protocole d’accord relatif àu droit à la deconnexion

Entre d’une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Lille-Douai, représentée par Madame Carole GRARD, Directrice Générale,

Et d’autre part,

• Les Organisations syndicales soussignées :

  • FO/SNFOCOS, représentées par …… et ……;

  • CGT, représentée par …… ;

  • CFDT, représentée par ……. ;

  • UNSA, représentée par ……..

Préambule

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication contribuent à la modernisation des modes de travail comme en témoigne l’essor du travail hybride, alternant et conjuguant travail sur site et à distance. Cette évolution a été mise en place dans un contexte d’urgence lié à la crise sanitaire du COVID-19 et au confinement de mars 2020, puis de manière plus pérenne au sein de la Caisse au travers de la signature du protocole d’accord relatif au travail à distance en 2020, modifié par deux avenants signés respectivement en 2021 et 2022, dans la lignée de l’accord UCANSS du travail à distance du 28 novembre 2017.

Cependant, ces technologies sont aussi porteuses de risques de brouillage entre la vie professionnelle des salariés et leur vie privée. C’est pourquoi, en vue de trouver un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, le législateur a institué un droit à la déconnexion au travers de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 dite loi « Travail » (article 55), codifié dans le Code du travail dans l’article L.2242-17 alinéa 7.

Ce faisant, les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’employeur de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale sont désormais intégrées à la négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail et des conditions de travail.

Par ailleurs, le droit à la déconnexion est également prévu dans les protocoles UCANSS, notamment, le protocole d’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 et le protocole d’accord relatif au travail à distance du 11 juillet 2022.

Les organisations syndicales représentatives et la Direction ont fait le choix de faire de la déconnexion un thème de négociation à part entière. Le présent accord s’inscrit ainsi dans le cadre du protocole d’accord de méthode de la CPAM de Lille-Douai du 8 juin 2020 tel que modifié par l’avenant du 11 mai 2022. Ce dernier prévoit une négociation triennale sur la thématique liée au droit à la déconnexion. Il est à noter que l’avenant de révision du protocole relatif à la mise en œuvre de la réduction du temps de travail du 18 août 2022, sur l’élargissement du dispositif du forfait jour, insiste sur la nécessité d’une attention particulière sur le droit à la déconnexion des salariés optant pour cette modalité d’organisation du temps de travail.

La Direction et les managers auront la responsabilité de décliner les actions concrètes découlant de cet accord mais c’est l’engagement de tous qui permettra de le faire vivre. Par ailleurs, les parties rappellent que le droit à la déconnexion implique une responsabilité à la fois individuelle et collective.

Article 1– OBJET DE l’accord

Le présent accord a pour objet de définir comment est décliné le droit à la déconnexion au sein de la CPAM de Lille-Douai et de proposer différentes actions permettant de promouvoir de bonnes pratiques d’usages de nos différents outils de communication et d’échange à la fois pour garantir la déconnexion hors temps de travail et pour éviter la surcharge informationnelle pendant le temps de travail.

Article 2- champ d’application de l’accord

Les dispositions et principes établis par le présent accord sont applicables à tous les salariés, soumis au Règlement Intérieur de la CPAM de Lille-Douai, quels que soient les modalités de travail (physique ou à distance) et les niveaux de responsabilité.

Les parties souhaitent préciser que les situations d’urgence constituent une exception aux principes établis dans cet accord.

Une situation d’urgence correspond à la nécessité d’enclencher une action, de recevoir ou de transmettre une information, de prendre une décision, et cela rapidement afin d’éviter des conséquences préjudiciables pour l’organisme ou nos publics/partenaires.

Il en est de même des situations de crise entraînant le déclenchement du plan de continuité d’activité (PCA), qui peuvent conduire, à titre dérogatoire, à une sollicitation des agents en dehors du temps de travail, et particulièrement des acteurs du PCA.

Les parties signataires souhaitent préciser par ailleurs, que les salariés au forfait jours n’étant pas soumis au règlement intérieur relatif à l’horaire individualisé, une attention particulière est portée aux modalités d’exercice de leur droit à la déconnexion.

Article 3- definition du droit a la deconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être sollicité, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

A cet effet, il est rappelé que, le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de son employeur et comprend les heures normales de travail et les heures supplémentaires, ceci conformément à l’article L. 3121-1 du Code du travail.

Il est rappelé que chaque salarié doit veiller à sa sécurité et sa santé en respectant :

• Les temps de repos quotidien et hebdomadaire ;

• Les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non ;

• Les temps de jours fériés de repos ;

• Les temps d’absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, maternité, etc.).

Les outils numériques visés sont :

• Matériels : ordinateurs, tablettes, téléphones portables… ;

• Applicatifs permettant d’être joint à distance, comportant une notification automatique : messagerie électronique, logiciels, softphone, liam, zoom…

Article 4- modalites d’exercice du droit à la deconnexion

4.1. Les engagements de la Direction

La Direction réaffirme son attachement à :

• l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et au bien-être au travail ;

• au droit pour le salarié à ne pas être contacté en dehors de ses heures de travail, sauf cas d’urgence avérée tel que précisé dans l’article 2 du présent accord ;

• la nécessité d’une exemplarité managériale et collective en la matière.

