PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL - ELECTIONS 2021

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Mutualité Bretagne Santé Services société de personnes à but non lucratif régie par le Code de la Mutualité dont le siège social est situé 14 rue Colbert, CS 75575 à Lorient (56100).

Représentée par Madame xxxxxx agissant en qualité de Directrice de l’activité Santé Services ayant tous pouvoirs à cet effet.

Ci-après désignée « L’entreprise »

D’une part

ET :

Les organisations syndicales présentes, désignées ci-après :

• C.F.D.T, représentée par Madame xxxxxx, agissant en qualité de déléguée syndicale ;

• CFE -CGC, représenté par Monsieur xxxxxx, agissant en qualité de secrétaire général de l’UD56

D’autre part

Préambule

Suite aux démissions des membres du CSE de la MB Santé Services, il a été décidé la mise en place d’un nouveau comité social et économique d’entreprise (CSE), couvrant l’ensemble des activités et établissements de l'entreprise.

Le présent protocole a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection du CSE pour la période allant du 24 novembre 2021 au 23 novembre 2025, soit pour une période de 4 ans.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

En vue de l’élection des membres de la délégation du Comité Social et Economique, et dans le cadre des dispositions légales, il a été convenu ce qui suit pour l’ensemble des établissements :

Effectif de l’entreprise – nombre de sièges à pourvoir

L’effectif global de l’entreprise est de 128,97 salariés. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 79,76 employés, dont 76,76 femmes et 3 hommes

• 9,55 techniciens, dont 9,55 femmes

• 39,66 cadres, dont 24,14 femmes et 15,52 hommes

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

Employés : 96 % de femmes et 4 % d’hommes

Techniciens : 100% de femmes et 0% d’hommes

Cadres : 61 % de femmes et 39 % d’hommes

En application de l'article R.2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est le suivant :

• 7 membres CSE titulaires

• 7 membres CSE suppléants

Sont inclus dans l’effectif :

• les CDI à temps plein,

• les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les travailleurs à domicile,

• les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent,

• les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu)

• les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail, les titulaires d’un contrat initiative-emploi, pendant la durée de la convention prévue à l’article L.5134-66,

• les titulaires d’un contrat insertion-revenu minimum d’activité, pendant la durée de la convention prévue à l’article L. 5134-75,

• les titulaires d’un contrat d’accompagnement dans l’emploi,

• les titulaires d’un contrat d’avenir,

En sont exclus:

• les apprentis,

• les titulaires d’un contrat de professionnalisation jusqu’au terme prévu par le contrat lorsqu’il est à durée déterminée ou jusqu’à la fin de l’action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée,

• les salariés en contrat à durée déterminée ou mis à disposition ou temporaires lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu,

• le jeune effectuant un stage-étude en entreprise, prévu par son cursus scolaire (stage sous convention),

• l’employeur sans contrat de travail

Collèges électoraux et répartition des sièges

L’effectif de l’établissement en équivalent temps plein se décompose comme suit :

• 79.76 employés

• 9,55 techniciens

• 39,66 cadres

Compte tenu du nombre de siège à pourvoir la répartition par collège est défini comme suit :

• Premier collège (employés/techniciens) : 5 titulaires et 5 suppléants

• Deuxième collège (cadres) 2 titulaires et 2 suppléants

Durée des mandats

Le mandat des membres du CSE prendra effet à la proclamation des résultats pour une durée de 4 ans.

Le nombre de mandat successif est limité à 3.

Date, horaires et lieu du scrutin

Les dates retenues par les parties sont les suivantes :

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des établissements distincts et l’ensemble des collèges :

Du vendredi 19 novembre 2021 à 09h30 au mardi 23 novembre 2021 à 10h00

Au premier tour sont seules habilitées à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

Du vendredi 10 décembre 2021 à 09h30 au mardi 14 décembre 2021 à 10h00

Il a été décidé, avec les organisations syndicales représentatives, au titre des élections professionnelles du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique

Le recours au vote électronique a fait l’objet d’un accord d’entreprise spécifique, distinct du présent protocole pré-électoral.

