Accord d'entreprise "MODALITES D'UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES DANS LE CADRE DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL (ACCORD D'ENTREPRISE)" chez MSA MIDI PYRENEES NORD (Siège)

Accord d’entreprise relatif aux

modalités d’utilisation des outils numériques dans le cadre des instances représentatives du personnel

MSA Midi-Pyrénées Nord

Entre

d’une part,

- La MSA Midi-Pyrénées Nord
17 avenue Victor Hugo – 12022 RODEZ Cedex 9
représentée par le Directeur Général,

et d’autre part,

- Les Délégués Syndicaux Centraux de la MSA Midi-Pyrénées Nord : CFDT CGT FO

Préambule 

Le présent accord a pour objet de déterminer les conditions d’accès et d’utilisation des outils numériques par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la MSA Midi-Pyrénées Nord.

Il s’inscrit dans le cadre :

des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives aux instances représentatives du personnel ; en particulier, de l’article 10-2 de la convention collective de travail du personnel de la Mutualité Sociale Agricole relatif aux moyens des organisations syndicales au niveau local et de l’article L2142-6 du code du travail relatif à la diffusion des communications syndicales et dans le respect des conditions de compatibilité avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise et sans avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;

de la volonté de la MSA MPN de compléter les dispositifs qui permettent de développer les relations sociales au sein de l’entreprise :

- d’une part, afin de permettre l’information la plus complète du personnel de l’entreprise, au regard notamment de l’organisation géographique de notre collectivité de travail (4 sites et
10 agences) et tenant compte de l’intensification des modes de travail à distance,

- et d’autre part, de la nécessité de préciser les modalités d’utilisation des outils numériques de l’entreprise par les organisations syndicales et par le comité social et Economique au travers l’utilisation du site internet mis en place.

Article 1 : Utilisation de l’Intranet de l’entreprise

Art. 1-1 par les organisations syndicales

Dans le cadre des dispositions de l’article L2142-6 du code du travail, le présent accord autorise la mise à disposition des informations syndicales sur un site syndical mis en place sur l’Intranet de l’entreprise dans les conditions prévues par cet accord.

Art. 1-1-1 Conditions d’accès

Une rubrique syndicale est créée par la Direction sur le site Intranet de la caisse.

Une sous rubrique est créée pour chaque organisation syndicale présente dans l’entreprise.

Art. 1-1-2 Objet

Est ainsi mis en place, en complément des panneaux d’affichage existants, un « panneau d’affichage électronique » permettant la communication sur le site Intranet de l’entreprise des informations syndicales.

Ce site étant conçu pour mettre des informations à disposition des salariés de l’entreprise, il faut veiller conformément à l’article L2142-6, à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.

En l’absence de réglementation spécifique sur le sujet, les parties conviennent de se conformer à la réglementation des panneaux d’affichage.

Ainsi, l’affichage des communications syndicales se fait librement et l’employeur reçoit simultanément un exemplaire de la communication syndicale réalisée (article L2142-3 du code du travail actuellement en vigueur). Cette communication est adressée à la direction générale, à la direction des ressources humaines et au service ressources humaines.

Le contenu des pages Intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical. Il ne doit contenir notamment ni injures ni diffamations, conformément aux dispositions législatives relatives à la presse (article L2142-5 du code du travail actuellement en vigueur). La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

Les parties s’engagent à ne pas diffuser des informations confidentielles couvertes par l’obligation de discrétion.

Les documents publiés devront être créés afin de ne pas être modifiables et imprimables par les salariés.

Tout abus intervenant dans le cadre de ces diffusions peut donner lieu à des sanctions disciplinaires, voire à des poursuites judiciaires au civil ou au pénal.

Les salariés de l’entreprise pourront, s’ils le souhaitent, accéder aux rubriques syndicales. Une démarche active de leur part est pour cela nécessaire.

Il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie pour transmettre aux autres salariés, toutes informations issues de ces rubriques syndicales.

