Accord d'entreprise "Accord relatif au fonctionnement du CSE" chez SOA LOGISTICS SAS (Siège)

ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Entre

La société SOA LOGISTICS SAS dont le siège social est situé 21 avenue du Fief, CS 59185 SAINT-OUEN-L’AUMONE, 95076 CERGY PONTOISE CEDEX 1, immatriculée au RCS de Pontoise sous le numéro 517 835 013, représentée aux fins des présentes par, en sa qualité de Directeur du Personnel et des Relations Sociales,

Ci-après l' « Entreprise »,

d'une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives au niveau de l'Entreprise, prises en la personne de leurs Délégués Syndicaux :

- FO :

- CFE-CGC:

Ci – après les « Organisations Syndicales »

d'autre part,

PRÉAMBULE

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a instauré une instance unique de représentation du personnel, le Comité Social et Economique (CSE). Cette nouvelle instance a vocation à se substituer au Comité d’entreprise (CE), aux délégués du personnel (DP) et au Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

La loi prévoit désormais l’obligation de définir le périmètre de mise en place de l’instance de représentation du personnel, en amont de l’organisation des élections, dans le cadre d’un accord collectif. Un accord de mise en place du CSE a dans ce cadre été signé le 13 septembre 2019 instituant un CE unique sur le périmètre total de l’entreprise.

Convaincues de l'importance pour la société SOA LOGISTICS d'organiser la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et en cohérence avec la réalité de l'organisation économique et sociale de l'entreprise, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité définir le fonctionnement du nouveau Comité Social et Economique.

Dans ce cadre, les parties se sont rencontrées les 21 juin, 1^er juillet et 11 septembre 2019, afin de discuter des modalités de fonctionnement de cette nouvelle instance de représentation du personnel.

Suite à ces réunions de négociation, les parties se sont mises d’accord sur les dispositions ci-dessous.

I. Durée des mandats des membres de CSE

Les parties conviennent que les membres du CSE sont élus pour une durée de quatre ans.

Il est également convenu que, si l’effectif CDI de l’entreprise SOA Logistics devait être inférieur à 300 salariés lors des élections professionnelles de 2031, la limite de 3 mandats successifs ne serait pas appliquée.

II. Secrétaire et trésorier

Le CSE désigne au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires. Le vote sera fait à main levée ou à bulletin secret, l’instance se prononçant sur les modalités de vote en amont de celui-ci.

Par dérogation, il pourra être procédé également à la désignation d’un secrétaire adjoint et d’un trésorier adjoint, toujours parmi les titulaires.

La désignation prend la forme d’un vote à la majorité des membres titulaires présents. En cas de partage des voix, le candidat le plus âgé est désigné.

III. Présidence

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, qui peut éventuellement être aussi assisté de trois collaborateurs qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L2315-23.

Il est convenu, en pratique, que le CSE sera présidé par le Directeur de l’Etablissement de SOA Logistics.

IV. Autres participants

Pourront assister également aux réunions les intervenants visés aux articles L2314-3 et L2315-27 du Code du travail à savoir le Médecin du travail, l’Inspecteur du travail, le référent CARSAT et le référent EHS interne à l’entreprise, lors des réunions portant sur des questions de santé, sécurité et conditions de travail.

En dehors de ces personnes, pourront également être présents, lors de ces réunions, des invités, à la demande du CSE ou de la Direction, sous réserve de l’accord de la majorité des membres présents.

V. Heures de délégation

Le nombre d’heures de délégation des titulaires du CSE sera mentionné dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) selon la réglementation en vigueur.

Le temps passé en réunion du CSE, ou en commission santé, sécurité et conditions de travail, ne sera pas déduit de ce crédit d’heures. Ce temps est considéré de plein droit comme du temps de travail effectif, et rémunéré comme tel à l’échéance normale de paie.

Le temps passé aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle, à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence ou grave, à la formation en santé, sécurité et conditions de travail et à la formation économique des membres du CSE sera également rémunéré comme du temps de travail effectif et ne s’imputera pas sur le crédit d’heures.

Les membres titulaires du CSE peuvent chaque mois répartir entre eux et avec les suppléants, le crédit d’heures dont ils disposent.

La répartition ne peut toutefois conduire l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation dont il devrait disposer en application des dispositions réglementaires de l’article R2315-6 du code du travail.