Sur le vote électronique, l'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société xxxxxx. Le cahier des charges de la solution de vote par voie électronique est annexé au présent protocole (Annexe I).

Conditions d’électorat et d’éligibilité

Sont électeurs, conformément aux textes légaux, les salariés âgés de 16 ans accomplis le jour du scrutin, non déchus de leurs droits électoraux, et travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise à la date du scrutin. Sont également électeurs les salariés d'entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de l'entreprise et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, à condition d'avoir exprimé le choix de voter dans l'entreprise qui les accueille.

Sont éligibles, conformément aux textes légaux, les salariés âgés de dix-huit ans révolus, non déchus de leurs droits électoraux et ayant travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.

Un salarié ne peut se présenter que dans son collège.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont appréciées au jour du premier tour des élections, soit le 19 novembre 2021.

Les listes électorales, établies par la Direction, sont les listes nominatives des électeurs appelés à prendre part au vote et de ceux remplissant les conditions d’éligibilité. Ces listes précisent les noms, prénoms, par ordre alphabétique, date d’entrée dans l’entreprise, l’âge, l’établissement et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E".

Le vote ayant lieu en collèges séparés, il est établi une liste électorale pour chaque collège, regroupant les électeurs de ce collège.

Les listes électorales seront affichées sur les panneaux réservés à cet effet le vendredi 22 octobre 2021 à 12h00.

Dès l’affichage des listes électorales, chaque électeur est en mesure de vérifier s’il a bien été porté sur la liste de son collège. Si une irrégularité est alors relevée, une réclamation présentée par écrit au service des Ressources Humaines par le ou les intéressés peut suffire pour que l’erreur ou l’omission soit immédiatement réparée. Si le litige est plus grave et ne peut être réglé à l’amiable, le Tribunal d’Instance doit être saisi dans les trois jours.

Les listes établies ont un caractère définitif. Considérant que les conditions d’électorat et d’éligibilité doivent être remplies à la date de l’élection, la liste électorale est établie pour les deux tours et ne peut être modifiée après le premier tour.

Modalités de constitution équilibrée des candidatures

Chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Sachant que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire

• Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

• Si l’application des règles précitées conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

• Collège « Employés, techniciens » : 97 % de femmes et 3 % d’hommes

• Collège « Cadres » : 61 % de femmes et 39 % d’hommes

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

Pour les titulaires :

• Collège « Employés, techniciens » : 5 sièges soit 4 candidates femme et 1 candidat homme

• Collège « Cadres  » : 2 sièges soit 1 candidate 1 femme et 1 candidat homme

Chacune de ces listes devra commencer par une candidate femme.

Pour les suppléants :

• Collège « Employés, techniciens » : 5 sièges soit 4 candidates femme et 1 candidat homme

• Collège « Cadres  » : 2 sièges soit 1 candidate 1 femme et 1 candidat homme

Chacune de ces listes devra commencer par une candidate femme.

Modalités de dépôt des candidatures

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 3 novembre 2021 à 12h00.

Les listes seront adressées soit en courrier recommandé avec avis de réception ou déposées en deux exemplaires auprès du service Ressources Humaines de l’entreprise¹. Un des exemplaires sera alors émargé et vaudra récépissé de dépôt. Soit adressées par mail avec accusé de réception à xxxxxx

Toute candidature réceptionnée après ces dates et heures limites ne pourra être retenue.

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 3 novembre 2021 après-midi.

En cas de second tour, les candidatures sont libres. Toute personne remplissant les conditions d’éligibilité peut se présenter en tant que candidat. Les listes de candidatures devront être communiquées au plus tard le 6 décembre 2021 à 12h00.

La Direction affichera les listes déposées pour le second tour le 6 décembre 2021 après-midi.

Les listes de candidatures seront établies distinctement collège par collège et pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Des candidats individuels peuvent se représenter. Chacun constitue alors une liste incomplète sauf s'il n'y a qu'un siège à pourvoir. Les listes ne doivent pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Un même candidat peut se présenter à la fois comme titulaire et comme suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.

