L’Assurance

Maladie HERAULT

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCOMPAGNEMENT DES MANAGERS MULTI-SITES

Entre d’une part,

• La Direction de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Hérault, représentée par.,

Et d’autre part,

• Déléguée Syndicale C.F.T.C.

• Délégué syndical SNADEOS - CFTC

• Déléguée Syndicale C.G.T.

• Déléguée Syndicale F.O.

• Délégué Syndical SNFOCOS

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

(image supprimée)

Préambule La réorganisation du réseau, au travers des mutualisations initiées dans le cadre d’une recherche d’accroissement de la performance collective pour faire face aux enjeux de demain, a amené les organismes à une nouvelle réalité à laquelle les différents collaborateurs ont dû s’adapter. C’est dans le contexte de cette évolution mais également dans un souci d’équilibre des ressources et de couverture du territoire qu’une partie de l’encadrement gèrent des collaborateurs répartis sur plusieurs sites. Au regard des spécificités liées à cette organisation et des conséquences sur le métier de managers multi-sites, la Direction a décidé de s’accorder à définir des engagements au profit des managers concernés, notamment en prévoyant certains aménagements leur facilitant les déplacements, les modalités d’échange et toutes autres actions simplificatrices. Cet accord vise à définir les dispositions applicables aux managers multi-sites mené à partir de données objectives organisationnelles. Les règles définies dans le présent accord doivent permettre aux managers multi-sites d’effectuer, dans de bonnes conditions, l’ensemble de leur fonction.

ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GENERALES

1.1 Champs d’application

L'accord est institué au niveau de la Caisse primaire de l’Hérault.

Les dispositions introduites au niveau de l'accord d'entreprise sont applicables à l’ensemble des managers ayant à leur charge des collaborateurs répartis sur plusieurs sites, qu’ils soient en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée.

1.2 Définition

Sont considérés comme manager multi-sites, l’encadrement ayant des fonctions managériales auprès d’équipes réparties sur au moins deux sites distincts.

Les managers « adjoints » ou les managers assurant l’intérim au sens de la Convention Collective bénéficient également des dispositions du présent accord.

ARTICLE 2 – AMENAGEMENTS MATERIELS

Nonobstant les spécificités qui se présentent aux managers multi-sites, ceux-ci doivent également exercer une gestion de proximité malgré la distance. L’employeur s’engage à mettre à disposition, avant la fin du premier semestre 2021, les points ci-dessous :

2.1 – Transport et déplacements

L'employeur ou son représentant détermine une politique adaptée aux déplacements des managers multi-sites dans le cadre d’une réflexion globale portant sur l’utilisation et l’optimisation du parc automobile de la caisse primaire de l’Hérault ainsi que des places de stationnement associées :

L’employeur ou son représentant s’engage sur les points suivants :

• Redimensionnement du parc automobile en intégrant l’acquisition de véhicules communs dédiés aux managers multi-sites : 5 véhicules répartis sur Gambetta, Hours, Mosson, Guimbaud.

• Prise en compte de modalités d’utilisations du parc automobile à des fins de facilitation dans l’exercice professionnel des managers multi-sites par la garantie d’une gestion autonome entre managers multi-sites des véhicules dédiés sur G-RESERV. Ce principe met fin à toutes formes d’annulations intempestives liées à une gestion centralisée.

• Identification des places de parking attitrées liées au nombre de véhicules sur l’Hours pour des places sur le site de Gambetta et pour des places sur l’Hours liées au nombre de véhicules de Gambetta.

• Optimisation de l’outil de gestion du parc automobile G-RESERV par une meilleure appropriation du possible (partage de véhicule différentié entre l’aller et le retour) et covoiturage quand les horaires concordent.

• Organisation d’un roulement organisé et équitable sur l’ensemble des jours de la semaine pour l’utilisation des véhicules multi sites.

• Simplification des démarches administratives en lien avec les déplacements inter-sites sans en perdre le contrôle budgétaire. La solution « Traveldoo », permettra la réservation ainsi que le 1/3 payant des transports SNCF.

• Dans le cas d’indisponibilité d’un véhicule multi-sites et d’un véhicule de service classique attestée par le rejet de réservation, le manager multi-sites définit librement le moyen de transport le plus adapté à sa situation (transports en commun ou véhicule personnel).

En tout état de cause, les déplacements professionnels doivent s’effectuer dans les meilleures conditions de sécurité.

L’employeur s’engage à mettre en œuvre ces dispositions à échéance du 1^er semestre 2021.