Pour contribuer au respect du droit à la déconnexion, la Direction de la CPAM de Lille-Douai s’engage à renforcer l’organisation de campagnes de sensibilisation régulières à destination de tous les salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux, de les inciter à un usage raisonnable et équilibré des outils numériques et de les accompagner en cas de difficulté.

Les salariés pour lesquels le manager aurait identifié des difficultés de déconnexion et/ou de surcharge informationnelle bénéficieront d’une action de formation adaptée au besoin.

De la même manière, tout salarié dispose de la possibilité d’alerter l’employeur en cas de difficultés particulières à exercer son droit à la déconnexion.

Aucun salarié de l’organisme ne pourra être sanctionné ou pénalisé dans son évolution de carrière s’il ne lisait pas ses courriels, messages ou ne répondait pas à ses appels téléphoniques en dehors des heures de travail.

Enfin, il est souligné qu’hors situation d’urgence avérée liée au fonctionnement du service, les réunions (en présentiel ou à distance) doivent avoir lieu pendant les horaires de travail des personnes concernées et ne se terminent pas au-delà de 18h.

4.2. Exercice du droit à la déconnexion en dehors et pendant le temps de travail

1. En dehors du temps de travail

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’organisme. De ce fait, le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels, des applications de vidéoconférence, messages ou appels téléphoniques qui lui sont adressés ou d’y répondre, sauf cas d’urgence avérée, en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et ses absences quelle qu’en soit la nature.

Les managers s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise. Il en est de même pour les salariés entre eux.

Il est entendu par ailleurs que la connexion au système d’information de l’assurance maladie, aux applicatifs et aux outils numériques professionnels en dehors des horaires de travail doit être justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

Il est également rappelé qu’au sein de la CPAM de Lille-Douai, des actions déjà déployées concourent à l’effectivité du droit à la déconnexion comme :

• La désactivation automatique des messageries électroniques professionnelles pour les périodes d’absence correspondant à des arrêts longs ;

• L’adaptation des accès aux outils informatiques au Règlement Intérieur Horaires Variables, à travers notamment la programmation des ouvertures/fermetures des postes informatiques depuis le 1^er juillet 2022. Ainsi, il est prévu :

  • l’activation d’une fenêtre pop-up invitant le collaborateur à sauvegarder son travail 10 minutes avant 18h15 (ou 19h15 pour le personnel SOPHIA) ;

  • l’arrêt automatique des postes à 18h15 (ou 19h15 pour le personnel SOPHIA) à l’exception des cadres dirigeants et des salariés au forfait jours.

Par ailleurs, les parties conviennent que pendant les périodes d’absences programmées (courtes ou longues), pour faciliter la continuité du service, il soit conseillé au salarié d’activer la notification automatique d’absence permettant à ses correspondants, à la fois internes et externes, d’être informés de son absence, ainsi que les modalités de contact alternatives.

2. Pendant le temps de travail

Les parties signataires prennent en compte l’intégration du droit à la déconnexion dans l’organisation du travail au sein de la CPAM de Lille-Douai.

Ce faisant, les salariés doivent, pendant leur temps de travail, être systématiquement connectés via les canaux de communication mis en place par l’employeur. L’outil de contact privilégié est l’applicatif Zoom.

Toutefois, il est entendu que les salariés peuvent se ménager des plages de concentration, durant le temps de travail, en prévoyant, par exemple, des temps de non utilisation de la messagerie électronique, de suspension de notification de Zoom ou de mail ou en se fixant des plages horaires pour répondre à ces messages.

Dans le cadre de cet accord, les parties conviennent :

• d’accorder un moment de reconnexion correspondant à un temps raisonnable permettant aux salariés de retour de congé, ou de toute autre absence, de prendre connaissance des mails reçus et des informations mises à leur disposition ;

• de recommander à tous les salariés de ne pas solliciter de réponse immédiate sauf cas de nécessité ;

• d’inciter à l’usage des outils de communication les plus adaptés en fonction du type de message tels que précisé dans le guide de bon usage des canaux de communication.

Les managers sont invités à favoriser les échanges oraux directs et à organiser des réunions régulières avec leurs équipes afin de diffuser les informations en lieu et place des courriels.

4.3. Dispositif spécifique applicable aux salariés au forfait jours

Il est rappelé que la répartition du temps de travail du salarié au forfait jours est laissée sous sa responsabilité, ceci dans le respect des nécessités de service et dans les conditions fixées par le protocole d’accord relatif à la mise en œuvre de la réduction du temps de travail du 11 mars 2016, tel que modifié par l’avenant du 18 août 2022 et dans le cadre de la convention individuelle de forfait de jours.