Art. 1-1-3 Cadre d’utilisation

Ces pages d’information auront un caractère statique, sans interaction ; elles n’autorisent pas les échanges avec les salariés sous quelque forme que ce soit, les liens avec des sites ou messageries, les bandes sons, les photos et les films.

Les images participant à la présentation formelle du texte (ainsi que le logo de chacune des OS), dans son propre espace, seront admis à l’exclusion de toute image abusive.

Il est rappelé que les identités visuelles propres à la MSA (logo, charte graphique …) ne peuvent être utilisées, sauf accord préalable de la Direction.

La parution d’un nouveau document sur le site pourra être signalée dans les dernières actualités sans push.

L’indication du caractère syndical de la publication devra être mentionnée sans l’étiquette syndicale.

Conformément aux dispositions de l’article L2142-6 les agents pourront accéder s’ils le souhaitent à l’information.

Art. 1-1-4 Fonctionnement

Les organisations syndicales ont l’entière responsabilité de l’animation de leurs espaces respectifs.

Pour chacun des espaces réservés, un éditeur est désigné et formé à la publication dans l’Intranet. Il assure le suivi et la mise à jour de cet espace.

Il est précisé que ce rôle est assuré pour chaque organisation syndicale représentative de l’entreprise par le délégué syndical central d’entreprise titulaire ou par le délégué syndical central d’entreprise suppléant ou par toute autre personne nommément désignée par le DSC d’entreprise titulaire.

Pour les organisations syndicales non représentatives, ce rôle est assuré par le représentant de la section syndicale ou par toute autre personne nommément désignée par ce dernier.

Art 1-2 : Par le Comité Social et Economique

Art. 1-2-1 Cadre d’utilisation du site internet du CSE

Il est rappelé que le CSE a mis en place un site internet depuis le 01/01/2020 accessible à partir de l’Intranet de l’entreprise et permettant de présenter les différentes actions réalisées par le CSE au titre des activités sociales et culturelles sur tous les sites ou localement. Les modalités d’utilisation sont rappelées dans le règlement intérieur du CSE.

Art. 1-2-2 Modalités de diffusion d’informations par le biais de l’Intranet de l’entreprise

Afin de donner une visibilité supplémentaire aux actualités du CSE en matière d’œuvres sociales, une publication pourra être effectuée via une zone identifiée présente sur la page d’accueil du site Intranet.

Pour ce faire, un correspondant en lien avec le service communication est désigné, il s’agit de la ou du secrétaire du CSE ou en son absence d’un salarié autre désigné par la/le secrétaire du CSE.

En cas d’urgence exprimée par le CSE, l’employeur s’engage à adresser une information à tous les salariés de l’entreprise reprenant l’objet de l‘actualité à retrouver sur le site internet du CSE.

Art. 1-3 Dispositions communes applicables aux organisations syndicales et au comité social et économique dans le cadre de leur utilisation précitée de l’intranet de l’entreprise

Comme pour tout utilisateur, ces espaces sont soumis aux normes et contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (délai de résolution des pannes …).

Les dispositions en vigueur au sein de l’entreprise, en particulier celles présentes dans la charte de l’utilisateur des systèmes d’information, doivent être respectées.

Les activités des organisations syndicales liées à la mise à disposition d’informations sur le site Intranet de l’entreprise doivent prioritairement être exercées à partir du local mis à disposition dans le cadre de leur mandat. Le poste de travail est dédié à l’activité professionnelle.

En cas d’impossibilité technique, l’exercice de l’activité concernée est autorisé sur le poste de travail dans le respect des conditions de confidentialité précisées à l’article 2 du présent accord.

En tout état de cause, ces temps doivent être imputés sur le temps de délégation.

La MSA Midi-Pyrénées Nord s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les informations diffusées dans le cadre de ces dispositions.

Article 2 : Modalités d’utilisation des outils collaboratifs dans le cadre des instances représentatives du personnel

L’utilisation généralisée de la messagerie et des nouveaux outils collaboratifs notamment Teams doit nous amener à nous poser la question de leur utilisation dans le cadre des instances représentatives du personnel. Il est précisé toutefois que cet accord n’a pas pour vocation la pleine digitalisation des échanges mais la prise en compte des évolutions numériques. Les échanges en face à face restent donc à privilégier dans la mesure du possible.