Par ailleurs, il est rappelé que les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois glissants à compter de l’élection. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer dans le mois de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie (art. R 2315-5 du Code du Travail).

Dans le cadre de la mutualisation et l’annualisation des heures de délégation, les membres titulaires doivent en informer la Société au plus tard 2 jours avant la date prévue pour leur utilisation dans un écrit précisant l’identité et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux, selon les dispositions de l’article R2315-6 du code du travail.

Un fichier Excel sera également mis en place, tenu par la Direction RH (selon les bons de délégation) et partagé avec les élus afin d’assurer un suivi de la mutualisation des heures avec le Service RH.

L’ensemble des heures de délégation sera posé via les bons de délégation.

Pour les salariés au forfait jours, les heures seront appréciées par demi-journées (une demi-journée équivaut à 4 heures).

Il est convenu que les membres de la CSSCT bénéficieront de 5 heures de délégation mensuelles additionnelles.

Le secrétaire et le trésorier du CSE disposeront chacun de 5 heures mensuelles de délégation additionnelles mutualisables et reportables sur 12 mois dans les mêmes conditions que celles des élus titulaires du CSE.

VI. Fonctionnement du CSE

6.1 Périodicité des réunions

Le CSE tiendra 1 réunion ordinaire par mois. Les parties conviennent qu’une seule réunion ordinaire aura lieu au cours de la période estivale (juillet-août). Les parties s’accorderont en fonction de l’actualité sociale de la société sur la réunion estivale qui sera neutralisée.

Quatre de ces réunions (1 par trimestre) porteront en partie sur les sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Des réunions extraordinaires pourront être organisées selon les modalités prévues aux dispositions législatives en vigueur.

6.2 Convocation, ordre du jour et tenue des réunions.

L’ordre du jour, la convocation et les documents relatifs à la réunion seront transmis au minimum trois jours avant la réunion à l’ensemble des membres du CSE (titulaires et suppléants), sauf lorsque l’ordre du jour prévoira l’une des trois consultations annuelles obligatoires (voir article 8.2).

Siègeront aux réunions ordinaires du CSE l’ensemble des membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion en cas de remplacement d'un titulaire.

Les parties conviennent que les ordres du jour, les convocations et les documents relatifs aux réunions seront transmis par voie électronique ou par papier pour les membres ne disposant pas d’un ordinateur à usage professionnel.

Les parties conviennent que pour séquencer les réunions, la structure de l’ordre du jour sera :

• Questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail (1 fois par trimestre)

• Questions économiques et/ou sociales

• Réclamations du personnel

• Point / communication Direction

• Questions diverses

6.3 Procès-verbaux

Les PV des réunions ordinaires seront rédigés par un prestataire extérieur choisi conjointement entre les élus et la Direction. Pour les réunions ordinaires et les réunions extraordinaires organisées à la demande des élus, les frais engagés seront pris en charge conjointement par l’entreprise et par le CSE via son budget de fonctionnement (25% à la charge du budget de fonctionnement du CSE, plafonné à 2500 Euros HT sur une année civile). Lorsque les réunions extraordinaires sont organisées à la demande de la Direction, le coût de la rédaction des PV est à 100% pris en charge par l’entreprise.

Ils seront rédigés dans un délai d’un mois suivant la réunion auquel ils se rapportent.

Ils seront transmis dans le mois suivant la réunion à la Société en vue de l’approbation à la réunion suivante sauf dérogations prévues expressément par la loi.

Une fois le PV approuvé par le CSE, il sera diffusé à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, via l’intranet ou via les panneaux d’affichage.

VII. Moyens du CSE

7.1 Ressources

7.1.1 Subvention de fonctionnement

Conformément aux dispositions légales, la subvention de fonctionnement du CSE sera de 0,20% de la masse salariale brute.

La subvention prévisionnelle sera versée en janvier pour 75%, puis en octobre pour 20%.

Le reliquat de l’année précédente, calculée sur la masse salariale réelle, sera versé ou repris en mars de l’année suivante.

7.1.2 Contribution aux activités sociales et culturelles

La contribution aux activité sociales et culturelles du CSE sera de 1,19 %.

La subvention prévisionnelle sera versée en janvier pour 75%, puis en octobre pour 20%.