A cet effet, il est garanti aux bénéficiaires d’un forfait annuel en jours le respect des règles en matière de durée du travail, à savoir :

• un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;

• un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives ;

• des jours fériés et des congés payés.

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours bénéficie d’un suivi régulier de sa charge de travail.

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Le salarié au forfait jours bénéficie d’un entretien spécifique avec son responsable hiérarchique chaque année, lors des entretiens annuels d’évaluation (EAEA), pour aborder le sujet relatif aux incidences des technologies de communication au regard du principe de déconnexion.

En cas de difficulté de déconnexion, de surcharge informationnelle, dans la prise effective de repos réguliers et/ou dans la gestion de sa charge de travail, le salarié au forfait jours a la possibilité d’émettre à tout moment, une alerte auprès de son responsable hiérarchique, du responsable RH qui le recevra et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif et prioritaire de la situation.

En tout état de cause et même sans alerte du salarié, un entretien sera automatiquement organisé si le responsable hiérarchique constate une difficulté de déconnexion ou de surcharge informationnelle afin de faire un point sur la charge et l’organisation du travail du salarié.

Article 5- les actions de sensibilisation

Pour faciliter la mise en œuvre de l’exercice du droit à la déconnexion et lutter contre la surcharge informationnelle au sein de la CPAM de Lille-Douai, il est convenu par les parties, que la direction travaille sur :

• la bonne utilisation des e-mails et de la messagerie professionnelle ;

A ce titre, un message de prévention sera intégré en bandeau dans les signatures de mail : « Si vous recevez ce mail en dehors des heures de travail, sauf cas d’urgence, vous n’avez pas à y répondre ».

De même, dans la continuité de cette bonne utilisation, sera travaillé puis communiqué à l’ensemble des collaborateurs un message type, qui définira le gestionnaire d’absence au bureau (identité, coordonnées, canal de contact).

• la bonne utilisation de Zoom et de la téléphonie professionnelle, avec un rappel sur la nécessité de respecter les horaires de travail ;

• les réunions efficaces, quel qu’en soit le format (présentiel, distantiel, hybride) ;

• le bon usage des canaux de communication : quels outils pour quelles pratiques, avec des tutoriels, guides, formations,… sur l’utilisation des outils numériques.

Les supports issus de ces travaux devront être mis à jour autant que de besoin.

En ce sens, il est rappelé de la mise en place, le 28 janvier 2022, au sein de l’organisme, d’un groupe de travail relatif à la réflexion sur les bonnes pratiques d’utilisation des différents canaux de communication.

Par ailleurs, pour contribuer à l’exercice réel du droit à la déconnexion, le personnel de la CPAM de Lille-Douai est régulièrement sensibilisé sur le sujet des dépassements horaires autorisés et non autorisés, comme en témoigne :

• la sensibilisation des managers lors de la réunion du 24 juin 2022 ;

• la diffusion sur l’intranet d’une note de service relative aux horaires de travail le 13 juillet 2022 ;

• la présentation à l’ensemble des salariés de cette note.

Article 6- modalites de suivi et accompagnement

Pour s’assurer de l’exercice effectif du droit à la déconnexion, les parties conviennent de la mise en place d’un observatoire de dérives non nominatif dont l’objectif est de mesurer l’évolution des pratiques en matière d’horaires de connexion et d’échanges de mail.

Les situations d'urgence hors PCA devront rester exceptionnelles et feront l'objet d'une sensibilisation particulière de l’encadrement.

Il est également entendu que tout salarié qui rencontre des difficultés à exercer ce droit à la déconnexion peut demander un entretien à son responsable hiérarchique et/ou au service des Ressources Humaines.

Par ailleurs, il est convenu par les parties que les managers feront le point sur le sujet du droit à la déconnexion avec les salariés, chaque année lors des EAEA dans le cadre de l’onglet QVT d’alinéa.

Chaque année, un bilan de l’application de l’accord est réalisé et présenté au Comité social et Economique (CSE). En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Article 7- entréé en vigueur et duree de l’accord

En application des articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale, le présent accord entre en vigueur le premier jour qui suit son agrément ministériel. Il sera également, transmis à la Direction de la sécurité sociale.

Sous réserve de son agrément ministériel, le présent accord est conclu pour une durée de trois ans. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Article 8- Depot et publicite

Le présent accord sera adressé, conformément aux obligations légales, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme.

Il sera également déposé dans les formes requises, par le représentant de l’organisme auprès de la Directions Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.

Cet accord est à ce titre versé dans une base de données nationale conformément aux prescriptions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Enfin un exemplaire signé du présent accord sera communiqué auprès de l’ensemble du personnel, par affichage et sera déposé sur l’intranet de la CPAM Lille-Douai.

Fait à LILLE, en 8 exemplaires.

Le 8 novembre 2022.

La Direction, représentée par …..
FO/SNFOCOS, représentées par ……. et ……
CGT, représentée par …….
CFDT, représentée par …..
UNSA, représentée par ……