L’utilisation des outils précités est réservée aux échanges suivants :

entre la direction, le service Ressources Humaines et les représentants du personnel pour la gestion des instances (convocations, ordre du jour …) ou pour faciliter le travail collaboratif dans le respect des dispositions légales en vigueur et du règlement intérieur du CSE ; l’utilisation de l’ensemble des outils numériques est possible dans ce cadre ;

entre les représentants du personnel sur des sujets entrant dans le champ de leur action.

L’utilisation de Teams est autorisée lors de ces échanges ainsi que dans le cadre des réunions de préparation.

 entre le CSE et les salariés : la messagerie professionnelle ainsi que la messagerie de la fonctionnalité conversation de l’outil Teams peuvent être utilisées dans le cadre du périmètre du CSE, en réponse aux réclamations individuelles.

 entre les organisations syndicales et leurs adhérents : Les réunions syndicales doivent être effectuées en présentiel.

Le personnel en télétravail en application des modalités fixées par charte ou par accord (en dehors de circonstances exceptionnelles) pourra assister aux réunions syndicales, soit physiquement en annulant ou en reportant sa journée de télétravail, soit via l’application Teams.

A titre exceptionnel, afin de tenir compte de l’éloignement géographique important entre les agences et les sites, et dans le cas où le déplacement engendrerait une contrainte importante pour l’agent, les parties signataires conviennent qu’il sera permis au personnel des agences de suivre les réunions syndicales à distance via l’application Teams.

L’utilisation de la messagerie dans ce contexte doit respecter les règles présentes dans la charte de l’utilisateur des systèmes d’information et doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise. Les interdictions mentionnées à l’article 1-1-3 et 1-3 du présent accord s’appliquent également.

Les représentants du personnel utilisent les crédits d’heures dont ils disposent pour cet usage des outils collaboratifs.

L’employeur et les organisations syndicales sont tenus à une obligation de confidentialité. Conformément aux recommandations de la CNIL, pour assurer le respect de cette obligation de confidentialité lors de l’utilisation des outils collaboratifs entre les salariés et les organisations syndicales, les parties signataires préconisent les mesures de sécurité suivantes :

- La bonne identification des destinataires des échanges ou participants aux réunions ou groupes collaboratifs,

- Eviter le stockage de documents à haut niveau de confidentialité qui devraient être transmis chiffrés et ne pas être conservés dans les partages OneDrive ou SharePoint dépendant fortement de la bonne maitrise de la gestion des autorisations,

- La fonction « laisser entrer » des réunions Teams ne doit pas être utilisée sans contrôle d’autant plus si le nombre d’invités est important.

Article 3 : Utilisation non conforme

En cas d’utilisation non conforme par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel aux dispositions légales ou aux règles prévues au présent accord, la direction dispose de la faculté, selon la gravité des faits :

- d’adresser un rappel à l’ordre à l’auteur de la publication ;

- de mettre en œuvre toutes les mesures prévues par les textes le cas échéant.

Article 4 : Modalités de suivi

Les parties conviennent qu’un point sera réalisé sur l’application de l’accord au bout d’un an puis tous les trois ans. Dans le cadre de ce bilan d’application, les parties examineront l’opportunité de réviser le présent accord.

Article 5 : Application de l’accord

Entrée en vigueur

Le présent accord prendra effet le 1^er jour du mois qui suit son agrément. Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Révision

Le présent accord pourra faire l'objet de révision, conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Publicité et dépôt

Un exemplaire papier et un exemplaire en version électronique du présent accord seront déposés auprès de l’Unité Territoriale de l’Aveyron de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE). Il fera également l’objet d’un dépôt auprès du Greffe du Conseil de Prud’Hommes de chaque site de l’entreprise.

Rodez, le 23 avril 2021

Le Directeur Général MSA Midi-Pyrénées Nord

Les Délégués Syndicaux Centraux d'Entreprise MSA Midi-Pyrénées Nord - (CFDT) - (CGT) - (FO)