Le reliquat de l’année précédente, calculée sur la masse salariale réelle, sera versé ou repris en mars de l’année suivante.

7.1.3 Affectations des biens du CE vers le CSE

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le CE décidera lors de sa dernière réunion de l’affectation de l’ensemble de ses biens meubles et immeubles, créances et dettes ; l’ordre du jour de la dernière réunion (prévue en novembre 2019) devra faire mention de ce point.

Le CSE procèdera, lors de sa première réunion, à un vote à la majorité des membres présents afin de valider cette affectation des biens ou de décider d’autres affectations.

En tout état de cause, les membres du CE devront procéder à l’inventaire de l’ensemble des biens qu’il possède afin de répondre à cette obligation légale et veilleront notamment à établir un arrêté des comptes.

7.2 Local

Conformément aux dispositions légales en vigueur, un local fermant à clé équipé d’un ordinateur, d’une ligne téléphonique, d’une imprimante et d’une connexion internet haut débit sera mis à disposition du CSE. Un budget de 1000 Euros sera accordé et versé sur le compte de fonctionnement du CSE au début de chaque mandature et renouvelé tous les 4 ans afin de permettre l’acquisition d’un PC portable et de logiciels de bureautique. Ce PC sera placé sous la responsabilité du secrétaire du CSE et pourra permettre d’accéder à internet indépendamment du réseau 3M en se connectant au Wifi « visiteurs » ou « Guest ». Il ne sera pas maintenu par les services de l’entreprise.

L’actuel local du CE sera ainsi conservé à la disposition du CSE.

7.3 Formations

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois bénéficient d’un stage de formation économique dans les conditions et limites prévues par la Loi.

Cette formation sera renouvelée lorsque les membres titulaires du CSE auront exercé leur mandat pendant une durée de 4 ans, consécutifs ou non (art. L 2315-17).

Cette formation d’une durée maximale de 5 jours sera financée par le budget de fonctionnement du CSE ; son programme sera défini conjointement entre les élus et la direction selon les besoins. Les salaires des stagiaires seront maintenus par l’entreprise.

7.4 Le règlement intérieur du CSE

Le CSE sera doté d’un règlement intérieur, qui définira notamment ses modalités de fonctionnement internes, les modalités de ses rapports avec ses salariés, ainsi que les modalités d’arrêté annuel des comptes.

VIII. Attributions du CSE

8.1 Généralités

Le CSE assurera les missions et attributions définies par les dispositions légales et réglementaires.

Dans ce cadre, le CSE exerce notamment les missions suivantes :

• Il présente les doléances et réclamations collectives ou individuelles des salariés à l’employeur ;

• Il est chargé de promouvoir l’amélioration de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise ;

• Il est informé et consulté périodiquement sur les orientations stratégiques de l’entreprise, la situation économique et financière de l’entreprise et la politique sociale de l’entreprise ainsi que sur les conditions de travail et l’emploi ;

• Il est informé et consulté ponctuellement sur les décisions de l’entreprise relatives notamment à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail et à la formation professionnelle ;

• Il dispose d’un droit d’alerte notamment en cas d’atteinte aux droits des personnes, en cas de danger grave et imminent, en matière économique et en matière sociale ;

• Il assure le suivi de l’application des accords d’entreprise,

• Il gère les activités sociales et culturelles de l’entreprise.

8.2 Consultations récurrentes

• Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

Cette consultation aura lieu tous les ans au cours du 4^ème trimestre

Le CSE se verra remettre une note d’information avec les éléments issus de la BDES.

Cette note d’information traitera dans une première partie des données économiques et des orientations stratégiques au niveau Groupe et dans une seconde partie elle traitera des mêmes données mais au niveau Société.

Le CSE disposera de cette note d’information 8 jours au préalable de la réunion ; il aura toute latitude pour poser ses questions en amont de cette réunion par voie électronique. La direction s’engage à y répondre lors de la réunion.

Le point de départ du délai pour rendre un avis à cette consultation sera la date de remise de la note. Le CSE disposera d’un délai d’un mois (1) sauf s’il recourt à un expert où là le délai est porté à deux mois (2). Le coût de cette expertise sera pris en charge à hauteur de 20% sur le budget de fonctionnement du CSE.

A défaut d’avis écrit et motivé de la part du CSE, il sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

• Consultation sur la situation économique et financière

Cette consultation aura lieu tous les ans au cours du 2^ème trimestre.

