDT, représentée par
UNSA, représentée par