Propagande Electorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service des Ressources Humaines (xxxxxx) :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko)

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 3 novembre 2021 à 12h00.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à au service des Ressources Humaines (xxxxxx) jusqu’au 6 décembre 2021 à 12h00.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Composition et localisation du bureau de vote

Un bureau de vote sera constitué. Il sera composé à minima d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant) et de deux assesseurs (électeur le plus jeune et le plus ancien présents et acceptant). En cas de difficultés, il pourra être fait appel aux volontaires.

La présidence du bureau de vote revient au plus âgé, il est toutefois d’usage de ne pas confier la présidence du bureau de vote à un candidat.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales. Il s’assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son Président et proclame les résultats.

Ces personnes seront investies des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par xxxxxx. Ces trois clés permettent de desceller le système et de lancer le dépouillement pour tous les établissements et tous les collèges en une seule fois.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire xxxxxx qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Ces opérations auront lieu 7 rue des Champs de Pies à SAINT BRIEUC, lieu du service Ressources Humaines de Mutualité Bretagne Santé Services. Les parties signataires y seront conviées. Elles disposeront d’un identifiant d’accès leur permettant de suivre la participation et de consulter la liste d’émargement. La direction de l’entreprise assistera aux opérations électorales.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener. Un modèle de cette notice est consultable dans le cahier des charges (Annexe I).

Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le 24 août 2021, par messagerie et/ou par affichage, de la date envisagée pour le premier tour des élections.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne xxxxxx selon les modalités décrites à l’article 10 ci-dessous.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges (date de naissance).

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix.

Déroulement du scrutin

11.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société xxxxxx xxxxxx qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire a été soumise à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise est annexé au cahier des charges (Annexe I).

Le système fait également l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Les listes électorales, de candidats et des membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 7.

Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

11.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son établissement et à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Seuls les membres du bureau de vote pourront consulter la liste d’émargement.

Chaque liste (y compris un candidat unique), peut désigner à chaque tour de scrutin, un délégué de liste qui pourra assurer une présence permanente aux côtés du bureau de vote. Ce délégué est habilité à contrôler toutes les opérations électorales. Ce délégué de liste doit être choisi parmi les électeurs.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote, par affichage.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

11.4 Descellement, dépouillement, proclamation et affichage des résultats

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux des établissements de l’entreprise sur les panneaux prévus à cet effet.

Dans les quinze jours suivant la fin des élections, une communication des PVs CERFAs sera faite, en autant d’exemplaires qu’il est nécessaire, à savoir :

• 1 exemplaire pour l’employeur

• 2 exemplaires pour l’Inspection du travail

• 1 exemplaire pour le CTEP (Centre de Traitement des Elections Professionnelles)

• 1 exemplaire pour les organisations syndicales signataires du protocole

• 1 exemplaire pour le panneau d’affichage de l’instance concernée par l’élection

Les résultats sont proclamés par le Président du Bureau de vote et seront affichés par la Direction dès la proclamation des résultats.

DUREE DU PROTOCOLE

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres des CSE d’entreprise en 2021.

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Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de Vannes, affiché dans tous les établissements de l’entreprise. Il pourra également être consulté sur le site de vote du prestataire et au service Ressources Humaines de la Mutualité Bretagne Santé Services.

Annexe I : Cahier des charges vote électronique – xxxxxx

Fait à Saint Brieuc, le 18 octobre 2021 en 7 exemplaires,

Pour la Mutualité Bretagne Santé Services,

xxxxxx, Directrice

Signature précédé de la mention « lu et approuvé »

Pour le Syndicat C.F.D.T,

Madame xxxxxx

Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

Pour le Syndicat CFE CGC

Monsieur xxxxxx

Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

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1. Adresse de l’entreprise, du service RH : 7 rue des Champs de Pies – CS 30008 – 22099 SAINT BRIEUC Cedex 9↩