Le point de départ du délai pour rendre un avis à cette consultation sera la date de la réunion.

Le CSE sera convié 8 jours avant la date de la réunion.

Toutes les informations servant à cette consultation seront disponibles sur la BDES en même temps que la convocation.

Durant cette réunion, le Président sera accompagné par le Responsable Financier de la Société.

Les sujets abordés durant cette réunion seront :

• CA, bénéfice ou perte constaté,

• Résultat d’activité en valeur et en volume,

• Transfert de capitaux entre la société mère et les filiales,

• Situation de la sous-traitance,

• Affectation des bénéfices,

• Aides ou avantages financiers consentis à l'entreprise par l'Union européenne, l'Etat, une collectivité territoriale, un de leurs établissements publics ou un organisme privé chargé d'une mission de service public, et leur utilisation. Pour chacune de ces aides, il est indiqué la nature de l'aide, son objet, son montant, les conditions de versement et d'emploi fixées, le cas échéant, par la personne publique qui l'attribue et son emploi

• Investissements,

• Evolution de la structure et du montant des salaires,

• Perspectives économiques sur l’année n+1,

• Mesures envisagées pour l’amélioration, le renouvellement ou la transformation des équipements,

• Mesures envisagées pour l’amélioration, le renouvellement ou la transformation des méthodes de production ou d’exploitation,

• Incidence de ces mesures sur les conditions de travail et d’emploi,

Par ailleurs, dans le cadre de cette consultation, les éléments de la BDES seront mis à jour.

Le CSE disposera d’un délai d’un mois (1) sauf s’il recourt à un expert où là le délai est porté à deux mois (2). L’expertise éventuelle sera prise en charge par la société.

A défaut d’avis écrit et motivé de la part du CSE, il sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

• Consultation sur la politique sociale de l’entreprise

Le CSE est consulté chaque année sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. Cette consultation porte sur l’évolution de l’emploi, les qualifications, le programme pluriannuel de formation, les actions de formation envisagées par l’employeur, l’apprentissage, les conditions d’accueil en stage, les actions de prévention en matière de santé et de sécurité, les conditions de travail, les congés et l’aménagement du temps de travail, la durée du travail, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et les modalités du droit d’expression des salariés dans les entreprises non couvertes par un accord sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail contenant des dispositions sur ce droit.

Les informations transmises au CSE dans le cadre de cette consultation seront mis à jour dans la BDES.

Cette consultation aura lieu tous les ans au cours du deuxième trimestre.

Le CSE rendra un avis unique sur l’ensemble des thèmes ci-dessus.

Les données seront communiquées au CSE 8 jours avant la réunion.

Le CSE dispose d’un délai d’un mois [1] à compter de la mise à disposition des données pour rendre son avis. Le délai est porté à deux mois [2] en cas de recours à un expert-comptable. L’expertise éventuelle sera prise en charge par la société.

A défaut d’avis écrit et motivé de la part du CSE, il sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

IX. La Commission CSSCT

Une CSSCT est constituée au sein du CSE afin de traiter spécifiquement de certains sujets, sans pour autant qu’il ne soit porté atteinte aux attributions du CSE en matière de consultation et de droit d’expertise.

9.1. Nombre et périmètre

L’effectif de l’entreprise étant inférieur à 300 salariés, la mise en place au sein du CSE d’une Commission Santé sécurité et conditions de travail n’est pas obligatoire. Les parties conviennent néanmoins de mettre en place une commission santé, sécurité et conditions de travail représentant l’ensemble des salariés de SOA Logistics.

9.2 Composition

La CSSCT sera composée au maximum de 4 membres désignés par le CSE, obligatoirement parmi ses membres titulaires ou suppléants, et dont au moins un membre issu du 2^ème collège (ou du 3^ème collège s’il existe).

La désignation sera effectuée lors de la première réunion du CSE suite aux élections, avec un appel à candidature préalable destiné aux membres du CSE. La désignation se fera via un vote à main levée ou à bulletin secret, l’instance se prononçant au préalable sur les modalités du scrutin.

Elle est présidée par un représentant de l’employeur qui se fera assister si nécessaire par le référent EHS local. Le médecin du travail, l’inspecteur du travail et l’agent des services de prévention de la CARSAT seront également conviés.