2.2 – Locaux

L'employeur ou son représentant s'engage à mettre en place les dispositions suivantes :

• Révision des pratiques en termes de réservation des « bureaux nomades » ou « espaces partagés » pouvant prendre la forme de demi-journée ou de créneaux horaires dans une logique d’optimisation des espaces

• Mise à disposition dans les « bureaux nomades » ou « espaces partagés » de zone de rangement sécurisé permettant d’entreposer ses effets et matériel informatique nomade :

  • 2 sur l’Hours, 3 sur Gambetta, 1 au Guimbaud

• Mise à disposition de salles de réunion sur les 2 principaux sites (Hours Gambetta) chaque site permettant de réaliser des réunions de service dans des conditions adaptées (écran, connexion réseau interne et externe).

• Mise à disposition d’un équipement informatique garantissant l’accès au réseau (socle et/ou répéteur WIFI)

Cet engagement vise à offrir aux managers multi-sites les meilleures conditions de travail. Cela se traduit au besoin d’une révision par site du nombre de bureaux nomades mis à disposition au regard du nombre de managers multi-sites amenés à se déplacer.

L’employeur s’engage à mettre en œuvre les aménagements nécessaires sur l’ensemble des sites au 1^er semestre 2021.

2.3 – Outils de communication

L'employeur ou son représentant s’engage à ce que les managers multi-sites disposent d’outils de communication adaptés à leurs spécificités.

Afin de permettre le management à distance des équipes, les managers multi-sites seront équipés :

• D’un PC portable

• D’outils de vidéoconférence type Zoom, Skype compatibles avec les outils de ses équipes

• De téléphone portable

• D’une possibilité d’imprimer ou de scanner des documents sur l’ensemble des sites.

L’employeur s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des dispositions ci-après dans un délai de 3 mois à compter de l’entrée en vigueur du présent accord pour les managers multi-sites en poste et dans un délai d’1 mois à compter de la prise de fonction.

Afin de limiter les déplacements, tout en maintenant les réunions en présentiel au besoin, l’employeur s’engage à mettre à disposition une licence de vidéoconférence permettant aux managers multi-sites d’être autonomes dans les modalités de réservation des réunions à distance et d’autres dispositifs technologiques de management collaboratif à distance spécifique à la fonction (matériel de visio)

ARTICLE 3 – DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX MANAGERS MULTI-SITES

L’accès, les conditions d’exercices et la qualification des managers affectés à ces fonctions de multi-sites nécessitent, au regard de la spécificité organisationnelle qu’elle comporte, un engagement de l’employeur sur les points suivants :

3.1 La mise en place d’une formation de management à distance :

Une formation de management à distance sera systématiquement proposée au manager multi-sites qu’il soit débutant ou confirmé.

3.2 Le partage des pratiques:

Tous les managers multi-sites se voient proposer une séance « d’échange entre pairs » au moins une fois tous les 3 ans, pour partager sur les pratiques et les outils utilisés.

Ces échanges pourront se traduire par la rédaction d’un guide de bonne pratique du management multi sites.

3.3 La prise en compte de l’exercice de la responsabilité managériale multi-sites :

L’exercice de la responsabilité et de l’organisation managériale multi-sites fera l’objet par le responsable N+1 dans le cadre de l’EAE, d’une analyse régulière des besoins de relais qui seraient nécessaires dans le management multi-sites.

3.4 Les conditions d’exercice

Dans le cadre des aménagements immobiliers à venir, une réflexion prendra en compte en matière de bureaux individuels les spécificités des managers multi-sites et leurs attentes qui seraient exprimées sur un besoin de bureau individuel dans leur site de rattachement et sur l’obtention facilitée d’un espace confidentiel sur l’autre site.

3.5 La qualification de manager multi sites

Une attention particulière dans le cadre de la politique de rémunération annuelle sera portée au déroulement de carrière des managers multi sites.

ARTICLE 4 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.

ARTICLE 5 – COMMUNICATION DE L’ACCORD

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE, du Greffe du Conseil des prud’hommes, de la base de données nationales.

ARTICLE 6 – DUREE DE L’ACCORD

Cet accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Afin de veiller à la bonne application du présent accord, les parties conviennent de se réunir au cours du 4^ème trimestre de chaque année. A cet effet, elles étudieront l’impact de ces dispositions, ainsi que les éventuelles modifications à apporter au présent accord.

ARTICLE 7 – ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord s’applique, sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la Sécurité Sociale.

Fait à Montpellier, le 26 janvier 2021

La Direction

Pour les organisations syndicales

Pour le syndicat CFTC

Déléguée syndicale

Pour le syndicat SNADEOS - CFTC

Délégué syndical

Pour le syndicat CGT

Déléguée syndicale

Pour le syndicat FO

Déléguée syndicale

Pour le syndicat SNFOCOS

Délégué syndical