Accord d'entreprise "Protocole d'accord local relatif au télétravail" chez CPAM DU HAINAUT - CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DU HAINAUT (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL

RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

- La Caisse Primaire d'Assurance Maladie du Hainaut ayant son siège social sis 63, rue du rempart à 59300 Valenciennes, représentée par son Directeur domicilié en cette qualité audit siège.

D’une part, ci-après dénommée CPAM du Hainaut.

Et,

• Pour FO,

• Pour la CGT,

• Pour la CFDT,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant, d’une part, aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Au niveau national, l’accord relatif au travail à distance a été signé le 28 novembre 2017 et agréé le 13 décembre 2017.

L’accord local sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 8 octobre 2015.

Article 1 - Champ d’application

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de la Cpam du Hainaut est effectué par un salarié en-dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail prioritairement à domicile. Par exception, et selon les situations, il n’est pas prévu de pouvoir être en situation de travail à distance depuis un autre site de la CPAM, d’un site d’un autre organisme.

Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la CPAM du Hainaut qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature, les salariés exerçant des fonctions d’accueil en front office, ou encore des salariés sous le régime de l’astreinte.

Article 2 - Conditions de mise en œuvre pour les postes éligibles au Télétravail

Article 2.1 – Mise en place du Télétravail dans l’organisme

La CPAM du Hainaut a mené une expérimentation restreinte qui s’est avérée satisfaisante pour les télétravailleurs comme leurs managers. Ainsi, dans la continuité de cette expérimentation et conformément aux dispositions du Code du Travail, la CPAM entend mettre en œuvre le télétravail, au bénéfice de ses salariés, de manière durable, et par la voie d’un accord collectif d’entreprise

Article 2.2 – Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, la Cpam du Hainaut examine cette demande.

Les demandes sont examinées par la Cpam du Hainaut au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité budgétaire, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

La Direction peut recourir, au besoin, à des critères complémentaires de sélection. En effet, si le nombre de volontaires est important, plusieurs critères permettront de sélectionner les candidats retenus.

Ces critères peuvent se cumuler, et sont les suivants par ordre de priorité :

• une préconisation du médecin du travail,

• l’éloignement du domicile lorsque le trajet domicile / lieu de travail est supérieur à 30 km aller (au lieu de 1 heure dans l’Instruction),

• la charge d’un enfant de moins de 12 ans, d’un ascendant, d’une personne dépendante

• l’ancienneté dans l’emploi (au minimum 18 mois).

La décision de la Cpam du Hainaut fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours, sauf circonstances exceptionnelles….

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la Direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La Direction de l’organisme répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture :

• de l’attestation d’assurance prévue à l’article 3

• du diagnostic de conformité des installations électriques prévu à l’article 4

• d’un justificatif d’abonnement internet haut débit de bonne qualité

Article 2.3 – Préservation du lien avec l’organisme

Article 2.3.1. – Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l’article 2.3.2.

Article 2.3.2. – Aménagements du Télétravail dans des situations particulières

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir un salarié en activité, la Cpam du Hainaut, en lien avec les représentants du personnel, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut notamment le conduire à déroger aux deux jours minimum de travail devant être effectués dans l’organisme.

Article 2.3.3. – Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

Article 2.4 – Conditions de mise en place

Article 2.4.1. – Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail conforme à l’avenant-type annexé au présent accord. Cet avenant, qui est conclu pour une durée d’1 an à 3 ans selon les situations des personnels concernés peut être renouvelé dès lors que le salarié et la Cpam du Hainaut en sont convenus ; il n’est donc pas reconduit tacitement.

A l’issue d’une période de 4 ans et au plus tard le 31 décembre 2022, une réflexion sera menée quant au renouvellement du groupe de télétravailleurs.

Article 2.4.2. – Période d’adaptation et réversibilité permanente

Période d’adaptation et entretien de bilan :

Afin de permettre au salarié et à la Cpam de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation. Pendant cette période dont la durée ne saurait excéder 3 mois à compter de la signature de l’avenant, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation, afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation :

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour la Cpam et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

Situation en cas de changement de fonction ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée :

- à l’accord des deux parties,

- à la réalisation d’un nouveau diagnostic de conformité électrique,

- et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et la Cpam.

Article 2.4.3. – Durée du travail et respect de la vie personnelle

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de la Cpam et, donc, dans le respect des règles légales en vigueur. A ce titre, les agents continuent de bénéficier des dispositions du règlement d’horaire variable et doivent impérativement être joignables pendant les périodes badgées.

Le manager est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter son agent en-dehors de celles-ci. Enfin, comme en présentiel, les pauses sont débadgées.

Si les applications métiers ne permettent pas le télétravail parce qu’indisponibles, le télétravailleur aura la possibilité :

• soit de se positionner un congé, et donc de se libérer de sa journée de travail,

• soit de revenir sur son lieu d’affectation habituel pour y exercer des activités au bureau

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son responsable, à qui il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Pour ce qui concerne les cadres relevant d’un forfait annuel en jours, le décompte du temps de travail est prévu à la demi-journée. Ainsi, chaque demi-journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures travaillées, à une demi-journée de travail au sens de la convention de forfait.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que le manager s’immisce dans la vie personnelle de l’agent ou dans l’organisation de celle-Article 2.4.4. – Choix des jours de Télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation de l’agent.

Pour les agents, le télétravail s’exécute sur les jours définis chaque semaine dans l’avenant au contrat de travail.

Pour les cadres techniques et informaticiens, le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de 40 jours de télétravail maximum par an.