Si un siège au sein de la CSSCT était amené à être vacant, de manière temporaire ou définitive, il serait procédé à la désignation par le CSE d’un nouveau membre de manière à ce que la CSSCT soit toujours composée de 4 membres issus des titulaires ou des suppléants du CSE dont un membre du 2^ème collège (ou du 3^ème collège s’il existe).

9.3 Attributions déléguées par le CSE à la CSSCT

Cette commission aura pour objet de traiter les sujets suivants :

• Proposition d’amélioration des conditions de travail, d’emploi et de formation professionnelle des salariés.

• Pouvoir d’inspection et d’enquête en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

• Analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés.

• Analyse des accidents de travail et préconisations afin de les éviter.

• Facilitation de l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.

• Enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladie à caractère professionnel.

• Proposition d’actions de prévention.

Le CSE garde sa compétence en matière de consultation et de désignation d’expert.

Un des membres titulaires CSE de la CSSCT sera désigné « rapporteur » au CSE et devra rendre compte des actions de la CSSCT. A ce titre, il présentera un bilan des actions menées par la CSSCT au CSE lors des quatre réunions CSE où les points Santé, Sécurité et Conditions de travail seront présentés.

Le rapporteur de la CSSCT au CSE bénéficiera de 2 heures mensuelles de délégation additionnelles.

9.4 Réunions

La CSSCT se réunira une fois par trimestre à l’initiative de la Société préalablement aux quatre réunions du CSE où seront abordés les points Santé, Sécurité et Conditions de travail.

L’employeur réunira la CSSCT sur la base de l’ordre du jour, fixé conjointement par le rapporteur de la CSSCT et la Direction.

La convocation et l’ordre du jour seront transmis au minimum 5 jours avant la réunion par voie électronique.

Un compte-rendu sera rédigé à l’issue de chaque réunion par le rapporteur et sera communiqué au CSE lors des réunions préparatoires de ce dernier.

Lors des CSE où les questions santé, sécurité et conditions de travail seront à l’ordre du jour, le compte-rendu de la CSSCT sera lu et les points particuliers seront remontés. Les membres de la CSSCT qui ne seraient que suppléants au CSE seront autorisés à participer à la partie de la réunion du CSE trimestrielle consacrée aux questions de santé, sécurité et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires, à la demande des membres de la CSSCT, pourront avoir lieu. La Direction devra organiser la réunion dans un délai de 15 jours après réception de la demande.

9.5 Moyens de fonctionnement

L’ensemble des membres de la délégation du personnel du comité social et économique bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dans des conditions déterminées par la Loi. Il est convenu que pour les membres du CSE désignés suite aux élections professionnelles de novembre 2019, la durée de cette formation sera de 3 jours.

Le financement de la formation prévue à l'alinéa précédent est pris en charge par l'employeur dans des conditions prévues par la Loi et les règlements.

Cette formation sera renouvelée lorsque les membres de la CSSCT auront exercé leur mandat pendant une durée de 4 ans, consécutifs ou non

Les membres de la CSSCT bénéficieront chacun de 5 heures de délégation par mois.

Ces heures sont mutualisables et annualisables dans les mêmes conditions que les heures de délégation des membres du CSE.

Ces heures de délégation se cumulent avec les heures de délégation accordées au titre du mandat de membre du CSE.

X. Dispositions finales

10.1 Entrée en vigueur du présent accord

Le présent accord prendra effet au jour suivant son dépôt.

L’accord sera conclu pour une durée indéterminée.

10.2 Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légales.

Les parties s’engagent à se réunir pour faire le point sur l’application du présent accord dans un délai de 6 mois avant chaque fin de mandature, et procéder le cas échéant à une révision.

10.3 Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire du présent accord signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative, pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du code du travail.

Les conditions de validité du présent accord sont celles des accords majoritaires.

En application des articles R2262-1 et R2262-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Le présent accord sera déposé par le représentant légal de la société, sur la plateforme « TéléAccords » procédure du ministère du travail.

Enfin, un exemplaire du présent accord sera déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Pontoise.

Fait à Cergy, le 2 octobre 2019 en 4 exemplaires originaux

Pour la Société SOA LOGISTICS

Directeur de Personnel et des Relations Sociales

Pour FO

Délégué Syndical

Pour la CFE CGC

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Délégué Syndical