Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants au conseil de la CPAM du Hainaut" chez CPAM DU HAINAUT - CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DU HAINAUT (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU CONSEIL DE LA CPAM DU HAINAUT

Entre les soussignés :

D’une part,

La Caisse Primaire d'Assurance Maladie du Hainaut, ayant son siège social au 63, rue du rempart à 59300 Valenciennes représentée par sa Directrice, domiciliée en cette qualité audit siège,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de la CPAM du Hainaut :

Pour la CFDT,

Pour la CGT,

Pour FO,

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants au Conseil de la CPAM du Hainaut, favoriser la participation des salariés et augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles. De plus, il répond également à la convention d’objectifs et de gestion 2018-2022, et au référentiel de la démarche RSO de la Sécurité Sociale et notamment aux engagements n°3 « Réduire notre impact environnemental » et n°4 « Intégrer les enjeux RSO dans la stratégie et le processus achat ».

Le présent accord, dans la continuité des 2 précédents, a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections à venir.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations

1.1 Vote exclusivement par Internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour

les élections des représentants au Conseil prévues en mars 2022.

1. 2 Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Dans le cadre de la dématérialisation des processus, l’UCANSS a souhaité mettre l’accent sur le développement de toute nouvelle solution électronique innovante. C’est en ce sens qu’un accord-cadre (n°18/AC/22) a été mis en œuvre en février 2019, avec comme seul attributaire depuis février 2020, la société PARAGON.

1.3 Listes électorales

La Gestion du personnel établira un fichier « listes électorales » qui engendre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date de naissance, ancienneté dans l’Institution, collège d’appartenance.

La Direction transmettra ce fichier au prestataire.

1.4 Liste de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Une vérification en amont est prévue pour l’employeur et les Représentants désignés quel que soit le prestataire.

1.5 Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour sensibiliser les électeurs à cette technique de vote.

• En amont du scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

• messages ciblés sur miam, par messagerie professionnelle et par envoi postal aux personnes absentes durant notre période de campagne électorale.

• Pendant le scrutin :

Afin d’obtenir toutes informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

1.6 Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une même semaine du lundi matin 9h00 au jeudi 15h45 et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un identifiant et un code secret générés de manière aléatoire par le prestataire selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l‘utilisateur des identifiants de connexion. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-10 du Code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

2.3 Vote par correspondance

La solution de vote électronique étant accessible depuis tout terminal disposant d’un accès internet (smartphones, tablettes, ordinateurs personnels et/ou professionnels), l’option du vote par correspondance a été, avec l’accord les délégués syndicaux, écartée.

Article 3 : Dispositions diverses

3.1 Révision et durée de l’accord

Cet accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales (articles L 2222-5 et L 2222-5-1 du Code du Travail).

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et prendra fin le 24 février 2023 (date de fin de l’accord-cadre).

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la Sécurité sociale.

3.2 Publicité de l’accord

Le présent accord sera applicable le jour suivant les formalités de dépôt prévues à l’article L 2231-6 du Code du travail.

La partie la plus diligente doit déposer l’accord à la DREETS/DDEETS (suivant les modalités opérationnelles en cours) et au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Valenciennes.

Fait à Valenciennes, le 22/12/2021

En 5 exemplaires.

Pour la CPAM du HAINAUT

La Directrice

Les Délégués syndicaux

Pour la CFDT

Pour la CGT

Pour FO