Pour les cadres managers, le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de 20 jours de télétravail maximum par an.

Lorsque le télétravail s’exécute sous la forme d’une enveloppe de jours annuels, l’avenant au contrat de travail précisera les modalités selon lesquelles le télétravailleur prévient en amont son responsable qu’il sera en situation de télétravail.

Dans tous les cas, le télétravail régulier ou occasionnel ne doit pas conduire à déroger à la règle des 2 jours de présence par semaine dans l’organisme.

Article 2.4.5. – Situations exceptionnelles de recours au Télétravail

En complément des dispositions prévues à l’article précédent, la CPAM du Hainaut s’engage à mettre en œuvre le télétravail sur les postes « télétravaillables » dans plusieurs situations dites exceptionnelles.

Dans toutes ces situations de recours exceptionnel au Télétravail :

• la disponibilité du matériel informatique et des paramétrages nécessaires sont un préalable sine qua none,

• les dates d’exercice en Télétravail seront définies par la voie hiérarchique,

• un échange de mail matérialisera l’acceptation réciproque sans qu’il ne soit rédigé d’avenant au contrat de travail

• le Télétravail s’exercera en priorité depuis le domicile du salarié et à défaut depuis un site tiers le plus proche du domicile si cela est possible,

• ces situations exceptionnelles n’ouvrent pas droit aux indemnités forfaitaires.

 Ainsi :

• En cas de pic de pollution, lorsque des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution ont été annoncées par le Préfet (articles L221-6 et L223-1 du code de l’environnement), l'employeur fait droit à la demande du salarié de recourir au télétravail.

Cette situation de télétravail s’éteint avec le retour à la normale des normes de pollution.

• En cas de blocage des transports en commun, sous réserve de faisabilité à valider par le Responsable du département.

Dans ce cadre, le Manager devra s’assurer que les activités à réaliser soient compatibles avec les paramétrages du poste de travail attribué à l’agent.

En cas d’épidémie, l’employeur peut imposer le recours au télétravail dès lors qu’il estime cet aménagement nécessaire pour garantir la continuité d’activité de l’entreprise et la protection de ses salariés.

Article 2.4.6. – Suspension provisoire du Télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (incendie, inondation du lieu de travail, …). Dans ces hypothèses, l’agent ou son manager peut demander, dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

Article 2.4.7. – Suivi du Télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement comprend une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail qui sera matérialisée dans l’Onglet QVT de l’outil ALINEA. Y sont notamment évoqués :

• les conditions d’activité de l’agent en télétravail,

• sa charge de télétravail,

• le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 3 - Assurance

L’agent doit informer son assureur qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.

Il doit fournir à la Cpam du Hainaut une attestation de l’assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail.

Article 4 – Equipements de Travail

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remis par l’agent à son employeur préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. La réalisation de ce diagnostic est organisée par l’employeur dans le cadre d’un Marché public national. L’attestation fournie indique que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur, et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge de l’agent.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. A cet effet, la Cpam lui fournit le matériel informatique et de la communication nécessaire afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail.

A ce titre, un téléphone portable est mis à sa disposition par la Cpam, en assurant la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

L’utilisation du matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas de dysfonctionnement, le télétravailleur doit en informer immédiatement le service informatique ainsi que son manager.

En complément, la CPAM peut mettre à disposition des salariés, sur leur demande, un siège de bureau.

Par ailleurs, en tant que de besoin, et afin d’assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l’organisme met à sa disposition un mobilier adapté dès lors qu’il est préconisé par la médecine du travail dans le cadre d’un aménagement de poste.

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements, et à restituer le matériel lié à son activité à domicile lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Article 5 – Frais Professionnels

Sur présentation de factures, la CPAM prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile, à savoir :

• le coût de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques,

• le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cet indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, ne peut être inférieure à :

• 10 euros pour une journée en télétravail par semaine,

• 20 euros pour deux jours en télétravail par semaine,

• 30 euros pour trois jours en télétravail par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels, et est suspendue en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, …).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation de 2,50 euros par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique.

L’Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.

Article 6 – Protection des Données

L’organisme est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.

Article 7 – Droits et Garanties Individuels et Collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales et, de manière générale, à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme. En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel peuvent être abordés des besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement (frais de repas) ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant et de la prise en charge de son abonnement Transport.

La Cpam s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le Code du travail.

Article 8 – Relations Sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils ont accès à leurs représentants du personnel et à l’information qu’ils diffusent.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 – Consultation de la Représentation du Personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable de la représentation du personnel. Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme lui sera présenté.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

Article 10 – Santé au Travail et Représentation du Personnel

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent donc avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité Sociale. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 11 – Sensibilisation et Formation au Télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont également formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 12 - Publicité

Le présent accord sera applicable le jour suivant les formalités de dépôt prévues à l’article L 2231-6 du Code du travail.

La partie la plus diligente doit déposer l’accord en deux exemplaires à la Direction Départementale du travail et de l’emploi de Valenciennes (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) et en un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Valenciennes.

L’Accord ne sera opposable qu'une fois l'ensemble des formalités réalisées et lorsque la Cpam du Hainaut en aura fait la publicité dans l'entreprise. Le présent accord sera consultable dans l’intranet de la CPAM du Hainaut.

Article 13 – Dispositions Diverses

L’accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de la date d’agrément.

Fait à Valenciennes, le

En 6 exemplaires.

Pour la CPAM du HAINAUT

Le Directeur,

Les Délégués Syndicaux,

CFDT CGT FO